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3.2. MANEJO DEL ENTORNO 6 3.2.1. Hoja de cálculo . Insertar 6 3.2.3. Eliminar 6 3.2.4. Cambiar nombre . Color de etiqueta . Seleccionar 8 3.2.7. Mover o copiar . Filas 10 3.2.8.1. Seleccionar 10 3.2.8.2. Insertar 10 3.2.8.3. Eliminar 11 3.2.8.4. Alto 11 3.2.8.5. Ocultar 12 3.2.8.6. Mostrar 12 3.2.9. Columnas 13 3.2.9.1. Seleccionar 13 3.2.9.2. Insertar 14 3.2.9.3. Eliminar 14 3.2.9.4. Ocultar 15 3.2.9.5. Mostrar 15 3.2.10. Celdas 16 3.2.10.1. Seleccionar 16 3.2.10.2. Insertar 17 3.2.10.3. Eliminar 18 3.3. LA HOJA DE CÁLCULO 18 3.3.1. Tipo de datos . Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos 19 3.3.3.Copiar fórmulas . Consolidar datos 22 3.4. FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO 24 3.4.1. El diálogo celdas . Ordenar listas . Autoformato a hojas de cálculo 29 3.5. 3.5.1. Botón siguiente . Botón anterior 31 3.5.3. Botón zoom . Diálogo Configurar página . Escala 31 3.5.4.2. Tamaño de papel . Ficha Márgenes 32 3.5.5.1. Superior 32 3.5.5.2. Inferior 32 3.5.5.3. Derecho 32 3.5.5.4. Izquierdo 32 3.5.5.5. Encabezado 32 3.5.5.6. Pie de página . Centrar en la página . La ficha Encabezado y pie de página . Preestablecidos por Excel . Personalizar encabezado y pie de página . La ficha hoja . Área de impresión . Imprimir títulos . Líneas de división . Blanco y negro 36 3.5.7.5. Calidad de borrador . Títulos de filas y columnas . Inserción y eliminación de saltos de página . Establecer/Borrar área de impresión . Uso de la vista previa de página web 38 3.6. FUNCIONES BÁSiCAS 39 3.6.1. Ahora 39 3.6.2. Hoy . Suma 39 3.6.4. Max 41 3.6.5. Min . Promedio 41 3.6.7. Contar 42 3.6.8. Contara 42 3.6.9. Si 42 3.7. USO DE PLANTILLAS 44 3.7.1.sQué es una plantilla? Uso de las plantillas incorporadas 44 3.7.3. Creación de una plantilla nueva 46 3.8. MICROSOFT GRAPH 47 3.8.1. Identificación de elementos . Conceptos básicos . Asistente para gráficos 48 3.9. HERRAMIENTAS DE USO GENERAL 56 3.9.1. Inmovilizar paneles . Cambiar configuración 3.10.MANEJO DE IMÁGENES 58 3.10.1. Insertar, Mover y Eliminar un objeto 58 3.10.2. Barra de herramientas imagen . Color . Más contraste . Menos contraste . Más brillo . Menos brillo . Recortar 62 3.10.2.7. Girar 90 grados a la izquierda. Estilo de línea . Definir color transparente . Reestablecer imagen . Cuadros de texto . Autoformas 64 3.10.4.1. Líneas 65 3.10.4.2. Formas básicas . Flechas de bloque . Diagrama de flujo . Cintas y estrellas . Llamadas 67 3.11. Herramientas de uso general 68 3.11.1. Ir a una celda específica . Portapapeles de Office 69 3.11.3. Crear hipervínculos . Guardar 3.11.5. Copiar Formato 72 3.11.6. Definir, Aplicar y Eliminar un estilo 73 1 IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO 1Cuadro de nombres Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo. 2 Barra de fórmulas Permite el acceso al contenido de una celda para su edición Se debe considerar 3 Columnas Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; Una hoja de cálculo cuenta con 256 columnas que se identifican de la letra A a la IV. 4 Filas Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 65536. 5 Celdas Se le llama celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por la letra de la columna y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14) [pic] 6 Etiquetas de hoja de cálculo Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través de las hojas. Se activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual son tantas que no alcanzan a verse todas en el área de hojas 7 Botones de desplazamiento 8 Barra de estado Es a través de la barra de estado que Excel notifica de algunas acciones realizadas. Por ejemplo al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq num, bien al momento de copiar información se podrá apreciar el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre otrosmensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando. 9 Área de autocalcular Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Cuenta, Cuenta números, Máximo, Mínimo. 2 MANEJO DEL ENTORNO 1 Hoja de cálculo Un libro nuevo de Microsoft Excel de manera predeterminada presenta tres hojas de cálculo. Si lo desea, puede modificar esto aplicando el siguiente procedimiento 1.