MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DECLASIFICACION DE PUESTOS

Introducción

El proceso de clasificación de puestos constituye el eje central de la gestión de recursos humanos, pues en él descansa la responsabilidad, funciones y resultados de cada uno de los recursos, por tanto la contribución del personal es un factor esencial en las acciones de promoción, prevención, recuperación y rehabilitación de la salud. Dada la importancia que este proceso representa, se establece el Manual de Procedimientos de Clasificación de Puestos, como una guía para homogenizar el proceso de analisis, actualización o creación de nuevos puestos, considerando los factores de cambios en la organización y la tecnología. El propósito fundamental de este manual, consiste en establecer las líneas sobre las cuales se crean los puestos, alinear la misión y objetivos de éstos con los de la organización, realizar un proceso continuo de actualización, considerando los cambios que se den en la forma de proveer los servicios, las nuevas practicas de atención y medicina basada en evidencia, que permita mejorar los aspectos complejos de la contratación de los profesionales de la salud, colocar las personas con las competencias en los lugares adecuados, distribuyendo equitativamente a los empleados en los diferentes estamentos de la organización, de acuerdo a necesidades y requerimientos. El manual contiene las normas que regiran la actualización o creación de nuevos puestos, los procedimientos para la elaboración de la Ficha del Descriptor de los Puestos y Perfiles, el que parte del analisis del puesto y las funciones del area donde se ubica de acuerdo a la clasificación pre establecida,conforme a la naturaleza o importancia del puesto.

OBJETIVOS

Objetivo General
Contribuir al ordenamiento actualización y/o creación de puestos, homologando y ordenando las normas y procedimientos para la Clasificación de Puestos, conforme a lo establecido por la Dirección General de Función Pública.

Objetivos Específicos
1. Homologar las normas y procedimientos que se aplicaran en la actualización y clasificación de puestos
2. Unificar los instrumentos basicos para definir la misión, responsabilidades, funciones, actividades internas y externas de cada puesto.
3. Aplicar el instrumento para determinar las competencias del perfil de cada puesto.
4. Contribuir a la elaboración del Manual Descriptor de Puestos.

MARCO CONCEPTUAL Y REFERENCIAL

La clasificación de puestos constituye la base del sistema de gestión de Recursos Humanos, el que por su naturaleza es esencialmente organizativo, jerarquizado por la Dirección General de Función Publica del Estado. Este integra tres procedimientos, el analisis de la descripción, valoración y clasificación de puestos. En el proceso se determinan y ordenan los puestos, en atención a su importancia organizativa, posición que ocupan, funciones y responsabilidades que les corresponde. Inicia con el analisis y descripción de puestos, hasta el agrupamiento por nivel, clase, tipo de servicio, puesto tipo y familia funcional. funciones claves, funciones principales donde se derivan las competencias laborales de cada uno de los puestos, como se presenta en la siguiente grafica.

En el analisis y descripción de perfiles e identificación de competencias laborales de los puestos,parte del analisis funcional.Analisis Funcional: utiliza el Mapa Funcional como metodología de analisis de
las funciones claves y funciones principales. Introduce el analisis de la relación del trabajador con los demas trabajadores y el entorno organizacional. Parte del propósito clave en una ocupación e identifica el conjunto de conocimientos
actitudes, habilidades y comprensión necesaria para un desempeño competente en un contexto laboral. Incluye las condiciones de calidad, seguridad y salud en el trabajo.

A continuación se definen los conceptos mas significativos

Puesto de Trabajo
Es el conjunto de funciones y actividades que dentro de un contexto organizativo, la
Institución individualiza para conseguir unos resultados que han de contribuir a la
finalidad y objetivos para la organización.

Descripción de Puesto
Constituye el detalle pormenorizado de las características de cada puesto, las funciones y normas a cumplir, así como los productos esperados.

Perfil del Puesto
Comprende las competencias requeridas de cada puesto, las características personales y profesionales que requiere tener el ocupante del puesto, como es la formación profesional, experiencia, conocimientos, aptitudes, incluyendo la condición ambiental y riesgos del puesto.

Analisis y valoración de Puestos
Comprende el analisis de los contenidos organizativos, expresados en la descripción del puesto, sobre el cual se determina su importancia relativa dentro de la organización, por medio de la aplicación de los factores de competencias, solución de problemas y responsabilidades, mediante los cuales se asigna el nivel de complejidad en la escala salarial.

