Informes que se utilizan para el control de la Mano de Obra

El registro de la mano de obra generalmente comprende tres pasos: control de tiempo y labor, preparación de la nómina y registro de la nómina.
 

El Control de Tiempo y Labor

Dentro del departamento de personal existe un area de nómina, cuya función es la elaboración de la nómina, para cumplir dicha función utiliza un documento denominado tarjeta de reloj o tarjeta de asistencia que le permite conocer la asistencia del trabajador diariamente a la empresa. Se utiliza una tarjeta por semana para cada trabajador, en la que se anota el día y las horas de entrada y salida, bien sea a través de relojes marcadores, o tarjetas magnéticas. La información contenida en estas tarjetas servira de base para el calculo de la nómina total semanal y determinar la cantidad bruta por pagar y la cantidad neta por pagar a los trabajadores después de las deducciones requeridas por las leyes y la correspondientes a los acuerdos con los empleados como cuotas sindicales, adelantos de sueldos, planes de seguro, entre otros. El registro de nómina debe contener: el nombre del trabajador, número o código de nómina, clase de trabajo, salario o sueldo basico, deducciones, fecha y duración del contrato y cualquier otra información.

Las tarjetas de tiempo o tarjetas de reloj es un formato que proporciona un registro de la asistencia del personal que labora en la empresa. Se utilizan individualmente para cada trabajador y generalmente se requiere que éstos perforen la tarjeta al iniciar y al terminar su trabajo. En lastarjetas de tiempo se registran las horas de entradas y las horas de salidas de cada día, indicando el número de horas regulares y de sobretiempo trabajadas en el transcurso de una semana. El tiempo registrado en las tarjetas reloj se utiliza como base para determinar el número de horas trabajadas por día y por semana.

Estas tarjetas por lo general contienen el nombre del trabajador, su número asignado, el período completo de trabajo, número de horas trabajadas cada día y el total de la semana, horas extras o sobretiempo. También pueden incluir la tarifa de la jornada, las deducciones correspondientes y el total neto devengado. Las tarjetas de tiempo permiten mantener un registro de las horas totales trabajadas cada día por los empleados, lo cual proporciona la información confiable para calcular y registrar los costos totales de la nómina. (Figura 1).
Las tarjetas de tiempo, con la presencia de los avances tecnológicos pierden vigencia y en la actualidad se utilizan sistemas computarizados que cumplen las mismas funciones. Sin embargo, los altos costos de adquisición y mantenimiento de estos sistemas limitan a las empresas de menores recursos a ubicarse a la vanguardia de los cambios tecnológicos y se ven en la obligación de continuar utilizando las tarjetas de tiempo.

TARJETA DE TIEMPONombre del empleado: Danid CorderoNúmero del empleado: 015Semana del: 02/03/200X al 08/03/200X 02 03 04 05 06 07 08 |
Lunes | Martes | Miércoles | Jueves | Viernes | Sabado | Domingo |
8 a.m.12m.1p.m.5 p.m. | 8 a.m.12 m.1p.m.5 p.m. | 8 a.m.12 m.1 p.m.5 p.m. | 8 a.m.12.m.1 p.m.5 p.m. | 8 a.m.12.m.1 p.m.5 p.m. | 8 a.m.2 p.m.
8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 6
Regular: 40Sobretiempo: 6Total: 46 |
Figura 1. - Tarjeta de tiempo

En cuanto al control de labor, cuando la retribución a los trabajadores es sobre la producción que realizan, se debe controlar el trabajo que llevan a cabo para valorar el rendimiento de cada individuo y ver si es el adecuado. Los trabajadores elaboran reportes de trabajo ejecutado, mismos que son autorizados por el Departamento Productivo.

La Preparación de la Nómina: esta a cargo del departamento de nómina tomando como base el control de tiempo y las boletas de trabajo, la nómina debe incluir el importe bruto y la cantidad neta a pagar a los empleados después de las deducciones correspondientes como INSS, IR y otros. Este departamento distribuye la nómina y lleva el control del ingreso de los empleados, tasa salarial y clasificación de empleo.

Una vez elaborada la nómina y revisada por el gerente producción, se envía al departamento de contabilidad de costos quien asigna los costos de la nómina a las órdenes de trabajo en proceso.

El Registro de la Nómina: generalmente se prepara semanal, quincenal o mensualmente. El salario bruto para un empleado se determina multiplicando las horas indicadas en las tarjetas de tiempo o boleta de trabajo por la tasa por hora, mas cualquier bonificación o tiempo extra.
 

