MÓDULO 3
Microsoft Excel 2003 core
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TABLA DE CONTENIDO
3.1. IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO 4
3.1.1. Cuadro de nombres . Barra de fórmulas . Columnas 4
3.1.4. Filas 4
3.1.5. Celdas 4
3.1.6. Etiquetas de hoja de cálculo . Botones de desplazamiento . Barra de estado . Área de autocalcular 5
3.2. MANEJO DEL ENTORNO 6
3.2.1. Hoja de cálculo . Insertar 6
3.2.3. Eliminar 6
3.2.4. Cambiar nombre . Color de etiqueta . Seleccionar 8
3.2.7. Mover o copiar . Filas 10
3.2.8.1. Seleccionar 10
3.2.8.2. Insertar 10
3.2.8.3. Eliminar 11
3.2.8.4. Alto 11
3.2.8.5. Ocultar 12
3.2.8.6. Mostrar 12
3.2.9. Columnas 13
3.2.9.1. Seleccionar 13
3.2.9.2. Insertar 14
3.2.9.3. Eliminar 14
3.2.9.4. Ocultar 15
3.2.9.5. Mostrar 15
3.2.10. Celdas 16
3.2.10.1. Seleccionar 16
3.2.10.2. Insertar 17
3.2.10.3. Eliminar 18
3.3. LA HOJA DE CÁLCULO 18
3.3.1. Tipo de datos . Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos 19
3.3.3.Copiar fórmulas . Consolidar datos 22
3.4. FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO 24
3.4.1. El diálogo celdas . Ordenar listas . Autoformato a hojas de cálculo 29
3.5. VISTA PREVIA 30
3.5.1. Botón siguiente . Botón anterior 31
3.5.3. Botón zoom . Diálogo Configurar página . Escala 31
3.5.4.2. Tamaño de papel . Ficha Márgenes 32
3.5.5.1. Superior 32
3.5.5.2. Inferior 32
3.5.5.3. Derecho 32
3.5.5.4. Izquierdo 32
3.5.5.5. Encabezado 32
3.5.5.6. Pie de página . Centrar en la página . La ficha Encabezado y pie de página . Preestablecidos por Excel . Personalizar encabezado y pie de página . La ficha hoja . Área de impresión . Imprimir títulos . Líneas de división . Blanco y negro 36
3.5.7.5. Calidad de borrador . Títulos de filas y columnas . Inserción y eliminación de saltos de página . Establecer/Borrar área de impresión . Uso de la vista previa de página web 38
3.6. FUNCIONES BÁSiCAS 39
3.6.1. Ahora 39
3.6.2. Hoy . Suma 39
3.6.4. Max 41
3.6.5. Min . Promedio 41
3.6.7. Contar 42
3.6.8. Contara 42
3.6.9. Si 42
3.7. USO DE PLANTILLAS 44
3.7.1.sQué es una plantilla? Uso de las plantillas incorporadas 44
3.7.3. Creación de una plantilla nueva 46
3.8. MICROSOFT GRAPH 47
3.8.1. Identificación de elementos . Conceptos básicos . Asistente para gráficos 48
3.9. HERRAMIENTAS DE USO GENERAL 56
3.9.1. Inmovilizar paneles . Cambiar configuración del zoom 57
3.10.MANEJO DE IMÁGENES 58
3.10.1. Insertar, Mover y Eliminar un objeto 58
3.10.2. Barra de herramientas imagen . Color . Más contraste . Menos contraste . Más brillo . Menos brillo . Recortar 62
3.10.2.7. Girar 90 grados a la izquierda. Estilo de línea . Definir color transparente . Reestablecer imagen . Cuadros de texto . Autoformas 64
3.10.4.1. Líneas 65
3.10.4.2. Formas básicas . Flechas de bloque . Diagrama de flujo . Cintas y estrellas . Llamadas 67
3.11. Herramientas de uso general 68
3.11.1. Ir a una celda específica . Portapapeles de Office 69
3.11.3. Crear hipervínculos . Guardar como página Web 71
3.11.5. Copiar Formato 72
3.11.6. Definir, Aplicar y Eliminar un estilo 73
1 IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
1Cuadro de nombres
Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo,
seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de
los nombres definidos en el libro de trabajo.
2 Barra de fórmulas
Permite el acceso al contenido de una celda para su edición
Se debe considerar como
algo muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y
comentarios.