- Abra el menú Herramientas 2.- Seleccione el comando Opciones 3.- Seleccione la Ficha General 4.- Modifique la opción Número de hojas en un nuevo libro Considere que esto sólo afectará a los libros nuevos. Sin embargo, una vez creado un libro puede agregar o eliminar hojas. 2 Insertar Aunque existen diferentes formas de agregar nuevas hojas de cálculo trataremos de abordar las más prácticas y sencillas • Abra el menú Insertar y seleccione el comando Hoja de cálculo • Menú contextual: Haga clic con el botón secundario del Mouse sobre una de las etiquetas de hoja de cálculo, cuando aparezca el menú contextual seleccione el comando Insertar [pic] • A través de una combinación de teclas 3 Eliminar La eliminación de hojas de cálculo se puede realizar de dos formas • A través • Por medio del menú contextual.- Hacer clic con el botónsecundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja de cálculo que se desea eliminar y seleccionar el comando Eliminar Microsoft Excel verifica si la hoja que se intenta eliminar esta completamente vacía o no, si lo esta, simplemente la eliminará de lo contrario mostrará el siguiente diálogo advirtiendo que la hoja puede tener información 4 Cambiar nombre Existen varias alternativas para cambiar el nombre a una hoja de cálculo. Las más prácticas y fáciles de aprender son estas • Menú contextual.- De un clic secundario a la hoja a la que desea cambiar nombre y ejecute el comando cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre para la hoja de cálculo • Haga doble clic sobre la hoja a la cual se le cambiará el nombre, 5 Color de etiqueta A partir de la versión de Excel XP las hojas de cálculo se identifican por su nombre y ahora también por su color La forma más sencilla de cambiar el color de una etiqueta, es haciendo clic secundario sobre la etiqueta de hoja de cálculo Es conveniente mencionar que la hoja actual siempre aparecerá en color blanco. Esto es para indicar en cual hoja se esta trabajando. Una vez que se abandone una hoja, aparecerá con el color que se le haya asignado 6 Seleccionar • Para seleccionar una hoja sólo haga clic sobre la etiqueta de la hoja que desee • Para seleccionar varias hojas continuas, haga clic en la primera hoja y mantenga presionada la tecla shift y haga un clic en la última hoja a seleccionar • Paraseleccionar varias hojas no continuas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic sobre las etiquetas de las hojas que desea seleccionar Las hojas de cálculo se pueden seleccionar de forma múltiple para ejercer alguna acción en grupo. Por ejemplo, se podrán seleccionara varias hojas para eliminarlas al mismo tiempo, copiarlas, moverlas de lugar o bien para darles formatos específicos al mismo tiempo. Ejercicio: 1.- Abra un nuevo libro de Microsoft Excel 2.- Haga que aparezcan 4 hojas con los siguientes nombres ENERO, FEBRERO, MARZO, ABRIL 3.- Seleccione las cuatro hojas de manera múltiple 4.- Aplique el siguiente formato en una de las hojas. [pic] Se dará cuenta que lo que realice en una hoja se hará al mismo tiempo en todas. 7 Mover o copiar Mover: Copiar: De la misma forma Otro método para Mover o Copiar una hoja de cálculo es a través [pic] Este método permite mover o copiar hojas a otroslibros de trabajo 1.- De la primera lista desplegable, seleccione el archivo al cual Moverá o copiará la(s) hoja(s) de cálculo (En la parte inferior se indicará si se esta moviendo o copiando) 8 Filas 9 Seleccionar Existen varios métodos para seleccionar una fila, aquí mencionamos dos. Seleccionar una sola fila a) Utilizando el Mouse: De un clic sobre el número de fila a seleccionar b) Utilizando el teclado: Ubique el indicador de celda dentro de la fila que desea seleccionar y presione la tecla + Si desea seleccionar varias filas continuas a) Utilizando el Mouse: Haga un clic sobre el número de la primera fila, mantenga presionado el botón del Mouse mientras arrastra hacia arriba o abajo para seleccionar más filas. b) Utilizando el teclado: Una vez que se selecciona la primera fila, mantenga presionada la tecla mientras se seleccionan más filas con la flecha hacia arriba o hacia abajo. [pic] 10 Insertar Existen varios métodos para insertar nueva fila, si desea insertar varias al mismo tiempo solamente deberá