CAPITULO IX

ESTADOS FINANCIEROS DE FIN DE EJERCICIO

Las instrucciones contenidas en el presente capítulo aplican a todas las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

1. PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN

Los estados financieros de fin de ejercicio de las entidades vigiladas independientemente de que deban o no someterlos a autorización de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 089 de 2008, deben transmitirse a mas tardar el día veinte (20) del mes siguiente a la fecha de corte respectivo, junto con la demas información que deba ser enviada y que no constituye documentos para asamblea. En todo caso, se deben transmitir por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la Asamblea o Junta de Socios en que habran de considerarse.

El cierre de ejercicio de los negocios fiduciarios o patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía y compañías de seguros debe efectuarse con la misma periodicidad del cierre de los estados financieros de la entidad vigilada que los administre, salvo que contractualmente se haya pactado un período de corte menor.

Para efectos de la presentación de estados financieros de fin de ejercicio, las cifras correspondientes a operaciones denominadas en moneda extranjera deben ser reexpresadas con base en la tasa representativa del mercado calculada el último día habil del mes correspondiente al cierre del respectivo período y certificada por la SBC.

2. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOSPARA ASAMBLEA

Las entidades que de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 089 de 2008 no estén obligadas a someter sus estados financieros a la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia también deberan preparar la información de asamblea señalada en el presente numeral y mantenerla a disposición de esta entidad e informaran a esta Superintendencia, con por lo menos treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la Asamblea o Junta de Socios el orden del día, la fecha, hora y lugar en que se adelantara la correspondiente reunión.

Las entidades que se encuentren incursas en las situaciones señaladas en el artículo 2 del Decreto 089 de 2008 deben remitir y radicar, en lo que resulte pertinente de acuerdo con su naturaleza, la información requerida en el presente numeral, con por lo menos treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la Asamblea de Accionistas, Junta de Socios o Asamblea de Asociados, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.

Para las entidades que se encuentren incursas en las situaciones señaladas en el artículo 2 del Decreto 089 de 2008 el término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de la información de asamblea, comienza a correr desde el día en que se reciba en su totalidad la información requerida una vez confrontada con la Proforma F.0000-83 - Lista de Chequeo – Reporte de Información Estados Financieros de Fin de Ejercicio. En relación con las sociedades comisionistas, proveedores de infraestructura,órganos de autorregulación y sistemas de pago de bajo valor, se tendra en cuenta para la confrontación respectiva, en lo que resulte pertinente, la información prevista en dicha proforma para los establecimientos bancarios. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la Superintendencia Financiera de Colombia deba rendir y/o realizar la entidad.

Conviene advertir que el incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el analisis implicaran que esta Superintendencia no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros de las entidades que se encuentren incursas en las situaciones señaladas en el artículo 2 del Decreto 089 de 2008.

2.1. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS: Las entidades que se encuentren incursas en las situaciones señaladas en el artículo 2 del Decreto 089 de 2008 deben remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

- Balance General,
- Estado de Resultados,
- Estado de Cambios en el Patrimonio,

- Estado de Flujos de Efectivo.

2.1.1 En el caso de los negocios fiduciarios, fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, fondos de cesantía, patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y compañías de seguros, así como en el de los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradorasdel Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, y de los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales, la entidad administradora sólo debera elaborar el Balance General y el Estado de Resultados, salvo que el respectivo contrato prevea la elaboración de estados financieros adicionales.

De los fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, así como de los negocios señalados en los literales a) a r) del subnumeral 2.3.11 del presente capítulo, deberan remitirse los estados financieros mencionados en el parrafo anterior y sus notas, siguiendo para el efecto las indicaciones formuladas para los estados financieros de fin de ejercicio de las sociedades que administran dichos recursos, conforme a las instrucciones señaladas en el presente instructivo.

2.1.2 Certificaciones: los estados financieros deberan presentarse debidamente certificados en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. En el caso de sociedades sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que tengan la calidad de emisores de valores, deberan adjuntar la certificación de que trata el artículo 46 de la ley 964 de 2005.

2.2 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS : Junto con los Estados Financieros y como parte integrante de los mismos, las entidades que se encuentren incursas en las situaciones señaladas en el artículo 2 del Decreto 089 de 2008 deben presentar las notas a los Estados Financieros comparadas con el período inmediatamente anterior, identificadas, tituladasy referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los Estados Financieros y teniendo en cuenta la importancia relativa o material. En todo caso, las notas a los estados financieros deberan contener como mínimo la siguiente información:

2.2.1. Entidad Reportante: Indicar el nombre o razón social; resumen del objeto social; naturaleza jurídica de la entidad (privada, mixta, oficial); fecha de constitución, clase de documento que la crea (escritura pública, número y notaría o ley), acto administrativo que la organiza, reformas estatutarias mas representativas, si las hay; vigencia o término de duración de la entidad; número de resolución y fecha de vencimiento del permiso de funcionamiento; grupo empresarial al que pertenece, domicilio principal; número de agencias y sucursales con que opera; número de empleados; indicación del nombre y domicilio de las subordinadas (filiales y subsidiarias) o de las asociadas, según corresponda y número de contratos con corresponsales celebrados en aplicación del Decreto 2233 de julio 7 de 2006.