Clasificación de Puestos
Es elprocedimiento por el cual se organizan los puestos de acuerdo a su naturaleza,
importancia relativa de sus contenidos en la organización y nivel de responsabilidad que ocupan, de forma que facilite la definición y aplicación de políticas de gestión de los recursos humanos.

Puestos Directivos
Tiene como objetivo dirigir, planificar y organizar el trabajo, definiendo o participando en el diseño de las políticas generales y ejecutar acciones tendientes a logar los objetivos de la institución, consiguen resultados a través de otros de forma mas o menos lejana, actúan en un plano estratégico y tactico a nivel de Políticas o Planes

Puesto Ejecutivos
Tienen como función desarrollar funciones técnicas o administrativas especializadas y complejas, que contribuyan a la consecución de los objetivos y metas institucionales. Actúan en un plano tactico /operativo a nivel de objetivos, programas, normas o estandares, consiguen resultados a través de otros de forma mas o menos próxima.

Puestos Operativos
Tienen como función desarrollar funciones técnicas, de apoyo administrativo, técnico y servicios generales, cuya ejecución requiere de habilidades específicas para su
desempeño, actúan en un plano operativo y a nivel de objetivos, programas, normas o estandares, consiguen resultados por sí mismos.
Los puestos de acuerdo a su naturaleza se clasifican en puestos comunes y propios.


Puestos Comunes
Ejecutan funciones de asistencia técnica, apoyo y servicios a las funciones sustantivas. Por su contenido genérico existen y son similares en todas las instituciones.
Puestos Propios
Ejecutan funciones de naturaleza técnica o especializada cuyo ambito de acción estadirectamente vinculado al quehacer de cada institución



NORMAS

1. Corresponde a la División General de Recursos Humanos la actualización
periódica de los descriptores de puestos.
2. Los descriptores de puestos se realizaran en función de los cambios
estructurales, organizativos, y/o tecnológicos que se originen, como
consecuencia de reformas y modernización de la administración del estado.
3. El analisis y descripción de puestos se hara sobre la base de la
metodología establecida por el estado para ese fin.
4. En el analisis y descripción de los puestos y perfiles, se hara en forma
participativa, debiendo organizar un Comité Técnico, de caracter temporal,
integrado por funcionarios de la División General de Recursos Humanos,
Responsables de Recursos Humanos de las unidades locales, técnicos y
representantes de los empleados que tengan pleno conocimiento y experiencia de los puestos.
5. Las fichas de Descriptores de Puestos deben ser validadas y firmadas por
el ocupante del cargo y superior inmediato.
6. Concluido el proceso de actualización de clasificación de puestos se deben
ordenar los puestos funcionales y su ubicación, en correspondencia plena
de lo real respecto a lo nominal, que certifique la transparencia en la gestión.
7. Los directores y responsables de recursos humanos de los establecimientos de salud, deben reportar oportunamente los cambios organizativos y funcionales, para mantener actualizados los descriptores de puestos, debiendo realizar previamente el tramite para la creación del nuevo puesto, argumentando y justificando su necesidad.
8. Los nombramientos y movimientos de actualización de personal en lasnominas del ministerio, deben tomar como base de referencia las denominaciones aprobadas en el catalogo de clasificación de puestos.
9. Solamente la División General de Recursos Humanos, es la instancia facultada para actualizar y crear nuevos puestos, así como la gestión ante la Dirección General de Función Pública para la incorporación dentro del clasificador de puestos.

PROCEDIMIENTOS

El proceso de clasificación de puestos, de acuerdo a la Ley de Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, esta centralizado en la Dirección General de Función Pública, correspondiendo a las divisiones de Recursos Humanos de los Ministerios y entes descentralizados del Estado, el procedimiento de analisis y descripción de puestos y perfiles, como parte de la funciones delegadas por Ley. La descripción de puestos y perfiles: Consiste en el analisis realizado sobre los hechos y el puesto, no en función de las
persona. Su importancia se expresa en los siguientes aspectos

En la planificación contribuye a la determinación de los puestos que se requeriran en el futuro.
En la provisión se utiliza para identificar los perfiles de los candidatos que se
contrataran.
En la Inducción es el punto de partida en para inducir al recursos ya que refiere el contexto organizativo, atribuciones, relaciones y responsabilidades que son inherentes al puesto.
En la gestión del desempeño sirve como punto de referencia para a establecer los parametros de medición con los que sera evaluado la persona.
En el desarrollo de los recursos es un elemento basico para identificar la brecha entre el perfil del puesto y del ocupante, para formular el plan de actualización y desarrollo delpersonal
En la Higiene y seguridad, permite conocer los riesgos y condiciones de trabajo en que se desempeñara el recurso que ocupe el puesto, lo que permitira mejorar las condiciones laborales de los empleados. Con relación a los salarios es de vital importancia para determinar la remuneración de los puestos.