3 Columnas
Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; Una hoja de
cálculo cuenta con 256 columnas que se identifican de la letra A a la IV.
4 Filas
Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la
65536.
5 Celdas
Se le llama celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada
celda tiene un nombre que la identifica por la letra
de la columna y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14)
[pic]
6 Etiquetas de hoja de cálculo
Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través de las hojas. Se
activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual son tantas que
no alcanzan a verse todas en el área de hojas
7 Botones de desplazamiento
8 Barra de estado
Es a través de la barra de estado que Excel notifica de algunas acciones
realizadas. Por ejemplo al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq num,
bien al momento de copiar información se podrá apreciar el mensaje “Seleccione
el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre otrosmensajes que dependen de
las acciones que se estén ejecutando.
9 Área de autocalcular
Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las
operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio,
Cuenta, Cuenta números, Máximo, Mínimo.
2 MANEJO DEL ENTORNO
1 Hoja de cálculo
Un libro nuevo de Microsoft Excel de manera
predeterminada presenta tres hojas de cálculo. Si lo desea, puede modificar
esto aplicando el siguiente procedimiento
1.- Abra el menú Herramientas
2.- Seleccione el comando Opciones
3.- Seleccione la Ficha General
4.- Modifique la opción Número de hojas en un nuevo libro
Considere que esto sólo afectará a los libros nuevos. Sin embargo, una vez
creado un libro puede agregar o eliminar hojas.
2 Insertar
Aunque existen diferentes formas de agregar nuevas hojas de cálculo trataremos
de abordar las más prácticas y sencillas
• Abra el menú Insertar y seleccione el comando Hoja de cálculo
• Menú contextual: Haga clic con el botón secundario del
Mouse sobre una de las etiquetas de hoja de cálculo, cuando aparezca el menú
contextual seleccione el comando Insertar
[pic]
• A través de una combinación de teclas
3 Eliminar
La eliminación de hojas de cálculo se puede realizar de dos formas
• A través del
comando Eliminar Hoja que se encuentra en el menú Edición. La hoja que se
elimina es la hoja actual o la que sea seleccionada
• Por medio del menú contextual.- Hacer clic con el botónsecundario del Mouse
sobre la etiqueta de la hoja de cálculo que se desea eliminar y seleccionar el
comando Eliminar
Microsoft Excel verifica si la hoja que se intenta eliminar esta completamente
vacía o no, si lo esta, simplemente la eliminará de lo contrario mostrará el
siguiente diálogo advirtiendo que la hoja puede tener información
4 Cambiar nombre
Existen varias alternativas para cambiar el nombre a una hoja de cálculo. Las
más prácticas y fáciles de aprender son estas
• Menú contextual.- De un clic secundario a la hoja a la que desea cambiar
nombre y ejecute el comando cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre para la
hoja de cálculo
• Haga doble clic sobre la hoja a la cual se le cambiará el nombre,
5 Color de etiqueta
A partir de la versión de Excel XP las hojas de cálculo se identifican por su
nombre y ahora también por su color
La forma más sencilla de cambiar el color de una etiqueta, es haciendo clic
secundario sobre la etiqueta de hoja de cálculo
Es conveniente mencionar que la hoja actual siempre aparecerá en color blanco. Esto es para indicar en cual hoja se esta trabajando. Una
vez que se abandone una hoja, aparecerá con el color que se le haya asignado
6 Seleccionar
• Para seleccionar una hoja sólo haga clic sobre la etiqueta de la hoja que
desee
• Para seleccionar varias hojas continuas, haga clic en la primera hoja y
mantenga presionada la tecla shift y haga un clic en la última hoja a
seleccionar
• Paraseleccionar varias hojas no continuas, mantenga presionada la tecla CTRL
mientras hace clic sobre las etiquetas de las hojas que desea seleccionar
Las hojas de cálculo se pueden seleccionar de forma múltiple para ejercer
alguna acción en grupo. Por ejemplo, se podrán seleccionara
varias hojas para eliminarlas al mismo tiempo, copiarlas, moverlas de lugar o
bien para darles formatos específicos al mismo tiempo.
Ejercicio:
1.- Abra un nuevo libro de Microsoft Excel
2.- Haga que aparezcan 4 hojas con los siguientes nombres ENERO, FEBRERO,
MARZO, ABRIL
3.- Seleccione las cuatro hojas de manera múltiple
4.- Aplique el siguiente formato en una de las hojas.
