Evolution of the Archive Science
 
 
Yanara Dorado SantanaI; Mayra M. Mena MugicaII
ILicenciada en Bibliotecología y Ciencia de la Información. Departamento Bibliotecología y Ciencias de la Información. Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana, Cuba.
IIDoctora en Ciencias de la Información. Departamento Bibliotecología y Ciencias de la Información. Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana, Cuba.
 
 
 
resumen
Se estudia la evolución histórica de la ciencia archivística, sus principales conceptos; así como las etapas de su desarrollo. Se examinan los paradigmas transitados por esta ciencia, a saber: paradigma clasico y paradigma social.

Palabras clave: Ciencia archivística, archivos, paradigma clasico, paradigma social.

ABSTRACT
The historical evolution of the Archive Science, its main concepts and the stages of its development are studied. The paradigms through which this science has gone through, that is, classic paradigm and social paradigm, are examined.
Key words: Archive Science, archives, classic paradigm, social paradigm.

 
Desde la concepción de la Archivística como ciencia, múltiples han sido los teóricos que han tratado de definirla, tanto a ella como a su objeto de estudio. Ello ha estado condicionado por el desarrollo alcanzado por esta ciencia en los diferentes países, algo que ha llevado a desiguales enfoques en relación con su formulación teórica y practica.
El Dictionary or Archival Terminology = Dictionnaire de Terminologie Archivistique del Consejo Internacional deArchivos (1988) define a la archivística como la 'Disciplina que trata los aspectos teóricos y practicos de las funciones de los archivos.'1 Por su parte, el Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura de España (1993) establece que es la 'Disciplina que estudia los aspectos teóricos y practicos de los archivos; así como el tratamiento archivístico de sus fondos.'2
Para Schellenberg, un teórico clasico de la Archivística, esta ciencia '… trata sobre los archivos, su conservación, administración, clasificación, ordenamiento, interpretación, etc.; así como sobre las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público.'3
Heredia Herrera, una de las teóricas de la Archivística de habla hispana que mas ha influido en nuestro país, explica que esta es '(…) la ciencia de los archivos, no de los documentos aunque, en última instancia, estos sean el producto integrante de aquellos. Como tal se ocupa de la creación, historia, organización y el servicio a la administración y a la historia, en definitiva a la sociedad.'4
Para Duranti, 'la archivística es el cuerpo de conocimiento sobre la naturaleza y las características de los archivos y el trabajo archivístico sistematicamente organizado en teoría, metodología y practica. La teoría archivística es el conjunto de las ideas que los archivistas poseen acerca de lo que es el material archivístico; la metodología archivística es el conjunto de las ideas que los archivistas poseen sobre cómo tratarlo; la practica archivística es la aplicación de las ideas,tanto teóricas como metodológicas a situaciones reales, concretas.'5
Otro de los grandes pensadores de la Archivística, Lodolini considera que esta '(…) constituye una ciencia completa, con sus principios universalmente validos y una literatura científica considerable en diferentes lenguas.'6
Para Delmas, la Archivística es la 'Ciencia que estudia la génesis y formación de los conjuntos organicos de documentos, que los sitúa en el contexto de su creación; así como los principios y procedimientos metodológicos empleados en su organización y conservación para que se garantice, tanto el ejercicio de derechos e intereses como la memoria de las personas físicas o jurídicas.'7
El objeto de estudio de la ciencia archivística, sus propósitos y funciones, como sistema autónomo, se definen progresivamente. Como puede observarse, dicho objeto de estudio se ha desplazado desde los archivos a los conjuntos organicos de documentos; así como desde su tratamiento en la fase final de la vida, es decir, en los archivos históricos, a la intervención archivística desde el momento de la creación de los documentos. Este cambio de concepción y enfoque con respecto a la Archivística es expresión de otro mas complejo: el propio desarrollo teórico-practico de esta ciencia.
 
ETAPAS DEL DESARROLLO DE LA ARCHIVÍSTICA
Existe consenso entre los estudiosos de la Archivística sobre el hecho de que la década de los años 1980 del siglo XX marcó el inicio de un proceso de profundos cambios en los postulados de esta area de conocimiento en el que según Mena '… a partir de los conceptos y principios tradicionales,se formularon nuevos presupuestos que influyeron en la comprensión de su propio objeto de estudio, de sus pilares conceptuales, así como en el tratamiento de los documentos.'8 Este proceso representa para muchos analistas la línea divisoria de 2 momentos perfectamente discernibles en la evolución de la archivística como ciencia:9-14
• Un primer momento de desarrollo, claramente identificado a partir de la primera sistematización del pensamiento archivístico, recogida en el Manual holandés de 1898, hasta el inicio de los años 80 del siglo XX. Este período se denomina por diferentes autores como la etapa del paradigma estatista; dominante, según Cook; clasico para Thomassen e histórico-tecnicista de acuerdo con Ribeiro.
• El segundo momento, identificado temporalmente desde la propia década de los años 1980 hasta la actualidad, se ha definido como la etapa del paradigma social según Cook, del nuevo paradigma según Thomassen, el paradigma del acceso para Menne Haritz o paradigma científico-informacional de acuerdo con Ribeiro. Otros autores como Gilliland-Swetland y Bearman se limitan simplemente a calificarlo como del cambio de paradigma o del cambio del paradigma archivístico, y lo asumen como un proceso natural en la evolución teórica de una ciencia.
 
DESARROLLO DE LA ARCHIVÍSTICA DESDE EL MANUAL HOLANDÉS HASTA LA DÉCADA DE LOS AÑOS DE 1980 DEL SIGLO XX: LA ARCHIVÍSTICA CLASICA
Según Thomassen , el período de la Archivística que comprende desde la edición del Manual holandés hasta la década de los años 1980 del siglo XX puede caracterizarse de acuerdo con su objeto, objetivoy metodología. Así, su objeto se define 'como el conjunto de documentos creados o recibidos por una administración o una oficina, e identifica el objeto físico como la entidad basica. Se considera que las interacciones entre las entidades basicas son organicas por naturaleza…'. Su objetivo es: '(…) el control físico e intelectual de los documentos, en parte para la preparación de su publicación ()' y '(…) con la descripción formal de documentos físicos y su organización, no de acuerdo con su forma, sino según su clasificación natural, una clasificación que refleja la organización del creador de los documentos'. Finalmente, su metodología se concreta en la '(…) aplicación del principio de procedencia y el principio de orden natural.'11
Dicho período presenta 3 hitos importantes, que coinciden con la publicación de importantes obras de la literatura archivística. Ellos son: la edición del Manual para la organización y descripción de archivos (Manual holandés), de los holandeses Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin, en 1898; del Manual de administración de archivos de Hilary Jenkinson, en 1922 y de Archivos modernos. Principios y técnicas, publicado por Theodore Schellenberg en 1956.10
 
LOS POSTULADOS DEL MANUAL HOLANDÉS
Muchos consideran el Manual holandés el primer tratado científico archivístico, cuyo componente metodológico y practico descendieron de su propio cuerpo teórico. La contribución principal de sus autores fue articular los mas importantes principios o reglas relacionados, tanto con la naturaleza como con el tratamiento de los archivos.
El manual se basóen la experiencia que tenían sus autores en el trabajo con un número limitado de documentos medievales susceptibles de un cuidadoso analisis diplomatico o con los documentos encontrados en los bien organizados registros departamentales de las administraciones estables holandesas de la época. Esta experiencia, según Upward, los llevó directamente a la asunción de que la organización 'original del archivo' en la institución creadora correspondería 'en su contorno principal, con la organización de la administración que lo produjo.'15
Según afirma Van den Broek, muchas traducciones del manual recibieron una amplia difusión en Europa y sirvieron de base para los profundos debates que desarrollaron bibliotecarios y archiveros durante el Congreso Internacional de Bruselas en 1910, que contribuyó sustancialmente a la adopción del principio de procedencia y orden natural de los documentos como la '(…) regla basica de la profesión archivística.'16
En el manual, según el criterio de Cook, se define a los archivos como 'todos los documentos escritos, dibujos y materiales impresos, oficialmente producidos o recibidos por un cuerpo administrativo o una de sus oficinas'.10 Es decir, sólo se consideraban documentos archivísticos aquellos producidos o recibidos oficialmente por un cuerpo administrativo del estado.
Sus autores: Muller; Feith y Fruin establecen, ademas, en las reglas 8 y 16 del Manual, los 2 pilares de la teoría Archivística clasica: el concepto de procedencia y orden original de los documentos. La última regla, considerada por los autores la mas importante de todas 'fue la creenciade que si se respetaba la clasificación del sistema original de gestión de los documentos, se facilitaría significativamente en la actividad archivística, explicar el contexto administrativo en que los documentos se originaban.'17
A pesar de sus limitaciones conceptuales, propias de la producción teórica archivística en sus comienzos, el manual puede considerarse el inicio de un nuevo período de predominio técnico en el que se libera definitivamente a la Archivística de otras disciplinas que hasta el momento se consideraban ligadas a ella, como la Diplomatica y la Paleografía. Así, para Posner, '(…) el Manual holandés dictó una sanción final sobre los principios teóricos que habían evolucionado gradualmente a lo largo del siglo anterior; a la vez, el primer congreso internacional de archivística, celebrado en Bruselas en 1910 apoyó formalmente los principios holandeses.'18
 
