Solicitud de servicio y órdenes de trabajo e informes
Planificación y Programación de Mantenimiento - Factor Clave de la Estrategia de Confiabilidad
Un elemento crucial de cualquier estrategia de confiabilidad es la planificación y programación de las actividades de mantenimiento. Generalmente cuando se emplea una herramienta de confiabilidad se hace con el objetivo  de generar estrategias que contengan planes de  optimización y mejoras de la productividad, sin embargo, en muchas organizaciones suele existir una brecha muy grande entre estos planes  y la obtención de resultados efectivos, impidio. La siguiente entrega se enfoca en  describir la aplicación correcta de un Modelo de Planificación y Programación de Mantenimiento  y de cómo la brecha entre los planes generados en la estrategia y los resultados ofrecidos por las herramientas de confiabilidad se estrechan aplicando principios simple de gerencia del trabajo.   

 
ETAPAS DE UN MODELO DE PLANIFICACION Y PROGRAMACION DE MANTENIMIENTO

Iniciación y creación de un requerimiento de trabajo
El proceso de iniciación se centra en la identificación adecuada del trabajo. Esta etapa del proceso debe tener lugar tan pronto como el trabajo se identifica y es donde se coloca toda la información que el solicitante considera pertinente para la ejecución correcta del trabajo, como por ejemplo: Numero del equipo, fecha del requerimiento, texto corto de la descripción del problema, nombre del solicitante y cualquier otro información relevante que contribuya a la identificación de los equipos y del conocimiento sobre el problema.
 
Revisión yaprobación de los requerimientos 
Una vez que una solicitud de trabajo se crea, la información está disponible en el Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS por sus siglas en ingle). Los planificadores consultan  este sistema sobre una base diaria para identificar las nuevas solicitudes de trabajo. Las solicitudes de trabajo, serán ordenados por prioridad y tipo de trabajo para determinar la disposición correcta y generar una orden de trabajo (ODT).
 
Análisis, recolección de datos, alcance, y estimaciones. 
Después de revisar las requisiciones de trabajo, el planificador analiza y discute las solicitudes con las personas interesadas a€‹a€‹y debidamente informadas, como los supervisores de operaciones, mantenimiento, técnicos, especialistas, inspectores o ingenieros de confiabilidad. Una revisión en el campo del trabajo se llevará a cabo. El objetivo es asegurarse de que el alcance del trabajo y la razón para hacerlo estén claros y que el planificador obténga. Información que pueda ayudar a desarrollar. el plan de trabajo y las estimaciones de dotación de recursos.
 
Identificación de Materiales, necesidades de procura y estrategia de ejecución. 
Un factor clave para la ejecución eficiente de los trabajos de mantenimiento es que todos los recursos estén disponibles antes de la programación de los mismos. Debe asegurarse que todos los materiales estarán en el almacén, los procedimientos desarrollados, y los equipos, maquinarias y herramientas identificadas. Esto asegura que los técnicos pueden ir directamente a ejecutar las actividades una vez que el trabajo está programado y noperderán el tiempo cazando las piezas o herramientas que necesiten. Igualmente el Planificador prepara una solicitud de compra para todos los materiales que no estén en stock en el almacén. Esta solicitud estará vinculada a una orden de compra y esta a su vez a la solicitud de trabajo, la cual, se colocara automáticamente en un estatus de “a la espera de Materiales” cuando la solicitud de compra se emite.
 
Identificación de los recursos, habilidades y competencias requeridas, servicios requeridos
 Este es uno de los principales objetivos de los modelos de planificación y programación como practica recomendada para mejorar la productividad y se basa en la evaluación de la mano de obra, antes de pasar a la ejecución de los trabajos. Por esta razón, todos los trabajos se planificarán en base al conocimiento y a las habilidades especiales que se requieraan, el planificador es responsable de determinar estas necesidad. La disponibilidad de mano de obra será determinada durante la etapa de programación, y el plan de ajustaara en ese momento solo si es estrictamente necesario.
 
Creación de una Orden de Trabajo
Solo después de haber completados todos los pasos anteriores se procede a la generación o creación de una orden de trabajo, la cual inmediatamente toma el estatus de 'Planificada'.
 
Las órdenes de trabajo es el documento más importante en todo este proceso, deben contener  como mínimo la siguiente información:
1.     Los detalles del trabajo que se cubrirá por la orden de trabajo
2.     El tipo de orden de trabajo (Mantenimiento preventivo, correcto, servicio, proyecto, etc.)3.     El número o código del equipo a intervenir y su ubicación
4.     Las horas estimadas a ser utilizadas por el personal que ejecutara el trabajo.
 
Igualmente debe contener espacio para los datos de cierre de la orden de trabajo
1.   El tiempo de inicio y tiempo de culminación del trabajo.
2.   Los comentarios del personal de mantenimiento sobre los trabajos realizados.
3.   Cualquier recomendación de cambios en el procedimiento o en la estrategia  de ejecución.
4.   Los materiales y repuestos adicionalmente utilizados, ya vengan del almacén o no.
 