[pic]
Se dará cuenta que lo que realice en una hoja se hará al
mismo tiempo en todas.
7 Mover o copiar
Mover: Para cambiar de posición una hoja de
cálculo existe un método muy sencillo, consiste en
arrastrar la hoja a la nueva posición. (Coloque el Mouse sobre la etiqueta de
la hoja que desea mover, mantenga presionado el botón primario mientras
arrastra la etiqueta de la hoja a la nueva posición)
Copiar: De la misma forma como se mueve una hoja, solo que
deberá presionar también la tecla Control. Con esto hará una copia en lugar de
simplemente cambiar de posición.
Otro método para Mover o Copiar una hoja de cálculo es a través del
menú contextual, este aparecerá una vez que presione el botón secundario del
Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea ya sea mover o copiar.
[pic]
Este método permite mover o copiar hojas a otroslibros de trabajo
1.- De la primera lista desplegable, seleccione el archivo al cual
Moverá o copiará la(s) hoja(s) de cálculo (En la parte inferior se
indicará si se esta moviendo o copiando)
8 Filas
9 Seleccionar
Existen varios métodos para seleccionar una fila, aquí mencionamos dos.
Seleccionar una sola fila
a) Utilizando el Mouse: De un clic sobre el número de fila a seleccionar
b) Utilizando el teclado: Ubique el indicador de celda dentro de la fila que desea
seleccionar y presione la tecla +
Si desea seleccionar varias filas continuas
a) Utilizando el Mouse: Haga un clic sobre el número de la primera fila,
mantenga presionado el botón del Mouse mientras arrastra hacia arriba o abajo
para seleccionar más filas.
b) Utilizando el teclado: Una vez que se selecciona la primera fila, mantenga
presionada la tecla mientras se seleccionan más filas con la flecha hacia
arriba o hacia abajo.
[pic]
10 Insertar
Existen varios métodos para insertar nueva fila, si desea insertar varias al
mismo tiempo solamente deberá seleccionarlas antes.
a) Menú Insertar: De forma directa en el menú Insertar ejecute el comando filas
b) Menú contextual: Haga clic con el botón secundario sobre el numero de la
fila que desea quede libre, finalmente seleccione insertar
c) Método abreviado: Por medio del teclado se utiliza la combinación de teclas
(signo más
En los métodos A y C debe considerarse que la fila donde se encuentra el
indicador de celda es el lugar en elque se insertará una nueva fila.
11 Eliminar
Para eliminar una fila
a) Selecciona la fila o filas a eliminar
b) Se abre el menú Edición y se ejecuta el comando Eliminar…
Otros métodos sencillos para eliminar filas son:
Para eliminar filas con el contextual
a) Haga clic con el botón secundario del Mouse sobre el número de fila a
eliminar
b) Seleccione el comando Eliminar
Para eliminar filas utilizando el teclado
a) Seleccione la o las filas a eliminar
b) Presione las teclas (signo menos)
12 Alto
El alto de una fila se puede hacer de dos formas
a) A través del Mouse: Coloque el indicador del Mouse justo en la parte
inferior del número de la fila. Presione el botón primario del
Mouse mientras arrastra hacia arriba (reducir alto) o hacia abajo (aumentar
alto
b) Mediante el menú Formato por medio del
comando Fila/Alto
13 Ocultar
Ocultar una fila permite visualizar solamente los datos que nos interesan o
bien solamente los datos que deseamos imprimir.
Para ocultar filas
a) Utilizando el menú contextual: Haga clic con el botón secundario sobre el
número de la fila que se desea ocultar y enseguida seleccione el comando
ocultar
b) A través del menú formato: Una vez seleccionada la o las filas a ocultar
abra el menú Formato y ejecute el comando Fila/Ocultar
c) Mediante el teclado: Colóquese en la fila que desea ocultar y presione la
tecla
14 Mostrar
Para mostrar una fila,lo primero es seleccionar esa fila que esta oculta
Ejemplo, si la fila 4 esta oculta, deberá seleccionar desde la fila tres hasta
la fila cinco
Otra forma de seleccionar la fila que esta oculta es a través del comando ir a
o bien a través del cuadro de nombres
Una vez que la fila o filas están seleccionadas puede mostrarlas a través de:
a) Menú contextual: haciendo un clic con el botón secundario del Mouse sobre la
fila que se desea mostrar
b) Menú Formato, comando Fila después el comando Mostrar.
c) Método de teclado: Presione las teclas
[pic
15 Columnas
16 Seleccionar
La forma más sencilla de seleccionar una columna es utilizando el Mouse.