LOS PRESUPUESTOS DEL MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE HILARY JENKINSON
En 1922, Hilary Jenkinson publicó el segundo mayor tratado sobre la teoría y la practica archivística, y que constituye una referencia imprescindible para el estudio de la evolución Archivística a nivel mundial, especialmente en su etapa clasica. Al igual que los autores del Manual holandés, Jenkinson trabajó con documentos generados por instituciones cerradas de los períodos medieval y moderno, y en un rasgo característico de esta etapa, enfatizó en que el objeto de la administración de los archivos eran aquellos documentos que emanaban de la administración pública del estado.
Sin embargo, Jenkinson introdujo un elementototalmente novedoso en las ideas archivísticas de su época, que marcó un hito en el desarrollo de esta ciencia: el enfoque de los documentos archivísticos como evidencia de los actos de sus creadores. Si bien esta evidencia es definida, desde una firme posición positivista, como imparcial e incuestionable para servir de fuente documental a la investigación histórica, la introducción de esta idea en el pensamiento archivístico, caracterizó también el período clasico.
Aunque muy sutilmente, y sólo en relación con el papel del archivero desentendido de la labor del historiador, Jenkinson realizó una demarcación total entre la función de la Archivística y la de la Historia. Para él, la profesión de archivero es '(…) una carrera de servicio. Ellos existen para facilitar el trabajo de otras personas. Su credo, la santidad de la evidencia; su tarea, la conservación de cada pedazo de evidencia adherido al documento con el que trabajan; su objetivo brindar, sin prejuicio para todos los que deseen conocer, los medios del conocimiento.'10 Quedó así plasmada la idea del archivero como pasivo e imparcial guardian de la evidencia atesorada en los documentos.
Otro de los elementos que emerge del pensamiento Jenkinsoniano es la aparición por vez primera de ciertas ideas relacionadas con la valoración de los documentos archivísticos. En los primeros momentos de su carrera y fuertemente inspirado en sus ideas respecto a la evidencia, Jenkinson se opuso tenazmente a la intervención de los archiveros en cualquier proceso de selección de los documentos, porque '(…) si los archivos son los subproductosnaturales de la administración, la evidencia impoluta de actos y transacciones, entonces ninguna interferencia después de la creación puede permitirse, o su caracter como evidencia imparcial se minaría (…). Los archivos (…) son la emanación organica de los documentos de su creador, entonces desunir cualquier documento de ese todo organico parecería violar los principios fundamentales de la Archivística establecidos por los holandeses.'10
Los grandes volúmenes de registros generados por la primera guerra mundial le abrieron a Jenkinson una perspectiva con respecto a la imposibilidad de manejar el crecimiento acelerado de documentos en las administraciones modernas, que los archiveros holandeses no tuvieron. La solución que propuso, entonces, fue la de depositar en el creador la tarea de reducir las inmensas acumulaciones de documentos, así '(…) solo el Administrador era el agente responsable de la selección y la destrucción de sus propios documentos (…).'10 Los archiveros se encargarían entonces del remanente, exactamente de la misma manera en que ellos cuidaron en su día, los documentos medievales modernos, en los que debido a las pequeñas acumulaciones que se producían no se requería de destrucción alguna. Con respecto a las críticas que recibió esta postura en relación con el hecho de que los creadores estarían en capacidad de destruir 'demasiado', incluso aquellos que contenían evidencia perjudicial sobre sus acciones, o crear documentos que conscientemente tendrían una trascendencia en la historia; el teórico inglés no ofreció solución alguna.
Otra perspectiva archivística en la queinfluyó Jenkinson fue en la noción de fondo documental. En este sentido y enfocado en la perspectiva de la administración como un todo organico -al igual que los holandeses-, Jenkinson introdujo el concepto de grupo de fondos (archive group), para desmarcarse en alguna medida, del enfoque tradicional europeo. Sus ideas estaban mas cerca del tratamiento del fondo como un todo abarcador, e incluso admitió que para las grandes agencias, el grupo de fondos podría contener un fondo dentro de otros fondos.
Según Cook, muchas de las ideas de Jenkinson, especialmente aquellas relacionadas con la valoración y la naturaleza estable de las administraciones, no son aplicables a las exigencias actuales de tratamiento de las complejas y voluminosas agrupaciones documentales contemporaneas; sin embargo, '(…) su enérgica defensa del caracter de evidencia de los documentos permanece ciertamente por todas partes como inspiración para los archiveros.'10
 
LOS PUNTOS DE VISTA DE THEODORE SCHELLENBERG
Los archiveros norteamericanos se enfrentaron desde las primeras décadas del siglo XX a un enorme incremento del volumen de documentos, producido por la labor de las administraciones contemporaneas. Un atraso imponente en el procesamiento de documentos federales sin tratamiento alguno y su crecimiento anual apremiaban una solución a la grave situación creada con respecto al espacio para su conservación.
Esta solución llegó con las ideas de uno de los mas grandes pensadores de la Archivística contemporanea: Theodore Schellenberg, quien publicó en 1956 su famoso libro Archivos modernos. Principios ytécnicas.
Impulsado por la cada vez mas creciente avalancha de documentos federales hacia el Archivo Nacional de los Estados Unidos; influido por las ideas de sus colegas sobre la necesidad de ayudar a las agencias federales en la organización de los documentos y preocupado por la calidad de estos para las investigaciones, retomó el concepto de evidencia de Jenkinson, y lo explicó desde su teoría de los valores primarios y secundarios de los documentos. Para él '… el valor primario reflejaba la importancia de los documentos para su creador origina.'3
Los valores secundarios de los documentos, sin embargo, se dividían en: '1) La evidencia que contienen de la organización y el funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo; y, 2) La información que contienen sobre personas, corporaciones, cosas, problemas condiciones y otros asuntos por el estilo con los que trate el cuerpo gubernamental.'3
Se expresaba así otra visión de la evidencia: '(…) los valores secundarios, evidencias e información, se interpretaban por los archiveros, según las necesidades de los usuarios para la investigación y decidían, de acuerdo con ello, qué evidencia dejar y cual eliminar, una idea que se desmarcaba completamente de la Jenkinsoniana donde la evidencia era producida y seleccionada para su conservación permanente por el creador y el archivero imparcial tenía la misión de resguardarla.'19 Según Cook, 'Schellenberg negaba explícitamente que su valor como evidencia fuera o estuviera relacionado con el sentido que daba Jenkinson a los archivos como evidencia. Los valores como evidencias, entonces,estaban por ser determinados mediante el analisis y la investigación de los contenidos de los documentos por el archivero de Schellenberg y no por el creador o administrador de Jenkinson.'10
El archivero para tomar todas las decisiones con respecto a la permanencia o no de los documentos se auxiliaría tanto de sus conocimientos como del de los historiadores y especialistas relacionados con la materia en cuestión, y todo esto se haría con vistas a preservar documentos que reflejaran los múltiples intereses de la investigación.
Otro de los legados de la distinción schellenberiana es la introducción del concepto de grupo de registros (records group), como una herramienta para enfrentar los grandes volúmenes de registros generados. Esta idea parte de la consideración de que en las administraciones modernas, las unidades administrativas se interrelacionan entre ellas y muchas veces son completamente interdependientes en el tratamiento de los negocios que son de su competencia.
Las apreciaciones mas positivas de Schellenberg provienen de su anticipación al futuro en lugar de defender el pasado como lo hizo Jenkinson, al unir las técnicas de gestión y la educación histórica en el contexto de los archivos y desarrollar una visión novedosa sobre la necesidad de los archiveros de relacionarse con problemas culturales mas amplios y aliarse con las profesiones de la información. Por sus aportes a la Archivística, es considerado el Padre de la Teoría de la valoración en los Estados Unidos.
 
CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS DEL PERÍODO
Una síntesis de las ideas esenciales del llamado períodoclasico de desarrollo de la Archivística, puede comprender los siguientes aspectos:11,12,20,21
• La creación de los grandes archivos históricos con el propósito de conservar, manejar y proporcionar el acceso a la documentación, esencialmente de caracter patrimonial, para su uso como fuentes historiograficas. El archivo por excelencia es el histórico.
• Los archivos son eslabones esenciales de una necesaria cadena ininterrumpida de custodia de los documentos.
• La responsabilidad de los organismos del estado en la coordinación de la política de los archivos, dirigida al resguardo y diseminación del patrimonio documental.
• Se consideran documentos archivísticos sólo aquellos producidos y recibidos por las oficinas y dependencias de las entidades del estado.
• El documento archivístico se define como un objeto físico, fijo y textual cuya principal utilidad, analizada retrospectivamente desde el usuario, era la de servir de fuentes documentales para el desarrollo de la investigación histórica.
• La teoría vertebral de la ciencia, el principio de respecto a los fondos -o principio de procedencia - y el orden original estaban fundamentados en un vínculo directo, único con el lugar de origen del documento dentro de una estructura física, organica y jerarquica tradicional.
• El concepto de fondo se considera el reflejo de algún orden físico estatico basado en reglas de transferencias, clasificación, o acumulación de agrupaciones de documentos.
• El uso de la metafora del ciclo de vida, basada esencialmente en la frecuencia de uso de los documentos, conduce a la consideración de queestos pasan etapas diferentes en su evolución que raramente se interconectan. Ello provocó una ruptura conceptual y practica entre documentos administrativos (records) y documentos históricos (archives) y entre dos profesiones claramente diferenciadas: la gestión documental (Records Management) y Archivística.
• Un enfoque de las organizaciones productoras de los documentos como entidades fijas, fuertemente jerarquizadas.
• La Archivística se centró esencialmente en la solución de problemas relacionados con la clasificación y la descripción de los documentos.
• La aparición de ideas en relación con la necesidad de la valoración de documentos, cuyo sustento practico es la evaluación sólo de su contenido.
 
