objetivos

Objetivo General

* Conocer que es el análisis y mejoramiento de una organización

Objetivos Específicos
* Identifica cual es el proceso para detectar los problemas en una organización.

* Aprender cuál es el diagrama de distribución del trabajo.

Análisis y Mejoramiento de una organización

análisis y mejoramiento
El estudio de la organización de una empresa tiene por objeto sacar a luz defectos e irregularidades y superarlos.
Los campos de acción son varios. Se pueden destacar los “sistemas y procedimientos” “el personal y sus condiciones de trabajo”, “el equipo con que se trabaja”, “lis servicios” y “los registros”.
El estudio puede cubrir la totalidad de la empresa, uno o varios departamentos, un proceso, etc.

Cómo detectar un problema
Según Bengt Karlof en su libro estrategia empresarial, la técnica PDS (Problems Detection Studies) es determinante en la organización actual para enfocar los problemas tomando en cuenta las necesidades de la empresa y de los clientes.
El proceso PDS lo da a conocer Karlof el diagrama siguiente
Enumerar problemas y formular un cuestionario
Entrevistar a clientes, personas con poder decisión y asesores
Entrevista a personas clave de la compañía
Diseñar el estudio

ETAPA 1.

Distribuir lista de problemas entre usuarios frecuentes, clientes ocasionales y clientes perdidos
Procesamiento informático de respuestas

Informes

Análisis de respuestas

ETAPA 2.

Algunos tipos problemas que se pueden detectar en laempresa
* Duplicación de funciones
* Puntos de estrangulamiento
* Empleados poco eficientes.

Principales problemas que se detectan por la falla en la administración
Errores en la Dirección:
* Deficiente delegación de autoridad
* Responsabilidad no bien delimitada
* Varios jefes para una persona

Disminución en las ventas:
* Desconocimiento del consumidor
* Falta de publicidad
* Fallas en el producto
* Falta de capacidad en los vendedores.
Información deficiente o tardía
* Se toman decisiones equivocadas
* Apreciación equivocada del estado de la empresa.
Equipo inadecuado
* Equipo anticuado u obsoleto
* Equipo con capacidad muy reducida
* Equipo muy grande para las necesidades de la empresa
Reglas y leyes
* Se deben revisar periódicamente

Supervisión incompetente
* La producción no permitirá alcanzar las metas
* La empresa no llenara sus expectativas de calidad

Registros deficientes o inadecuados
* Se dificulta la toma de decisiones
* Causas problemas con los clientes
* Con el estado dan origen a sanciones y multas

Mejoramiento de métodos y sistemas
Al estudiar los sistemas y procedimientos de trabajo debemos investigar lo siguiente:
* Diagrama de distribución del trabajo, para determinar: Que se hace, quien lo hace y cuanto de tarda.
* Diagrama de procedimientos o diagramas de análisis de trabajo: estudia cómo se realiza las tareas.
* Diagrama de flujo que solamente utiliza la “Operación y lainspección” es la síntesis del diagrama de análisis de trabajo. Se usa para la presentación de los procesos en los estudios de ISO 9000.
* Diagrama de recorrido
* Diagrama bimanual: que puede hacer la mano izquierda y la mano derecha, al mismo tiempo.

Diagrama de distribución de trabajo
Una de las formas eficientes de distribuir equitativamente, es estudiando las tareas de cada empleado y la calidad de tiempo requerido para cada una.
Este cuadro puede hacerse individualmente y por departamento o secciones en tal forma, que podemos así tener el total de horas dedicadas a cada tarea.
A continuación encontramos un ejemplo del diagrama de distribución en forma individual. Después de que cada empleado elabora este cuadro indicando las tareas que lleva cabo cada semana y el tiempo que dedica a cada una de ellas, estaremos en posibilidad de hacer el diagrama de distribución de tareas de toda una unidad.

Lista de tareas
Nombre del empleado: JUDITH TRUJILLO
Semana comprendida: 20 al 24 de agosto del 2012

Tareas realizadas Horas
Tomar dictado 12
Transcribir 16
Preparar facturas 4
Archivar documentos 4Uso de computador 4
Total 40


Cuadro de distribución de trabajo semanal
Con base en los diagramas individuales, podremos hacer el diagrama general. En este cuadro se colocan las siguientes columnas:
* Actividades que se llevan a cabo en la unidad.
* Una columna para cada puesto con nombre y cargo de la persona. Estas columnas se colocan en orden jerárquico por el jefe de unidad.
* A la par de cada columna se anota el número de horas dedicadas a cada trabajo.
* Al final se suman las horas efectivamente trabajadas por cada empleado.

Conclusiones
* Es el estudio que se le realiza a una empresa para detectar los problemas que podría tener para estar prevenidos o buscar soluciones especificas.

* El proceso que se realiza para detectar los problemas se inicia con un diseño de estudio, luego se entrevista a las personas claves de la compañía y luego se entrevista a algunos cliente o asesores, después de esto se enumeran los problemas resultantes para luego distribuir la lista de los problemas para buscarles soluciones.

* Este es un cuadro en el cual se muestra los horarios de cada tarea de los empleados puede hacerse ya sea individual o por departamento para tener una organización eficiente.

BIBLIOGRAFIA
Administración, Organización y Práctica de Oficina
Aída de Torres aƒ° Lidia Gonzales
Págs. 83 al 86