Métodos utilizados para registrar el tiempo ocioso, vacaciones, días feriados y otrasremuneraciones

Empleado
Tarjeta de Tiempo
Nómina por Distribuir xxxx
Sueldos y salarios por pagar xxx
Retenciones por pagar xxx
P/registrar nóminas y deducciones
Personal
Nómina y deducciones
Contabilidad
Verifica y al estar conforme
Registro

La contabilización de la mano de obra incluye situaciones especiales que no se presentan en el registro de los materiales como son las retenciones a los empleados, prestaciones sociales, días feriados trabajados, horas extras, tiempo ocioso, salario mínimo garantizado, planes de incentivos y contribución patronal. Por razones de consistencia contable y para fines del adecuado costeo del producto, es necesario que las empresas tomen una decisión sobre el tratamiento que deben tener los costos relacionados con la mano de obra. A continuación se explican algunos de los costos mas relevantes y comunes asociados a la mano de obra de producción y su contabilización:

Bonificación por horas extras o sobretiempo


El tratamiento contable apropiado para este tipo de bonificación dependera de la causa por la cual se incurrió en el sobretiempo; comúnmente se emplean tres formas de contabilizarlas:

* Se incluyen como mano de obra directa, cuando se incurren las horas extras como resultado de una orden específica o pedido no programado y el cliente esta dispuesto a pagar un cargo adicional por el sobretiempo requerido, la bonificación por sobretiempo se agrega a la mano de obra directa y se carga al trabajo o departamento responsable del sobretiempo, mediante un débito a lacuenta inventario productos en proceso mano de obra. El asiento contable respectivo es el siguiente

Inv. producto en proceso mano de obra . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . . . . . . XX

* Se incluyen como un costo indirecto de fabricación. Cuando el sobretiempo no puede identificarse plenamente con alguna orden específica o corresponde a varias órdenes simultaneas que hacen poco viable su aplicación directa a cada una, la bonificación por sobretiempo se debe cargar a la cuenta Costos indirectos reales. En este caso el asiento es como sigue
Costos indirectos reales . . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . XX



* Se incluyen como un gasto del periodo. Cuando el sobretiempo se genera por negligencia, ineficiencia o pérdida del tiempo regular de trabajo, la bonificación por sobretiempo se debe tratar como un gasto del periodo y se carga a una cuenta de Pérdida de bonificación por sobretiempo y el asiento se realiza de la siguiente manera

Pérdida de bonificación por sobretiempo . . . . XX
Nómina por distribuir. . . . . . . . XX





Bonificaciones nocturnas y dominicales

El tratamiento contable de estos tipos de bonificaciones es similar al que se aplica a las bonificaciones por sobretiempo.

* Se incluyen como mano de obra directa. Si las bonificaciones se pueden identificar con la orden de trabajo que las generó, se consideran como un costo adicional de mano de obra directa y se cargan a la cuenta inventario de productos en proceso mano de obra. Elasiento contable es como sigue

Inv. productos en proceso mano de obra . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . . . . . XX

* Se incluyen como un costo indirecto de fabricación. Si las bonificaciones no se pueden identificar con alguna orden de trabajo en especial, se deben cargar a la cuenta Costos indirectos reales. El asiento contable se presenta de la siguiente forma:

Costos indirectos reales . . . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . . . . . XX

Tiempo ocioso

En el transcurso de la fabricación de los productos puede suceder que durante algún periodo de tiempo ciertos empleados no tengan trabajos que realizar, esta cantidad de tiempo inactivo se conoce como tiempo ocioso; el cual frecuentemente es generado por diversos factores como: averías, reparaciones y mantenimientos de las maquinas, falta temporal de trabajo por agotamiento de algún material o mala planificación, entre otros. El tiempo ocioso se le paga al trabajador aunque no realice labor alguna. Existen dos alternativas de contabilizar este costo

a) Se incluye como un costo indirecto de fabricación. Cuando el tiempo ocioso se considera normal para el proceso de producción se carga a la cuenta Costos indirectos reales. El asiento contable es como sigue:

Costos indirectos reales . . . . . . . XX
Nómina por distribuir XX



b) Se incluye como un gasto del periodo. Cuando el tiempo ocioso se genera por negligencia o ineficiencia de algún empleado, los costos incurridos por este concepto se consideran gastos delperiodo y se cargan a la cuenta de Pérdida por tiempo ocioso. El asiento contable se registra así

Pérdida por tiempo ocioso . . . . . . . . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . . . . XX

Planes de incentivos

Los costos incurridos por la implementación de planes de incentivos se deben cargar a la cuenta Productos en proceso mano de obra. El asiento contable es como sigue

Inv. productos en proceso mano de obra . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . . . . XX




Vacaciones, utilidades y días festivos

Los costos causados por conceptos de vacaciones y utilidades no deben cargarse a la producción en el periodo en el que se cancelan, este procedimiento generaría una distorsión en los costos unitarios de los productos fabricados en comparación con el costo unitario del mismo tipo de producto fabricado en periodos diferentes. El tratamiento mas adecuado consiste en acumular semanalmente o mensualmente dichos montos con base a estimaciones y presupuestos del costo anual que se debería pagar por vacaciones y utilidades. Se recomienda el mismo tratamiento para las prestaciones sociales.