DESARROLLO DE LA ARCHIVÍSTICA A PARTIR DE LA DÉCADA DE LOS AÑOS 1980 DEL SIGLO XX: EL LLAMADO NUEVO PARADIGMA ARCHIVÍSTICO
Asumiendo los presupuestos de la concepción khuniana, este período de desarrollo de la Archivística se caracteriza por tener como objeto '(…) la información limitada a procesos, es decir: información generada por procesos de negocios y estructurada por esos procesos con el objetivo de permitir la recuperación contextual con el contexto de estos procesos como punto de partida (…)'; su entidad basica 'es el documento individual en su relación con la transacción de negocios que lo genera (…)'; su metodología '(…) consiste en el establecimiento, el mantenimiento y el analisis de las relaciones entre los documentos y sus contextos con el propósito de establecer, mantener y analizar la autenticidad, confiabilidad y la veracidad de los documentos'; y las '(…)características técnicas son técnicas de modelado y normas descriptivas.'11
Los cambios paradigmaticos ocurridos desde los años 1980 son el resultado de fuertes debates teórico-practicos en el seno de la Archivística, que partieron de la reformulación de sus principales fundamentos teóricos. Uno de los factores principales que originó estos debates fue la aparición y aceptación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y la influencia de las ideas postmodernas en el desarrollo de las ciencias.
Las ideas postmodernas han incrementado su influencia en casi todas las disciplinas y la Archivística no ha sido una excepción. Según Cook, su impacto sobre el pensamiento archivístico descansa en las reflexiones de aquellas con respecto a '…la naturaleza de los documentos archivísticos, su denominación, su supervivencia y su preservación permanente; así como sobre los archivos como instituciones y su papel en la formación de la memoria oficial o aprobada por el estado.'20 Es decir, estas ideas se enfocan, e incluso cuestionan, precisamente el modo en que la archivística ve su propio objeto de estudio: los documentos en particular y las agregaciones documentales en general.
Según Mena, el impacto de las TIC provocó una profunda diversificación de las formas documentales y grandes facilidades de manipulación, transformación, transportación y reproducción de los documentos, al mismo tiempo que aumentó la fragilidad y rapida obsolescencia de los sistemas que los producen y almacenan. Ello condujo a una profunda preocupación en el campo profesional en relación con laveracidad, confiabilidad, autenticidad e integridad de la información y los documentos, que tuvo su expresión mas acabada en una crisis de confianza en las capacidades de rendición de cuenta transparente y responsable de las administraciones.22
Los principales problemas que afrontó la Archivística, y que condujeron a estos cambios, pueden resumirse de la forma siguiente:12,14,23
1. Los llamados archivos históricos, con la función de incorporar un servicio del fondo de interés patrimonial cuya utilidad para la producción sea sólo para la entidad que los genera ha terminado. Ellos han demostrado que no pueden garantizar la articulación necesaria con un enfoque sistémico. Por esta misma razón, ocurren brechas perjudiciales en el conocimiento y la representación de los sistemas archivísticos transferidos a los archivos históricos.
2. La existencia de un cuerpo nacional, de políticas y normas para el tratamiento de la documentación archivística a un nivel técnico, perjudica el desarrollo de la Archivística a nivel científico, porque la técnica sin una fundación teórica consistente, no permite el desarrollo archivístico de una manera exacta.
3. La noción de fondo formulada en 1841, tiene un caracter meramente operatorio, por lo que no se adecua a un conocimiento científico, aunque algunos autores intenten adaptarlo a las nuevas realidades y a los nuevos contornos, que garanticen un entorno de supervivencia.
4. No es posible aproximarse a las fundaciones teóricas exigidas por el estatuto científico de la disciplina con los fundamentos que han sostenido el paradigma estatista, porque sebasa en la inconsistencia.
5. La adopción de supuestas 'teorías' como base de opciones practicas meramente operacionales, como la llamada Teoría de las tres edades, que sirvieron para justificar separaciones artificiales en el todo continúo que es el archivo. En este contexto, se destaca la aplicación de técnicas diferenciadas y métodos en el tratamiento de información de edades diferentes, como si se tratasen realidades distintas.
6. La crítica a la teoría de la valoración de Schellenberg, basada en un método de analisis centrado en el contenido-materia de los documentos.
7. La importancia concedida a la técnica, particularmente en los aspectos normativos de la descripción y los puntos de acceso a la información, sin la base teórica necesaria, se vuelve insuficiente para resolver todos los problemas que las nuevas situaciones pueden generar.
8. El concepto estatico de documento que los medios atan inexorablemente a un apoyo físico de la información, también revela la inconsistencia del objeto de la Archivística, en un contexto en que después, es absolutamente aceptable que la información puede soportarse y conocerse con independencia de su soporte.
Los principales círculos de opiniones con respecto al mencionado cambio de paradigma provienen de países como Canada, Australia, Estados Unidos y Alemania, donde existía la creencia de que los archivos debían reflejar mas íntegramente la sociedad que los creaba; esta perspectiva se tradujo en nuevos acercamientos y juicios de la teoría y practica archivística. Este enfoque representa un cambio fundamental en el discurso archivísticode '(…) uno basado en el estado a uno que refleja mas ampliamente a la sociedad que el de servicio al estado. Ahora, puede decirse que los archivos son de las personas, para las personas, e incluso por las personas.'24
Uno de los principales problemas atendidos desde esta nueva perspectiva fue, obviamente, el de la valoración documental. Como se señaló anteriormente, Schellenberg introdujo en los años 1950 del siglo XX, la teoría de los valores y con ella los presupuestos metodológicos de la valoración. Sin embargo, desde principio de los años 1980, se inició un fuerte movimiento que cuestionaba la perspectiva schellenberiana, especialmente sus consideraciones en relación con el método de selección de los documentos basado en su contenido-materia.
Muy tempranamente, el archivero aleman Booms se desmarcó críticamente de las ideas anteriores con respecto a la valoración y cuestionó lo que hasta ese momento había sido esencia de dicho proceso archivístico para considerar que '(…) era esa sociedad, no los usuarios especializados de Schellenberg y no los administradores del estado de Jenkinson, quienes debían generar los valores que definen la «importancia» y por consiguiente la relevancia y la retención archivística (…); '(…) los archiveros necesitan orientarse hacia los valores contemporaneos de los documentos según la causa por la que ellos fueron creados».10
Las ideas de Booms sirvieron de presupuestos para el desarrollo del enfoque de la macrovaloración funcional en el Archivo Nacional de Canada a partir de 1991.
Otro de los autores que imprimieron un sello del cambio en lasperspectivas archivísticas desde los años 1980 fue Samuels con la propuesta de su concepto de Estrategia de la documentación. Este implicaba una propuesta de solución a un antiguo problema archivístico que caracterizó todo su llamado período clasico: la consideración de que sólo los documentos emanados de instituciones oficiales estatales debían engrosar los fondos de los archivos históricos. Dicho autor propuso entonces '(…) un analisis cooperativo multiinstitucional, que combinara las actividades de la valoración de muchos archivos para documentar los temas, problemas, actividades, o funciones principales de la sociedad.'25 De esta forma, integró al analisis para la selección de documentos, tanto aquellos producidos por instituciones oficiales gubernamentales como los manuscritos personales y los medios visuales; así como la información publicada e incluso la historia oral.
Esta perspectiva permitió a los archiveros canadienses proponer el enfoque de los archivos totales o la archivística integrada, que asume no sólo la necesidad de integrar en los archivos documentos gubernamentales, institucionales y manuscritos, sino también la eliminación o la separación de archivos administrativos e históricos introducida por la perspectiva de distinción entre records y archives propuesta por Schellenberg. En el enfoque de los archivos totales, sobresalen las ideas de Taylor , un inglés radicado en Canada y con una muy fuerte influencia de las teorías comunicacionales de los medios audiovisuales. Sus ideas alentaron a muchos archiveros a desmarcarse de sus enfoques '(…) históricos devastadores,al cuidado de documentos antiguos y los transportó firmemente a la era de la Información de los documentos electrónicos, las redes de comunicaciones globales, y la herencia de la comunidad local involucrada en iniciativas bioregionales.'10
Las ideas de Taylor contribuyeron especialmente a la reformulación del principio de procedencia, un aspecto esencial en este período, porque permitieron explotar con mucha profundidad las relaciones de la sociedad con aquellos documentos que la registran y desmarcarse del reduccionismo extremo en el que se sumió la procedencia al considerarla únicamente fundamento de las tareas de clasificación y descripción.10
Los enfoques sobre la procedencia, en los que fueron fundamentales los planteamientos del archivero canadiense Nesmith, permitieron que los archiveros formados esencialmente en los métodos de investigación históricos '(…) comenzaran a dejar de aplicar sus habilidades históricas y sus metodologías de investigación basadas en el contenido de los documentos, pero sí a investigar y a entender (…) el contexto de las evidencias que los dio a la luz.'26
Estas formulaciones sobre la procedencia también se estuvieron motivadas por los retos que ha implicado el tratamiento de los documentos electrónicos. La necesidad de gestionar documentos que se encuentran en bases de datos que presentan complejas interrelaciones de software, emanados de oficinas altamente automatizadas que utilizan sistemas interactivos dinamicos, y cuyos documentos necesariamente deben mantener su funcionalidad como evidencia y por ende su veracidad, provocó profundasreflexiones teóricas que condujeron incluso, a la consideración de algunos autores de la necesidad de 'reinventar los archivos'. Esta idea implicaba, según Bearman, ' (…) mover el enfoque de la custodia actual sobre los documentos hacia el control remoto de aquellos salidos de las computadoras interconectadas del gobierno o los negocios. Los archiveros estarían entonces menos involucrados con la curaduría tradicional de objetos físicos, con la gestión centralizada del comportamiento organizacional en el orden proteger un sentido de «recordness» o evidencia en los sistemas de información de la organización.'9
Una figura clave en la búsqueda de soluciones a las problematica de la gestión de documentos electrónicos es Duranti, quien ha dirigido en los últimos años, tres importantes proyectos que han aportado muchas de las soluciones que se aplican actualmente. La base fundamental de sus proyectos ha estado en la formulación del llamado método diplomatico-archivístico, que toma de la primera la idea de que ' (…) todos los documentos pueden analizarse, entenderse y evaluarse en términos de un sistema de elementos formales que son universales en su aplicación y descontextualizados en su naturaleza.'27 Asimismo asumió que '(…) los documentos archivísticos se expresan por medio de su forma documental, la cual puede aislarse y analizarse con independencia de su contenido, asunción de gran utilidad para el analisis de los documentos archivísticos en ambientes electrónicos.'19 Dicho método tomó de la Archivística el concepto de vínculo archivístico, ' (…) que es la red de relaciones que cada documento dearchivo posee con los documentos de archivo que pertenecen a una misma agregación.'5
Ahora bien, tal vez la formulación mas renovadora de todo este período es la propuesta australiana de un modelo teórico para el analisis de los documentos archivísticos en completa oposición al modelo tradicional del ciclo de vida: el modelo de los documentos continuados o modelo del record continuum, propuesto a mediados de la década de los años 1990 por Upward.15
Cook considera que son 5 los aportes esenciales de dicho modelo al pensamiento archivístico y los resume de la forma siguiente: '1) Su interacción conceptual de los 16 niveles y ejes muy a menudo vistos en los círculos archivísticos en forma separada y con un comportamiento estatico; 2) Su idea de que estas complejas relaciones son fluidas, múltiples y simultaneas en el tiempo y el espacio, no secuenciales y fijas; 3) Su reconciliación () entre evidencia y memoria; 4) Su potencial para incorporar imaginativamente manuscritos del sector privado con archivos institucionales; y 5) Su afirmación, por medio de la pluralización, de que los valores sociales, y así mismo los culturales, influiran en la valoración y, de hecho, en todos los aspectos del recordkeeping.'28
 
CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS DEL PERÍODO
Un resumen de las ideas esenciales de este período, considerado por muchos autores como de cambio de paradigma en la archivística, pudiera quedar como sigue:9-14
1. El principio de procedencia cambia de una relación directa del documento con un único lugar de origen en una estructura organica jerarquica tradicional y se vuelve unconcepto virtual y mas flexible que refleja las funciones y procesos realizados por el creador, dentro y por medio de la constante evolución de las organizaciones, interactuando recíprocamente, reflejando diferentes culturas organizacionales y de gestión, y adoptando, a menudo, las convenciones idiosincrasicas de trabajo y las interacciones humanas apropiadas para organizaciones planas, horizontales, conectadas en redes, y (con frecuencia) a corto plazo. La procedencia, entonces se relaciona mas con la función y la actividad en lugar de con la estructura y lugar de creación de los documentos, es una procedencia que se vuelve virtual en lugar de física.
2. El orden original cambia de mantener el lugar físico original inicial de los documentos controlados por un registro o sistema de clasificación a la consideración de una intervención conceptual de software, donde las piezas del documento son almacenadas al azar, sin significado físico, y entonces son intelectuales o funcionalmente relacionadas, de maneras diferentes, para propósitos diferentes, en tiempos y lugares diversos, en tipos variados de órdenes, para usuarios diferentes. Las órdenes reflejan múltiples usos en los procesos de trabajo en lugar de la clasificación física de objetos registrados. Un solo 'pedazo' de datos puede pedirse de múltiples formas para responder a diferentes usos y públicos diferentes.
3. Los 3 componentes que forman parte de cualquier documento, su estructura, su contenido y su contexto, que tradicionalmente era fijo en un único medio físico esta ahora disperso en almacenes de datos separados y quizasen diferentes programas del software. Un documento cambia así de ser un objeto físico para volverse un dato conceptual 'objeto' controlado por metadatos que virtualmente combinan contenido, contexto y estructura para proporcionar evidencia de alguna actividad o función de su creador. Es mas, como el contexto y el uso de un documento cambian con el tiempo (incluso los usos archivísticos), los metadatos cambian, y el documento y su contexto se renuevan continuamente. Los documentos dejan de ser fijos y se vuelven dinamicos. El documento no es mas un objeto pasivo, un 'registro' de evidencia, es un agente activo que desempeña un papel continuo en la vida de los individuos, las organizaciones y la sociedad.
4. El fondo archivístico cambia de considerarse como reflejo de algún orden físico estatico basado en reglas de transferencia, clasificación o acumulación de agrupaciones de documentos, a una realidad de relaciones virtuales que reflejan el ambito múltiple y dinamico de creación y la autoría colectiva, enfocada alrededor de la función y actividad y que con mas precisión capturan el contexto de los registros en el mundo moderno.
5. La clasificación y la descripción se concentran menos en documentos como entidades y agrupaciones físicas que no significan nada en los medios electrónicos y se desarrollan en cambio (compartidos con los investigadores) entendimientos conceptuales enriquecidos de múltiples interrelaciones y usos del entorno de creación, así como la incorporación de la documentación relacionada con el sistema de documentación y los metadatos funcionales de los creadores dedocumentos en herramientas descriptivas de orden archivístico.
6. La valoración se mueve de una posición, basada en el potencial de los archivos para la investigación hacia otra, donde se produce un analisis de macrovaloración de las funciones sociales, programas y actividades del creador; donde se considera la interacción del ciudadano con ellos, y se realiza una selección mas sucinta, que implica la preservación continua y el acceso, reflejando estas funciones, y buscando que los documentos no oficiales (privados, e incluso orales) se consideren fuentes para complementar los documentos institucionales oficiales, desde una misma lógica funcional. La valoración se asienta en el 'valor' por medio de una teoría social basada en la narrativa contextual de la creación en lugar de en el contenido asunto.
7. La preservación no se enfoca en reparar, conservar y salvaguardar el medio físico del documento, sino que se concentra en migrar continuamente o emular los conceptos e interrelaciones que ahora se definen como documentos y los fondos virtuales sobre los nuevos programas del software. Claro, que la reparación tradicional y conservación continuaran siendo parte del legado documental de siglos pasados.
8. Los archivos, como instituciones, se han transformado gradualmente de lugares sólo para el almacenamiento de documentos antiguos, a los que los investigadores se deben trasladar físicamente para convertirse en virtuales, 'archivos sin paredes', que facilitan el acceso a los sistemas de recordkeeping interrelacionados, tanto para aquellos que estan bajo el control de los archivos comopara aquellos que salieron de la custodia de sus creadores o de otros archivos.
 
CONSIDERACIONES FINALES
Existe un consenso entre los estudiosos de la Archivística con respecto a la consideración de que la década del 1980 del siglo XX marcó el inicio de un proceso de profundos cambios en los postulados de esta area de conocimiento, que pueden tomarse como un cambio de paradigma.
La delimitación de los principales momentos de desarrollo de la Archivística permitió el analisis de los conceptos esenciales que rigen esta ciencia en cada uno de estos períodos, así como el analisis de los paradigmas dominantes y su caracterización con vistas a su clara distinción. Ello ha permitido identificar el cambio ocurrido a partir de la década del 1980.
 
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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Recibido: 6 de julio de 2009.
Aprobado: 11 de julio de 2009.
 
Lic. Yanara Dorado Santana. Departamento Bibliotecología y Ciencias de la Información. Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana. Calle G no. 506 e/ 23 y 21. El Vedado. Plaza de La Revolución. Ciudad de La Habana. Cuba. Correo electrónico: yany85@fcom.uh.cu
Ficha de procesamiento
Clasificación: Artículo de Revisión
Términos sugeridos para la indización
Según DeCS1
ARCHIVOS.
ARCHIVES.
Según DeCI2
ARCHIVOLOGÍA; ARCHIVOS.
ARCHIVE SCIENCE; ARCHIVES.
1BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.
Disponible en: https://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
2Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: https://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf
Copyright: © ECIMED. Contribución de acceso abierto,distribuida bajo los términos de la Licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir Igual 2.0, que permite consultar, reproducir, distribuir, comunicar públicamente y utilizar los resultados del trabajo en la practica, así como todos sus derivados, sin propósitos comerciales y con licencia idéntica, siempre que se cite adecuadamente el autor o los autores y su fuente original.
Cita (Vancouver): Dorado Santana Y, Mena Mugica MM. Evolución de la ciencia archivística. Acimed 2009;20(1). Disponible en: Dirección electrónica de la contribución. [Consultado: día/mes/año].

HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA Y A NIVEL MUNDIAL

ELABORADO POR:
ADRIANA MARCELA PAMO
ROMELIA OVIEDO ROZO
MARIA ANGELICA RODRIGUEZ CASTAÑEDA
MARY YULIET RUSSELL MARMOL
LILIANA FERNANDA RUSSELL MARMOL
GRUPO 112

FUNDACIÒN SIIGO
AUXILIAR CONTABLE OPERADOR SIIGO
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
BOGOTÀ D.C.
16 DE ABRIL DE 2012
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ELABORADO POR:
ADRIANA MARCELA PAMO
ROMELIA OVIEDO ROZO
MARIA ANGELICA RODRIGUEZ CASTAÑEDA
MARY YULIET RUSSELL MARMOL
LILIANA FERNANDA RUSSELL MARMOL
GRUPO 112

INFORME EXTENSO

PRESENTADO A:
HUMBERTO PULECIO BOCANEGRA
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

FUNDACIÒN SIIGO
AUXILIAR CONTABLE OPERADOR SIIGO
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
BOGOTÀ D.C.
16 DE ABRIL DE 2012

CONTENIDO
pg
0. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………….5

1. GLOSARIO……………………………………………………………………………..4

2. HISTORIA Y EVOLUCION DE LA ARCHIVÌSTICA……………………………….6
2.1. ARCHIVO DE INDIAS………………………………………………………………8

3.CONCLUSIONES…………………………………………………………………….21

4. RECOMENDACIONES………………………………………………………………22

5. ANEXO. ESCANEO DE FIRMAS INTEGRANTES………………………………24

6. BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………23

0.    INTRODUCCIÓN

Este trabajo tiene por objeto informar sobre el origen y evolución de la archivística; mostrando en detalle como influyó en la creación del archivo colombiano.
Se desarrollaron  ideas claras y precisas de hechos ocurridos o transcurridos durante su desarrollo y evolución, desde épocas remotas hasta épocas modernas y como surgieron  los  diferentes tipos de documentos a través de la historia, con descripciones puntuales. Para mayor comprensión se incluyeron sitas textuales enumeradas.
Por medio de este informe se aprendió a identificar los diferentes hechos que demarcaron la historia de la archivística y su importancia en el mundo.

