INTRODUCCION

La descripción de cargos es un tema muy importante dentro del area de recursos humanos, a fin de desarrollar los puntos solicitados en este informe se efectúa bajo una secuencia tematica que permite enlazar un concepto con el otro dada su relación, ademas se agregaron algunos temas de interesa relacionados estrechamente con la descripción de cargos.

En primer lugar es importante definir lo que es cargo, antes de empezar con los demas conceptos.

En la definición de analisis de cargos se enuncia la relación con la descripción de cargos, se anexo un esquema que muestra el desdoblamiento de la descripción y el analisis de cargo, luego se agregó un punto importante denominado diferencia entre analisis y descripción de cargos a fin de no confundir los términos.

En la estructura de analisis de cargos se pueden notar los requisitos que el ocupante debe satisfacer, se nombran cuatro requisitos: intelectuales, físicos, responsabilidades implícitas y condiciones de trabajo.

Respecto a los métodos de analisis de cargos, se describen tres: observación directa, cuestionario y entrevista.

En las etapas de analisis de cargos, podemos notas tres etapas fundamentales: planeación, preparación y ejecución. En la etapa de planeación se mencionan los siete pasos fundamentales para llevarla a cabo.

Finalmente se presentan los objetivos del analisis y la descripción de cargos, los cuales muestran de forma detallada lo que se desea lograr.


UNIDAD IV: DESCRIPCION DE CARGOS.

DEFINICION DE CARGO
Para comenzar se podría definir el cargo como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa.
DESCRIPCION DE CARGOS

Se orienta al contenido del cargo (qué hace el ocupante, cuando lo hace, cómo lo hace y por qué lo hace). Se podría decir entonces que la descripción de cargo no es mas que enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros.
Esta descripción debe incluir
• Cuales son las funciones del ocupante.
• Cuando hace el ocupante estas funciones.
• Por qué el ocupante hace dichas funciones (objetivo).
• Cómo hace el ocupante sus funciones.
ANALISIS DE CARGOS

Después de la descripción sigue el analisis de cargo. Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrínsecos) se analiza el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, requisitos que el cargo exige a su ocupante.

Pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y lascondiciones que el cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada. Este analisis es la base para evaluar y clasificar los cargos, con el propósito de compararlos.

El cuadro siguiente muestra el desdoblamiento de la descripción y analisis de cargos.

DIFERENCIA ENTRE DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE CARGO
Como diferencia podemos citar que la descripción de cargo se encarga de este mismo como tal, sin dar importancia a otros factores externos, mientras que el analisis de cargo se fija únicamente en las cualidades con las que debe cumplir el futuro ocupante para desarrollar las tareas y aceptar las responsabilidades antes descritas.
IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE CARGOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
El analisis de puestos constituye la base para cualquier programa de recursos humanos, entre ellos podemos citar:
• Ayudar a la elaboración de los anuncios, a la demarcación del mercado de mano de obra, elegir donde debe reclutarse; como base para el reclutamiento de personal.
• Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo, de acuerdo con el cual se aplicaran las pruebas adecuadas; como base para la selección de personal.
• Suministrar el material necesario según el contenido de los programas de capacitación; como base para la capacitación de personal.
• Es la base para después, mediante la evaluación de puestos determinar las franjas salariales, según la posición de los cargos en la empresa y el nivel de los salarios en el mercado; como base para la administración de salarios.
• Estimular la motivación del personal, para facilitar la evaluación del desempeño y verificar el merito funcional.
• Servir de guía al supervisor en eltrabajo con sus subordinados, y guía para el trabajador para el desempeño de sus funciones.
• Suministrar datos relacionados con la higiene y seguridad industrial, en el sentido de minimizar la inseguridad y peligrosidad comunes a ciertos cargos.
ESTRUCTURA DEL ANALISIS DE CARGO
La descripción de cargo es una simple exposición de la tarea o funciones que desempeña el ocupante de un cargo, en tanto que el analisis de cargo es una verificación comparativa de las exigencias, es decir, los requisitos que dichas tares o funciones imponen al ocupante; en otras palabras, cuales son los requisitos físicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del cargo, cuales son las responsabilidades que el cargo le impone y en que condiciones debe desempeñar el cargo.
En general el analisis de cargo se refiere a cuatro areas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo
• Requisitos Intelectuales.
• Requisitos Físicos.
• Responsabilidades Implícitas.
• Condiciones de Trabajo.
Cada una de estas areas esta dividida generalmente en varios factores de especificaciones, los cuales son puntos de referencias que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva, son verdaderos instrumentos de medición, elaborado de acuerdo a la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si varia la naturaleza de los cargos que van analizarse, cambiaran no solo los factores de especificaciones considerados, sino también su amplitud de variación y sus características de comportamiento.
Requisitos Intelectuales.
Los requisitos intelectuales tienen que ver con las exigencias del cargo en lo referente a los requisitosintelectuales que el empleado debe poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada. Entre los requisitos intelectuales estan los siguientes factores de especificación
• Instrucción Basica.
• Experiencia Necesaria.
• Adaptación al Cargo.
• Iniciativa Necesaria.
• Actitudes Necesarias.
Requisitos Físicos
Estos requisitos tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energía y esfuerzos físicos y mental requeridos, y la fatiga provocada, así como la constitución física que necesita el empleado para desempeñar el cargo adecuadamente. Entre los requisitos físicos se encuentran los siguientes factores de especificaciones
• Esfuerzo Físico Necesario.
• Capacidad Visual.
• Destreza o Habilidad.
• Constitución Física Necesaria.
Responsabilidades Implícitas
Se refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante del cargo (ademas de el trabajo normal y de sus funciones) por la supervisión directa o indirecta de el trabajo de sus subordinados, por el material, por las herramientas o equipos que utiliza, por el patrimonio de la empresa, el dinero, los títulos valores o documentos, la pérdidas o ganancias de la empresa, los contactos internos o externos, y la información confidencial.
• Supervisión de Personal
• Material, herramientas o equipos.
• Dinero, títulos, valores o documentos.
• Contactos Internos o externos.
• Información Confidencial.