2.2.2. Principales Políticas y Practicas Contables: Revelar las principales políticas y practicas que debe observar la entidad, en consideración a su importancia e incidencia sobre la información financiera y en función de normas especiales, tales como tasas de cambio, índices de ajuste, cambios contables ocurridos (naturaleza, justificación y efecto sobre la información contable), métodos y políticas para la contabilización de las principales clases de activos y pasivos,políticas de causación, de realización, de valuación, de valorización y de asignación de costos y gastos, entre otras, así como los demas principios que sobre la materia señala el artículo 115 del Decreto 2649 de 1993 y las normas que lo modifiquen o adicionen, en cuanto apliquen a cada tipo de entidad. Debera indicarse el período al cual corresponde la información revelada como también el período respecto del cual se establece la comparación.

Tratandose de revelaciones en notas a los Estados Financieros, se deberan desagregar e indicar de manera específica aquellos conceptos registrados en el Plan Único de Cuentas que correspondan a los códigos cuya denominación sea 'Varios', 'Diversos' u 'Otros', cuando éstos representen el cinco por ciento (5%) o mas.

2.2.3. Maduración de Activos y Vencimiento de Pasivos: Las entidades vigiladas revelaran, cuando sea pertinente, en cada nota a los estados financieros los períodos de maduración de los activos y los vencimientos de sus pasivos.

2.2.4. Disponible: Se debera revelar la composición de los diferentes conceptos del disponible detallando los montos tanto en moneda legal como en moneda extranjera.

Así mismo se debera revelar el monto de los fondos cuyo retiro y uso estén sujetos a restricciones o gravamenes y la clase de restricción existente (Vr. Gr., encajes, embargos, pignoraciones, etc.); si no existen tales restricciones, así debera indicarse.

En lo que se refiere a las conciliaciones bancarias debera indicarse si existen partidas pendientes de regularizar tanto en moneda legal como en monedaextranjera según los términos establecidos en los diferentes planes de cuentas, cuantificando su efecto sobre los estados financieros e indicando los montos por los principales conceptos y sus provisiones.

Las sociedades corredoras de seguros y reaseguros deberan informar, adicionalmente, el nombre de la entidad bancaria, el monto y el número de las cuentas corrientes o de ahorro en donde mantienen en forma exclusiva los recursos provenientes del recaudo de las primas de seguros.

2.2.5. Fondos Interbancarios Vendidos, operaciones de reporto o repo (repo), simultaneas y de transferencia temporal de valores: Revelar su naturaleza, rendimiento promedio durante el período contable, plazos de negociación y montos sujetos a restricciones o limitaciones, con indicación del tipo de restricción, según sea el caso.

Debera referirse la eventualidad de recibo de bienes representativos de derechos por posibles incumplimientos generados en la negociación de operaciones repo, simultaneas y de transferencia temporal de valores; dado el caso, se detallara lo correspondiente a la descripción de los valores recibidos, como también la entidad con la cual se presentó dicha negociación.

Igual información revelaran las entidades aseguradoras, en relación con los “fondos interasociadas”.

2.2.6. Inversiones: Con respecto a las Inversiones, las revelaciones se deberan llevar a cabo atendiendo las instrucciones que para tal fin se imparten en el Capítulo I de la Circular Externa Basica Contable y Financiera.

2.2.7. Cartera de Créditos, Contratos de Leasing,Cuentas por Cobrar y Provisiones: Ademas de las consideraciones que la entidad estime pertinentes y con sujeción a los parametros que fijen las normas sobre la materia, se debera como mínimo revelar:

• Los principales criterios de evaluación para medir el riesgo crediticio según la metodología fijada por los organismos de dirección de la entidad; así mismo debera informar si como mínimo se siguen los instructivos impartidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.

• Políticas y criterios definidos por la entidad en materia de garantías.

• Los montos por modalidad de crédito que describan la composición de la cartera en los conceptos de: capital, rendimientos, corrección monetaria, provisiones y garantías idóneas asociados a cada uno de ellos.

La anterior información también se revelara por: Calificación, zona geografica, sector económico y cuando resulte pertinente por unidades monetarias diferentes a la moneda legal, indicando las unidades de equivalencia a pesos.

• Las ventas y/o compras de cartera y de contratos efectuadas durante el periodo, indicando entre otros, los montos y condiciones de la (s) operación (es); así como la (s) entidad (es) con la (s) cual (es) se negoció.

• El valor y número de créditos reestructurados por modalidad y composición de la cartera en los conceptos de: capital, rendimientos, corrección monetaria, provisiones y garantías idóneas asociados a cada uno de ellos. Refiriendo el acuerdo al cual se sujetan dichas reestructuraciones.