1.    GLOSARIO

1.1 EL MEMORIAL: Era un documento donde inscriben los documentos que ingresan al archivo.
1.2 ARCHIVERO: Es una persona que puede expedir copias a particulares por una remuneración.
1.3 FOLIAR: Es el arte de enumerar
1.4 SUFRAGAR: Pagar los gastos que ocasiona una cosa.
1.5 FOLIO: hoja

2.   HISTORIA Y EVOLUCION DE LA ARCHIVISTICA

En la historia moderna los archivos, cuyo origen se remonta a primeras formas de organización política, recibieron un gran impulso a raíz del surgimiento del Estado-Nación.
España, país vanguardista en esta dirección y en lograr su unidad política con una monarquía nacional a finales del siglo XV, desarrolló una gran tradición documental y archivística que trasladaría a sus colonias en América. Uno de losprimeros archivos de la metrópoli fue el de la corona de Aragón, en un documento de pleito ante la Corona de Tarragona por la posesión de unos castillos del monarca debido a que un noble, Pedro de Luza, los reclamaba como propios. El rey se dirige al archivo y un documento que prueba su posesión de esos castillos. A pesar de la fecha en la que se hace mención por primera vez del archivo, la custodia de los documentos es anterior al s.XII, es muy probable que el archivo reúna documentos del siglo X (afirmación de Federico Ubiña). Se confecciona el cartulario mas importante de Aragón, liber fundarum maio, con todos los documentos del patrimonio real. La finalidad es reunir los documentos propios del monarca y de sus antepasados y también de sus súbditos, y así crear una memoria.

El emperador Carlos V dispuso, en 1540, la organización del Archivo de Simancas con fines de consulta por parte de la administración, pues «el concepto y realidad de un Estado moderno, exigía una organización administrativa con su compañera inseparable, la burocracia, y con su correlato necesario, el archivo».

El archivero tiene orden de reclamar anualmente los registros generados por el protonotario o jefe de la escribanía real, por los secretarios del Rey, de la Reina, del primogénito, y su esposa si la tuviera. Estos registros se integrarían en el Archivo, y son los documentos mas importantes. El Rey sitúa a este archivero−escribano dependiendo directamente del Canciller Mayor (que custodia el sello real).

El MEMORIAL era un documento donde se inscriben los documentos que ingresan en el Archivo. Se anotabael día de entrada, el tipo de registro que ingresaba, las fechas que abarcaba y el nombre de la persona que hacía la entrega. En cuanto a la ordenación, era cronológica dentro de la serie, aunque no muy precisa. La identificación se hacía a dos niveles:

-       Como unidad archivística, que es como se hace actualmente, mediante una numeración.

-       Como unidad documental, se foliaba y en los folios iniciales se elaboraba un índice generalmente alfabético.

La conservación y restauración corría a cargo del archivero, que era quién reparaba los documentos deteriorados. Los gastos generados eran sufragados por el derecho del sello (los particulares pagaban por poner un sello en un documento, o por la expedición del mismo). En cuanto a la accesibilidad, es nula, ya que es un Archivo Real y por tanto secreto, privado y personal. El único que puede pedir documentos es el Rey, a partir de Reales Cédulas y a pesar de ello el documento no saldra del archivo, sino que el archivero expedira una copia.

A partir del siglo XV el Archivero podra expedir copias a particulares que lo soliciten, a cambio de una remuneración. A partir de este siglo el archivo deja de ser un archivo central, produciéndose una descentralización, debido a que se fueron creando diversos archivos, en Barcelona, en Valencia y en Zaragoza, a mediados de siglo, tras plantearlo en unas cortes en Calatayud, y siguiendo el principio de procedencia territorial. Hay muchos instrumentos de descripción para organizar la documentación:

-       El Archivo del Rey, siglo XII, estaba difícil encontrar documentos, de maneraque se encarga a Raimundo de Caldes crear un libro donde se transcribieran todos los documentos del archivo.

-       Los documentos estaban almacenados en cajas o sacos. En el inventario de Pedro Passeya se dice que los sacos estaban rotulados indicando su contenido, y estos estaban metidos en unos 20 armarios.

-       En cuanto a los cartularios, el mas importante es el libro de los Feudos. Se copiaron 951 documentos con letra muy clara y cuidada, y precedido cada uno de un breve resumen en tinta roja.

-       Lo mas destacado de estos documentos es que algunos se acompañan de miniaturas de vasallaje, que escenifican la entrada en homenaje del Rey en una ciudad. En la portada del cartulario hay una representación de Raimundo de Caldes escribiendo.

-       Libro de los Privilegios del Temple, siglo XIII, son unos 200 y todos relativos a los privilegios otorgados a la Orden del Temple. Contiene 5 cartularios.

-       Inventario realizado por Plateo Botella con la documentación existente de la casa de San Juan de Jerusalén en el siglo XIII.

-       En el siglo XIV hay otro inventario de documentos sueltos que ingresaron en el archivo, ya realizado por Pedro Pasella.

-       De todos los registros del archivo, hasta el siglo XV, se realizaron unos índices (por Diego García y su hijo), pero siguiendo la costumbre de la época, es decir, indicando por el nombre y no por el apellido. Aún se conservan. También se conserva un índice de materias, pero sólo del Patrimonio del Rey.

-       Libros de registro de entrada y salida. En el siglo XIV, Ferre de Magarola abrió unlibro de registro de entrada y salida, que se continuara hasta el siglo XVI.

2.1 ARCHIVO DE INDIAS

». Cuando en 1785 Carlos III creó el Archivo General de Indias de Sevilla, que reuniría la documentación relativa a la América española, a la función administrativa de los archivos se agregaban los intereses de la investigación histórica.
La maquinaria administrativa colonial hispanoamericana, caracterizada por el centralismo, el afan reglamentarista, el intervencionismo de Estado y el consecuente burocratismo, necesitaba el apoyo documental para su funcionamiento y control. De ahí el temprano surgimiento de los archivos en las sedes de los organismos del gobierno colonial y en los principales centros urbanos.

Los documentos no son sólo considerados hechos administrativos, sino que se valora la perspectiva histórica. Esa perspectiva la encontramos con la creación del Cronista de Indias, que según las ordenanzas que regulan el Consejo de Indias, el cronista debía elaborar una historia del monarca vigente, y se le debe proporcionar toda la información documental que precise para realizar su trabajo. Esa historia se va a intentar documentar con fuentes. Es el comienzo del método crítico. Se acude a las fuentes del archivo para realizar una historia fiel, fidedigna sobre el descubrimiento de América. A los monarcas les preocupa la documentación indiana porque les permite mantener sus pruebas para respaldar los derechos del monarca, les permite respaldar frente a otras naciones los descubrimientos realizados.

También hay una preocupación por el propio Consejo de Indias en cuyasordenanzas se habla del establecimiento de un archivo central y se dice que cuando esos documentos ya no sean útiles se envíen a Simancas.

Juan Bautista Muñoz, el Cosmógrafo mayor de Indias, sera encargado de elaborar la historia.

José de Galvez, en 1773 entra en contacto con la documentación que hay en el archivo de Simancas, no consigue encontrar la documentación que busca, debido al desorden, por lo que hace una denuncia. Ello da lugar a la creación del archivo de Indias.

Desde 1779 Juan Bautista Muñoz tenía como misión encargar la Historia del Nuevo Mundo (para rebatir la escrita por Robertson), recorre bibliotecas y archivos y en Simancas se encuentra un gran desastre. Ante esta segunda denuncia se crea una comisión para habilitar un nuevo lugar para esa documentación. En 1781 una Real Orden de Carlos III funda un nuevo archivo en la Casa Lonja de Sevilla.

Con toda esa documentación se va a elaborar un verdadero tratado de archivística para la época. En esta elaboración destaca Juan Bautista Muñoz por sus conocimientos históricos, por su organización de los archivos etc. Las ordenanzas datan de la época de Carlos IV, y en ellas encontramos el término archivo refiriéndose al lugar donde se contienen los documentos, mientras que la expresión papeles se utilizara para denominar al conjunto de documentos que existen en ese establecimiento. Se le denominara Archivo General como depósito que agrupa los documentos de distintas instituciones indianas. El término fardo aparece una vez en las ordenanzas y no tiene el sentido actual. Equivalía al dinero guardado en un arca paracostear los gastos del archivo. También aparece el término colección que equivale a nuestro fondo actual.