El procedimiento de analisis de la valoración del puesto
Se basa en el contenido de la ficha del descriptor del puesto, por medio de los
cuales se les asigna una escala de valoración, dentro de parametros establecidos. La valoración esta estructurada por tres factores: competencia, solución de problemas y responsabilidad.

Factor de Competencia: Conjunto de conocimientos, experiencias, habilidades requeridas para desempeñar adecuadamente el puesto, sean estas técnicas, gerenciales o de interrelación.

Competencia Técnica
Competencia Gerencial
Competencia de Interacción Humana
Conocimiento para el
desempeño de un cargo
independiente de cómo se
adquirió Amplitud de la gestión para
armonizar e integrar
recursos, actividades y
funciones Obtención de resultados a
través otros





Factor de Solución de Problemas: autonomía del pensamiento requerida para identificar, definir y solucionar, de forma creativa, los problemas a que se enfrenta el puesto
.
Factor de Responsabilidad: es la acción de responder por las atribuciones
decisiones y consecuencias derivadas del quehacer del puesto. Libertad para
actuar, magnitud, asociada al puesto, como gerencia recursos, propone y decide sobres magnitudes económicas entre otras e impacto, con respecto a la incidencia de resultados en la organización. Su valoración implica medición dela contribución del puesto sobres los resultados finales.

El procedimiento de clasificación de puestos
Se realiza una vez que son descritos y valorados los puestos, los que se agrupan en familias funcionales y puestos tipos. Actualmente los niveles de clasificación establecidas en por la DIGEFUP, comprenden veintidós niveles

Clasificación de Puestos Niveles de clasificación
Servicio Operativo I a la VI
Servicio Ejecutivo VII a la XII
Servicio Directivo XIII a la XXII


Analisis y Descripción de Puestos y Perfiles

El procedimiento de descripción de puestos, constituye la base principal del
proceso de clasificación de puestos, ya que en el se identifica y describe la misión, responsabilidades, funciones, actividades, relaciones internas y externas, los requisitos necesarios para cada puesto, así como su importancia relativa, en base a los resultados que aporta a la misión y objetivos de la organización. El siguiente esquema presenta los ocho elementos principales que se analizan en la ficha de cada puesto.



ELEMENTOS DE LA DESCRIPCION DEL PUESTO
ANEXO 1
Descripción del Puesto
l.- Identificación
Nombre del Puesto:
Nombre de la Persona Ocupante:
Puesto Superior Inmediato:
Nombre de la Persona Ocupante:
Institución u Organismo:
Dirección / Area:
Fecha Validez:
Aprobado por: ____________ ___________
(Ocupante) (Superior)
ll.- Misión: ……………………………………………….

III. Dimensiones
Nº de personas subordinadas: Directos: Totales:
Magnitudes Económicas (en dolares):
Otras magnitudes

IV NATURALEZA Y ALCANCE
IV.1.Organigrama: STO

Funciones principales o funciones basicas

(1) Nombre del puesto del que depende jerarquica y directamente.
(2) Nombre de su puesto.
(3) Nombre de los otros puestos que también dependen directamente de su Jefe.
(4) Nombre de los puestos directamente dependientes del suyo. (5) Cometidos principales de los puestos subordina

IV.2. Naturaleza de la Función
(Funciones y Actividades Principales)
Función 1:
Resultado 1:
Actividades:
1.1.
1.2
1.2.
Función 2
Resultado 2:
Actividades:
2.1.
2.2
2.3.
Función 3
Resultado 3:
Actividades:
3.1.
3.2
3.3.
IV.3.- Relaciones Principales con otros puestos de trabajo a lo interno de la Institución
(Indique cargos, motivos y frecuencias)



IV.4.- Relaciones Principales con otras Instituciones u Organizaciones
(Indique institución u organización, puesto, motivos y frecuencia)



V. Naturaleza de los Problemas
(Aspectos que suponen mayor dificultad o complejidad en el Puesto. Pueden ser
problemas de orden técnico, gerencial o derivado de las relaciones humanas.
Explique brevemente el problema y su incidencia)