Así mismo, para los créditos a cargo de personas que alcancenacuerdos informales y extraconcordatarios, y de las personas que se encuentren tramitando procesos de concurso universal de acreedores.

La anterior información también se revelara por: Calificación, zona geografica, sector económico y cuando resulte pertinente por unidades monetarias diferentes a la moneda legal, indicando las unidades de equivalencia a pesos.

• Las políticas adoptadas para realizar castigos y montos efectuados durante el período por modalidad de crédito.

• El movimiento de las provisiones por modalidad de crédito.

• Adicionalmente, las entidades del sector asegurador deberan revelar respecto de las cuentas por cobrar de la actividad aseguradora, lo siguiente:

• El valor de cada rubro que conforma este grupo
• Tratandose de cuentas corrientes con compañías cedentes, reaseguradoras y coaseguradoras, se debe detallar el nombre del deudor y el monto de la deuda a la fecha del cierre.
• El monto de las provisiones respectivas de cada una de las cuentas y el porcentaje que representa sobre el total de la deuda.
• Las variaciones mas significativas, revelando su efecto en los estados financieros

• Para los bienes dados en leasing se tendran en cuenta los mismo criterios de revelación aquí indicados presentando en forma separada las operaciones de leasing financiero y operativo

2.2.8. Aceptaciones Bancarias. Respecto a estas operaciones las entidades deberan informar las políticas adoptadas, desagregando las vigentes de aquellas que a pesar de estar vencidas, no han sido presentadas para su cobro. De ser significativo, seranecesario revelar los montos que han sido reclasificados a cartera de créditos.

2.2.9. Operaciones de Derivados: Ademas de las consideraciones que estime conveniente la entidad, las revelaciones respecto a éste tipo de operaciones se deberan llevar a cabo conforme a las instrucciones impartidas en el Capítulo XVIII de la Circular Externa 100 de 1995.

2.2.10. Bienes Recibidos en Pago y bienes realizables: La información a revelarse por concepto de bienes recibidos en pago debera atender como mínimo los aspectos contenidos en el Capítulo III de la Circular Basica Contable y Financiera, ademas se debera presentar

• Los criterios utilizados en la metodología implementada por la entidad a efectos de evaluar el nivel de provisión por tipo de bien, señalando políticas adoptadas por la entidad en dicha materia.

• Descripción de los montos, tiempo de permanencia y niveles de provisión por tipo de bien.

Respecto a los bienes realizables se debera revelar su naturaleza, métodos de valoración de los mismos, detalle de los conceptos por montos y el valor de las provisiones.

2.2.11.Propiedades, Equipo y Depreciaciones: Se revelaran la clase de activos (construidos, en proceso de importación, construcción y montaje), las políticas generales para reparaciones, mantenimiento, adiciones o mejoras; los amparos para protección de activos (seguros), las restricciones que sobre ellos pesen (gravamenes, hipotecas, pignoraciones), indicando la clase de restricción y el monto afectado, el método de depreciación utilizado, la vida útil, el últimoavalúo, las valorizaciones y/o desvalorizaciones y las provisiones constituidas.

2.2.12. Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos. Revelar la naturaleza de los componentes de estos conceptos, teniendo en cuenta según la entidad la dinamica del plan único de cuentas, indicando las razones fundamentales para ser tratados como activos diferidos, los plazos de amortización y los criterios para fijarlos. Respecto de cada concepto, debera expresarse el saldo inicial, los cargos y las amortizaciones del período contable y el saldo final.

2.2.13. Titularización: Se revelaran las condiciones basicas de cada operación, identificando por lo menos: originador, objeto, activo titularizado, monto de la titularización, tasa de rendimiento, plazo de la titularización, número de títulos emitidos, recursos obtenidos en la colocación, mecanismos de seguridad internos y externos (colaterales), fiduciaria a través de la cual se maneja la titularización y utilidad ó pérdida, así como las demas condiciones basicas de la titularización.

2.2.14. Fondos Interbancarios Comprados: Revelar la naturaleza y valor de los mismos según la entidad, el costo financiero promedio durante el período, plazos de negociación, montos sujetos a restricciones o limitaciones, con indicación del tipo restricción.

Igual información revelaran las entidades aseguradoras en cuanto a los “Fondos interasociadas”.

2.2.15. Siniestros liquidados por pagar: Las compañías aseguradoras deberan informar el valor total de los siniestros por pagar, discriminados por ramo.2.2.16. Créditos en Bancos y otras Obligaciones Financieras: En relación con este pasivo debera expresarse de manera resumida, el monto del capital, intereses y demas conceptos causados, costo promedio y las garantías otorgadas, desagregando la información por acreedor y por rango de vencimiento (corto plazo: menos de un año, mediano plazo: entre 1 y 3 años y largo plazo: mas de 3 años).