El funcionamiento de la Real Audiencia neogranadina a partir de 1550, dio lugar a las series y fondos documentales que integrarían, en el siglo XIX, los archivos nacionales de Colombia.
La referencia documental mas antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé:

«(..) por cuanto en estas casas reales, con acuerdo suyo de los Oficiales Reales de Su Majestad desde Reino, que al presente se ha hecho un aposento para donde esté la caja real y Hacienda de Su Majestad, donde al presente esta, y para quintar el oro y plata y esmeraldas que en este Reino hay, e para que los dichos Oficiales oigan los pleitos y diferencias tocantes a la dicha Real Hacienda, conforme a una Cédula Real de Su Majestad que sobre ello hay y nuevamente ha enviado, y para que en todo haya buena cuenta y razón es necesario que en el aposento susodicho, donde la dicha caja y Tribunal esta, se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y los que adelante se ofrecieron e hicieren de nuevo, porque de no sé haber hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en bohíos y casas de paja,' por tanto su señoría mandaba y mandó a los dichos Oficiales Reales, que dentro de seis días, después que les sea notificado, hagan eldicho archivo y le pongan en el dicho aposento, junto con la dicha caja real, para que perpetuamente estén juntos y metan en él, dentro del dicho término, por inventario, todos los papeles, cuentas, recaudos, libros de Hacienda Real que se han hecho en este Reino, después que se descubrió hasta el día de hoy y todo lo demas que fuere menester tocante a la dicha Hacienda Real, y así mandó se les notifique por auto.» 1

El interés por proteger la documentación oficial se puede evidenciar con la siguiente cita:
«se le ordena en una que los papeles del Acuerdo de la Audiencia de San Francisco de Quito que hubiese en el archivo de la Audiencia de Santafé, para que en todos tiempos conste en él, y en cumplimiento de esta real orden mando () recoxa dichos papeles del paraje o depósito en que estuviesen con toda reserva conveniente y {) formara inventario de ellos y muy bien condicionados los pondra con toda guarda y custodia en el cajón o cajones, cofres u otra cosa equivalente, y cerrados y asegurados superabundantemente y con todo el resguardo y seguridad que conviene»
En el año de 1777, el Virrey Manuel Antonio Flórez encargó a Pedro Quiñones, la ordenación de las cédulas reales de los archivos de Gobierno, Contaduría y Tribunal Eclesiastico, para facilitar su consulta.
Las disposiciones relativas a los archivos no siempre fueron cabalmente observadas, y al desgreño y a las contingencias administrativas se sumaron los embates de la naturaleza que han afectado la conservación de los documentos. En 1550, un incendio originado en la casa del Secretario de la Audiencia consumióbuen número de documentos. En 1785, un terremoto dejó en muy malas condiciones el edificio en el cual se custodiaban los documentos provenientes de esta corporación.

El 28 de mayo del año siguiente una conflagración acaecida en el Palacio de los Virreyes consumió buena parte de la documentación de la Audiencia. En medio de la confusión, los documentos no consumidos por el fuego fueron sacados y amontonados en la Plaza, tras tocandose su disposición y ordenación en los legajos.
El cuidado y correcta disposición de los documentos oficiales y de los archivos, fue otra preocupación de las autoridades indianas como se aprecia en el oficio dirigido al Arzobispo de la Iglesia Metropolitana de Santafé por el Consejo Supremo de Indias:
«en vida de los jefes, que por curiosidad u otros motivos recojan estos papeles, se custodien con reserva, por su fin y muerte se venden por papeles viejos, - como ha sucedido en el caso de que se trata, y ve todos los días,' en Cuya consecuencia ha acordado el referido supremo tribunal se encargue y ruegue a V.S. reservadamente, como lo hago, disponga que de la Secretaria y demas oficinas de su Diócesis no se saque ningún papel en copia ni menos original sin su consentimiento, y ser necesario para el servicio y administración de justicia, cuidando mucho de que en los archivos haya todo aquel método, economía y orden que se requiere para evitar los inconvenientes apuntados, no recogiéndose por parte de V.S. ni trayéndose papeles que deben custodiar se en ellos, o sean parte de los expedientes, como [ha] sucedido en el caso del día»
La documentacióntambién fue blanca, del motín, la asonada y los avatares de la guerra, especialmente en el proceso de Independencia. Durante la reconquista española, en el llamado Régimen del Terror (1816-1819), el Virrey Samano en su huida, llevó consigo para Cartagena la documentación oficial producida por entonces y luego dispuso que fuera trasladada a Cuba para ir a parar, años mas tarde, a varios archivos españoles. 5
A finales de 1827, la Secretaría de Guerra y Marina se dirigía a su homóloga de lo Interior y Relaciones Exteriores, manifestando que en vista de la existencia en el archivo del Virreinato y en los de las Secretarías de Estado de «algunos legajos que son inútiles, y como se necesita urgentemente papel para la construcción de cartuchos, ésta Secretaría solicita a Ud. se sirva dar órdenes para entregar al guarda parque la parte del archivo que crea inútil, con el objeto indicado.» 6 Por fortuna la Secretaría se abstuvo de dar tal orden y expresó que tales documentos «han sido considerados por el Gobierno como importantes, no sólo por el mérito de la antigüedad, sino porque ellos pueden suministrar datos curiosos, que si no hacen parte de la historia del país, al menos pueden servir para el estudio de las costumbres y el caracter de nuestros antepasados, así como del procedimiento que seguiran en los diversos ramos de la administración pública». 7
Algunos individuos poco reconocidos por la historia, impidieron que testimonios escritos hubiesen desaparecido para siempre. Es el caso de Don José Martínez Carpintero, Alcalde Ordinario de Santafé, y de Don Félix José Lotero, Escribanode Camara, .quien se dirigió al rey de España hacia 1817 para manifestar:
«Vuestro Escribano interino de Camara, con el respeto debido, hago presente a Vuestra Alteza un inventario de los libros cedularios y otros papeles que de los que encerraba el archivo secreto de este Real Acuerdo pudo librar de las tropas del Congreso en el tiempo de la revolución Don José Martínez Carpintero, que entonces era alcalde ordinario de esta ciudad, y de cuya orden se me entregaron para su custodia, en la cual los he conservado desde aquel tiempo, trasladandome a vivir en esta oficina todo el tiempo que las tropas ocuparon las casas del Tribunal, sin embargo de hallarme gravemente herido. Igual conducta observé en toda aquella época con el real sello de nuestro católico monarca, manteniéndolo subterrado hasta que estrechado el canciller a su entrega, muy poco antes de entrar en esta plaza del ejército español expuso existir en mi poder de donde se me extrajo de orden del nombrado Tribunal de Alta Corte de Justicia. Poniendo en la alta consideración de Vuestra Alteza este pequeño servicio, espero que Su Superioridad me prevenga lo que con dichos papeles debo hacer, esto es si conservarlos fuera del archivo o restituir/os a él. Santafé, 10 de abril de 1817.» 8