Simplemente haga un clic sobre el título de la
columna.
Seleccionar una columna
Con el Mouse Haga clic sobre el título de la columna (letra de columna) que
desea
seleccionar
Con teclado Presione la tecla +
Varias columnas
Con el Mouse Haga clic sobre el titulo de la primera columna; mantenga
presionado el botón primario mientras se arrastra a la izquierda o a la derecha
Con el teclado Presione + para seleccionar la primer columna, luego mantenga
presionada la tecla mientras se arrastra con las flechas izquierda o derecha
del teclado
17 Insertar
Al momento de insertar una columna, la información de las columnas existentes
se desplazan hacia el lado derecho, dejando libre el área donde actualmente se
encuentra.
Para insertar una sola columna
Con elMouse Haga clic con el botón secundario del Mouse sobre el título de la
columna donde desea la nueva columna y ejecute el comando Insertar
Con el Teclado Seleccione la columna donde desea la nueva y presione
Mediante menú Vaya al menú Insertar y ejecute el comando Columnas
Para insertar varias columnas, se realiza el procedimiento anterior solo que
antes se debe seleccionar la cantidad de columnas a insertar.
[pic]
Al insertar una nueva columna, ésta se inserta con las características de
formato igual al de la columna al lado izquierdo
18 Eliminar
Al momento de eliminar una columna, las columnas que se encuentran a la derecha
se desplazan ocupando el lugar de la columna que se elimina.
Para eliminar una columna
Mouse Haga clic con el botón secundario sobre el titulo de la columna. Después
seleccione el comando Eliminar
Teclado Después de seleccionar la columna a eliminar
presione
Menú Edición comando eliminar
19 Ocultar
Se utiliza principalmente cuando se desea imprimir sólo parte de la
información. Al ocultar columnas éstas no se imprimirán.
Estudio de caso: Se tiene la siguiente información
De la cual solamente se desea imprimir el nombre de la empresa, el contacto y
su respectivo teléfono. Para esto de una forma muy sencilla se oculta cada
columna que no se desea de la siguiente forma
Para ocultar el No. Control que no es
requerido en el informe
a) Seleccione la columna haciendo clic con el botón secundario delMouse
b) Seleccione el comando Ocultar
La columna A, E y F se ocultan de la misma forma.
20 Mostrar
Para mostrar una columna, lo primero es seleccionar esa columna que esta oculta
Puede seleccionar a través del cuadro de nombres, mediante el
comando Ir a… o bien seleccionando una columna antes y una después.
Para mostrar una columna
Mouse A través del
menú contextual
Teclado
Menú Formato/Columna/Mostrar
21 Celdas
22 Seleccionar
La forma más sencilla para seleccionar celdas es a través del Mouse. Basta con
mantener presionado el botón primario mientras se arrastra para comenzar a
seleccionar celdas.
Para seleccionar celdas
Teclado Presione la tecla mientras con las flechas avanza la selección. Izquierda, derecha, Arriba o hacia abajo.
Presione F8. Luego a través de las flechas, extienda la selección
Mouse Mantenga presionado el botón primario mientras se arrastra
23 Insertar
Ejemplo de caso
Después de haber capturado información, se da cuenta que ha cometido un error
en los números telefónicos.
El teléfono de Martha Elizabeth Castro Loza debe ser 820 20
22, y todos los demás están recorridos.
sQué debemos hacer?
Lo mejor es insertar una celda en D5 haciendo que el resto de las celdas se
recorra hacia abajo.
[pic]
Haga clic secundario sobre la celda D5 y seleccione el comando Insertar
En este caso la información deberádesplazarse hacia abajo.
Para insertar celdas mediante el teclado use
24 Eliminar
Para eliminar celdas
Menú Edición/Eliminar
Teclado
Mouse Contextual (haga clic secundario sobre la celda que desea eliminar
Este es el dialogo que se presenta:
3 LA HOJA DE CÁLCULO
1 Tipo de datos
a) Fecha
Al capturar una fecha y desplazarse a otra celda, el dato de fecha normalmente
se alinea a la derecha.