Condiciones de Trabajo
Se refiere a las condiciones ambientales de el lugar en donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgo, lo cual exige que el ocupante de el cargo se adapte bien para mantenersu productividad y rendimiento en sus funciones.
• Ambiente de Trabajo.
• Riesgos.
MÉTODOS DEL ANALISIS DE CARGOS
Método de Observación Directa
Es uno de los métodos mas utilizados, tanto por ser el mas antiguo históricamente como por su eficiencia. Su aplicación resulta mucho mas eficaz cuando se consideran estudios de micromovimientos, y de tiempos y métodos. El analisis del cargo se efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinamica, en pleno ejercicio de sus funciones mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observación en la hoja de analisis de cargos. Es mas recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la observación directa, pues el volumen de contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observación. Dado que no es todos los casos la observación responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompañada de entrevistas y analisis con el ocupante del cargo o con el supervisor.
Características
• Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
• No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.
• Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
• Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula basica del analisis de cargos (que hace, como lo hace y por que lo hace).
Ventajas
• Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de queesta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
• No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.
• Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
• Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula basica de cargos (que hace, como lo hace y por que lo hace).
Desventajas
• Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el método sea completo.
• La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del cargo, no permite obtener datos importantes para el analisis.
• No se recomienda aplicarlo en argos que no sean sencillos ni repetitivos.
• Se aconseja que este método se aplique en combinación con otros para que el analisis sea mas completo y preciso.
Método del Cuestionario
Para realizar el analisis, se solicita al personal (en general, los que ejercen el cargo que sera analizado, o sus jefes o supervisores) que diligencie un cuestionario de analisis de cargos y registre todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características.
Cuando se trata de una gran cantidad de cargos semejantes, de naturaleza rutinaria y burocratica, es mas rapido y económico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e información útil. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del cargo y su superior para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las posibles ambigüedades de las preguntas.
Características
• Larecolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de analisis del cargo, que llena el ocupante o su superior.
• La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena de cuestionario).
Ventajas
• Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión mas amplia de su contenido y de sus características, ademas de que participan varias instancias jerarquicas.
• Este método es el mas económico para el analisis de cargos.
• También es el que mas personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los demas métodos de analisis de cargos.
• Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo no las actividades de los ejecutivos.

Desventajas
• No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
• Exige que se planee y se elabore con cuidado.
• Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.
Método de la Entrevista
El enfoque mas flexible y productivo en el analisis de cargos es la entrevista que el analista hace al ocupante del cargo. Si esta bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porques y los cuando. Puede hacerse con relación a las habilidadesrequeridas para ocupar el cargo, permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar las incoherencia en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son validos. Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados. En la actualidad, los responsables de elaborar los planes de analisis de cargos prefieren este método basado en el contacto directo y en los mecanismos de colaboración y participación.
El método de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.

Características
• La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
• La participación del analista y del ocupante del cargo es activa.
Ventajas
• Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor.
• Hay posibilidades de analizar y aclarar todas las dudas.
• Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el analisis , debido a la manera racional de reunir los datos.
• No tiene contraindicaciones, Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel.
Desventajas
• Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.
• Puedegenerar confusión entre opiniones y hechos.
• Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla.
• Costo operativo elevado: exige analistas expertos y paralisis del trabajo del ocupante del cargo.

