AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO

La rápida extensión del uso de las herramientas informáticas está generando la necesidad de optar por uno de los muchos sistemas que están a disposición de cada usuario. La organización de mantenimiento no debe ser ajena a esta situación, haciéndose necesario identificar los criterios más aconsejables para automatizar su gestión. Estos criterios deben estar en función tanto de la cultura organizacional como de la cultura informática de la empresa.

La necesidad de organizaradecuadamente el servicio de mantenimiento con la introducción de programas de mantenimiento preventivo y el control del mantenimiento correctivo nace hace ya varias décadas con base, fundamentalmente, en el objetivo de optimizar la disponibilidad de los sistemas productivos. Posteriormente, la urgencia de minimizar los costos propios del mantenimiento acentúa la necesidad de introducir controles adecuados de los mismos.

Más recientemente, las exigencias de calidad, conducen a analizar de forma sistemática las mejoras que pueden ser introducidas en la gestión, tanto técnica como económica, del mantenimiento. Todo ello ha conducido a que se tenga que manejar una gran cantidad de información.

Sin embargo, la automatización de la función mantenimiento se ha producido con cierto retraso en comparación con otras funciones de la empresa, en parte por la existencia de otras prioridades y en parte quizás por la “lejanía” del mantenimiento de los recursos informáticos.

En el diseño e implantación de cualquier sistema automatizado se debe tener siempre presente que está al servicio de unos determinados objetivos. Cualquier sofisticación del sistema debe ser considerada con gran prudencia para evitar que se desvíen dichos objetivos o se dificulte su cumplimiento. La automatización debe estar dirigida a facilitar a la organización de mantenimiento el logro de objetivos tales como: optimizar la disponibilidad de los sistemas productivos, disminuir los costos, optimizar la utilización del recurso humano y maximizar la vida útil de los sistemas productivos, entre otros
1. Características básicas de los sistemas automatizados de mantenimiento

Las características básicas de un sistema automatizado de mantenimiento deben ser las siguientes:

• Facilitar la actualización periódica y sencilla de sus datos e informaciones

• Operar tantas horas diarias como funcionen los sistemas productivos

• Considerar la integración con otros sistemas automatizados de la empresa

• Disponer de una estructura modular y flexible para facilitar su implantación y responder a las necesidades particulares de cada empresa

Un sistema automatizado de mantenimientodebe contener los módulos básicos que se señalan en la figura 1.

Figura 1: Módulos básicos de un sistema automatizado de mantenimiento

• Módulo de Objetos de Mantenimiento: Es un módulo para organizar y registrar toda la información inicial que necesita la actividad de mantenimiento, definiendo los centros de costos y objetos de mantenimiento instalados en la empresa. Los objetos de mantenimiento incluyen: activos, equipos, instrumentos y útiles. Éstos se agrupan en centros de costo.
• Módulo de Personal: Es un módulo necesario para organizar el personal dentro de la organización de mantenimiento atendiendo la estructura organizativa existente y las características del personal vinculado a la actividad de mantenimiento.

• Módulo de Mantenimiento: Módulo destinado a cumplir con el objetivo del seguimiento de las ordenes de trabajo correctivas, preventivas y predictivas, realizar la programación del mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo mediante la definición de los trabajos, actividades y proyectos; lo cual conforma la estrategia a seguir por la organización de mantenimiento.

• Módulo de Costos: Este módulo es necesario para el control de los costos y presupuestos de mantenimiento de los diferentes centros de costo. Además se pueden incluir opciones de seguimiento de los cargos reflejados en las órdenes de trabajo; de seguimiento técnico y económico de las mismas y de cierre contable de mantenimiento.

• Módulo de Operaciones: Es importante para recopilar toda la información que necesita la organización de mantenimiento de operaciones de producción, como por ejemplo, las paradas de los distintos objetos de mantenimiento, las lecturas de recursos para controlar el tiempo de trabajo de la maquinaria, datos referidos a planes de producción y su comportamiento real.

2. Criterios de selección de la modalidad de automatización

Se pueden identificar las siguientes modalidades de automatización:

1. Adquisición de un paquete comercial (software)

Para la selección de esta modalidad se debe tomar en cuenta los siguientes factores:

• Compatibilidad con los equipos existentes (hardware)
• Nivel de organizaciónexistente
• Compatibilidad de la filosofía del paquete con la organización existente
• Interfases con otros sistemas (costos, materiales, personal u otros)
• Costo de adquisición del paquete
• Confiabilidad del mantenimiento del paquete
• Documentación del paquete
• Costo de implantación

2. Desarrollo de un sistema propio

Si se piensa desarrollar un sistema propio, se debe considerar los siguientes factores:

• Nivel de cultura informática de la organización de mantenimiento
• Duración y costo de implantación propia versus consultoría externa
• Nivel de organización existente
• Documentación del sistema a desarrollar
• Costo del hardware en caso de una configuración especial

Adicionalmente se puede considerar la utilización de los recursos centrales de la empresa o de recursos dedicados exclusivamente a la organización de mantenimiento.