Existen diferentes formas para capturar fechas en Excel, sin embargo hay que
tener cuidado cuando se captura una fecha y los datos se quedan al lado
izquierdo; pues pueden no ser interpretados correctamente como una fecha por
Excel.
sQué significa que las fechas se queden al lado izquierdo?
[pic]
Las fechas que están al lado izquierdo NO SON CONSIDERADAS como fechas y al
momento de solicitar en un informe que se filtre determinado período de fechas
puede obtener resultados erróneos.
b) Números
Al igual que las fechas, estos se alinean al lado derecho de la celda. Se
recomienda que no se capturen los números con puntos y comas salvo sea
necesario para el caso de los decimales
c) Fórmulas
Al capturar fórmulas debe utilizar preferentemente el signo igual para que
Excel considere esta entrada como una fórmula. Una vez
capturada, en la celda solamente visualizará el resultado.
d) Comentarios
Son notas que normalmente no se imprimen
Parainsertar un comentario, utilice el comando Comentario del menú Insertar
2 Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos
Para evaluar la fórmula, Excel utiliza la llamada “Jerarquía de operadores”.
Esta jerarquía determina cuales operaciones serán evaluadas
primero y cuáles después.
La siguiente tabla muestra la jerarquía de operadores aritméticos utilizada
para evaluar fórmulas
1.- Paréntesis
2.- Multiplicación y/o División
3.- Suma y/o Resta
Cuando en una fórmula se tienen operadores del mismo nivel de jerarquía, se
resolverán de acuerdo a su aparición de izquierda a derecha.
Ejemplos
5+3-2 = 6 5+(3-2) = 6
3+2*2= 7 (3+2)*2 = 10
6/2+5*2= 13 6/(2+5)*2 =1.71428
Observe el siguiente ejemplo de una fórmula en la que sólo se utilizan números.
[pic]
sCuál es la desventaja de este tipo de fórmulas?
Comparar el ejemplo anterior con el siguiente en el que no se
utilizan directamente números sino referencias de las celdas en las que se
encuentran los números que deseamos sumar.
[pic]
Cuales son los beneficios al utilizar referencias de celda?
Ejemplo:
3 Copiar fórmulas
Al contar con los siguientes datos, uno pensaría en escribir una fórmula para
cada alumno; sin embargo, después de escribir la primera fórmula, ésta se puede
copiar y así terminar todo el cálculo de una forma simple y rápida.
[pic]
Copie la fórmulaarrastrando el cuadro de relleno
Para que Excel copie una fórmula requiere de
una muestra, luego simplemente hay que arrastrar el cuadro de relleno.
Apunte al cuadro de relleno hasta que aparezca el Mouse con la siguiente figura
Y enseguida arrastre hasta donde desea que se copie la fórmula
Otra forma muy común es utilizando los comandos de copiar y pegar
4 Consolidar datos
Permite reunir información que se encuentra en varias hojas y presentar un
resumen. Para explicar más sobre la
consolidación de datos se mostrará un ejemplo
Se tienen varias hojas de cálculo. Las ventas de enero, febrero y marzo, con
los mismos vendedores y lo que se pretende es obtener la suma de las ventas de
los tres meses de cada vendedor.
Ejemplo: Las ventas de Carlos Loza, en el primer trimestre son de 2,440
Para la consolidación de datos
1.- Colóquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas
dónde deberán ir los resultados.
[pic]
Abra el menú datos y ejecute el comando consolidar
en donde aparecerá el siguiente dialogo
1.- Se deberá seleccionar que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta, Promedio,
Max, Min, Producto, Contar números, Desvest)
2.- Referencia donde se encuentran los datos a resumir. En este
ejemplo las referencias serían las ventas de cada mes, ventas de enero, ventas
de febrero y ventas de marzo.
Aquí se determina si la selección incluye o no
lostítulos de columnas o bien la columna de conceptos ubicada normalmente al
lado izquierdo de la información.