VI. Naturaleza de la Responsabilidad
(Decisiones propuestas o contribuciones mas significativas propias del puesto)

VII.- Otros aspectos:
(Indicar si son necesarios otros aspectos significativos que permitan conocer mejor
el puesto y que no hayan sido explicadas en los puntos anteriores)

Perfil del Puesto
Nombre del Puesto:
Nombre de la Persona Ocupante:
Puesto Superior Inmediato:
Nombre de la Persona Ocupante:
Institución uOrganismo:
Dirección / Area:
Fecha Validez:
Aprobado por: ____________ ___________
(Ocupante) (Superior)
Perfil del Puesto:
1. Formación: nivel y especialización
Nivel académico

Titulación Específica

2. Conocimientos
Conocimientos específicos:

Idiomas: (indicar nivel: basico, intermedio, avanzado)

Informatica: (indicar nivel: basico, intermedio, avanzado)

3. Experiencia
Tipo de experiencia

Duración de la misma:

4. Otros requisitos: (indicar aquellos que requieran acreditación o registro)
5. Competencias o Características Personales
Competencias
Habilidades
6. Condicione de Trabajo
6.1 Dificultad
Esfuerzos físicos
Frecuencia con que se realizan:
Frecuencia de exposición:

6..2. Peligrosidad
Probabilidad de accidente
Frecuencia de exposición:
6.3 Otras condiciones especiales:
Disponibilidad:
Incompatibilidad:
6.4 Horario:
Turnos: (mañana/ Tarde/ Noche o Fin de Semana o ambos combinados)
ANEXO 2
Anexo Nº.2 - Instructivo para el llenado de la Ficha del Descriptor del Puesto. Identificación
Es el conjunto de datos que permiten situar el puesto dentro de la organización al momento de la actualización, integrando las siguientes variables:
• Nombre del puesto
• Nombre del o la ocupante del puesto
• Puesto del superior inmediato
• Nombre del o la superior inmediato
• Nombre del organismo o institución
• Nombre de la dirección o area en la que se ubica el puesto
• Fecha en que se valida la información
• Firma del o la ocupante y firma del o la superior

Misión

Es la expresión de la responsabilidad asumida por un puesto dentro del area
organizativa en la que esta ubicado. Es unaspecto sustantivo, que indica la razón de ser del puesto, por qué y para qué existe, define los límites y guías de
actuación. Por ejemplo; de acuerdo al nivel jerarquico que ocupe el puesto las acciones comprenden

planificar
organizar
c controlar
programar
coordinar
verificar
elaborar
realizar
fotocopiar
Una vez analizados todos estos factores se realizan las siguientes preguntas


ACCION FUNCIO GUIAS RESULTADOS


¿QUE HACE? ¿DONDE LO HACE? ¿DE ACUERDO CON? ¿PARA QUE?


Se recomienda la elaboración de la misión una vez que se han acotado todas las funciones.
Dimensiones
Se establece de acuerdo a la magnitud de tres variables
• Número de subordinados que el titular del puesto tiene bajo su cargo, sean
estos directos o indirectos.
• Magnitudes económicas; puede ser presupuesto, gastos, inversiones, ingresos
específicos, sobre los que incide el puesto.
• Otras magnitudes significativas, dimensiones materiales o de otro tipo
relacionadas directa o indirectamente con el puesto (equipo de transporte,
equipo de oficina, etc).

Naturaleza y alcance del puesto
a)Parte de ubicar al puesto en el organigrama en relación a los otros puestos:
• Puesto superior al puestoanalizado (1)
• Titular del puesto (2)
• Otros puestos que dependen del puesto superior (3)
• Puesto subordinados del puesto analizado (4).
• Se enuncian los cometidos basicos de los puestos subordinados, de acuerdo a las
b)funciones, los cuales son una breve
• Funciones, corresponde a las responsabilidades basicas del puesto de trabajo, en término de resultados parciales. Las funciones deben tener como maximo de seis a ocho funciones.
• Resultados; es el producto esperado que se genera con la realización de las todas las actividades que dan cumplimiento a la función.
• Actividades; son las acciones mas importantes relacionadas a la función que el puesto debe desarrollar para lograr los resultados previstos. Deben comenzar siempre con un verbo en infinitivo que indica la acción, debe responder a la siguiente pregunta.
Qué hace el puesto, dónde y cómo realiza su trabajo dentro del proceso global
de la organización.
c) Se detallan las relaciones principales con otros puestos y/o areas dentro de la
organización, en donde se debe precisar los motivos de la relación, el puesto, area
y frecuencia.
d) Se anotan las relaciones principales con otras organizaciones públicas
privadas, organismos financieros, donantes, sociedad civil, con los que tenga que
interactuar, detallando el nombre de la organización, puesto que ocupa el
interlocutor, motivo de la relación y frecuencia.
Naturaleza y alcance de los problemas
Este apartado debe señalar
• Los aspectos de mayor complejidad y /o dificultad, referidos a las funciones
y actividades del puesto, los problemas pueden ser de orden organizativo,
técnicos, gerenciales y/o humanos
•Especialización/conocimientos necesarios para dar respuesta a las
dificultades y /o complejidades