Programación y jerarquización de las órdenes de trabajo.
 El primer paso de una programación deberá ser cotejar la mano de obra y la disponibilidad de los equipos y herramientas disponibles, para poder determinar la viabilidad de la ejecución de los trabajos. El programador debe solicitar actualizaciones semanales de mano de obra y disponibilidad de los equipos y herramientas a los supervisores de mantenimiento para asegurar que las previsiones han siendo hechas. Una programación preliminar no es posible si no se definen un orden en la ejecución de los trabajos, para eso se usa la jerarquización de las ODT en función al tipo de trabajo, la criticidad del equipo a intervenir, back-log acumulado, ventanas de oportunidad que se puede perder (por ejemplo, una parada mayor de un equipo o sistema), entre otros factores.
 
Reunión de Coordinación
Con una programación preliminar concluida el programador debe convocar a una reunión de coordinación donde estarán presente todos los involucrados en la logística para la ejecución de los trabajos. Asípues debe convocarse a: Compras, almacenes, operaciones de producción, ingeniería de confiabilidad, supervisores de mantenimiento y de Seguridad, Higiene y Ambiente (SHA), como mínimo.  
 
Operaciones de producción, tendrá un papel relevante en esta reunión, ya que informara sobre la disponibilidad de los equipos, en función del calendario de producción y confirmara las suposiciones hechas por el programador en el desarrollo del programa preliminar e igualmente informara sobre nueva información que faciliten el manejo del back-log, tales como ventanas de oportunidad que podrían ser utilizadas.
 
Después de las aprobaciones pertinentes sometidas en esta reunión, el programador finaliza el proceso de programación, refleja los ajustes requeridos y congela la programación. En este estado la orden de trabajo cambia al estatus “Programado”  y  se le asigna una fecha de inicio.
 
Ejecución de la actividad
Una vez la planificación ha sido preparada y la  programación haya finalizado, el programador debe distribuir los planes de trabajo a los supervisores de mantenimiento, los cuales se convertirán en ese instante en los responsables de las tácticas de ejecución. Los planes se utilizarán para informar a los técnicos de mantenimiento de la descripción del trabajo, con esto se asegura que el personal entienda los requerimientos del trabajo, los aspectos seguridad, Higiene y Ambiente (SHA) que están involucrados y otras consideraciones necesarias para completar el trabajo, una vez ejecutado este, el técnico debe ser bien estricto en cumplir con los aspecto de integridad, orden y limpieza, cierre depermisos  y re-comisionamiento de los equipos antes de ser entregados a operaciones.
 
Retroalimentación, seguimiento, reporte técnico y cierre de la orden
El trabajo no estará completado hasta que no se inicia la retroalimentación entre el técnico que ejecuto el trabajo y su supervisor. Una retroalimentación básica debe contener como mínimo: las horas de mano de obras utilizadas, materiales y partes utilizados, revisión de los procedimientos y planes de trabajos (en función de mejorarlos o corregirlos), otras herramientas especiales utilizadas y las dificultades que se presentaron en la ejecución del trabajo. Esto debe plasmarse en un reporte escrito por el técnico que ejecuto el trabajo y complementado con los comentarios y observaciones de su supervisor. Esta fase del proceso le permite al planificador obtener información de primera mano para mejorar su trabajo,  optimizar los procesos y hacer seguimientos.
 
Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión son claves para medir el rendimiento del proceso de planificación y programación y para optimizar la utilización de recursos, controlar el Back-log, y aumentar la eficacia de la programación. Los indicadores de Gestión deben ser medidos y reportados, dentro de los tiempos adecuados y el resultado debe ser comparado con los objetivos de la empresa, las mejores prácticas del sector y contra las causas de las desviaciones detectadas.

La planificación y programación de las actividades de mantenimiento aumenta la capacidad para ejecutar exitosamente las solicitudes de trabajo requeridas. Los planes de trabajo y procedimientospreviamente elaborados evitan demoras y permiten la programación de los mismos. La programación de mantenimiento, por su parte, permite a los supervisores asignar y controlar la cantidad adecuada de trabajo. La planificación y programación está ligada a una coordinación detallada, con los grupos de apoyo logísticos, con las actividades de producción y con una gestión de materiales y repuestos eficiente, esto permite que los equipos de trabajo estén listos para ir inmediatamente a ejecutar los trabajos de manera eficiente, al recibir una asignación correctamente coordinada, con instrucciones claras y con los materiales, repuestos, herramientas, permisos y otros aspectos logísticos listos para su uso. Todo este conjunto de acciones se traduce en un aumento de la productividad de entre un 25% a 35%, evaluado a través del tiempo efectivo de mano de obra del personal. 

Un proceso de planificación y programación eficiente se caracterizara por ser ejecutado por personal capacitado, por una  asignación de trabajo rápido y por un fuerte apoyo organizacional, esto permite la mezcla perfecta entre calidad y alta productividad den la ejecución de los trabajos.

La planificación y programación es considerado como el marketing de la gestión de mantenimiento, ya que, el resultado correcto de este proceso se traduce en la satisfacción de los solicitantes de los trabajos (clientes) y en el cumplimiento de las metas y objetivos relacionados con la confiabilidad operacional, la programación de producción y los    resultados financieros de las empresas