3. Criterios para la selección de un software de mantenimiento

Hasta la década de los ochenta, las industrias de la mayoría de los países occidentales tenían sus objetivos basados en obtener el máximo de rentabilidad para una inversión realizada. Posteriormente, con la penetración de la industria oriental en el mercado occidental, el consumidor pasó a considerar un complemento importante en los productos o servicios a adquirir, o sea, la calidad. Esta exigencia hizo que las empresas considerasen este factor como una necesidad para mantenerse competitivas, particularmente en el mercado internacional, transfiriendo a los gerentes de operación y mantenimiento, el mejor resultado posible en sus funciones para lograr obtener confiabilidad, disponibilidad y reducción de plazos de fabricación con bajos costos. Además, la exigencia de la confiabilidad y disponibilidad es de tal orden que se impone a los gerentes de mantenimiento, responsabilidades que sólo pueden ser ejecutadas con herramientas adecuadas de gestión.

En consecuencia, las empresas buscan cada vez más, sistemas informatizados adecuados para auxiliar a esos gerentes en sus funciones. Esta búsqueda llevó a la comercialización, en apenas uno de los países europeos, de más de 3300 sistemas de gestión de mantenimientode los cuales 2470 están en operación. Algunos de esos sistemas son comercializados junto con un análisis y diagnóstico y, prácticamente todos, de forma modular e integrada.

En los países americanos también existe una gran cantidad de sistemas de gestión de mantenimiento ofrecidos como la solución final de los problemas de los gerentes de mantenimiento. Sin embargo, después de su adquisición, la realidad muestra que, en vez de obtener soluciones para sus problemas, los gerentes en la realidad adquirirán más problemas para administrar. Es posible que más del 50% de los sistemas comercializados no llegan a atender adecuadamente a las empresas y lamentablemente no son divulgadas esas experiencias negativas, con raras excepciones.

De esta forma, los gerentes deben preocuparse en la selección de un sistema que realmente atienda a sus necesidades, no solos basados en las demostraciones hechas por los proveedores sino que también se debe realizar una investigación objetiva de las consecuencias que vendrán con la adquisición del sistema.

Algunas características que deben ser observadas en la selección de un software de mantenimiento se presentan a continuación desde el punto de vista del sistema y desde el punto de vista de la funcionalidad:

3.1. Desde el punto de vista del sistema

• Debe operar en un ambiente o plataforma utilizado por la empresa
• Ser mono o multiusuario
• De fácil operación no exigiendo, en consecuencia, la participación de ingenieros o técnicos especializados para la ejecución de sus tareas cotidianas
• Puede ser adquirido de forma modular, pero sin requerir ninguna adecuación a medida que sean incorporados nuevos módulos
• De fácil navegabilidad entre pantallas, ventanas y módulos
• Códigos compuestos por células para permitir selecciones o filtros en los reportes y listados y, además, el contenido de las células sea establecido por el propio usuario, a partir de las tablas patrones para sus necesidades
• Respuesta rápida a consultas cuando los archivos estén muy cargados de información
• Capacidad de memoria (RAM) compatible con la disponible en los equipos de la empresa, así como capacidad de almacenaje dedatos por períodos de consulta definidos por el usuario y la cración de “archivos muertos” a partir de plazos también definidos por el usuario
• Costos adecuados y pagos parciales de acuerdo con la implantación de cada módulo
• El proveedor debe tener los programas fuente

3.2. Desde el punto de vista de la funcionalidad

• La recolección de datos de mano de obra debe ser independiente de las órdenes de trabajo que permita su implementación en cualquier momento
• Posibilidad de integrar los sistemas de gestión de materiales de forma que el sistema de mantenimiento
• Posibilidad de monitorear servicios de terceros, tanto a través de contratos permanentes y globales como a través de servicios eventuales
• Niveles de acceso para restringir algunas operaciones sólo a usuarios acreditados
• Garantía de de ejecución de back up automáticamente, de forma eficiente, rápida y compactada
• Permitir cambios de títulos y leyendas para personalizar las informaciones de la empresa, así como cambios de idioma
• Permitir la creación de nuevos reportes de acuerdo con la necesidad del usuario a partir de los datos existentes en los archivos
• Atender la gestión de costos de materiales y mano de obra de acuerdo con las necesidades reales del usuario
• Posibilidad de implementar recursos de sistema experto con módulo de mantenimiento predictivo, alertas a la gerencia y nivelación de recursos de mano de obra

Un hecho importante es que los gerentes deben estar conscientes de que la selección del programa no cierra la tarea de informatizar el proceso de planificación y control del mantenimiento una vez que la formación de los archivos iniciales (inventario de equipos y correlación con repuestos, instrucciones, programación, recomendaciones y valores estándares de medición) vayan a necesitar de gran inversión de tiempo de personal técnico para lograr que el sistema esté en condiciones de operar.

Finalmente cabe destacar las dificultades que serán encontradas para iniciar la operación del sistema después de instalar y procesar los archivos básicos. Esas dificultades están muy relacionadas con reacciones del personal en llenarcorrectamente los documentos para retroalimentación del sistema (historia de ocurrencias, consumo de horas-hombre y material, cambios de localización, etc.) así como de los solicitantes de servicios de mantenimiento; la atribución correcta de prioridades y la evaluación de los servicios. Normalmente estas dificultades son superadas entre uno y dos años a partir del momento de implantación del sistema.

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