seleccionarlas antes. a) Menú Insertar: De forma directa en el menú Insertar ejecute el comando filas b) Menú contextual: Haga clic con el botón secundario sobre el numero de la fila que desea quede libre, finalmente seleccione insertar c) Método abreviado: Por medio del teclado se utiliza la combinación de teclas (signo más En los métodos A y C debe considerarse que la fila donde se encuentra el indicador de celda es el lugar en elque se insertará una nueva fila. 11 Eliminar Para eliminar una fila a) Selecciona la fila o filas a eliminar b) Se abre el menú Edición y se ejecuta el comando Eliminar… Otros métodos sencillos para eliminar filas son: Para eliminar filas con el contextual a) Haga clic con el botón secundario del Mouse sobre el número de fila a eliminar b) Seleccione el comando Eliminar Para eliminar filas utilizando el teclado a) Seleccione la o las filas a eliminar b) Presione las teclas (signo menos) 12 Alto El alto de una fila se puede hacer de dos formas a) A través del Mouse: Coloque el indicador del Mouse justo en la parte inferior del número de la fila. Presione el botón primario b) Mediante el menú Formato por medio 13 Ocultar Ocultar una fila permite visualizar solamente los datos que nos interesan o bien solamente los datos que deseamos imprimir. Para ocultar filas a) Utilizando el menú contextual: Haga clic con el botón secundario sobre el número de la fila que se desea ocultar y enseguida seleccione el comando ocultar b) A través del menú formato: Una vez seleccionada la o las filas a ocultar abra el menú Formato y ejecute el comando Fila/Ocultar c) Mediante el teclado: Colóquese en la fila que desea ocultar y presione la tecla 14 Mostrar Para mostrar una fila,lo primero es seleccionar esa fila que esta oculta Ejemplo, si la fila 4 esta oculta, deberá seleccionar desde la fila tres hasta la fila cinco Otra forma de seleccionar la fila que esta oculta es a través del comando ir a o bien a través del cuadro de nombres Una vez que la fila o filas están seleccionadas puede mostrarlas a través de: a) Menú contextual: haciendo un clic con el botón secundario del Mouse sobre la fila que se desea mostrar b) Menú Formato, comando Fila después el comando Mostrar. c) Método de teclado: Presione las teclas [pic 15 Columnas 16 Seleccionar La forma más sencilla de seleccionar una columna es utilizando el Mouse. Simplemente haga un clic sobre el título de la columna. Seleccionar una columna Con el Mouse Haga clic sobre el título de la columna (letra de columna) que desea seleccionar Con teclado Presione la tecla + Varias columnas Con el Mouse Haga clic sobre el titulo de la primera columna; mantenga presionado el botón primario mientras se arrastra a la izquierda o a la derecha Con el teclado Presione + para seleccionar la primer columna, luego mantenga presionada la tecla mientras se arrastra con las flechas izquierda o derecha del teclado 17 Insertar Al momento de insertar una columna, la información de las columnas existentes se desplazan hacia el lado derecho, dejando libre el área donde actualmente se encuentra. Para insertar una sola columna Con elMouse Haga clic con el botón secundario del Mouse sobre el título de la columna donde desea la nueva columna y ejecute el comando Insertar Con el Teclado Seleccione la columna donde desea la nueva y presione Mediante menú Vaya al menú Insertar y ejecute el comando Columnas Para insertar varias columnas, se realiza el procedimiento anterior solo que antes se debe seleccionar la cantidad de columnas a insertar. [pic] Al insertar una nueva columna, ésta se inserta con las características de formato igual al de la columna al lado izquierdo 18 Eliminar Al momento de eliminar una columna, las columnas que se encuentran a la derecha se desplazan ocupando el lugar de la columna que se elimina. Mouse Haga clic con el botón secundario sobre el titulo de la columna. Después seleccione el comando Eliminar Teclado Después de seleccionar la columna a eliminar presione Menú Edición comando eliminar 19 Ocultar Se utiliza principalmente cuando se desea imprimir sólo parte de la información. Al ocultar columnas éstas no se imprimirán. Estudio de caso: Se tiene la siguiente información De la cual solamente se desea imprimir el nombre de la empresa, el contacto y su respectivo teléfono. Para esto de una forma muy sencilla se oculta cada columna que no se desea de la siguiente forma a) Seleccione la columna haciendo clic con el botón secundario delMouse b) Seleccione el comando Ocultar La columna A, E y F se ocultan de la misma forma. 