Diagnóstico
por áreas y funciones - Detalle del alcance y contenido de las funciones
características
Organización, personal, relaciones
En esta área se deben calificar todos aquellos aspectos relacionados con el
organigrama, su distribución y organización funcional, el personal y su
formación y motivación, así como el nivel y bondad de las relaciones dentro de
la organización de mantenimiento y con otras organizaciones de la empresa.
Adecuación y balance del
organigrama: Se debe valorar la estructura funcional y jerárquica de la
organización de mantenimiento, la dimensión de la nomina, la distribución por
turnos, especialidades y áreas de trabajo.
Directrices de mantenimiento: Se deben calificar las normativas de actuación,
instrucciones disponibles y filosofía de actuación existente en la organización
de mantenimiento.
Formación y calificación del
personal: Aquí se deben incluir todos los aspectos relacionados con la actual
formación de técnicos y especialistas, conocimientos generales y específicos de
las instalaciones, formación de base, experiencia, etc.
Planes de formación: Se debe valorar la existencia o no existencia de planes de
formación, así como
su adecuación a las necesidades de la organización de mantenimiento.
Motivación del personal: Se debe calificar la motivación existente, a todos los
niveles jerárquicos, en la organización de mantenimiento, sin tener en cuenta
sus causas ni justificación.
Comunicación:Se debe incluir la comunicación dentro de la organización de
mantenimiento, entre los distintos niveles de actuación, la comunicación con
otras organizaciones de la empresa y evidentemente con los usuarios o
responsables de cada planta o instalación. Se debe valorar no sólo las buenas
relaciones sino también el grado idóneo de la comunicación.
Preparación y planificación del trabajo
La gran masa de trabajos que han de realizarse, requiere un tratamiento
organizado desde el momento en que se detecta la necesidad, hasta su
finalización en condiciones adecuadas. Todo este proceso es el que se califica en
esta área.
Sistemática de órdenes de trabajo (0T): Se debe calificar la organización que
siguen las 0T., las firmas de autorización que necesitan, los textos, etc. así como la organización
administrativa para su control.
Coordinación de especialidades: Es frecuente en mantenimiento la necesaria
intervención de personal de distintas especialidades y cuya coordinación para
conseguir un buen resultado, es lo que se debe valorar en este apartado.
Establecimiento de programas: Se debe valorar todos los aspectos relacionados
con la programación de trabajos, carga de trabajo por especialidad y por
sector, preparación de programas especiales, etc.
Definición de materiales: Todo trabajo de mantenimiento necesita, en mayor o
menor grado, materiales para su ejecución, la previsión de los mismos en
cantidad y calidad es lo que se debe tomar en cuenta al valorar esta actividad.
Estimación de tiempos: Difícilmente puede realizarse algún tipo de actividad
sin estar pendiente de su duración, la previsión de la misma y su utilización
es lo que se debe calificar aquí.
Estimación de fechas de culminación: Si se estima una fecha de conclusión de
cada trabajo, mejor es acertarla. Ambos aspectos se deberán tomar en cuenta al
calificar este apartado.
Recepción de trabajos terminados: El solicitante de cada trabajo ha de ser el
receptor del mismo, ya sea en cantidad,
calidad y plazo, su aceptación o no, es clave para la buena marcha del servicio. Es en el
momento de esta aceptación cuando puede hablarse de quejas concretas. Se debe
calificar en este apartadola existencia o no- existencia de un método
sistematizado así como
su eficacia.
Evaluación de necesidades externas: Para poder evaluar las necesidades de
contratistas, es necesario disponer de la carga de trabajo y la planificación
de los recursos propios disponibles, idoneidad, urgencia del trabajo, etc., y
es a partir de estos datos cuando se puede establecer las necesidades de
recursos externos; que lógicamente se utilizan para realizar aquellos trabajos
que no puedan serlo por medios propios. Se deben valorar aquí los métodos y
procedimientos utilizados para establecer esta evaluación..