4 FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO
1 El diálogo celdas
1. Diferentes categorías para establecer el formato a lo
seleccionado
2. Específica la cantidad de decimales a mostrar
3. El símbolo monetario que será utilizado en cada
dato numérico de la selección
4. En caso de tener un número negativo, se define el formato con el que
se presentará
1. Existen dos tipos de alineación, que al combinarse dan
nueve alineaciones posibles. (alineación
vertical, alineación horizontal)
[pic]
[pic]
2. El elemento orientación permite girar el texto que se encuentra seleccionado
1) Bordes preestablecidos
a) Ninguno: Permite quitar los bordes al rango de celdas previamente
seleccionado
b) Contorno: Permite establecer un borde alrededor del rango de celdas
previamente seleccionado
c) Interior: Permite establecer bordes a todas las celdas al interior del rango
seleccionado
2) Existen diferentes tipos de bordes los cuales se aplican a la celda o rango
de celdas seleccionadas.
Existen bordes: Superior,
inferior, izquierdo, derecho, en diagonal. Seleccione el tipo de borde que
desea
3) Lista de estilos para los bordes
4) Color del borde.
2 Ordenar listas
Existen dos formas de ordenar una lista. La primera es a través de de
los botones en la barra de herramientas estándar y la segunda es pormedio del
comando ordenar que se encuentra en el menú datos.
[pic]
[pic]
[pic] Ordenar una lista en orden Ascendente
Ordenar una lista en orden Descendente
Ordenar una lista de datos con estos botones es la forma más sencilla. Pues
basta con colocarse en alguna celda de la columna que se utilizará como base
para ordenar toda la lista y hacer clic en el botón correspondiente
Para ordenar la siguiente lista por nombre del alumno, basta colocarse en
alguna celda de la columna “A” que sea parte de la lista de datos y utilizar
alguno de los botones para ordenar.
[pic]
Si usted selecciona información parcialmente, Excel mostrará un mensaje
Si se realiza la ordenación de esta forma, simplemente ordenaría los nombres
dejando las calificaciones intactas lo que podría ocasionar un grave error pues
les estaría cambiando todas las calificaciones a los alumnos.
En versiones anteriores de Excel esta advertencia no aparecía
por lo que se tenía que actuar con mucha precaución al ordenar listas.
Caso de estudio
En la siguiente lista, existen varios alumnos con el apellido paterno igual. Al ordenar por apellido paterno
sQuién debe ir primero?
[pic]
Obviamente se define mediante el apellido materno, esto lo podemos hacer
mediante el comando ordenar del menú datos.
[pic]
3 Autoformato a hojas de cálculo
Permite ahorrar tiempo al momento de darle presentación a nuestro trabajo.
Para aplicar un autoformato
1.- Seleccione el rango al que deseadar formato (Pueden ser celdas continuas o
discontinuas).
Enseguida abra el menú formato y seleccione el
comando autoformato
Aparece cuadro de diálogo autoformato el cual le permitirá seleccionar entre
una serie de formatos. El objetivo es que la información
seleccionada tome uno de estos formatos.
[pic]
[pic]
5 VISTA PREVIA
Antes de mandar imprimir es de suma importancia analizar como se verá impreso el documento. El comando vista previa no funciona si no se cuenta con una
impresora instalada.
[pic]
[pic]
1 Botón siguiente
Estará activo solamente si existe más de una página por imprimir. Este botón nos lleva a la página siguiente.
2 Botón anterior
Para que este botón
se active, deberá estar en la página 2 o posterior ya que nos regresa de
página.
Estará activo solamente si la página es diferente de 1.
Este botón nos lleva a la página anterior.
3 Botón zoom
Permite hacer un acercamiento a la información que se
imprimirá.
4 Diálogo Configurar página
5 Escala
Se puede colocar del 10 al 400% tomando como referencia que menos de 100 es una
reducción al momento de mandar imprimir y más de 100 es una ampliación.
6 Tamaño de papel
Aquí se debe especificar el tamaño del papel en el cual se imprimirá.
Puede seleccionar tamaño carta, oficio o alguna otra.
7 Ficha Márgenes
8 Superior
Distancia entre el borde superior de la hoja y el lugar donde se desea que
comience a escribirse.
9 InferiorDistancia entre el borde inferior de la hoja y el
último lugar donde aparece texto.
10 Derecho
Distancia del borde derecho del papel y lugar donde se alinea el texto
11 Izquierdo
Distancia del borde izquierdo del papel y lugar donde se alinea el texto
12 Encabezado
Distancia medida desde el borde superior para ubicar una leyenda de encabezado
de página en todas las páginas
13 Pie de página
Distancia medida desde el borde inferior para ubicar una leyenda de pie de
página en todas las páginas
14 Centrar en la página
Usted puede activar las casillas correspondientes para que la información se
centre en la pagina de manera vertical o bien horizontalmente.