20 Mostrar Para mostrar una columna, lo primero es seleccionar esa columna que esta oculta Puede seleccionar a través Para mostrar una columna Mouse A través Teclado Menú Formato/Columna/Mostrar 21 Celdas 22 Seleccionar La forma más sencilla para seleccionar celdas es a través del Mouse. Basta con mantener presionado el botón primario mientras se arrastra para comenzar a seleccionar celdas. Teclado Presione la tecla mientras con las flechas avanza la selección. Izquierda, derecha, Arriba o hacia abajo. Presione F8. Luego a través de las flechas, extienda la selección Mouse Mantenga presionado el botón primario mientras se arrastra 23 Insertar Ejemplo de caso Después de haber capturado información, se da cuenta que ha cometido un error en los números telefónicos. El teléfono de Martha Elizabeth Castro Loza debe ser 820 20 22, y todos los demás están recorridos. sQué debemos hacer? Lo mejor es insertar una celda en D5 haciendo que el resto de las celdas se recorra hacia abajo. [pic] Haga clic secundario sobre la celda D5 y seleccione el comando Insertar En este caso la información deberádesplazarse hacia abajo. Para insertar celdas mediante el teclado use 24 Eliminar Para eliminar celdas Menú Edición/Eliminar Teclado Mouse Contextual (haga clic secundario sobre la celda que desea eliminar Este es el dialogo que se presenta: 3 LA HOJA DE CÁLCULO 1 Tipo de datos a) Fecha Al capturar una fecha y desplazarse a otra celda, el dato de fecha normalmente se alinea a la derecha. Existen diferentes formas para capturar fechas en Excel, sin embargo hay que tener cuidado cuando se captura una fecha y los datos se quedan al lado izquierdo; pues pueden no ser interpretados correctamente sQué significa que las fechas se queden al lado izquierdo? [pic] Las fechas que están al lado izquierdo NO SON CONSIDERADAS b) Números Al igual que las fechas, estos se alinean al lado derecho de la celda. Se recomienda que no se capturen los números con puntos y comas salvo sea necesario para el caso de los decimales c) Fórmulas Al capturar fórmulas debe utilizar preferentemente el signo igual para que Excel considere esta entrada como una fórmula. Una vez capturada, en la celda solamente visualizará el resultado. d) Comentarios Son notas que normalmente no se imprimen Parainsertar un comentario, utilice el comando Comentario del menú Insertar 2 Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos Para evaluar la fórmula, Excel utiliza la llamada “Jerarquía de operadores”. Esta jerarquía determina cuales operaciones serán evaluadas primero y cuáles después. La siguiente tabla muestra la jerarquía de operadores aritméticos utilizada para evaluar fórmulas 1.- Paréntesis 2.- Multiplicación y/o División 3.- Suma y/o Resta Cuando en una fórmula se tienen operadores del mismo nivel de jerarquía, se resolverán de acuerdo a su aparición de izquierda a derecha. Ejemplos 5+3-2 = 6 5+(3-2) = 6 3+2*2= 7 (3+2)*2 = 10 6/2+5*2= 13 6/(2+5)*2 =1.71428 Observe el siguiente ejemplo de una fórmula en la que sólo se utilizan números. [pic] sCuál es la desventaja de este tipo de fórmulas? Comparar el ejemplo anterior con el siguiente en el que no se utilizan directamente números sino referencias de las celdas en las que se encuentran los números que deseamos sumar. [pic] Cuales son los beneficios al utilizar referencias de celda? Ejemplo: 3 Copiar fórmulas Al contar con los siguientes datos, uno pensaría en escribir una fórmula para cada alumno; sin embargo, después de escribir la primera fórmula, ésta se puede copiar y así terminar todo el cálculo de una forma simple y rápida. [pic] Copie la fórmulaarrastrando el cuadro de relleno Apunte al cuadro de relleno hasta que aparezca el Mouse con la siguiente figura Y enseguida arrastre hasta donde desea que se copie la fórmula Otra forma muy común es utilizando los comandos de copiar y pegar 4 Consolidar datos Permite reunir información que se encuentra en varias hojas y presentar un resumen. Se tienen varias hojas de cálculo. Las ventas de enero, febrero y marzo, con los mismos vendedores y lo que se pretende es obtener la suma de las ventas de los tres meses de cada vendedor. Ejemplo: Las ventas de Carlos Loza, en el primer trimestre son de 2,440 Para la consolidación de datos 1.- Colóquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas dónde deberán ir los resultados. [pic] Abra el menú datos y ejecute el comando consolidar en donde aparecerá el siguiente dialogo 1.- Se deberá seleccionar que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto, Contar números, Desvest) 2.- Referencia donde se encuentran los datos a resumir. En este ejemplo las referencias serían las ventas de cada mes, ventas de enero, ventas de febrero y ventas de marzo. Aquí se determina si la selección incluye o no lostítulos de columnas o bien la columna de conceptos ubicada normalmente al lado izquierdo de la información. 4 FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO 1 El diálogo celdas 1. Diferentes categorías para establecer el formato a lo seleccionado 2. Específica la cantidad de decimales a mostrar 3. El símbolo monetario que será utilizado en cada dato numérico de la selección 4. En caso de tener un número negativo, se define el formato con el que se presentará 1. Existen dos tipos de alineación, que al combinarse dan nueve alineaciones posibles. (alineación vertical, alineación horizontal) [pic] [pic] 2. El elemento orientación permite girar el texto que se encuentra seleccionado 1) Bordes preestablecidos a) Ninguno: Permite quitar los bordes al rango de celdas previamente seleccionado b) Contorno: Permite establecer un borde alrededor del rango de celdas previamente seleccionado c) Interior: Permite establecer bordes a todas las celdas al interior del rango seleccionado 2) Existen diferentes tipos de bordes los cuales se aplican a la celda o rango de celdas seleccionadas. Existen bordes: 3) Lista de estilos para los bordes 4) Color del borde. 2 Ordenar listas Existen dos formas de ordenar una lista. La primera es a través de de los botones en la barra de herramientas estándar y la segunda es pormedio [pic] [pic] [pic] Ordenar una lista en orden Ascendente Ordenar una lista en orden Descendente Ordenar una lista de datos con estos botones es la forma más sencilla. Pues basta con colocarse en alguna celda de la columna que se utilizará como base para ordenar toda la lista y hacer clic en el botón correspondiente Para ordenar la siguiente lista por nombre del alumno, basta colocarse en alguna celda de la columna “A” que sea parte de la lista de datos y utilizar alguno de los botones para ordenar. [pic] Si usted selecciona información parcialmente, Excel mostrará un mensaje Si se realiza la ordenación de esta forma, simplemente ordenaría los nombres dejando las calificaciones intactas lo que podría ocasionar un grave error pues les estaría cambiando todas las calificaciones a los alumnos. En versiones anteriores de Excel esta advertencia no aparecía por lo que se tenía que actuar con mucha precaución al ordenar listas. Caso de estudio En la siguiente lista, existen varios alumnos con el apellido paterno igual. Al ordenar por apellido paterno sQuién debe ir primero? [pic] Obviamente se define mediante el apellido materno, esto lo podemos hacer mediante el comando ordenar [pic] 3 Autoformato a hojas de cálculo Permite ahorrar tiempo al momento de darle presentación a nuestro trabajo. 1.- Seleccione el rango al que deseadar formato (Pueden ser celdas continuas o discontinuas). Enseguida abra el menú formato y seleccione el comando autoformato Aparece cuadro de diálogo autoformato el cual le permitirá seleccionar entre una serie de formatos. El objetivo es que la información seleccionada tome uno de estos formatos. [pic] [pic] 5 VISTA PREVIA Antes de mandar imprimir es de suma importancia analizar [pic] [pic] 1 Botón siguiente Estará activo solamente si existe más de una página por imprimir. Este botón nos lleva a la página siguiente. 2 Botón anterior Estará activo solamente si la página es diferente de 1. Este botón nos lleva a la página anterior. 3 Botón zoom Permite hacer un acercamiento a la información que se imprimirá. 