CONTABILIZACION DE LOS MATERIALES.
La contabilización de las materias primas esta sujeta a diversos tramites se hace necesaria la utilización de varias formas en cada caso:

a)    Solicitud de compra
El almacenista formula la solicitud de compra al departamento respectivo con la autorización del gerente de producción, indicando con la mayor precisión posible  los materiales que se necesitan en cantidad, calidad, precio y plazo.

b)    Pedido
Al recibir el departamento de compras la solicitud, procedera desde luego a formular el pedido correspondiente, prestando mayor atención a las solicitudes que vengan con caracter de “urgente”
El pedido al proveedor debe hacerse a aquél que mejores precios y condición otorgue, considerando el factor puntualidad.

c)    Recepcion
Esta función le corresponde al almacenista  quien debera cerciorarse que los materiales que recibe del proveedor estén de acuerdo con lo solicitado según el procedimiento siguiente:
1.    comprara  las notas de remisión del proveedor, con las copias del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa sea justo lo solicitado.
2.    debera revisar físicamente que los materiales que se reciben estén de acuerdo con lo especificado en el pedido en cuanto a calidad y cantidad.

d)    Guarda
Una vez recibido los materiales a satisfacción; al almacenista debera proceder a su guarda de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles, estantes o bien estibandolos de tal manera que sea facil sumanejo y recuento.

e)    Devolucion a los proveedores
Estas operan en diferentes formas según la época en que se hizo la devolución

1.    Inmediatas
Cuando al estarse recibiendo las materias primas, el almacenista rechaza desde luego, aquellas que reúnen las condiciones requeridas. En este caso el almacenista hara costar en el original y copia de la nota de remisión del proveedor haciendo que firme el representante de este reciba la devolución en la propia remisión

2.    Posteriores
Cuando después de haber considerado como buena la entrada de materiales; por diversas circunstancias y previa comunicación al proveedor, se acuerda la devolución de materiales, es conveniente formular una nota de devolución.

f)    Valuación de entrada de materiales al almacén
El almacenista formulara diariamente un resumen de entradas al almacén de materiales. La forma en cuestión sera llenada por el almacenista en lo relativo a unidades, dejando que el departamento de contabilidad lleve el control correspondiente a los valores. El formato ideal es la tarjeta de kardex.

Compra de Materiales
La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción. El gerente del departamento de compra es responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan los estandares de calidad establecidos por la compañía que se adquieran al precio mas bajo y se despachen a tiempo.

Requisición de compra
Una requisición decompra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra estan generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye

1. Numero de requisición

2. Nombre del departamento o persona que solicita

3. Cantidad de artículos solicitados

4. Identificación del número de catalogo

5. Descripción del artículo

6. Precio unitario

7. Precio total

8. Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados

9. Costo total de requisición

10. Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

11. Firma autorizada.

Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

CONTABILIZACION DE MATERIALES
Se dividira la contabilización de los materiales en secciones: compra de los materiales, solicitudes del departamento de producción, devoluciones del departamento de producción, devoluciones al proveedor.
Compra de materiales
Suponiendo que la empresa usa el método de inventario permanente , cuando compra materialesde producción, simplemente debita la cuenta inventario de materias primas con cargo a bancos o proveedores según la negociación se efectúe al contado o crédito.
En la determinación del costo de la mercancía, pueden surgir varias situaciones cada una de las cuales se indican y ejemplifican a continuación:
Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | xxx | |
Bancos o Cuentas por pagar | | xxx |

Compra con Descuento Comercial
Los descuentos comerciales sencillamente no se contabilizan como tales, sino que se efectúa el registro por el valor neto con el cual se adquiere la mercancía, por lo tanto el registro contable sera:
Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | xxx | |
Bancos | | xxx |

Se adquieren 1.000 kilogramos de material A, con un costo de $1.000 kilogramo, la empresa concede descuento del 10%.
Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 900 | |
Bancos | | 900 |