ETAPAS DEL ANALISIS DE CARGOS

En síntesis, un programa de analisis de cargos comprende tres etapas

Etapa de planeación :

Fase en que se planea cuidadosamente todo el trabajo del analisis de cargos; es una fase de oficina y de laboratorio. La planeación del analisis de cargos requiere los siguientes pasos

1. Determinación de los cargos que deben describirse, analizarse e incluirse en el programa de analisis , así como de sus características , naturaleza , tipología, etc.

2. Elaboración de del organigrama de cargos y ubicación de los cargos en este. AL ubicar un cargo en el organigrama , se logran definir los siguientes aspectos: nivel jerarquico, autoridad, responsabilidad y area de actuación.

3. Elaboración del cronograma de trabajo , que especifique por donde se iniciara el programa de analisis, el cual podra comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores o viceversa, o empezar en las intermedias o desarrollar una secuencia horizontal, por areas de la empresa.

4. Elección del (de los ) método(s) de analisis que va(n) a aplicarse. Los métodos adecuados se escogen según la naturaleza y las características de los cargos que han de analizarse. En general se eligen varios métodos de analisis porque es difícil que los cargos tengan naturaleza y características semejantes. La elección recaera en los métodos que presenten las mayores ventajas o, por lo menos, lasmenores desventajas de los cargos que van a analizarse.

5. Selección de los factores de especificaciones que se utilizaran en el analisis basado en dos criterios.
a. Criterio de la universalidad. Los factores de especificaciones deben estar de alguna manera , presente en la totalidad de los cargos que se analizaran o por lo menos en 75 % de estos para comparar las características ideales de los ocupantes, por debajo de ese porcentaje , el factor desaparece deja de ser adecuado para la comparación.

b. Criterio de discriminación: Los factores de especificaciones deben variar según el cargo. En otros términos, no pueden ser constantes o uniformes. Por ejemplo, el factor de educación basica necesaria responde al criterio de la universalidad, porque todos los cargos exigen cierto nivel de instrucción o escolaridad, pero también responde al criterio de discriminación , ya que todos los cargos requieren grados diferentes de escolaridad, desde la primaria, incompleta o completa, hasta la educación superior.

Para satisfacer el criterio de universalidad, los cargos se distribuyen generalmente en varios sistemas: cargos de supervisión por meses, por horas, etc., porque son pocos los factores de especificaciones que logran cubrir la amplia gama de características de los cargos de una organización.

6. Dimensionamiento de los factores de especificaciones. Determinar el campo o amplitud de variación de cada factor dentro del conjunto de cargos que se pretende analizar. La amplitud de variación corresponde a la distancia comprendida entre el límite inferior (mínimo) y el límite superior (maximo) que un factor presenta en un conjunto de cargos. Un factor se dimensionapara adaptar o ajustar el instrumento de medida que representa al objetivo que se pretende medir. En el fondo, los factores de especificaciones constituyen un conjunto de indicadores para analizar un cargo. Se hace necesario dimensionarlo para establecer que segmento de su totalidad servira para analizar determinado conjunto de cargos. Por ejemplo, el factor de especificaciones educación basica necesaria, cuando se aplica a cargos por horas no calificados, podra tener un limite inferior (alfabetización) y uno superior (educación primaria completa) diferentes de cuando se aplica a cargos de supervisión; en este caso, el limite inferior (educación primaria completa) y el superior (educación superior completa) son bastante elevados.

7. Gradación de los factores de especificaciones. Consiste en transformarlos de variable continua (a la que puede asignarsele cualquier valor a lo largo de su amplitud de variación) en variable discreta o descontinúa (a la que pueden asignarsele solo determinados valores que representan segmentos de su amplitud de variación). Un factor de especificaciones se gradúa para facilitar y simplificar su aplicación. En general, el numero de grados de un factor de especificaciones se sitúa entre 4, 5 o 6 grados. En consecuencia, cada factor podra tener 4 o 6 grados de variación, en vez de poseer n valores continuos.

Etapa de preparación

En esta fase de aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo:

1. Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos que conformaran el equipo de trabajo.
2. Preparación del material de trabajo (formularios, folletos, materiales, etc).
3. Disposición del ambiente(informes a la dirección, la gerencia, a la supervisión y a todo el personal incluido en el programa de analisis de cargos)
4. Recolección previa de datos (nombres de los ocupantes de los cargos que se analizaran, elaboración de una relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los cargos).

La etapa de preparación puede desarrollarse de manera simultanea con la etapa de planeación.

Etapa de ejecución.

En esta fase se recolectan los datos relativos a los cargos que se van a analizar y se redacta el analisis.

1. Recolección de datos sobre los cargos mediante el (los) método(s) de analisis elegido(s) (con el ocupante del cargo o con el supervisor inmediato
2. Selección de los datos obtenidos.
3. Redacción provisional del analisis, hecha por el analista de cargos.
4. Presentación de la redacción provisional del analisis al supervisor inmediato, para que lo ratifique o la rectifique.
5. Redacción definitiva del analisis de cargo.
6. Presentación de la redacción definitiva del analisis del cargo, para la aprobación (al comité de cargos y salarios, al ejecutivo o al organismo responsable de oficializarlo en la organización).

