Funciones del Administrador de Instituciones Educativa.

La administración educacional
Resulta difícil esbozar una conceptualización sobre lo que es La Administración Educacional, encontraremos tantas definiciones como teóricos se han preocupado del tema, no obstante esto, pensamos que mas que la definición, el hecho que mejor describe lo que es la Administración Educativa, son los pasos o etapas que la conforman. Pero un intento de definición de la Administración Educacional es que esta busca resolver en una organización educacional, sea esta un Jardín Infantil, una Escuela, Liceo, Instituto Profesional o Universidad, la asignación y coordinación de los distintos recursos con los que ella cuenta, sean estos materiales, financieros, tecnológicos, académicos, con el fin de lograr los objetivos y metas trazados por la institución.

Dentro de un proceso de ejecución de la Administración Educacional. Siempre encontramos determinados períodos, momentos o funciones administrativas, que dan vida y eficacia al proceso de administrar. Estas herramientas son a grandes rasgos las siguientes
1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Control
Es este trabajo se comentara sobre las tres primeras funciones del administrador: planeación, organización y dirección, ya que fue lo asignado.

1. Planeación.
Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.
Importancia de la planeación:
-)Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al maximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
'Planear es función del administrador, aunque el caracter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior'.
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla basica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente esquema nos muestra mas claramente esta división.
Elementos de la planeación
• Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
• La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
• Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar,establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
• Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas.
• Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.
• Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habran de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
• Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.
• Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

2. La Organización
La organización la ubicamos como el segundo paso dentro del procedimiento administrativo, que se realiza en el proceso de Enseñanza – Aprendizaje. La Organización puede ser abordada desde dos ópticas, como organica y como la acción de organizar, la que denominaremos función organización.
La organica puede ser conceptualizada como una estructura constituida por roles y organigramas, donde existe una coordinación específica y existeindependientemente de las personas que la integran.
Desde la perspectiva de la función esta puede ser definida como la acción o el acto de preparar las mejores y mas pertinentes condiciones. O la generación del apropiado clima laboral, con el objetivo de cumplir las metas propuestas y de mejorar cualitativamente la producción educativa.
Un concepto sobre el tema, nos lo da Geoge Terry, cuando nos dice que: La palabra organización se deriva de organismo, que tiene como significado crear una estructura con partes integradas de tal forma que la relación de una y otra esta gobernada por su relación con el todo.
La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser mas productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajaran mucho mas efectivamentesi todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración

Elementos de la organización:

a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.

b) Asignar personal en posiciones determinadas para la ejecución de las actividades; de acuerdo con la naturaleza de las actividades se debe buscar el personal idóneo para que los lleve a cabo.

c) Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos

3. Dirección.
Dado que no existenempresas sin personas, la dirección constituye una de las mas complejas funciones administrativas porque implica orientar, ayudar a la ejecución, comunicar, liderar, motivar, entre otros.
La dirección es un proceso interpersonal que determina relaciones entre individuos. La dirección debe incluir dos aspectos: guiar y motivar el comportamiento de los subordinados, adecuandolos a los planes y cargos
Comprende la influencia del administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, esta tratando con gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Esta en contacto directo con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor productivo, que la gente no esta solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene también sus propios objetivos. Para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador se da cuenta pronto que debe pensar en términos de los resultados relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección.
Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los objetivos de laempresa se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y tiene que integrarlos. También es conveniente pensar en el administrador como separado del grupo porque es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que él quiere o deba hacerse. La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos mas una personalidad que despierte interés en otras personas.
La dirección como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos
• Toma de decisiones (autoridad y Responsabilidad). Significa la elección de un curso de acción o alternativa. Al tomar decisiones es necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar el problema, para posteriormente aplicar la decisión o alternativa que mejor se sugiera.
• Integración (delegación y división del trabajo). Al igual que en la toma de decisiones, también existe un proceso para la adecuada integración en cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con el reclutamiento u obtención de los candidatos que aspiran a un puesto determinado, en seguida se introduciran, o dicho en otras palabras, se les ambientara; para finalmente capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habran de realizar.
• Unidad de mando: es aquí donde la figura del director refleja el único mando, que influye sobre la marcha de la institución.

• Liderazgo: El liderazgo implica dirigir, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas fundamentales
Es unaactividad muy concreta: requiere trabajar directamente con la gente. Al establecer la atmósfera adecuada, los administradores contribuyen a que los empleados den lo mejor de sí.
El liderazgo del director debe estar orientado a la tarea y al apoyo socio – emocional, ninguna direccionalidad debe prioritar sobre la otra o anularla, probablemente según la situación institucional y los momentos de las mismas tendremos que orientarnos mas una, que a otra, por ejemplo, ante la muerte de un familiar cercano de alguno de los actores perteneciente a la institución seria un desacierto, “aquietar las aguas”, o tratar de armonizar la situación direccionando el enfoque solo a la tarea, en una suerte de obviar el estado emocional de la comunidad como si nada pasara. El dar un tiempo a la contención de la situación sería lo aconsejable.
Lo que implica estar en una actitud empatica con relación a los actores institucionales, actitud que le permitira un acercamiento o alejamiento de los mismos, según el grado de madurez afectiva individual y colectiva, y su eficiencia en el logro de sus tareas, para intervenir direccionando su conducta o quehaceres.
El verdadero líder ama su trabajo y jamas lo hace para beneficio propio. El sabe escuchar y orientar y, en vez de coaccionar a los grupos, los consolida e involucra en la consecución de metas comunes donde prevalezcan los deseos e intereses del grupo sobre los personales, mediante el fomento de la creatividad y la contribución en el desarrollo de tales metassustentado en el auténtico trabajo en equipo.

Un buen líder trabaja en equipo, deja participar a las personas que estan a su cargo en la fijación de metas y solución de conflictos. Es muy importante que el líder logre que las actividades se ejecuten por, con y mediante los esfuerzos del grupo.
Como parte implícita de su concepción sobre liderazgo, el líder trabaja con colaboradores, no con subordinados y ejerce su liderazgo no imponiendo a los demas lo que debe hacerse, sino actuando de manera que cada colaborador esté convencido de que su aporte es muy importante para la buena marcha del centro educativo. En este sentido el director líder logra que el personal a su cargo realice su trabajo por convencimiento y con gusto.

Características del líder en contraste con el administrador
El administrador
• Es conservador.
• Es una copia.
• Mantiene lo establecido.
• Se concentra en estructuras y sistemas.
• Controla.
• Tiene una visión a corto plazo.
• Pregunta cómo y dónde.
• Sus objetivos son las utilidades.
• Acepta el status.
• Es un buen soldado.
• Hace bien las cosas.
• No va mas alla de sus posibilidades.
• Es equilibrado. El líder
• Es innovador.
• Es un original.
• Desarrolla nuevos caminos.
• Se concentra en las personas.
• Inspira confianza.
• Tiene una visión a largo plazo.
• Pregunta qué y por qué.
• Su visión es conceptual.
• Desafía lo establecido.
• Es un desobediente en orden superior.
• Hace lo que debe hacer.
• Intenta lo imposible.
• Es soñador
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