Ingeniería, inspección, mantenimiento
preventivo.
Esta área cubre los aspectos más técnicos que habitualmente deben existir en un
Departamento de Mantenimiento para poder desarrollar sus cometidos principales.
Diseño y montaje instalaciones existentes: son valorados únicamente los
edificios, instalaciones, equipo y maquinaria actualmente existente, analizando
desde el punto de vista de las necesidades de mantenimiento, calidad,
instalaciones, mantenibilidad, confiabilidad, etc.
Documentación técnica disponible: serán analizados aquí la cantidad y calidad
de la documentación técnica disponible: Planos generales y de detalle, normas e
instrucciones de los fabricantes, listas de recambios de cada máquina o
instalación, etc. La puntuación se hace sobre la cantidad, calidad y
localización rápida de lo disponible y utilizados por los técnicos de
mantenimiento, así como del esfuerzo que dicho departamento hace
para su mejora y puesta al día.
Historial equipos: se trata de valorar la existencia o no de fichas historiales
de cada equipo donde, además de indicar las características del
mismo, se disponga de las principales modificaciones que se le han realizado,
averías, así como
los costos anuales de mantenimiento.
Investigación sistemática de fallas: se valora también si existe por parte del departamento de mantenimiento el criterio de que a
través del
análisis sistematizado de las averías más frecuentes puedan obtenerse
propuestas para su eliminación.
Gamas de mantenimiento preventivo: se incluyen en la calificación de este
apartado todos los aspectosrelacionados con el mantenimiento preventivo y la
inspección, instrucciones técnicas, programas existentes, etc.
Análisis de métodos de trabajo: la ejecución de los trabajos de mantenimiento
pueden realizarse de forma totalmente rutinaria o bien partiendo de su análisis
y dando instrucciones detalladas a los operarios, herramientas a utilizar, etc.
Dotación de medios de mantenimiento e inspección: la realización de los
trabajos cada día exige más la utilización de mejores y más precisas
herramientas, disponibles hoy en el mercado, para que la calidad y duración de
los mismos sea la correcta.
Compras y almacenes de mantenimiento
Esta área abre los aspectos relacionados con la gestión de aprovisionamiento de
materiales y recambio para la realización de los trabajos de mantenimiento.
Sistemática de la gestión de compras: son valorados en este apartado aspectos
tales como: Selección de proveedores,
especificaciones que se dan en los pedidos, circuitos administrativos,
negociación de precios y en general todos los aspectos relacionados con la
organización de compras, excepto la recepción del material que se ha incluido en el
apartado siguiente.
Recepción de materiales: se analiza el sistema de control establecido para
aceptar los materiales que son comprados: calidad y cantidad de los mismos en
correspondencia con el pedido y fiabilidad de la recepción son los puntos
claves que se han de valorar.
Locales, disposición física de los materiales, localización: son valorados los
aspectos físicos de los almacenes de mantenimiento, su idoneidad y
distribución, limpieza y orden.
Codificación, estandarización de recambios: se trata aquí de valorar la
situación en que estos conceptos se hallan actualmente.
Calidad del servicio de los almacenes de mantenimiento: aquí será analizada y
valorada la organización que tienen estos almacenes y el servicio prestado a
los distintos equipos de mantenimiento: rotura de stock, materiales en buen
estado, reserva de materiales, etc.
Contratación
Se incluyen aquí los aspectos que se han de analizar para poder valorar la
contratación de trabajos de mantenimiento. No se incluye la contratación
temporal depersonal puesto se considera debe ser eliminada como práctica
habitual de mantenimiento. Si en un momento dado es necesario incrementar el
personal de mantenimiento, debe ser para realizar trabajos de determinadas especialidades.
Es considerado más rentable y operativo buscar a las empresas adecuadas que
realicen estos trabajos.
Política de Contratación de trabajos: se valora en este apartado si realmente
existe esta política o simplemente se va improvisando sobre la marcha. También
se calificará la bondad y eficacia de la misma.