15 La ficha Encabezado y pie de página
16 Preestablecidos por Excel
Microsoft Excel tiene una lista de encabezados y pies de página predefinidos. Puede elegir uno de estos o bien crear su propio encabezado o pie
de página.
Ninguno
Página #
Página # de #
Hoja1
Nombre de usuario, Fecha actual, página #
.
.
17 Personalizar encabezado y pie de página
Formato al texto: Se deberá seleccionar el texto antes de presionar el
botón
Imprime el número de página actual.
[pic] Imprime el número total de páginas
Imprime la fecha actual
Imprime la hora actual
Imprime la ruta donde esta guardado el archivo que se esta imprimiendo
Imprime el nombre del archivo que se esta imprimiendo.
[pic] Imprime el nombre de la
etiqueta de hoja decálculo que se esta imprimiendo.
[pic] Permite insertar una imagen desde un archivo
Este botón se activa cuando inserta una imagen dentro del encabezado y/o pie de página y permite
determinar el tamaño que tendrá ésta
Antes de hacer clic en cualquier botón de los anteriormente explicados, deberá
ubicar el cursor en la sección donde se desea que tenga efecto. Principalmente determinan la alineación.
[pic]
18 La ficha hoja
19 Área de impresión
En este lugar se escribe el rango de celdas que se desea imprimir. Se utiliza
principalmente cuando se desea imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo.
Una alternativa rápida para modificar este rango es mediante el menú
Archivo/Área de Impresión
20 Imprimir títulos
Si tiene una lista de información extensa cuyas primeras filas hacen la función
de encabezado de columna y desea que esas filas se repitan en cada una de las
hojas cuando se imprima esa lista, escriba aquí el rango de filas que desea se
repita en cada hoja.
La opción anterior funciona bien cuando se tiene una lista de información que
se “extiende hacia abajo”. Pero si la información que va
a imprimir “se extiende hacia la derecha” tal vez lo que desee que se repita en
cada hoja impresa sean ciertas columnas que hacen la función de encabezado de
fila. Escriba aquí el rango de columnas que desea se repitan en cada hoja
impresa.
21 Líneas de división
Se refiere a la cuadricula que Excel tiene. Se puede imprimir un documento con líneas de división o sinellas.
Ejemplo de impresión con filas de división
Ejemplo de impresión sin líneas de división
22 Blanco y negro
Si esta opción se encuentra activa imprimirá en blanco y negro de lo contrario
utilizará los colores..
23 Calidad de borrador
Activar esta opción le permite ahorrar tinta. Sobre
todo en impresoras de color. Puede ser para trabajos
que normalmente son para revisión.
24 Títulos de filas y columnas
Hace que aparezcan o no los títulos de columnas (letras) y los números de filas
Ejemplo de impresión con títulos de fila y columnas
Ejemplo de impresión sin títulos de fila y columnas
25 Inserción y eliminación de saltos de página
Provocar un salto de página al momento de imprimir es algo muy sencillo,
simplemente ubíquese en la fila o celda en donde desea el salto. Abra el menú Insertar y ejecute el comando salto de página.
Por ejemplo, si desea la siguiente lista se imprimirá en dos páginas, y
precisamente que una página termine en determinada fila, con el comando salto
de página usted lo puede provocar. Basta con colocarse en la parte inferior donde
desea tal separación
Inmediatamente aparece una línea punteada. Para
quitar un salto de página proceda de forma similar
El comando Salto de página cambia por Quitar salto de página en el mismo menú
26 Establecer/Borrar área de impresión
El área de impresión es de gran utilidad cuando se desea imprimir solamente una
parte de la información.
Estecomando se encuentra en el menú Archivo.
Para establecer un
área de impresión
1. Seleccione el área que desea establecer como predeterminada
a imprimir
2. Abra el menú Archivo
3. Seleccione el comando Área de impresión/ Establecer área de impresión
27 Uso de la vista previa de página web
Este comando se encuentra en el menú Archivo, y convierte la información a un
formato que pueda ser visible en Internet a través de un explorador.
Así se aprecia cuando se utiliza esta vista.
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6 FUNCIONES BÁSiCAS
Una función en Microsoft Excel es una fórmula simplificada. Cada función tiene
su propia sintaxis (la forma de cómo debe escribirse
Al conocer la sintaxis de cada función se sabe la forma de utilizarla.