2.2.17. Primas recaudadas por pagar: Respecto de cada aseguradora se debera revelar el nombre de la entidad, fecha del recaudo del valor de la prima y monto. (solo aplica a intermediarios de seguros).

2.2.18. Reservas técnicas de seguros y capitalización: Respecto de cada reserva debera precisarse el monto y el método utilizado para su calculo. (Solo aplica a entidades del sector asegurador).

En cuanto a la reserva para siniestros pendientes por regularizar por parte de la compañía, se indicara: el ramo y monto de la reclamación. (Solo aplica a entidades del sector asegurador).

2.2.19. Títulos de Inversión en Circulación: Debera revelarse tanto los montos autorizados como los emitidos, así como su valor nominal, primas y descuentos, tasas de interés efectivas, forma de pago, plazos de redención, garantías otorgadas y estipulaciones sobre su cancelación.

2.2.20. Ingresos Anticipados: Al respecto debera indicarse la naturaleza y cuantía de los conceptos que componen este rubro, teniendo en cuenta según la entidad la dinamica del plan de cuentas, las políticas generales para su registro y plazos de amortización y las consideraciones para darlesel tratamiento de ingresos diferidos, indicando el saldo inicial, los abonos y cargos del período contable y el saldo por amortizar.

Respecto de las primas diferidas con vigencia mayor a un año registradas por las entidades aseguradoras, se debe indicar nombre del asegurado, ramo, número de póliza y vigencia de la póliza.

2.2.21. Obligaciones Laborales Consolidadas y Pensiones de Jubilación: Debera indicarse la naturaleza y la cuantía de los conceptos que las conforman.

Respecto de las pensiones de jubilación sera necesario revelarse ademas del número de personas cobijadas, la metodología y/o categoría usada para la determinación del porcentaje de amortización, los beneficios cubiertos y el movimiento de las cuentas respectivas, lo siguiente

- El monto total del calculo actuarial.
- Valor de la amortización del período
- El monto de las pensiones pagadas en el período.
- Valor acumulado de la amortización.
- El porcentaje de amortización y el año hasta el cual se amortizara.

2.2.22. Pasivos Estimados, Provisiones y Contingencias Probables: Revelar las circunstancias especiales para reportar saldos en este grupo al cierre del ejercicio, desagregando los diferentes conceptos señalados en el plan de cuentas según corresponda. Así mismo, se indicaran los montos correspondientes a las contingencias de pérdidas probables, la naturaleza del proceso o litigio y definición jurídica de la situación.

2.2.23. Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones: Tratandose de Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones, ademas de lasrevelaciones de que trata el numeral de Títulos de Inversión en Circulación, se indicara, el monto de la emisión, el valor de los bonos colocados, la tasa de interés y el plazo para su conversión, ademas debera aclararse si el pago en caso de liquidación de la sociedad, esta supeditado a la cancelación del pasivo externo, el número de acciones en reserva para atender la conversión, las bases fijadas para el precio de la conversión y el aumento del capital suscrito originado como consecuencia de las respectivas conversiones realizadas durante el ejercicio.

2.2.24. Capital Social: Debera expresarse el número y valor de las acciones suscritas y pagadas; el número y valor de las que se hayan readquirido y el valor de los instalamentos por cobrar. En caso de existir acciones preferenciales, sera necesario revelar el monto, número de acciones y la clase.

Las entidades de naturaleza cooperativa deberan manifestar lo concerniente al capital mínimo e irreductible y/o monto de los aportes sociales ordinarios y/o extraordinarios.

Igualmente, en el evento en que la entidad haya emitido acciones como respaldo de ADR’s, GDR’s, etc., debera dar a conocer tal hecho.

En los contratos de capital de capital garantía se revelara el monto y la vigencia de tales acuerdos.

Así mismo, es necesario resaltar el capital social generado por la capitalización de la cuenta de Revalorización del Patrimonio.

En cuanto a las operaciones realizadas para lograr el saneamiento patrimonial a través de líneas de crédito según instructivos del FOGAFIN, debera revelarse Monto total de la capitalización, valor de los créditos otorgados por Fogafín, condiciones generales de los créditos: monto, plazo, tasa de interés, período de gracia, fuentes de pago y garantías tanto para los créditos de corto plazo como para los puente y de largo plazo.

- Descripción de las operaciones de saneamiento realizadas, identificando el monto de cada uno de los conceptos afectados con esta medida.

- Cuando se otorguen créditos puente, indicar el monto, plazo, tasa y garantía.

- Cuando los activos castigados son trasladados a un patrimonio autónomo se indicara expresamente el beneficiario del mismo y el grado de vinculación con la entidad.

- Finalmente, si durante la vigencia de los créditos ocurren modificaciones se debera indicar tal circunstancia y las condiciones de los nuevos acuerdos alcanzados.