Departamento de producción requiere de mercancía
Supongamos que el departamento de producción requiere 80 und que habían sido adquiridas a 50bs c/u para la orden A-01 todas de material directo se registra con un cargo a Productos en proceso Material directo y un abono a la cuenta Materiales. Dado el caso que se especifique que de las 80 und 70% son de MD (Material directo) y 30% de MI (Material indirecto) se carga a la cuenta Control carga fabril como mostraremos en el ejemplo B.
Caso A
80*50 bs= 4000 bs
Cuentas | Debe | Haber |
Productos en proceso Material directo | 4000 | |
Materiales | |4000 |
Caso B
80*70%= 56 und *50bs= 2800 bs (Material directo)
80 und – 56 und= 24*50bs= 1200 bs (Material indirecto)
Cuentas | Debe | Haber |
Productos en proceso Material directo | 2800 | |
Control carga fabril | 1200 | |
Materiales | | 4000 |

Devolución del departamento de producción
Supongamos que el departamento de producción devuelve 20 und que habían sido adquiridas a 50bs c/u para la orden A-01 todas de material directo se registra con un cargo a la cuenta Materiales y un abono Productos en proceso Material directo.
20und*50bs= 1000 bs
Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 1000 | |
Productos en proceso Material directo | | 1000 |

Devolución al proveedor
Supongamos que se devolvieron al proveedor 58 und por defecto de la ultima compra realizada es decir a 50bs todas de material directo. Se Carga a la cuenta Banco y se abona a la cuenta Materiales.
58und*50bs= 2900 bs
Cuentas | Debe | Haber |
Banco | 2900 | |
Materiales | | 2900 |

Métodos de valuación de inventarios (Promedio, PEPS, UEPS)

Promedio Móvil:

Bajo este método la forma de calcular el costo consiste el dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia, esta operación se efectuara cada vez que la empresa realice una compra a un precio diferente de la compra anterior

Costo PEPS:

Este método se basa en el supuesto de que las primeras unidades en entrar al almacén o a la producción, son las primeras en salir, razón por la cual al finalizar el periodocontable las existencias quedan practicamente valuadas a los últimos costos de adquisición o producción, resultando de este el inventario final.

Costo UEPS:

Este método se basa en la suposición de que las ultimas unidades en entrar al almacén o a la producción seran las primeras en salir, razón por la cual al finalizar el periodo contable las existencias quedan practicamente valuadas a los costos del inventario inicial y a los costos de las primeras compras del ejercicio.

Veamos ejemplos de cada tipo de inventario con el siguiente ejercicio

La empresa Colorina C.A. presenta la siguiente información:
* Inventario inicial de materiales: 9.470 bs.
* Se compraron a crédito 2.430 unds a 160 bs c/u 60% Material directo y 40% Material indirecto.
* El departamento de producción solicito 8.320 unds donde 70% es Material directo y 30% es Material indirecto.
* El departamento de producción devolvió al almacén 1.420 unds de Material directo.
* Se compraron al contado 4.530 unds a bs 148 bs c/u
* El departamento de producción requirió 9.220 unds todas material directo.

A continuación se presenta el registro las operaciones de Colorina C.A. a través del método de evaluación de inventarios Promedio móvil:

Colorina C.A.
Método de evaluación de inventario Promedio móvil
Periodo del xx al xx

Fecha | Entradas | Salidas | Saldo |
| Cant. | C.U | C.T | Cant. | C.U | C.T | Cant. | C.U | C.T |
xxx | | | | | | | 9.470 | 120,30 | 1.139.241 |
xxx | 2.340 | 160,60 | 375.804 || | | 11.810 | 128,28 | 1.515.045 |
xxx | | | | 8.320 | 128,28 | 1.067.289,6 | 3.490 | 128,30 | 447.755,4 |
xxx | 1.420 | 128,28 | 182.157.6 | | | | 4.910 | 128,29 | 629.913 |
xxx | 4.530 | 148 | 670.440 | | | | 9.440 | 137,75 | 1.300.353 |
xxx | | | | 9.220 | 137,75 | 1.270.055 | 220 | 137,72 | 30.298 |
Asientos:
Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 375.804,ºº | |
Cuentas por pagar | | 375.804,ºº |

Compra de materiales

Cuentas | Debe | Haber |
Product. Proc. Material directo | 747.102,72 | |
Control carga fabril | 320.186,88 | |
Materiales | | 1.067.289 |
Solicitud del departamento de producción.

Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 185.157,60 | |
Product. Proc, Material directo | | 185.157,60 |

Devolución al almacén

Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 670.440,ºº | |
Banco | | 670.440,ºº |

Compra de materiales

Cuentas | Debe | Haber |
Product. Proc. Material directo | 1.270.055,°° | |
Materiales | | 1.270.055,°° |

Solicitud del departamento de producción

A continuación se presenta el registro las operaciones de Colorina C.A. a través del método de evaluación de inventarios PEPS:

Colorina C.A.
Método de evaluación de inventario PEPS
Periodo del xx al xx

Fecha | Entradas | Salidas | Saldo |
| Cant. | C.U | C.T | Cant. | C.U | C.T | Cant. | C.U | C.T |
xxx | | | | | | | 9.470 |120,30 | 1.139.241 |
xxx | 2.340 | 160,60 | 375.804 | | | | 9.4702.340 | 120,30160,6 | 1.139.241375.804 |
xxx | | | | 8.320 | 120,30 | 1.000.896 | 1.1502.340 | 120,30160,6 | 138.345375.804 |
xxx | 1.420 | 120,30 | 170.826 | | | | 2.5702.340 | 120,30160,6 | 309.171375.804 |
xxx | 4.530 | 148 | 670.440 | | | | 2.5702.3404.530 | 120,30160,6148 | 309.171375.804670.440 |
xxx | | | | 2.5702.3404.310 | 120,30160,6148 | 309.171375.804637.880 | 220 | 148 | 32.560 |

Asientos:
Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 375.804,ºº | |
Cuentas por pagar | | 375.804,ºº |

Compra de materiales

Cuentas | Debe | Haber |
Product. Proc. Material directo | 700.627,2 | |
Control carga fabril | 300.268,8 | |
Materiales | | 1.000.896 |
Solicitud del departamento de producción

Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 170.826 | |
Product. Proc, Material directo | | 170.826 |

Devolución al almacén

Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 670.440,ºº | |
Banco | | 670.440,ºº |

Compra de materiales

Cuentas | Debe | Haber |
Product. Proc. Material directo | 1.322.855,°° | |
Materiales | | 1.322.855,°° |

Solicitud del departamento de producción

A continuación se presenta el registro las operaciones de Colorina C.A. a través del método de evaluación de inventarios UEPS:

Colorina C.A.
Método de evaluación de inventario UEPS
Periodo del xx al xx

Fecha | Entradas | Salidas | Saldo |
|Cant. | C.U | C.T | Cant. | C.U | C.T | Cant. | C.U | C.T |
xxx | | | | | | | 9.470 | 120,30 | 1.139.241 |
xxx | 2.340 | 160,60 | 375.804 | | | | 9.4702.340 | 120,30160,6 | 1.139.241375.804 |
xxx | | | | 2.3405.980 | 160,60120,30 | 375.804719.394 | 3.490 | 120,30 | 419.847 |
xxx | 1.420 | 120,30 | 170.826 | | | | 4.910 | 120,30 | 590.673 |
xxx | 4.530 | 148 | 670.440 | | | | 4.9104.530 | 120,30148 | 590.673670.440 |
xxx | | | | 4.5304.690 | 148120.30 | 670.440564.207 | 220 | 120.30 | 26.466 |

Asientos:
Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 375.804,ºº | |
Cuentas por pagar | | 375.804,ºº |

Compra de materiales

Cuentas | Debe | Haber |
Product. Proc. Material directo | 766.638,60 | |
Control carga fabril | 229.991,58 | |
Materiales | | 1.095.198 |
Solicitud del departamento de producción
Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 170.826 | |
Product. Proc, Material directo | | 170.826 |

Devolución al almacén

Cuentas | Debe | Haber |
Materiales | 670.440,ºº | |
Banco | | 670.440,ºº |

Compra de materiales

Cuentas | Debe | Haber |
Product. Proc. Material directo | 1.234.647,°° | |
Materiales | | 1.234.647,°° |

Solicitud del departamento de producción

Referancias bibliograficas:
Control de los elementos del costo (Documento en línea) Extraído de: https://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/06/control-de-los-elementos-del-costo.html (Consultado: 10/07/12)