Una vez calculados y registrados los montos estimados por estos conceptos se distribuyen periódicamente entre los diferentes trabajos, departamentos o productos. Generalmente, se emplean dos métodos para distribuir a la producción los montos estimados correspondientes a pago de vacaciones y utilidades

a) Se incluyen como mano de obra directa e indirecta. Los costos estimados por el pago de vacaciones y utilidades de lostrabajadores que representan mano de obra directa se carga a la cuenta de productos en proceso mano de obra, y los costos estimados por estos conceptos de los trabajadores que representan mano de obra indirecta se cargan a la cuenta Costos indirectos reales. El asiento contable respectivo es el siguiente

Inv. productos en proceso mano de obra (MOD) . . . . XX
Costos indirectos reales (MOI) . . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . . . . . . . . . XX

b) Se incluyen como un costo indirecto de fabricación. Un método alternativo consiste en cargar el calculo estimado de vacaciones y utilidades correspondientes a los trabajadores que representan tanto mano de obra directa como indirecta a la cuenta Costos indirectos de fabricación. El asiento contable se presenta de la siguiente forma

Costos indirectos reales. . . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . . . XX

La contabilización de los pagos por días festivos se trata de la misma manera como el calculo de vacaciones y utilidades. Generalmente las empresas emplean el segundo método para contabilizar los pagos estimados por vacaciones, utilidades y días festivos, en virtud de lo complicado que puede resultar aplicar el primer método.

Aportes Patronales

Los aportes patronales representan la porción que el patrono esta obligado a aportar por los distintos conceptos establecidos en las disposiciones legales, reglamentarias o contractuales tales como Seguro Social Obligatorio, Seguro de Paro Forzoso, Política Habitacional, INCE, Caja de Ahorro, entre otras.

Unavez calculados y registrados los montos por conceptos de aportes patronales, periódicamente se deben distribuir entre los diferentes trabajos, departamentos o productos. Generalmente, se emplean los mismos dos métodos utilizados para distribuir a la producción los montos de los apartados.

a) Se incluyen como mano de obra directa e indirecta. Los aportes patronales se pueden registrar considerando su distinción entre la mano de obra directa e indirecta y cargarlos a la cuenta de Productos en proceso mano de obra y Costos indirectos de fabricación, respectivamente El asiento contable respectivo es el siguiente:

Inv. productos en proceso mano de obra (MOD) . . . . XX
Costos indirectos de fabricación (MOI) . . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . . . . . . . . . XX

b) Se incluyen como un costo indirecto de fabricación. Otro método consiste en cargar los aportes patronales correspondientes tanto a la mano de obra directa como indirecta a la cuenta Costos indirectos de fabricación reales. El asiento contable se presenta de la siguiente manera


Costos indirectos de fabricación reales. . . . . . XX
Nómina por distribuir . . . . . . . . XX

La contabilización anterior, hace referencia a las cuentas mayores involucradas en el proceso productivo, como es sabido las empresas en sus operaciones trabajan en diferentes órdenes de producción o diferentes procesos productivos, cuando se dice que el costo de mano de obra es directo implica que este se identifica con cada orden, producto o proceso de la empresa por lo tantola empresa tiene que realizar la distribución de dicho costo a cada unidad de producto que se fabrica, para lograr este propósito el contador utiliza la información de la nómina y de las boletas de trabajo, procediendo a conseguir el precio de cada hora trabajada y luego procede a asignarla de acuerdo al número de horas de mano de obra directa invertida en cada orden o proceso.

El calculo de este precio o tarifa, se consigue dividiendo el costo de mano de obra directa entre el total de horas trabajadas en el proceso productivo. En este sentido pueden, existir dos posibles bases en el calculo del numerador

a) Los sueldos y salarios, cuando la empresa considera que sólo éstos representan mano de obra directa, en este caso los aportes y apartados son considerados mano de obra indirecta, es decir se incluyen en los costos indirectos de fabricación real.

b) Los sueldos y salarios mas aportes y apartados, se utiliza como numerador cuando se considera que los aportes y apartados forman parte del costo de la mano de obra directa.