2.2.25. Reservas Patrimoniales: Cada reserva debera ser presentada por separado, describiendo, naturaleza y cuantía. Respecto de las reservas denominadas de destinación específica, debera informarse de manera clara la finalidad de las mismas y la forma como se utilizan dichos recursos.

2.2.26. Cuentas Contingentes: Se revelaran aquellas operaciones que representen por lo menos el 10% de la subcuenta a la cual pertenezcan, indicando el concepto, valor y probabilidad de ocurrencia.

2.2.27. Ingresos, Gastos y Costos: Deberan revelarse las partidas extraordinarias que superen el 10% de dichos conceptos, esto es, aquellas de naturaleza diferente a las actividades normales

del negocio y de poca ocurrencia, comopodrían ser las correcciones de errores de ejercicios anteriores, la utilidad (pérdida) en venta de Inversiones, cartera, bienes recibidos en pago, de propiedades y equipo, de activos improductivos en general y otros

Así mismo, se revelara la naturaleza y cuantía de las recuperaciones por bienes castigados, por reintegro de provisiones y por otras recuperaciones, indicando las circunstancias específicas que permitieron registrar el correspondiente ingreso.

Como también deberan indicarse los conceptos incluidos bajo la denominación de 'diversos', “otros” o “varios”, tanto en ingresos como en gastos y costos, cuyo importe sea o exceda del cinco por ciento (5%) de los ingresos o gastos operacionales, según corresponda.

2.2.28. Transacciones con partes relacionadas: Se deberan registrar los saldos activos y pasivos, así como los ingresos y gastos causados en cada período, correspondientes a operaciones con vinculados económicos, tales como accionistas que posean el 10% o mas del capital social de la entidad, administradores del ente y miembros de su junta directiva. Respecto de los saldos de préstamos, cartera de créditos, contratos de leasing, depósitos, obligaciones financieras y demas pasivos, se indicaran las condiciones de tales operaciones.

En todo caso, se revelaran por separado las operaciones con accionistas que posean menos del 10% del capital social cuando su cuantía sea igual o represente mas del 5% del patrimonio técnico.

2.2.29. Operaciones “colector”: En caso de que se hayan efectuado operaciones “Colector” durante el período, enlos términos de lo señalado en el capítulo cuarto de esta circular, deberan revelarse las condiciones, naturaleza y monto de dichas operaciones, indicando los resultados de las mismas.

2.2.30. Conciliación entre rubros contables y fiscales: En una nota independiente deberan registrarse las conciliaciones entre el patrimonio fiscal y el patrimonio contable, entre la utilidad neta antes de impuestos y la renta gravable y entre las cuentas de corrección monetaria fiscal y contable. En todos los casos, debera identificarse el concepto que da origen a la diferencia, su cuantía y sus efectos en los gastos por impuesto de renta y en los impuestos diferidos.

2.2.31. Revelación de Riesgos: En materia de revelación de riesgos, en concordancia con lo establecido en normas vigentes, la entidad debera revelar los criterios, políticas y procedimientos utilizados para la evaluación, administración, medición y control de cada uno de los conceptos de riesgo asociados al negocio, incluyendo los inherentes a la prestación de servicios financieros a través de corresponsales de que trata el Decreto 2233 de julio 7 de 2006.

Así mismo, se debe revelar los efectos económicos derivados de la aplicación de las políticas de administración de riesgos.

2.2.32. Gobierno Corporativo

Así mismo, siguiendo los parametros indicados en el nuevo acuerdo de Basilea relacionados con el concepto del buen Gobierno Corporativo, se debera revelar las gestiones realizadas sobre los siguientes temas:

- Junta Directiva y Alta Gerencia: Informar si estos órganos o instanciasestan al tanto de la responsabilidad que implica el manejo de los diferentes riesgos y estan debidamente enterados de los procesos y de la estructura de negocios con el fin de brindarle el apoyo, monitoreo y seguimiento debidos. También informar si se determinan las políticas y el perfil de riesgos de la entidad, si intervienen en la aprobación de los límites de operación de las diferentes negociaciones, entre otros aspectos.

- Políticas y División de Funciones: Informar si la política de gestión de riesgos ha sido impartida desde arriba y si esa política esta integrada con la gestión de riesgos de las demas actividades de la institución; si se analizó el contenido y claridad de esas políticas indicando si hay un area especializada en la identificación, estimación, administración y control de los riesgos inherentes a los diferentes clases de negocios.

- Reportes a la Junta Directiva: Indicar si la información acerca de las posiciones en riesgo se reporta debidamente, con la periodicidad adecuada a la Junta Directiva y a la Alta Gerencia, si existen los reportes y medios de comunicación de este tipo de información que sean claros, concisos, agiles y precisos, los cuales deben contener como mínimo las exposiciones por tipo de riesgo, por area de negocio y por portafolio, así como los incumplimientos de los límites, operaciones poco convencionales o por fuera de las condiciones de mercado y las operaciones con empresas o personas vinculadas a la entidad.