OBJETIVOS DE LA DESCRIPCION Y EL ANALISIS DE CARGOS.

La aplicación de los resultados del analisis es muy amplia: reclutamiento y selección de personal, identificación de necesidades de capacitación, definición de programas de capacitación, planeación de la fuerza de trabajo, evaluación de cargos, proyecto de equipo y métodos de trabajo, etc. Casi todas las actividades de recursos humanos se basan en la información que proporciona el analisis de cargos.Los objetivos del analisis y la descripción de cargos son muchos, pues estos constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos. Los objetivos son

1. Ayudar a la elaboración de los anuncios, demarcación del mercado de mano de obra donde debe reclutarse, etc., como base para el reclutamiento de personal.
2. Determinar el perfil del ocupante del cargo, de acuerdo con el cual se aplicaran las pruebas adecuadas, como base para la selección del personal.
3. Suministrar el material necesario, según el contenido de los programas de capacitación, como base para la capacitación del personal.
4. Determinar las escalas salariales – mediante la evaluación y clasificación de cargos -, según la posición de los cargos en la empresa y el nivel de los salarios en el mercado de trabajo, como base para la admiración de salarios.
5. Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y el merito funcional.
6. Servir de guía del supervisor en el trabajo con sus subordinados , y guía del empleado para el desempeño de sus funciones.
7. Suministrar a la sección higiene y seguridad industrial los datos relacionados para minimizar la insalubridad y peligrosidad de ciertos cargos.

CONCLUSIONES

En el desarrollo de este informe se pudo notar que la descripción del cargo se orienta a lo que debe hacer el ocupante del mismo, en tanto que el analisis es la adecuación de esas actividades al ocupante, aunque uno precede al otro, no es lo mismo.

En el cuadro titulado “contenido de la descripción y del analisis de cargo” se pudo notar en forma resumida los aspectos intrínsecos y extrínsecos y lo que representa cada uno.Un aspecto importante del analisis de cargos en la administración de recursos humanos es: determinar el perfil del ocupante del cargo; porque si una persona no se ajusta a lo requerido dentro de una empresa esto impacta al resto de la unidad en que desempeñe y por ende a la empresa.

El analisis de cargos se refiere a cuatro areas de requisitos aplicadas a cualquier nivel de cargo, es necesario el ocupante tenga instrucción basica intelectual, este apto físicamente y puede desempeñar responsabilidades de supervisión y responsabilidad que se le asignen en un buen ambiente de trabajo.

El método de observación es uno de los mas antiguos pero eficaz, al observar el ocupante se podra determinar si es apto para el cargo actual, y asignaciones futuras de mayor envergadura. La elaboración de cuestionarios debe efectuarse de manera que permita obtener respuestas correctas e información útil. Antes de aplicarlo debe conocer lo al menos el ocupante del cargo y su superior, de esta forma se lograran los resultados esperados. En referencia al método de la entrevista esta debe estar estructurada de manera que dirija al entrevistado a los que se quiere lograr, y se efectúa entre el ocupante y el jefe directo.

En las etapas de analisis de los cargos se consideraron tres sub-etapas: Planeación, preparación y ejecución. La etapa de planeación como su nombre lo indica es planear todo el trabajo y comprende a su vez siete pasos. El paso número cinco se utiliza basado en dos criterios: Criterio de la universalidad y criterio de la discriminación. El criterio de la universalidad es como la base del requerimiento de todos los cargos, y el criterio de discriminación es ladiferencia entre la base de todos los cargos. En la etapa de preparación se puede decir que es la continuación de la planeación, porque se selecciona la persona que efectuara el analisis, el material y todos los detalles relacionados. Finalmente la etapa de ejecución se redacta el analisis de cargo.

En los objetivos de la descripción y del analisis de cargos se coloco solo un breve resumen debido a que este tema es muy amplio, pues estos constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos.

En la elaboración de este informe se encontró tanta información , diferentes criterios, opiniones de expertos relacionados al tema que fue útil poseer los puntos principales para cubrir lo requerido, sino el tema no solo seria muy extenso sino que se perdería la esencia misma de lo solicitado, esto es así porque el ser humano es muy complejo , ademas las empresas modernas cada día requieren personal aptamente capacitado, integral para responder a la continua competitividad, por ello aunque se efectúe un buen analisis de cargo, en este mundo tan cambiante pronto el ocupante no efectúa las actividades designadas para su cargo porque se agregan otras , es muy variable , pero sus actividades basicas en la mayoría sí prevalecen , y dado esa situación la descripción y analisis de cargos no pierde su importancia.

BIBLIOGRAFIA

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