Especificación técnica de los trabajos a contratar: un buen contrato
normalmente es consecuencia de una buena especificación de lo que se quiere. Se
califica en este apartado como se realizan actualmente estas especificaciones,
el alcance y calidad de los mismos.
Selección de Contratistas: el precio no es la única característica que ha de
tenerse en cuenta cuando se decide qué contratista ha de realizar un
determinado trabajo, la profesionalidad de su personal, el conocimiento que de
las instalaciones tenga, la seriedad de la empresa y otras muchas
características deben contribuir a perfilar una decisión.
Supervisión de Contratistas: es imprescindible, a la hora de valorar este
apartado, tener en cuenta quién y cómo se lleva el control de contratistas: sus
horas de presencia, la calidad de los trabajos, su duración, cumplimiento de
plazos y normas de seguridad, desviaciones, son otros tantos aspectos que
condicionan la calificación.
Presupuestos de mantenimiento (control
de costos)
Serán calificados dentro de esta área todos los aspectos económicos que afectan
a la gestión de mantenimiento, los sistemas existentes, así como los métodos y
procedimientos de control utilizados se analizan en función de su bondad y
eficacia.
Preparación de presupuesto anual de Mantenimiento: el presupuesto anual es el
máximo objetivo económico que este departamento puede tener. Su existencia o
no, su desglose, el método utilizado para su establecimiento, la participación
de todos las áreas y personas implicadas, etc., son aspectos que se
cuantificaran y valorarán en este apartado.
Definición de tipos de mantenimiento y tratamientocontable: en este apartado se
calificaran el detalle contable al que llega este presupuesto. La separación de
los costos de mano de obra, materiales y contrataciones, el desglose en tipo de
mantenimiento: correctivo, preventivo, predictivo, etc. Los centros de gastos
codificados claramente para mantenimiento, son puntos incluidos en este
apartado y que se valoran en el mismo.
Documentos de gestión económica: la utilización de documentos estándar, su
periodicidad, así como hasta qué nivel de información se envía a los distintos
responsables, son los conceptos que aquí serán valorados.
Informatización del control de costos: su utilización como herramienta para
conseguir una sistematización del proceso de control de costos en
mantenimiento, la fiabilidad de los datos y superficie son aspectos dignos de
considerar para decidir la aplicación de medios informáticos. La existencia o
no de estos medios es valorada en este apartado.
Seguimiento y Control de Costos: independientemente del esquema económico que
el mantenimiento pueda tener, se han de valorar los sistemas y procedimientos
que se utilizan para seguir y controlar los costos disponibles, así como
confiabilidad y eficacia.
Existencia y evolución de índices económicos: disponer de unos índices
cronológicos, que puedan ser comparados en el tiempo así como con otras
empresas de parecidas características, resulta de gran utilidad a los
responsables de mantenimiento en sus distintos niveles. En este apartado serán
valorados su existencia o no, así como su eficacia.
Eficiencia
Los resultados que el mantenimiento consigue se desglosan en distintas áreas de
su actividad. Se calificará aquí, si realmente se siguen criterios para medir
estos resultados así como el nivel de los mismos.
Duración de los trabajos de mantenimiento (rendimiento de la mano de obra):
como su enunciado indica, se valorará en este apartado si la duración promedio
de los trabajos es más o menos correcta y lógicamente la actividad del personal
que realiza los mismos.
Cumplimiento de los plazos, calidad y costo de los trabajos realizados
Estado de las instalaciones - fallas: una política de eficaz realización de
lostrabajos de mantenimiento debe reportar, entre otros beneficios, una
disminución progresiva de las fallas, así como una visible mejora de las
instalaciones y su calificación es la que se realiza en este apartado.
Calidad de servicio: la correcta relación entre el plazo, el costo y la calidad
de las acciones que realiza el mantenimiento para conseguir los resultados
adecuados y el grado de satisfacción suficientes en los usuarios.