=Nombre_de_Función(Argumentos)
• Cada función debe iniciar con el signo igual. Si se utilizan dos o más
funciones en la misma línea entonces con un sólo signo
es suficiente.
• Toda función debe tener un nombre, el cual nunca
estará separado por espacios y siempre tiene que escribirse tal cual.
• Nunca le deben faltar paréntesis
• La parte que varía siempre de acuerdo a la función es lo que se escribe
dentro de los paréntesis, es decir los argumentos.
o Existen diferentes tipos de argumentos
a–S Numéricos 5, 8, 54, 6
a–S De referencia de celda A6, F9, H8, J9
a–S Rango A1:A20
a–S Combinados A1:A20, D9, H10, 67
a–S Texto
a–S Fechaa–S Lógicos
a–S Más funciones.
1 Ahora
Esta unción no tiene argumentos
sCuál será su sintaxis?
sCómo debe de emplearse?
Su objetivo principal es colocar la fecha y hora del reloj de la
computadora.
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2 Hoy
Objetivo: Imprime la fecha actual (solamente la fecha)
No tiene argumentos.
sCuál será su sintaxis?
3 Suma
Objetivo: Suma todos los números de un rango
Sintaxis: =Suma(Numero1, Numero2, Numero3…)
El número que se desea que se sume, puede ser identificado a través de una
referencia de celda o bien mediante un rango de celdas al momento de tratarse
de varios números
Ejemplos:
=Suma(15,30,50) El resultado es 95 y se utilizó en los argumentos datos
numéricos.
=Suma(A1,A4,A6) El resultado es 102 y se utilizó como argumentos referencias de
celdas
A1 que contiene un 25
A4 que contiene un 42
A6 que contiene un 35
La suma es 102
=Suma(A1:A6) El resultado es 267 utilizando un solo argumento de tipo rango
Más ejemplos
=SUMA(A1:C1)
=SUMA(A1:C6)
sCuál es la diferencia entre estas dos funciones?
=SUMA(A1:A10)
=SUMA(A1,A10)
4 Max
Objetivo: Determinar cual es el valor máximo de una serie de números
Sintaxis: =MAX(Numero1, Numero2, Numero3,…)
=MAX(A1:C6) sCual es el número más grande?
5 Min
Objetivo: Determinar cual es el valor mínimo de una serie de números
Sintaxis: =MIN(Numero1, Numero2, Numero3,…)
=MIN(A1:C6) sCuál será el valor más inferior?
6 Promedio
Objetivo: Determinar cual es el promedio de una lista de números (esta función
suma y divide entre el número de elementos seleccionados)
Sintaxis: =PROMEDIO(Numero1, Numero2, Numero3,…)
=PROMEDIO(A1:A35)
=PROMEDIO(B1:B6)
=PROMEDIO(A1:C1)
7 Contar
Objetivo: Determinar cuántos datos de tipo numérico existen en el rango de
celdas indicado en los argumentos
Sintaxis: =CONTAR(Ref1, Ref2, Ref3…)
Ejemplo:
=CONTAR(A1:A6) Si en este rango aparecen datos que no son numéricos, estos no
serán contemplados.
8 Contara
Objetivo: Determinar cuántas celdas se encuentran ocupadas con datos de
cualquier tipo.
Sintaxis: =CONTARA(Ref1, Ref2, Ref3…)
Ejemplo:
=CONTARA(A1:A6) Si en este rango existen celdas vacías, estas no se consideran
9 Si
Objetivo. Permite crear formulas, texto, números
condicionales.
Sintaxis: =SI(Prueba_Lógica, Valor_Si_Verdadero, Valor_Si_Falso)
Prueba_Lógica se refiere a la condición que se desea comprobar
Valor_Si_Verdadero Aquí se coloca el valor que se devolverá si la condición se
cumple
Valor_Si_Falso Aquí se coloca el valor que se devolverá si la condición no se
cumple
Ejemplos.
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=Si(A1>A2,”Correcto”,”Incorrecto”) Si 15 es mayor que 9 entonces devuelve
correcto
CORRECTO
=Si(A5130, 1, 2) Si la suma de 15+9+8+30+60 es mayor que 130 entonces devuelve
el número 1
2
=Si(C2>=6,”Aprobado”,”Reprobado”)
=SI(C2