Terminadas las guerras de Independencia, el primer intento de organización de los archivos del Tribunal de Cuentas, la Escribanía de Gobierno, la Secretaría de los Virreyes y la antigua vice-presidencia, luego del incendio del palacio Virreinal, fue acometido por Don Antonio Bernal, quien fuera archivero del Tribunal por designación delLibertador Simón Bolívar y quien sirviera al ramo de la Hacienda por espacio de cuarenta y cinco años.9
El criterio empleado en esta primera organización de los documentos estuvo acorde con los principios archivísticos modernos, si nos atenemos a lo expresado por este archivero, en un oficio dirigido al Ministro de Estado:
«es necesario ir haciendo separación de los papeles por los tres departamentos a que corresponden, como son, Santafé, Quito y Caracas, que componían la demarcación del Virreinato. Hecho esto es indispensablemente necesario dividir/os y darle a cada uno la aplicación entre los lugares y provincias de cada Departamento para que así se haga un perfecto arreglo como el que se nos ha prevenido. Es preciso leerlos para saber sus contenidos, clases y ramos a que pertenecen y llevarse al mismo tiempo el correspondiente inventario para facilitar con mayor presteza sus buscas. Este es el orden que el señor Secretario de la Prefectura (a quien inmediatamente nos sujetó la superior comisión) nos prefijó verbalmente.» 10
Sin embargo, la clasificación de los documentos obedeció a un criterio tematico, mientras que los conceptos modernos de la archivística enuncian como premisa la consideración de los principios de procedencia institucional y orden original para la clasificación.
En 1826, el Secretario de Estado del Despacho del Interior del Poder Ejecutivo, don José Manuel Restrepo, sancionó la reglamentación relativa a los archivos de las respectivas Secretarías de Estado. En virtud de la misma, los documentos y libros de la Secretaría del Interior se dividirían en tres secciones:J.-Negocios Pendientes. 2.- Archivo Secreto y 3.- Negocios Concluidos. U estas prescripciones contienen los parametros que darían lugar a una posterior organización de la documentación oficial.
No obstante, sólo hasta la segunda mitad del siglo XIX el Estado legisló respecto a la conformación de un repositorio para la documentación generada por la administración oficial, tanto del régimen español en la Nueva Granada como del periodo republicano.
En el año de 1866, durante la administración presidencial de Manuel Murillo Toro, se dieron los primeros pasos para la organización del Archivo Nacional. Y fue así como el 13 de agosto de ese año se contrataron los servicios del General Emigdio Briceño, quien auxiliado por Manuel Briceño, su hijo, y por dos escribientes, trabajó cerca de un año tratando de organizar el archivo del Virreinato y el de las Secretarías de Estado.
La metodología seguida por el General Briceño para el arreglo de estos archivos, de acuerdo con lo que le fue indicado por la Secretaría de lo Interior y Relaciones Exteriores, consistió en
«Separar la parte relativa al Servicio Diplomatico y la concerniente a Relaciones Exteriores». «2° Separar en dos grandes épocas el resto del Archivo, a saber: Época Central, Época Federal, y dividir cada una de éstas en los varios ramos que se presenten, infundiendo en cada grupo para la época central los documentos de las diversas provincias que existieron durante ella. Respecto de la época federal, debe mantenerse por separado el archivo de cada Estado, debidamente clasificado». 12
Tras varios intentos de organización de laimportante masa documental del período colonial, como los realizados por los historiadores José Manuel Restrepo y Joaquín Acosta a comienzos de la República, el Presidente Santos Acosta expidió el decreto organico de los archivos nacionales el 17 de enero de 1868, disposición que se considera el punto de partida del Archivo Nacional
Tales acciones se inscriben en el proceso de construcción del Estado-Nación, de consolidación de la Independencia y de formación de la identidad, pues los documentos de archivo fueron entendidos como elementos esenciales del patrimonio cultural de la Nación y de otra parte, las corrientes historiograficas del positivismo acentuaron el interés por los documentos como testimonios del pasado y fuentes para la comprensión del presente y la construcción de la Historia.
El nuevo archivo estuvo conformado por la documentación procedente de la antigua Real Audiencia y la generada por los organismos centrales de la administración de la República. Ademas de los problemas técnicos relativos a la organización archivística de la documentación y la permanente falta de recursos, la mayor dificultad que debió afrontar el Archivo Nacional y que condicionó y limitó de forma sustantiva sus funciones, fue la inestabilidad organica e institucional y la carencia de sede.
El General Santos Acosta dispuso la reunión de los documentos de las cuatro Secretarías de Estado -del Tesoro, de Hacienda, de lo Interior y Relaciones Exteriores, de Guerra y Marina- en un sólo archivo y dio lugar a la Sección 4a de la Secretaría de lo Interior y Relaciones Exteriores:
«Art. 2° Crease unasección de archivos nacionales en la Secretaría de lo Interior y Relaciones Exteriores, a cargo de un Jefe de sección, Archivero Nacional.» 13
Mas adelante se disponía:
«Art. 4° Refúndense todos los cuatro archivos de las Secretarías de Estado, y los demas a que se refiere este Decreto, para formar los archivos nacionales a cargo de la Sección de Archivos de la Secretaria de lo Interior y Relaciones Exteriores.» 14
El contrato con el General Briceño fue rescindido al parecer por incumplimiento de los términos y se le pidió entregar los archivos en su poder.
En esta segunda mitad del siglo XIX se dispuso la creación de una Biblioteca de Obras Nacionales con documentos donados por el General Santos Acosta, el Coronel Anselmo Pineda, el escritor Manuel Ancízar y el historiador y político José María Quijano Otero. Esta documentación, muy variada, tenía que ver en su mayor parte con los diversos ramos de la Real Hacienda, y correspondía principalmente al siglo XVIII y primera mitad del XIX. A los anteriores se agregó un buen número de documentos públicos abandonados en un húmedo salón de la Escuela Nacional de Institutoras y que fueron rescatados hacia el año de 1881 por Luis María Cuervo con el auxilio del Secretario de Instrucción Pública, Ricardo Becerra y trasladados a la Biblioteca Nacional, con el objeto de que conformaran una sección denominada. «Archivo Histórico de la colonia». Según relata el señor Cuervo, 15 se perdieron en aquella ocasión mas de veinte metros cúbicos de documentos totalmente afectados por la humedad.
Al año siguiente, el Gobierno nacional contrató los serviciosdel señor Cuervo, quien entregó dos años mas tarde la documentación empastada en poco mas de 700 legajos y clasificada en treinta y seis materias. Este «Archivo Histórico de la Colonia» permaneció como tal en la Biblioteca hasta 1938, cuando se le dio traslado al Archivo Nacional y desde entonces se le conoce como la Sección «Archivo Anexo».
Justamente por aquella época, efectuaba sus primeras visitas al Archivo Nacional Francisco Javier Vergara y Velasco, Ingeniero graduado en Ciencias Militares y quien durante varios años -algunos de ellos como funcionario de la Biblioteca Nacional- elaboró varios índices, especialmente de la documentación colonial.
Fue durante el periodo presidencial del General Rafael Reyes (1904 -1909) cuando se contrató el empaste de gran parte de la documentación, como lo confirma Vergara y Velasco:
«El Gobierno presidido por el Excelentísimo Señor General Rafael Reyes, que tan honda huella dejara en nuestra historia, 'entre tantas medidas acertadas, como ha realizado en bien del país, adoptó la nunca bien ponderada de ordenar; organizar y empastar el riquísimo Archivo Nacional, la cual medida salvó de la ruina y el extravío documentos de inestimable valor, de cuenta que a la fecha es posible apreciarlo en lo que es, el primero de Suramérica, por lo completo de la documentación, que lo constituye en elemento indispensable de la correcta historia del régimen colonial y de la revolución de la Independencia, o sea de paginas que pertenecen a la historia universal.» 16
La disposición Ejecutiva número 177 de 1907, dispuso la creación del cargo de InspectorGeneral de los Archivos Nacionales -Archivo Nacional, Archivo Diplomatico, Archivo del Congreso, Archivo de la Corte de Cuentas, Archivo del Distrito capital-, recayendo esta primera designación en Enrique Alvarez Bonilla.
El Archivo fue objeto de interés nuevamente en 1920, cuando el Presidente Marco Fidel Suarez sancionó la Ley 47, «por la cual se dictan algunas disposiciones sobre bibliotecas, museos y archivos y sobre documentos y objetos de interés público». Esta Ley disponía entre otras cosas, que:
«(Artículo 6°) En cada biblioteca, museo o archivo público se formara, conforme al dictamen de las Academias y con aprobación del Gobierno, una sección especial de libros, documentos u objetos que por su escasez, rareza o valor extraordinario histórico y político, científico o artístico puedan llamarse únicos. Tales libros, documentos u objetos no podran sacarse del respectivo establecimiento, por ningún motivo ni bajo  ninguna fianza. El funcionario que violare esta prohibición es responsable conforme a las leyes.» 17
El artículo 11 señalaba que:
«La Academia Nacional de Historia intervendra, como cuerpo consultivo del Gobierno, en la organización y reglamentación de los museos y archivos públicos.» 18
Y finalmente disponía:
«Artículo 22. El Gobierno hara seleccionar cuidadosa y metódicamente todos los mapas y cartas geogr4ficas que existan en las bibliotecas y en los archivos nacionales. Estas cartas y mapas seran catalogadas bajo la denominación de Mapoteca Colombiana, la cual sera conservada en los archivos nacionales.» 19
Para entonces, la documentación reposaba en el edificio delconvento de Santo Domingo, que fuera una de las edificaciones mas imponentes de la ciudad de Santafé con hermosos y bien dispuestos arcos que descansaban sobre 182 columnas.
En 1936, por un absurdo vandalismo oficial, fue demolida esta reliquia arquitectónica y al parecer se tuvo la intención de enviar el archivo al nuevo edificio construido para la Imprenta Nacional en la calle 10 con carrera loa, frente a la casa de mercado, pues en un oficio dirigido por el Ministro de Gobierno al Director del Archivo, se lee:
«desde 1931 he propuesto al Gobierno la incorporación del archivo que se conserva en esta Biblioteca Nacional. Con esta mira, en el nuevo edificio de la Biblioteca se había proyectado un piso donde pudieran ser reunidos todos los archivos, pero como posteriormente se edificaron para ello varios pisos, acondicionados, en el lote que ocupa la Imprenta Nacional, estimo, como el sr. Zalamea, que es allí donde debe verificarse la centralización.» 20.
La Biblioteca Nacional poseía en sus instalaciones parte del acervo documental del Archivo Nacional y al respecto el Ministro afirma:
«Ignoro en virtud de qué disposición- vino a parar a la Biblioteca esa parte del archivo colonial y, aun cuando he procurado orientarme al respecto, lo único que encuentro es que ya en el año de 1876 se alude a él en el Uniforme del Director de entonces. Pienso, pues, que lo mejor sería expedir una ley en que se ordene la centralización de todos los archivos en el nuevo edificio del Archivo Nacional.,» 21
Este traslado no se hizo efectivo, pues la documentación se llevó al Palacio de Justicia, endonde permaneció en condiciones muy deplorables hasta 1938, cuando se llevó al nuevo edificio construido para la Biblioteca Nacional con motivo de la conmemoración del cuarto centenario de fundación de la capital de la República,     .
En virtud del Decreto Ejecutivo N° 205 del 30 de Enero del año anterior, el Departamento de Archivos Nacionales, que funcionaba en el Ministerio de Gobierno, pasó a ser dependencia del Ministerio de Educación, corno parte integrante de la Biblioteca Nacional. Este emplazamiento fue ratificado por el artículo 2° de la Ley 113 del21 de Diciembre de 1940, que dispuso que el Archivo Nacional continuara instalado en este nuevo edificio, garantizando su estabilidad.
Respecto del acervo documental del Archivo que conservaba la Biblioteca Nacional desde el siglo XIX, ello se debía a lo dispuesto por la Ley 106 de 1880, la cual determinaba que la Biblioteca Nacional continuaría incorporada a la Universidad y en el artículo 8 establecía lo siguiente: «Igualmente queda incorporado en la Universidad Nacional el Archivo de la Nación, que corresponde a la época de la Colonia, el cual estara a cargo de un empleado especial».
A finales de 1939, el Ministro de Educación Alfonso Araujo decidió trasladar los archivos de este Ministerio al Archivo Histórico Nacional. Los documentos se encontraban hacinados en una pequeña pieza al sur de la ciudad, en las peores condiciones, atacados por la humedad.
Por otra parte, una de las nuevas tareas que debía asumir el Archivo Nacional era la de custodiar y dar al servicio los protocolos notariales anteriores a 1801 existentesen el país, los cuales le serían remitidos, según lo dispuesto por la Ley 40 de 1932.
Un aspecto interesante en cuanto a las funciones acordadas para el Archivo Nacional, lo da el Decreto 2.032 de 1936 que dispuso la «incorporación  y custodia de los archivos nacionales pertenecientes a los Ministerios, Departamentos Administrativos y demas oficinas públicas, con excepción de aquella parte de los mencionados archivos que por necesitarse para su consulta inmediata o por tener el caracter reservado, deben permanecer en las respectivas oficinas».
En la misma norma se ordenó que las dependencias enviaran sus documentos al Archivo ordenados en legajos, debidamente rotulados, dando razón del número de hojas y del año respectivo. Estas transferencias deberían acompañarse, ademas, de una relación por duplicado, sobre los documentos objeto de la transferencia.
Por aquel entonces la consulta de documentos, de acuerdo con las funciones asignadas al Departamento de Archivo Nacional mediante Resolución, debía ser solicitada directamente al Ministro de Gobierno. Así, el Artículo 6° de las disposiciones generales que sobre el particular se emitieron en noviembre de 1936 establecía que:
«Cuando se pidan copias de los documentos existentes en el Archivo Nacional, y si se dispone su consulta a costa del interesado, éste pagara los gastos de escribiente, a razón de $ 0.50 por hoja si se valiere de alguno de los empleados de la oficina, siempre que se trate de documentos escritos en letra común y corriente. Cuando tales documentos estén escritos en letra pastrana o procesal, cuya lectura sea difícilpor razón de su forma o escritura, como la de la época de la Colonia, el valor de la copia de cada hoja sera de $ 1.00. El Director General suscribira al pie de cada copia una nota que indique el valor de los derechos respectivos».
El mencionado artículo señalaba mas adelante:
            «el interesado podra, si lo tiene a bien, suministrar el amanuense, en la     forma indicada en el artículo 320 del Código Político y Municipal. En este caso pagara por derechos de confrontación $ 0.20 por cada hoja».

