Manual para la elaboración de Planes de mejoramiento

Presentación

Al Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES) le corresponde dar fe pública de la calidad de las carreras que imparten las instituciones de educación superior públicas y privadas.
Como parte del procedimiento de acreditación, el informe elaborado por los pares incluye las fortalezas y debilidades, los aspectos presentes y ausentes, según los criterios del SINAES, y las sugerencias para mejorar la carrera.
Si con base en el analisis de ese informe de los pares, el Consejo Nacional de Acreditación considera que la carrera satisface todos los requisitos mínimos indispensables establecidos por SINAES para ser acreditada, solicitara a la Universidad la presentación de un plan de mejoramiento a corto, mediano y largo plazo, cuyo objetivo es superar las debilidades, ausencias o necesidades, no indispensables para la acreditación, detectadas por los pares[1]. En este caso, la acreditación oficial de la carrera sera efectiva cuando el Consejo reciba, a su satisfacción, el correspondiente plan de mejoramiento.

El objetivo principal del SINAES es el mejoramiento constante y sostenido de la calidad, por lo que la carrera que haya sido acreditada debera comprometerse con tal propósito por medio de su plan de mejoramiento.

por uno futuro de mejor calidad, conservando las fortalezas.

El marco de referencia o línea base en que se fundamenta el plan de mejoramiento, priorizara el tratamiento de las debilidades o necesidades señaladas por la evaluación y las causas o condiciones que las propician. Para que este plan sea eficaz y efectivo, no solo se debe evidenciar que la situación deseada se alcanza, sino también eliminar las debilidades y sus causas.

Por ejemplo, si una de las debilidades es que la biblioteca no cuenta con suficientes recursos de información en un area de estudio determinada, las causas no excluyentes mutuamente podrían ser:
• no se asigna suficiente presupuesto para comprar material,
• los recursos de información son escasos,
• no estan identificados los recursos de información que se podrían adquirir,
• los estudiantes no demandan los recursos de información,
• los profesores no solicitan los recursos de información,
• no se cuenta conespacio en la biblioteca o en el sistema de información para albergar los recursos.

Así, el plan de mejoramiento debe considerar y describir claramente las causas de la debilidad y plantear la (s) acción (es) que va (n) a permitir superarla.
Una de las razones que justifica la necesidad de elaborar un plan de mejoramiento se relaciona con que lo que no se planifica pierde posibilidades de logro, debido a que los recursos siempre son escasos y estan comprometidos.
El plan de mejoramiento guía la ejecución y permite un adecuado seguimiento, pero es preciso que se elabore con sentido de realidad, o sea, que se propongan las acciones por alcanzar, en términos de costos, calendarización, recursos y viabilidad política.

Metodología para elaborar un Plan de mejoramiento

I Parte: Analisis de las debilidades o necesidades detectadas

1. Analizar las causas de cada debilidad señalada en los criterios; se debe contestar la pregunta: ¿de qué depende lo que esta mal?
2. Enlistar las posibles acciones que permitirían atender los factores que provocan la situación actual.
3. Analizar la viabilidad de cada acción en: tiempo, costo, apoyo político, proveedores, recursos técnicos, etc.; se recomienda el principio de “el mejoramiento asequible”.
4. Escoger las acciones factibles de cumplirse e indicar en qué proporción permitiran superar la debilidad y el plazo cuando se llevaran a cabo.

En esta primera parte se sugiere que, una vez que los evaluadores externos han entregado su informe, el equipo responsable de la autoevaluación en la universidad, trabaje con la siguiente matriz, para cada componente:

|COMPONENTE: |
|Debilidad |Razones que provocan |Posibles acciones |Valoración de la |Selección de las |Importancia de cada acción para superar |
| |la | |viabilidad de cada |acciones factibles |la debilidad |
| |situación | |acción |de lograr | |
| | || | | |
| | | | | | |

II Parte: Diseño del Plan de mejoramiento

A. Componentes de un Plan de mejoramiento:

Debilidad o necesidad: Debe expresarse con claridad y sencillez en qué consiste. Por ejemplo: “incipiente investigación”, “no existe régimen académico”, “ausencia de formación humanística”, “falta de fuentes bibliograficas”, “insatisfacción de los estudiantes”, etc.

Objetivo: Representa el estado del sistema que se pretende alcanzar (o que se alcanzaría) al superar las debilidades actuales. Se recomienda redactar un objetivo por cada debilidad, en infinitivo, de manera concreta y con una idea clara de lo que se pretende lograr.
Por ejemplo: la debilidad “ausencia de formación humanística en el plan de estudio” puede acompañarse del objetivo “Fortalecer la preparación del contador público, mediante la incorporación de tres centros de formación humanística en el plan de estudio”.

Acciones: Son las actividades y tareas que permitiran reducir la brecha entre la situación actual y la deseada. Se recomienda que su descripción no se escriba con verbos en infinitivo, para evitar que se confundan con el objetivo y precisar su cantidad.
En el plan de mejoramiento se incluyen las acciones que en la primera etapa fueron catalogadas como factibles de lograr. La actividad tiene un nivel mayor de complejidad y para alcanzarla es preciso subdividirla en acciones mas sencillas, denominadas tareas.
Ejemplos de actividades son: “Incorporación en el plan de estudio de tres centros de formación humanística en las areas de la comunicación, historia, filosofía y teatro” y “Ofrecimiento del plan de estudio nuevo”.
Para la actividad “Incorporación en el plan de estudio de tres centros de formación ..”, se requeriría realizar tareas como: “Elaboración de la descripción de cada centro, diseño del programa de cada centro, contratación de los profesores para ofrecer los centros de formación, compra de la bibliografía y materiales necesarios para cada centro”.

