DENOMINACIÓN DEL CARGO | Operador Logístico |
AREA O DEPARTAMENTO | Logística y Distribución |
JEFE INMEDIATO | Servicio al Cliente |
HORARIO DE TRABAJO | Lunes a viernes 8 a.m. A 6 p.m.Sabado 8 a.m. A 2 p.m descanso diario de una hora) |

1. ENFOQUE DEL OPERADOR LOGISTICO |
Mujer u hombre con experiencia en el area de logística y transporte de mercancías, con conocimientos basicos computacionales en Microsoft Office Excel, Word, y Poder Point. Persona honesta con excelente espíritu de trabajo en equipo y excelentes relaciones interpersonales. |

2. MISION DEL CARGO |
El coordinador logístico es la persona encargada de realizar las operaciones de salida y entrada de la mercancía junto con el personal a cargo de bodega. En conjunto, deberan velar por el buen flujo de carga, evitando que la mercancía viole el lapso maximo de tiempo de permanencia en bodegaje sin ser despachada. Ademas, sera el encargado de llevar el control de trafico de los vehículos llevando a cabo un control riguroso de la operación con su respectiva documentación. |

3. DESCRIPCION DE FUNCIONES |
1. Documentación Manifiestos y remesasPara el despacho de las mercancías se tiene que realizar una remesa la cual se usa como soporte de la carga que va a ser transportada a cada uno de los clientes. La suma de las remesas deben ser relacionadas en una planilla o manifiesto y esta debe contener a su vez información completa delvehículo, propietario y conductor. Los manifiestos son los documentos legales con los cuales un conductor es autorizado ante el gobierno para el transporte de mercancías. Para la creación de cada manifiestos es necesario adjuntar en su totalidad la siguiente información: * Fecha de expedición * Numero de orden de viaje * Destino de viaje (si son varios destinos se debe colocar el que se encuentre a mayor distancia) * Fecha límite de entrega de carga * Titular del manifiesto * Documento de identificación * Dirección * Ciudad de residencia * Número telefónico * Placa del vehículo * Configuración * Peso * Número de póliza (SOAT) * Vencimiento del SOAT * Conductor del vehículo * Documento de identificación del vehículo * Dirección de la residencia del conductor * Número de la licencia de conducción * Ciudad de residencia del conductorLas remesas son el soporte físico que relaciona en detalle la mercancía. Para la creación de cada remesa es necesario adjuntar en su totalidad la siguiente información: * Ciudad y fecha * Remitente * Destinatario * Destino * Dirección del destinatario * Descripción de la mercancía a transportar * Peso de la mercancía * Flete * Cuota de manejo * Otro + Seguro * Total flete (solo en caso de contra entrega)Recuerde solicitarle al conductor diligenciar por parte del cliente el campo de recibido con: nombre, cedula, firma y fecha de llegada.Parael caso de los cargues se debe entregar al almacenista que remesas seran autorizadas para el cargue. 2. Búsqueda de vehículos El despachador contara con una base de datospara la búsqueda de los vehículos subcontratados. Estos vehículos deben contar con un modelo mínimo del año 2000 ademas de haber laborado en otras empresas con un mínimo de seis meses. Esta base de datos contiene la siguiente información: * Nombre * Cedula * Teléfono Celular y fijo * Clase de vehículo (Tracto Mula, Doble Troque, Turbo o Camión) * Modelo * Placa De acuerdo a esta base de datos, el despachador procedera a contactar a cada uno de los vehículos requeridos. 3. Archivo de la documentaciónDiariamente debe ser archivada la documentación correspondiente a las remesas, manifiestos, ordenes de cargue y anticipos (egresos) de forma ordenada y consecutiva. Esta documentación sera revisada periódicamente por la subgerenteya sea al inicio como al finalizar de la jornada. Nota: no deben faltar ningún número de consecutivo 4. Ordenes de cargueLa orden de cargue es un documento y contrato crítico para la entrega de mercancías entre la transportadora y el remitente.Clientes Nuevos:Una vez el area comercial haya hecho un acuerdo para la prestación de nuestros servicios, ellos enviaran la información a despachos la cual contendra la siguiente información: * Forma de contacto con la compañía / Cliente visitado, Recomendado o Paginas amarillas/* Fecha y hora * Cliente (Persona jurídica o natural) * NIT/C.C * Contacto * Dirección y número telefónico * Barrio * Hora pactada de recogida * Destino de la mercancía a recoger / nombre, dirección y número telefónico/ * Persona o empresa a quien va a ser facturado el servicio * Asegurado por * Forma de pago * Cuota de manejo * Flete parcial * Flete totalEste formato solo puede ser avalado una vezque TODOS sus campos hayan sido diligenciados en su totalidad. Lo anterior con el animo de evitar demoras al momento de realizar las respectivas remesas y planes de cargue. Orden de cargue:Una vez haya sido aceptado el formato de comunicación entre el area comercial y despachos, se procede a la creación de la orden de cargueel