- Infraestructura Tecnológica: Revelar si las areas de control y gestión de riesgos cuentan con lainfraestructura tecnológica adecuada, que pueda brindar la información y los resultados necesarios, tanto por el tipo de operaciones que realice, como por el volumen de las mismas, indicando si existe un monitoreo de la gestión de riesgo de acuerdo con la complejidad de las operaciones realizadas.

- Metodologías para Medición de Riesgos: Informar si las metodologías existentes identifican perfectamente los diferentes tipos de riesgo, para lo cual deben existir diversos tipos de

- sistemas de medición para cada uno, con el objeto de que se pueda determinar con un alto grado de confiabilidad las posiciones en riesgo.

- Estructura Organizacional: Revelar si existe independencia entre las areas de negociación, control de riesgos y de contabilización, y a la vez sean dependientes de areas funcionales diferentes, sin perjuicio del volumen o tipo de operaciones que la entidad realice.

- Recurso Humano: Informar si las personas que estén involucradas con el area de riesgos estén altamente calificadas y preparadas, tanto académicamente como a nivel de experiencia profesional.

- Verificación de Operaciones: Revelar si se tienen mecanismos de seguridad óptimos en la negociación, que permitan constatar que las operaciones se hicieron en las condiciones pactadas y a través de los medios de comunicación propios de la entidad, que aseguren la comprobación de las condiciones pactadas para evitar suspicacias en el momento de la verificación de las operaciones, indicando ademas, si la contabilización de las operaciones se realiza de una manera rapiday precisa, evitando incurrir en errores que puedan significar pérdidas o utilidades equivocadas

- Auditoría: Informar si las auditorias interna y externa de la entidad estén al tanto de las operaciones de la entidad, períodos de revisión y las recomendaciones que realizaron con relación al cumplimiento de límites, cierre de operaciones, relación entre las condiciones del mercado y los términos de las operaciones realizadas, así como las operaciones efectuadas entre empresas o personas vinculadas con la entidad.

2.2.33. Controles de Ley: Las entidades revelaran si han cumplido durante el periodo que se reporta con los requerimientos de encaje, posición propia, capitales mínimos, relación de solvencia, inversiones obligatorias, entre otros. Así mismo, se informara si se encuentran adelantando algún plan de ajuste para adecuarse a alguna (s) de estas disposiciones legales.

2.2.34. Otros aspectos de interés: Siempre que sea relevante, debera incluirse en las notas a los Estados Financieros aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte que puedan afectar la situación financiera y las perspectivas del ente económico.

De igual manera, para el respectivo período deben reflejarse los hechos ocurridos antes o después de la fecha de corte, que pongan en duda la continuidad del ente económico.

Así mismo, se revelaran los hechos económicos ocurridos durante el período y que hayan significado cambios importantes en la estructura y situación financiera de la entidad, indicando su efecto sobre los estados financieros.2.3. INFORMES ADICIONALES: Junto a los Estados Financieros Basicos y a las correspondientes notas deberan remitir

2.3.1. Convocatoria a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios. Las entidades vigiladas deberan enviar a esta Superintendencia, conjuntamente con los documentos relacionados anteriormente y con la misma anticipación, copia de las convocatorias para las asambleas, bien sean ordinarias o extraordinarias. Para el efecto se comunicara a esta Superintendencia la fecha, hora y lugar en que se verificara la correspondiente reunión, así como el orden del día (para el caso de las convocatorias extraordinarias), allegando, según el caso, copia de cada citación en la cual conste la fecha de recibo por parte del destinatario, o la pagina completa del diario en el cual se haya publicado el respectivo aviso.

En todo caso, la antelación de los 15 días habiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se contaran a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado o de la fecha de publicación del correspondiente aviso.

2.3.2. Cuentas con Modificaciones Especiales: Las entidades vigiladas deberan enviar un estudio de las cuentas que hayan sufrido modificaciones relevantes con relación al balance anterior, indicando las circunstancias que dieron origen a los cambios.

2.3.3. Indicadores Financieros: Deberan utilizarse los indicadores financieros definidos por la Superintendencia Financiera de Colombia, debidamente comentados y comparados con los dos (2) ejercicios económicosprecedentes.

2.3.4. Relación de solvencia de establecimientos de crédito, entidades aseguradoras y sociedades de capitalización: Los establecimientos de crédito y las entidades aseguradoras, deberan remitir el calculo detallado de la relación de solvencia, los activos ponderados por nivel de riesgo y el patrimonio técnico. Las sociedades de capitalización estaran obligadas a dar a conocer la relación de solvencia correspondiente al mes inmediatamente anterior, de conformidad con las instrucciones que para el efecto se impartan.