Naturaleza de la responsabilidad
Grado de libertad de actuación del puesto para realizar sus finalidades.
• Decisiones mas significativas: (autorizar política, selección de personal, etc).
• Propuestas mas significativas: (proponer aumentos de plantillas, etc).
• Directrices, normas, reglamentos e instrucciones.
• Control de sus actividades y sus resultados.

Otros aspectos
Cualquier información significativa y necesaria que permita comprender el puesto y que complemente la descripción.

Perfil del Puesto
Es el bagaje de conocimientos generales y específicos, experiencias, habilidades y competencias (características personales) que se requieren para desempeñar adecuadamente un puesto.

¿Qué lo compone?
1. Formación, Disciplina y Especialidad
2. Conocimientos
3. Experiencias
4. Otros requisitos
5. Competencias
6. Condiciones

IMPORTANCIA
Son documentos escritos que concentran en forma sistematica una serie de elementos administrativos con el fín de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberan seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. Representan una guia practica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistematica, en la cual se establecen claramente losobjetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACIÓN DE PUESTOS
GRADO NIVEL GRUPO OCUPACINAL No CLASE DE PUESTO DESCRIPCION TITULO EXPERIENCIA
1 0 1 AUXILIAR 1 AUXILIARES: servicios generales BACHILLER SIN EXPERIENCIA
2 0 1 SERVIVIOS 0 2 AUXILIAR 2 1 AÑO
3 0 1 ASISTENTE 1 ASISTENTES: administrativo ,financiero 1 AÑO
4 0 2 ADMINISTRATIVOS 0 2 ASISTENTE 2 comunicadores diseñadores ect ESTUDIOS 2 AÑOS
5 0 3 ASISTENTE 3 SUPERIORES 3 AÑOS
6 0 1 TECNICO1 TECNICO: administrativo ,financiero LICENCIADO 2 AÑOS
7 0 3 TECNICO 0 2 TECNICO2 comunicadores diseñadores ect TECNICO 3 AÑOS
8 0 3 TECNICO 3 TECNOLOGICO 4 AÑOS
9 0 1 PROFESIONAL 1 PROFESIONALES: administrativo ,financiero PROFECIONAL 3 AÑOS
10 0 2 PROFESIONAL 2 comunicadores diseñadores ect UNIVERSITARIO 4 AÑOS
11 0 3 PROFESIONAL 3 POSGRADO MAS 5 AÑOS
12 0 4 PROFECIONAL 0 4 PROFECIONAL 4 TER DIPLOMADO 6 AÑOS
13 0 5 PROFECIONAL 5 DOCTOR 7 AÑOS
14 0 6 PROFESIONAL 6 8 AÑOS
15 0 1 JEFE 1 JEFES DE AREA: financiero administrativo recursos LICENCIADO 3 AÑOS
16 0 2 JEFE 2 humanos técnicos marketing producción TECNICO 4 AÑOS
17 0 3 JEFE 3 compra venta PROFECIONAL 5 AÑOS
18 0 5 JEFATURA 0 4 JEFE 4 UNIVERSITARIO 6 AÑOS
19 0 5 JEFE 5 JEFE DE DEPARTAMENTOS :compra venta POSGRADO 7 AÑOS
20 0 6 JEFE 6 técnicos marketing producción MASTER 8 AÑOS
21 0 7 JEFE 7 TITULO DE DOCTOR 9 AÑOS
22 0 8 JEFE 9 10 AÑOS
23 0 6 DIRECCION 10 . DIRECTOR EJETUTIVO