4 Diálogo Configurar página 5 Escala Se puede colocar del 10 al 400% tomando como referencia que menos de 100 es una reducción al momento de mandar imprimir y más de 100 es una ampliación. 6 Tamaño de papel Aquí se debe especificar el tamaño 7 Ficha Márgenes 8 Distancia entre el borde superior de la hoja y el lugar donde se desea que comience a escribirse. 9 InferiorDistancia entre el borde inferior de la hoja y el último lugar donde aparece texto. 10 Derecho Distancia del borde derecho del papel y lugar donde se alinea el texto 11 Izquierdo Distancia del borde izquierdo del papel y lugar donde se alinea el texto 12 Encabezado Distancia medida desde el borde superior para ubicar una leyenda de encabezado de página en todas las páginas 13 Pie de página Distancia medida desde el borde inferior para ubicar una leyenda de pie de página en todas las páginas 14 Centrar en la página Usted puede activar las casillas correspondientes para que la información se centre en la pagina de manera vertical o bien horizontalmente. 15 La ficha Encabezado y pie de página 16 Preestablecidos por Excel Microsoft Excel tiene una lista de encabezados y pies de página predefinidos. Puede elegir uno de estos o bien crear su propio encabezado o pie de página. Ninguno Página # Página # de # Hoja1 Nombre de usuario, Fecha actual, página # . . 17 Personalizar encabezado y pie de página Formato al texto: Se deberá seleccionar el texto antes de presionar el botón Imprime el número de página actual. [pic] Imprime el número total de páginas Imprime la fecha actual Imprime la hora actual Imprime la ruta donde esta guardado el archivo que se esta imprimiendo Imprime el nombre del archivo que se esta imprimiendo. [pic] Imprime el nombre de la etiqueta de hoja decálculo que se esta imprimiendo. [pic] Permite insertar una imagen desde un archivo Este botón se activa cuando inserta una imagen dentro Antes de hacer clic en cualquier botón de los anteriormente explicados, deberá ubicar el cursor en la sección donde se desea que tenga efecto. Principalmente determinan la alineación. [pic] 18 La ficha hoja 19 Área de impresión En este lugar se escribe el rango de celdas que se desea imprimir. Se utiliza principalmente cuando se desea imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo. Una alternativa rápida para modificar este rango es mediante el menú Archivo/Área de Impresión 20 Imprimir títulos Si tiene una lista de información extensa cuyas primeras filas hacen la función de encabezado de columna y desea que esas filas se repitan en cada una de las hojas cuando se imprima esa lista, escriba aquí el rango de filas que desea se repita en cada hoja. La opción anterior funciona bien cuando se tiene una lista de información que se “extiende hacia abajo”. Pero si la información que va a imprimir “se extiende hacia la derecha” tal vez lo que desee que se repita en cada hoja impresa sean ciertas columnas que hacen la función de encabezado de fila. Escriba aquí el rango de columnas que desea se repitan en cada hoja impresa. 21 Líneas de división Se refiere a la cuadricula que Excel tiene. Se puede imprimir un documento con líneas de división o sinellas. Ejemplo de impresión con filas de división Ejemplo de impresión sin líneas de división 22 Blanco y negro Si esta opción se encuentra activa imprimirá en blanco y negro de lo contrario utilizará los colores.. 23 Calidad de borrador Activar esta opción le permite ahorrar tinta. Sobre todo en impresoras de color. Puede ser para trabajos que normalmente son para revisión. 24 Títulos de filas y columnas Hace que aparezcan o no los títulos de columnas (letras) y los números de filas Ejemplo de impresión con títulos de fila y columnas Ejemplo de impresión sin títulos de fila y columnas 25 Inserción y eliminación de saltos de página Provocar un salto de página al momento de imprimir es algo muy sencillo, simplemente ubíquese en la fila o celda en donde desea el salto. Abra el menú Insertar y ejecute el comando salto de página. Por ejemplo, si desea la siguiente lista se imprimirá en dos páginas, y precisamente que una página termine en determinada fila, con el comando salto de página usted lo puede provocar. Basta con colocarse en la parte inferior donde desea tal separación Inmediatamente aparece una línea punteada. El comando Salto de página cambia por Quitar salto de página en el mismo menú 26 Establecer/Borrar área de impresión El área de impresión es de gran utilidad cuando se desea imprimir solamente una parte de la información. Estecomando se encuentra en el menú Archivo. 