2.3.5. Proyecto de Distribución de Utilidades: Debera incluir, por lo menos, el valor bruto de las utilidades obtenidas en el respectivo ejercicio, señalando las apropiaciones efectuadas para el pago de impuestos, y adicionalmente el valor neto a distribuir entre los socios o asociados expresando el valor destinado para la reserva legal, estatutarias, legales especiales y para la constitución de fondos obligatorios en el caso de las entidades cooperativas, la forma como

seran pagados los dividendos (en efectivo o en acciones), la proporción en dinero o en acciones que corresponda según el caso y la fecha de entrega de los respectivos dividendos.

2.3.6. Proyecto de capitalización de la cuenta revalorización del patrimonio: Debera presentarse en forma separada al de distribución de utilidades. Este proyecto debera señalar, por lo menos, el saldo total de dicha cuenta, el valor que se propone capitalizar, la proporción que corresponde a cada una de las acciones suscritas y la fecha de entrega de las acciones liberadas parael efecto.

2.3.7. Informe de la Junta Directiva y del Representante Legal. Dicho informe debera incluir los temas señalados en el numeral 3º. del artículo 446 del Código de Comercio, así como un pronunciamiento respecto del cumplimiento por parte de la administración a lo señalado en el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993. Este informe puede ser presentado de manera conjunta por la Junta Directiva y el Representante Legal.

Adicionalmente, el informe debera incorporar las consideraciones establecidas en materia de riesgos de que trata el numeral 2.2.31. del presente instructivo.

2.3.8. Informe de Gestión: Debera contener la información detallada a que hace referencia el artículo 47 de la Ley 222 de 1995 modificado por la Ley 603 de 2000 y demas normas que lo modifiquen o adicionen. Este informe debera ser aprobado por el representante legal y por la mayoría de votos de los miembros de la Junta Directiva.

2.3.9. Informe Especial Artículo 29 Ley 222 de 1995: Siempre y cuando se dé el supuesto señalado en la norma de la referencia, se debera remitir dicho Informe Especial atendiendo a las instrucciones que en cuanto a contenido mínimo se señalan en el mismo Artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

2.3.10. Informe del Comité de Auditoría: Debera remitirse copia del informe que se rendira a la asamblea sobre las labores adelantadas por este Comité durante todo el ejercicio, conforme a lo establecido en la Circular Basica Jurídica

2.3.11. Dictamen del Revisor Fiscal. Se debera remitir el dictamen del Revisor Fiscal de los estados financierosde la respectiva entidad vigilada y de los fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, teniendo en cuenta para ello lo señalado en los artículos 208 y 209 del Código del Comercio, la Ley 43 de 1990, lo establecido en el Título I, Capítulo III, numeral 4.8 de la Circular Externa 007 Basica Jurídica y los artículos 11 y 12 del Decreto 1406 de 1999, así como toda aquella normatividad que al respecto sea expedida con fines complementarios.

En el evento de que el revisor fiscal de los fondos de pensiones obligatorias o voluntarias sea el mismo de la entidad que los administre, podra incluir el dictamen que sobre dichos fondos debe emitir dentro del dictamen de la respectiva entidad.

En el caso de las sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, del Instituto de Seguros Sociales como administradora de riesgos profesionales y entidades aseguradoras, teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 207 del Código de Comercio, el dictamen que se remita debera pronunciarse respecto de los estados financieros de la entidad incluyendo los fideicomisos, patrimonios autónomos y/o fondos de reservas pensionales que ésta administra.

En todo caso, dentro del parrafo de introducción del dictamen debera hacer mención expresa de que en desarrollo de su labor auditó los estados financieros de la sociedad y evaluó, por lo menos, los negocios que a continuación se señalan:

a) Fondos comunes de inversión
b) Fiducia pública (negocios en los quese administren directa o indirectamente recursos públicos)
c Fondo Nacional de Pensiones de Entidades Territoriales (FONPET – Ley 549 de 1999)
d) Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional (FOPEP)
e) Fondos Territoriales de Pensiones (Decreto ley 1296 de 1994)
f) Fondo Prestacional del Sector Salud, en lo relacionado con pensiones
g) Patrimonios autónomos para la administración de pasivos pensionales y reactivación económica de que trata la Ley 550 de 1999
h) Los recursos a que hace referencia el Decreto 810 de 1998
i) Los recursos destinados a la garantía y pago de bonos pensionales y cuotas partes de bonos pensionales (Decreto 1299 de 1994)

j) Fondos de Cesantía
k) Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA)
l) Fondo de Solidaridad Pensional
m) Fondo de Riesgos Profesionales
n) Fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida
o) Fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales
p) Los recursos a que hace referencia el artículo 54 de la Ley 100 de 1993


q) Los recursos destinados a la garantía y pago de obligaciones pensionales legales a cargo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, de las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional y ECOPETROL
r) Los demas que manejen recursos del Sistema de Seguridad Social
s) Los demas que señale la Superintendencia Financiera de Colombia
t) Los demas negocios fiduciarios seleccionados por el revisor fiscal mediante metodología queseñale la Superintendencia Financiera de Colombia.