La importancia de los archivos para la Administración y la Cultura fue tema de reuniones de especialistas, funcionarios, intelectuales, académicos e investigadores y, a mediados de los años treinta, muchos países latinoamericanos se plantearon la necesidad de consolidar los Archivos Nacionales, Centrales o Generales, para que como entes rectores del trabajo archivístico de las dependencias oficiales, racionalizaran la producción documental y establecieran las pautas y métodos del mismo.
Finalizando el año de 1938 fue nombrado como Jefe del Archivo Nacional el ilustre jurisconsulto e historiador Enrique Ortega Ricaurte, quien dio un gran impulso a la institución gracias a sus condiciones de humanista y dotes de investigador. Asimismo promocionó con entusiasmo en Colombia y en el exterior el órgano de difusión del Archivo, creado por la Ley 57 de 1935 con el nombre de Revista Archivo Nacional. Se preocupó igualmente por mejorar la infraestructura técnica del archivo, a nivel de personal y equipos.

En uno de sus numerosos informes relativos al estado de la entidad,correspondiente al año de 1955,  indicaba que el personal del Archivo estaba compuesto por un Jefe técnico, un paleógrafo, un primer catalogador paleógrafo, dos catalogadores, dos clasificadores, un ayudante de la sala de investigadores, un oficial del Archivo del Ministerio de Educación Nacional, un operador de microfilmación, un encuadernador especializado en manuscritos y una aseadora.
Según la opinión de Roscoe Hill, especialista de la Universidad de Harvard y quien estuviera muy cerca de las tareas del connotado archivero, la labor del Dr. Ortega Ricaurte fue una de las mas destacadas y en muchos aspectos del trabajo archivístico, como en la selección de documentos, se colocó a la vanguardia. Cita el artículo 18 de las regulaciones:
«.. .Los papeles que el Archivero Nacional declare inútiles en el Departamento 1° se pondran aparte, para que los examine una comisión nombrada por el Secretario del Interior. Hecha esta operación, se publicara una lista de ellos en el periódico oficial, avisando que de esa fecha en tres meses seran destruidos si nadie reclama sobre alguno de dichos documentos Si hubiere alguna reclamación, el individuo que la haga debera expresar en qué la funda, dirigiéndose por escrito al Archivo Nacional.» 23
En el proceso de institucionalización y regulación de las tareas del Archivo se expidieron los Decretos 909 de 1961 y 554 de 1964, emanados del Ministerio de Educación, mediante los cuales se creaba y organizaba el Consejo Nacional de Archivos Nacionales, bajo la presidencia de dicho Ministro.24
En 1968, por Decreto Ley 3.154 se creó el Instituto Colombiano deCultura -COLCULTURA-. El Archivo Nacional pasó a ser dependencia de este nuevo organismo y por Acuerdo 2 de 1969, se dispuso su organización como División y se establecieron sus funciones. Estas fueron ampliadas por el Acuerdo 3 del 7 de Febrero de 1974.
Durante los años setenta y ochenta se dio una amplia revisión, especialmente a nivel internacional, acerca de los objetivos y funciones de los archivos nacionales. La creación del Consejo Internacional de Archivos en 1950, significó un apoyo decisivo para el desarrollo de los archivos, la modernización de su trabajo, la discusión teórica y la adopción de métodos para enfrentar la explosión documental y el creciente volumen de la información. La organización, años mas tarde, de la Asociación Latinoamericana de Archivos, contribuiría, aún mas, a la adopción de políticas archivísticas modernas a partir de la revisión conceptual del trabajo archivístico, la ampliación de objetivos y metas y la organización sistematica de todas las instituciones archivísticas en casi todos los países del area. En esta coyuntura, el Archivo Nacional de Colombia comenzó a plantear una solución integral que le permitiera superar las múltiples limitaciones que condicionaban su acción. En los años noventa, gracias al apoyo decidido del Presi-dente Virgilio Barco y su gobierno, se expidió la Ley 80 de 1989 que tras convertir al Archivo Nacional en Archivo General de la Nación, en disponer la construcción y dotación de su sede y la organización del Sistema Nacional de Archivos, hizo del nuevo Establecimiento Público el agente de la modernización archivística a nivelnacional.
El nuevo archivo fue adscrito al Ministerio de Gobierno- hoy del Interior- y sus funciones principales estan orientadas a «Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación».25 Igualmente, debe seleccionar, organizar, conservar y divulgar este acervo, y ademas, formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos. Asimismo, la mencionada Ley faculta al nuevo ente para «Establecer, Organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad».
De esta forma se ampliaron los horizontes del Archivo y se le asignó la responsabilidad de formular y coordinar la política archivística a nivel nacional para los archivos activos, intermedios e históricos de la administración pública.
El nuevo edificio, que por su concepción y belleza se ha constituido en uno de los testimonios arquitectónicos del centro de la ciudad, se integra a la nueva filosofía del Archivo y al tiempo que conserva la memoria colectiva de la nación, suscita la renovación teórica y meto do lógica del quehacer archivístico y proyecta al futuro el patrimonio documental del pasado y el presente. Esta ubicado en las inmediaciones del Palacio Presidencial, en un sector aledaño al colonial barrio de La Candelaria. Curiosamente, el emplazamiento casi coincide con los terrenos que se destinaron en 1907 para el Archivo Nacional cuando se intentó trasladarlo,ochenta años atras «una cuadra adelante del templo de Santa Barbara». 26
El Archivo General de la Nación, con personal idóneo y comprometido, con instalaciones adecuadas y equipamiento suficiente, ejerce un liderazgo compartido con los archivos del país como ente rector y coordinador del Sistema Nacional. El plan Estratégico y sus acciones buscan hacer de los archivos centros de información, cooperar con la administración en el logro de la eficacia, la eficiencia y la transparencia de la misma, garantizar los derechos de los ciudadanos, promover la investigación y enriquecer el patrimonio cultural de la Nación.

3.   CONCLUSIONES

El archivo es el mejor soporte de la historia de un país, sin este no habría identidad cultural, ni desarrollo; puesto que gracias a los diferentes archivos conservados, se puede dar fe como fue el progreso de una cultura y sobre que bases se fundamentó y en donde se encuentra ahora.  Sin el archivo, no existe historia aunque hayan ocurrido hechos.

4.     RECOMENDACIÓN
                                                                                                                                                                                                                                                                                                
El Ministerio de Cultura lidera este proyecto, que consiste en la creación de un motor de búsqueda de última generación, por medio del cual se podra consultar y tener acceso a mas de 1 millón de  archivos y documentos históricos de las entidades asociadas al Ministerio (Biblioteca Nacional de Colombia, Archivo General de la Nación, Instituto Caro y Cuervo, Museo Nacional de Colombia y el Instituto Colombiano de Antropología e Historia -ICANH), así como la Biblioteca Luis Angel Arango, la Universidad Nacional de Colombia y la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano. De esta manera, el Ministerio le apuesta a la cultura digital como una de las herramientas indispensables para garantizar la preservación y el acceso de las futuras generaciones a la memoria patrimonial del país.

5.    ANEXO FIRMAS

A continuación se escanearon las firmas de quienes elaboraron este trabajo

5.1 ROMELIA OVIEDO ROZO 
             
5.2 ADRIANA MARCELA PAMO

5.3 MARY YULIET RUSSELL MARMOL 

5.4 LILIANA FERNANDA RUSSELL MARMOL

5.5 MARIA ANGELICA RODRIGUEZ CASTAÑEDA    

BIBLIOGRAFÍA

https://www.ala-archivos.org/wp-content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf
https://www.concla.net/Historia%20Archivistica/creditos.html
https://siempresas.com/bicentenariomc/?page_id=855