1. Seleccione el área que desea establecer 2. Abra el menú Archivo 3. Seleccione el comando Área de impresión/ Establecer área de impresión 27 Uso de la vista previa de página web Este comando se encuentra en el menú Archivo, y convierte la información a un formato que pueda ser visible en Internet a través de un explorador. Así se aprecia cuando se utiliza esta vista. [pic] 6 FUNCIONES BÁSiCAS Una función en Microsoft Excel es una fórmula simplificada. Cada función tiene su propia sintaxis (la forma de cómo debe escribirse Al conocer la sintaxis de cada función se sabe la forma de utilizarla. =Nombre_de_Función(Argumentos) • Cada función debe iniciar con el signo igual. Si se utilizan dos o más funciones en la misma línea entonces con un sólo signo es suficiente. • Toda función debe tener un nombre, el cual nunca estará separado por espacios y siempre tiene que escribirse tal cual. • Nunca le deben faltar paréntesis • La parte que varía siempre de acuerdo a la función es lo que se escribe dentro de los paréntesis, es decir los argumentos. o Existen diferentes tipos de argumentos a–S Numéricos 5, 8, 54, 6 a–S De referencia de celda A6, F9, H8, J9 a–S Rango A1:A20 a–S Combinados A1:A20, D9, H10, 67 a–S Texto a–S Fechaa–S Lógicos a–S Más funciones. 1 Ahora Esta unción no tiene argumentos sCuál será su sintaxis? sCómo debe de emplearse? Su objetivo principal es colocar la fecha y hora [pic] 2 Hoy Objetivo: Imprime la fecha actual (solamente la fecha) No tiene argumentos. sCuál será su sintaxis? 3 Suma Objetivo: Suma todos los números de un rango Sintaxis: =Suma(Numero1, Numero2, Numero3…) El número que se desea que se sume, puede ser identificado a través de una referencia de celda o bien mediante un rango de celdas al momento de tratarse de varios números Ejemplos: =Suma(15,30,50) El resultado es 95 y se utilizó en los argumentos datos numéricos. =Suma(A1,A4,A6) El resultado es 102 y se utilizó como argumentos referencias de celdas A1 que contiene un 25 A4 que contiene un 42 A6 que contiene un 35 La suma es 102 =Suma(A1:A6) El resultado es 267 utilizando un solo argumento de tipo rango Más ejemplos =SUMA(A1:C1) =SUMA(A1:C6) sCuál es la diferencia entre estas dos funciones? =SUMA(A1:A10) =SUMA(A1,A10) 4 Max Objetivo: Determinar cual es el valor máximo de una serie de números Sintaxis: =MAX(Numero1, Numero2, Numero3,…) =MAX(A1:C6) sCual es el número más grande? 5 Min Objetivo: Determinar cual es el valor mínimo de una serie de números Sintaxis: =MIN(Numero1, Numero2, Numero3,…) =MIN(A1:C6) sCuál será el valor más inferior? 6 Promedio Objetivo: Determinar cual es el promedio de una lista de números (esta función suma y divide entre el número de elementos seleccionados) Sintaxis: =PROMEDIO(Numero1, Numero2, Numero3,…) =PROMEDIO(A1:A35) =PROMEDIO(B1:B6) =PROMEDIO(A1:C1) 7 Contar Objetivo: Determinar cuántos datos de tipo numérico existen en el rango de celdas indicado en los argumentos Sintaxis: =CONTAR(Ref1, Ref2, Ref3…) Ejemplo: =CONTAR(A1:A6) Si en este rango aparecen datos que no son numéricos, estos no serán contemplados. 8 Contara Objetivo: Determinar cuántas celdas se encuentran ocupadas con datos de cualquier tipo. Sintaxis: =CONTARA(Ref1, Ref2, Ref3…) Ejemplo: =CONTARA(A1:A6) Si en este rango existen celdas vacías, estas no se consideran 9 Si Objetivo. Permite crear formulas, texto, números condicionales. Sintaxis: =SI(Prueba_Lógica, Valor_Si_Verdadero, Valor_Si_Falso) Prueba_Lógica se refiere a la condición que se desea comprobar Valor_Si_Verdadero Aquí se coloca el valor que se devolverá si la condición se cumple Valor_Si_Falso Aquí se coloca el valor que se devolverá si la condición no se cumple Ejemplos. [pic] =Si(A1>A2,”Correcto”,”Incorrecto”) Si 15 es mayor que 9 entonces devuelve correcto CORRECTO =Si(A5130, 1, 2) Si la suma de 15+9+8+30+60 es mayor que 130 entonces devuelve el número 1 2 =Si(C2>=6,”Aprobado”,”Reprobado”) =SI(C2 Política de privacidad |
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