2.3.12. Procesos Judiciales en Contra: Debera enviarse un listado completo de los procesos de cualquier naturaleza que se adelanten en contra de las entidades vigiladas. Dicha relación debera contener necesariamente la clase de proceso, el valor de las pretensiones, el estado en que se encuentra (instancia), fallos que se han producido y el sentido de los mismos (a favor o en contra de la entidad), concepto reciente del abogado externo o del departamento jurídico sobre el estado de la contingencia y el valor de las provisiones constituidas por dicho concepto.

Cabe anotar que éste listado también debe contener lo correspondiente a los fondos de pensiones, fondos de cesantía y patrimonios autónomos administrados por las sociedades administradoras de pensiones y cesantías y las sociedades fiduciarias, de los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida y de los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de los Seguros Sociales.

Para efectos de suministrar la información solicitada en el presente ítem, todas las entidades deberan remitir la proforma establecida para el efecto debidamente diligenciada, complementada con los conceptos del abogado externo o del departamento jurídico.

2.3.13. Otras Contingencias de Pérdidas: Igualmente, debera remitirse un listado de las multas o sanciones por cualquier concepto impuestas por alguna autoridad del Estado, así como lasórdenes de pago de un mayor valor al reconocido por la entidad financiera frente a la DIAN respecto del pago de impuestos nacionales, municipales y distritales, señalando en todos los casos el valor de las provisiones constituidas conforme a lo dispuesto en la dinamica del plan de cuentas correspondiente.

El reporte de la información aquí solicitada, se hara a través del diligenciamiento de la proforma establecida para el efecto

2.3.14. Liquidación de impuestos: Liquidación detallada de los impuestos de Renta y Complementarios, para lo cual se debera incluir la proforma de depuración de la renta debidamente detallada y diligenciada con los respectivos anexos.

2.3.15. Informes Artículos 291 y 446 del Código de Comercio: Aquella información no solicitada en el presente instructivo y que se encuentre contenida en los mencionados artículos, debera permanecer a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia para el momento en que sea requerida.

2.3.16. Ultimo informe o memorando de Control Interno: Efectuado por el Revisor Fiscal y/o el realizado por la Auditoría Interna, con los respectivos comentarios por parte de la administración.

2.3.17. Lista de Chequeo de Reporte de Información de Fin de Ejercicio: Con el propósito de agilizar el tramite de asambleas de las entidades obligadas a someter sus estados financieros de fin de ejercicio a la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia, es necesario que se diligencie la Proforma F.0000-83 - Lista de Chequeo – Reporte de Información Estados Financieros de Fin deEjercicio, la cual constituira el documento remisorio de dicha información y debera estar suscrita por el Representante Legal de la entidad.

2.3.18. Formatos adicionales : Las entidades obligadas a someter sus estados financieros de fin de ejercicio a la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia deberan remitir los formatos o la información que las areas de supervisión de ésta Superintendencia encargadas de su vigilancia les requieran, para efectos de ampliar las evaluaciones acerca de los diferentes rubros o tópicos inherentes al negocio, tales como : Lista de chequeo, cartera de créditos, inversiones, bienes recibidos en dación de pago, activos fijos, valorizaciones, depósitos y exigibilidades, gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y conciliaciones bancarias, entre otros.

2.4. Publicación de los Estados Financieros de Fin de Ejercicio: Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositara copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente en la Camara de Comercio del domicilio social, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.

Todas las entidades vigiladas deberan publicar en su pagina de Internet los estados financieros de propósito general, comparados con igual período del ejercicio anterior, sus notas y el dictamen de revisoría fiscal, una vez aprobados por el órgano social competente y dentro del término para realizar el depósito de que trata el parrafo anterior. En el evento en que la entidad vigilada notenga pagina de Internet, debera publicar el balance general y el estado de resultados de fin de ejercicio, comparados con igual período del ejercicio anterior, en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad. En todo caso debera advertirse si los estados financieros han sido autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia o si por virtud de de lo establecido en el Decreto 089 de 2008, no se requiere dicha autorización.

Tanto para la publicación en la pagina Internet como para la del periódico se deberan utilizar los formatos de publicación ya existentes, diseñados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.5. Publicaciones Informativas de Estados Financieros: Cuando se trate de publicaciones que deban hacerse atendiendo instructivos de otras entidades de control, debera advertirse en el cuerpo de la misma si han sido autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia o si por virtud de de lo establecido en el Decreto 089 de 2008, no se requiere dicha autorización.

2.6. Acta de la reunión de la Asamblea General de Accionistas o Asociados: De acuerdo con el articulo 432 del C.Co. el revisor fiscal de la entidad debe remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia de Colombia, dentro de los quince (15) días habiles siguientes a la celebración de la respectiva reunión, copia autorizada del acta de asamblea general de accionistas o asociados. De acuerdo con lo señalado en el artículo 189 del C.Co., dicha copia debe estar firmada por el secretario o un representante legal de la entidad.