Indicadores: Son muestras observables de que se avanza hacia elobjetivo deseado, o que demuestran que el objetivo se ha alcanzado. Para cada indicador se debe especificar la fecha y el responsable, y la cantidad y calidades de lo que se va a alcanzar. Al verificar el cumplimiento del plan de mejoramiento, el punto de referencia principal seran los indicadores.
No es oportuno anotar solo un indicador que se relacione con el resultado final, ya que este podría no alcanzarse en forma completa. Es necesario que los indicadores den cuenta del nivel de avance.
Para el ejemplo que se comenta, algunos indicadores podrían ser:
• “Documento con propuesta para incluir los cuatro centros de formación humanística en el Plan de Estudio de la carrera”
• “Comprobante del tramite realizado ante CONESUP”
• “Acuerdo de CONESUP autorizando la modificación al plan”
• “Puesta en practica del plan de estudio nuevo a partir del año ….”;
• “Total de estudiantes graduados en la primera promoción con formación humanística”
• “Opinión de los estudiantes respecto a la formación recibida”
Ha de tenerse presente que el indicador tiene implícitos dos elementos: una unidad de medida y una fuente que permitira verificarlo. La unidad de medida puede ser un número absoluto, un porcentaje, una escala de opinión, un criterio valorativo, etc. La fuente puede ser un documento, un archivo electrónico, una lista, un cuestionario aplicado, una entrevista a un grupo de personas, etc.
En algunas ocasiones el indicador se referira a un porcentaje de mejoramiento respecto de una medición anterior, y cuando así suceda, el dato de la medición anterior ha de estar claro.

B. Formato de un plan de mejora

Se recomienda utilizar una matriz horizontal donde sea posible observar la relación directa entre cada uno de los componentes. El objetivo por alcanzar puede plantearse para el componente.

|Componente: |
|Objetivo: |
|Debilidad o necesidad |Acciones |Indicadores |Fuente de verificación|Fecha |Responsable || |Actividades |Tareas | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |

Anexo: Ejemplo ilustrativo

|Componente: Currículo |
|Objetivo: Fortalecer la preparación del contador público, mediante la incorporación de formación humanística en el plan de estudio |
|Debilidad o |Actividades |Tareas |Indicadores |Medio para verificar |Acciones de seguimiento |Fecha de finalización |Responsable |
|necesidad | | | |el indicador | | | |
|ausencia de |1. Incorporación en el |1.1 Elaboración de la |Tres programas |Documento con programas|Reunión entre |Febrero 2003 |Coordinador académico |
|formación |plan de estudio de tres |descripción de cada centro |redactados | |coordinador académico y | | |
|humanística |centros de formación |1.2 Diseño del programa de | | |profesores | | |
| |humanística en las areas |cada centro |Profesores nombrados |Acciones de ||Marzo 2003 | |
| |de comunicación, |1.3 Contratación de los | |nombramiento de | | | |
| |historia, filosofía y |profesores para ofrecer los | |profesores | | | |
| |teatro |centros de formación | | |Conversación con | | |
| | |1.4 Compra de la bibliografía|Bibliografía y | |director de recursos |Julio 2003 | |
| | |y materiales necesarios para |materiales didacticos |Libros disponibles en |humanos | | |
| | |cada centro |disponibles |biblioteca | | | |
| | | | | |Conversación con jefe de| | |
| | | | | |Proveeduría |Junio 203 | |
| |2. Ofrecimiento del nuevo |2.1 Realización del tramite |Carta enviada y |Copia de carta con |Llamada de seguimiento a|Marzo 2003 |Director |
| |plan de estudio |ante el CONESUP solicitando|recibida por CONESUP |sello de recibido |CONESUP | |Académico |
| | |modificación en el plan de | | | | | |
| | |estudio| | | | | |
| | |2.2 Aprobación de la | | | | | |
| | |solicitud |Acta de CONESUP con |Copia acta | | | |
| | |2.3 Divulgación del nuevo |dictamen positivo | | |Mayo 2003 | |
| | |plan |Panfleto divulgativo | |Coordinación con | | |
| | |2.4 Inicio de clases | | |Mercadeo |Junio-julio | |
| | | | |Copia del panfleto | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | |III Cuatrim. | |

Aprobado en sesión No. 192, 20 de mayo del 2003.

[1] En el Informe de autoevaluación la carrera debe presentar un plan de mejoramiento para subsanar las debilidades encontradas durante el proceso; si el informe de los pares es coincidente con la autoevaluación este plan de mejoramiento previo también lo sera, en gran medida, con el que se tiene que presentar en esta última etapa.

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Situación
Actual
• con fortalezas
• con debilidades

Situación futura
Deseada:
• Fortalezas sostenidas
• Debilidades superadas

Plan de mejoramiento y de sostenibilidad