El denominador para el calculo del precio por hora se determina usando las bases que a continuación se mencionan

a) Horas Laborables, se utiliza generalmente cuando la empresa calcula en forma anticipada la tarifa de mano de obra, sobre la base de las horas que se deben trabajar en un periodo determinado. Por ejemplo si el periodo es una semana las horas laborables, en una jornada de 8 horas diarias y cinco días al mes, el denominador estaría representado por 40 horas.

b) Horas trabajadas: Se utiliza cuando laempresa considera los sabados y domingos como parte integral del costo de mano de obra directa, recordemos que los sabados y domingos representan compensación que se incluyen en los salarios pero no constituyen labor productiva.

c) Horas pagadas: Esta base es usada cuando se considera que el costo de sabado y domingo se considera mano de obra indirecta.

De acuerdo a lo descrito para el calculo de la tarifa de mano de obra pueden surgir distintas combinaciones, por ejemplo calcular la tarifa considerando como numerador los sueldos y salarios mas aportes y apartados; dividido entre horas pagadas o entre horas trabajadas.

Mano de Obra, como se contabiliza y cual es su control

La mano de obra puede remunerarse sobre la base de la unidad de tiempo trabajada, según las unidades de producción o de acuerdo a una combinación de ambos factores. Los sueldos y salarios de ejecutivos, de personal de supervisión, de oficina y de mano de obra indirecta de fabricación, tienden a basarse en unidades de tiempo independientes de la producción.

La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a cabo, por lo tanto se requiere de un sistema de control eficaz, porque sin éste las actividades de la empresa quedarían al azar, en este sentido el control implica la medición de los acontecimientos de acuerdo a las normas establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado.Los sueldos, salarios y demas beneficios que reciben los empleados a cambio del trabajo que éstos invierten en el proceso de producción constituyen una parte sustancial del costo de un negocio. El objetivo de los trabajadores es obtener el sueldo mas alto posible y el empresario intenta mantener el costo de producción al mínimo posible, por lo tanto la dirección debe adoptar un plan claro de compensaciones que pueda servir a los intereses de los empleados como al de los propietarios, mediante un aumento en la eficiencia de la mano de obra que genere mejoras en la productividad.

Es imprescindible la utilización de métodos exactos y comprensibles para calcular la nómina de la empresa, debido a que la política salarial y de beneficios de la empresa es generar un gran impacto sobre la moral de los empleados. Si los empleados creen que no se les paga honestamente o existen errores se puede producir un deterioro en las relaciones trabajador-empresario, por esta razón el administrador-contador debe asegurarse de que el pago de salarios y los planes de beneficio se hayan explicado a la persona.



Asiento de diario para el registro de la nómina

Inventario de producción en proceso - Mano de Obra 148000
Nómina por pagar 148000

Este es el asiento de diario para registrar la nómina y el pasivo correspondiente, se prepara en cada período de la nómina. Usualmente los costos de nómina del empleador y la distribución de los mismos se registran al final del mes. El asiento de diario para el registro del pago de la nómina escomo sigue:

Nómina por pagar 148000
Efectivo en caja y bancos 148000

Cuando se cancela la nómina se debe hacer un débito a la cuenta de provisión contra un crédito a la cuenta de caja y bancos

Control para efectuar cancelación de sueldos y salarios

La nómina se descompone en tres secciones: los ingresos devengados por los trabajadores, las deducciones de nómina y los sueldos y salarios netos por pagar.
Los ingresos devengados incluyen el salario o sueldo basico acordado por el trabajador y el patrono, las remuneraciones adicionales por concepto de horas extras o sobretiempo, bonos nocturnos, primas o bonificaciones como estímulo al rendimiento, y cualquier otra remuneración adicional por viaticos, cargas familiares, entre otras.
Las deducciones constituyen aquellas retenciones que el patrono o empleador tiene derecho, por Ley o contrato laboral, a realizar a sus trabajadores. Las retenciones estipuladas en la Ley son: Impuesto sobre la Renta, Seguro Social Obligatorio, Seguro de Paro Forzoso, Política Habitacional. Los tipos mas comunes de retenciones administrativas o las que se establecen en la contratación colectiva son: caja de ahorro, cuota sindical, primas de seguro, préstamos a trabajadores, entre otras. Cabe señalar, que desde el momento en que la empresa realiza la retención adquiere un pasivo con el organismo al cual debe enterar el monto retenido.
Los sueldos y salarios netos por pagar representan la diferencia entre los ingresos devengados y las deducciones.