cual es el documento con el que el conductor puede presentarse a las diferentes empresas bajo el nombre de compañía Remesando de Carga. La orden de cargue contiene la siguiente información la cual DEBE SER DILIGENCIADA EN SU TOTALIDAD: * Fecha de creación * Cliente * Dirección del cliente y barrio * Nombre del conductor a quien sera entregada la carga * Número de cédula del conductor * Dirección y teléfono * Ciudad de residencia del conductor * Numero celular * Placa del vehículo * Marca * Línea * Modelo * Fecha repotenciado * Color * Carrocería * Capacidad * Empresa a la cual se encuentra afiliado * Encargado de empacar la mercancía * Valorasegurado de la mercancía (dejando en claro quien asegura) * Condiciones de pago * Detalle de la mercancía y pesoLa orden NO puede ser expedida sin un valor asegurado, ademas debe regresar una copia firmada y sellada por el cliente.Atención, la hora de llega y la de salida del conductor debe ser firmada por el cliente de lo contrario se le cobrara penalización. 5. Llamadas a clientes y control traficoLas llamadas a los clientes y a los conductores es una actividad critica para la operación del transporte de las mercancías, por tanto es de vital importancia realizar estas llamadas al iniciar el día a fin de hacer seguimiento continuo a cada uno de los vehículos en ruta y así mismo a cada uno de nuestros clientes para posibles ordenes de cargue y distribución de sus productos. En caso de que un conductor no conteste por un plazo mayor a los 40 minutos, se debe hacer el reporte a la policía de carreteras. 6. Manejo de egresos de facturación Para la elaboraciónde los egresos respecto a los anticipos es necesario realizar un comprobante de egreso de facturación el cual debe contener: * Nombre del conductor beneficiario * Fecha de realización * Monto total del anticipo * Debito = según el PUC (xxxx) hace referencia a las cuentas de donde se extrae el dinero para el pago de los anticipos. * Crédito = según el PUC (xxxx) hace referencia a las cuentas donde se efectúa el pago de los anticipos. Se debe realizarla respectiva legalización en el sistema del despacho en el módulo asignado para el pago de los anticipos el cual debe estar firmado por el beneficiario (propietario y/o conductor del vehículo). 7. Control De Documentos Vehículos Externos Con el objeto de evitar robos que desprestigien en buen nombre de la compañía, el coordinador logístico debera realizar el control de documentos de los vehículos que no son propios de la compañía. De la misma manera debe corroborar la información de los respectivos dueños de los vehículos y sus conductores. Por lo cual, existe un formato a ser diligenciado donde algunos de sus componentes se mencionan a continuación:Propietario * Nombre del conductor * Numero de cedula del conductor * Número de carnet del servicio militar * Número de la licencia de conducción (verificando su vigenciaVehículo * Placas del vehículo * Certificación SOAT * Revisión tecno mecanicaEs necesario también Investigar los antecedentes de la persona y el vehículo según el Rit y Run haciendo las respectivas llamadas a las empresas, familiares y propietarios del vehículo a fin de verificar la veracidad de la información. Es importante dejar evidencia de estos registros, por tanto deben ser impresos y archivados una vez sean consultados. 8. Devolución MercancíasSi un cliente devuelve la mercancía completa o parcialmente, se debe hacer su respectivo seguimiento hasta que sea entregada al remitente con lamisma remesaque se envió originalmente, dejando registro de la devolución y llevando este evento al formato de quejas y reclamos el cual es manejado por el coordinador de la compañía. |

4. DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES |
* Permanecer con su puesto de trabajo aseado y organizado * Velar por un excelente ambiente de trabajo entre las personas que se encuentren a su cargo (Almacenista, conductores , estibadores) * La mercancía No debe permanecer mas de dos días en bodega(en caso de no contar con los recursos para su despacho o de presentarse algún tipo de inconveniente, se debe presentar el informe a subgerencia explicando lo sucedido) * La puerta debe permanecer cerrada * Informar a la gerencia oportunamente lo inconvenientes que no sean de su alcance de forma escrita relacionando aquello que hizo al respecto * Las mercancías que el conductor deje depositadas por no recibir el cliente, se debe hacer seguimiento y no puede demorar mas de 3 días. |

Atención
* Recuerde disponer de 10 minutos para la programación del día siguiente
* Toda negligencia en despachos según el manual, estara bajo su responsabilidad y tendra por lo tanto debera asumir los costos correspondientes.

ELABORO _____ _______ ______ ________JONATHAN MARTINEZOficial de cumplimiento | REVISO:_____ _______ ______ _________ROGER VIVASSub. Gerente | APROBO _____ _______ ______ ________Gerente General |
MF-001 | ELABORADO: 14 DE MAYO DEL2011 |