estados financieros
Concepto. Estados financieros son los documentos que debe preparar un comerciante al terminar el ejercicio contable, con el fin
de conocer la situación financiera y los resultados económicos
obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un periodo.
La información presentada en los estados financieros interesa a:
1La administración para la toma de decisiones, después de
conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, durante un periodo determinado.
1Los propietarios, para conocer los progresos financieros del negocio y la
rentabilidad de sus aportes
1Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía
del cumplimiento de sus obligaciones
1El estado para determinar si el pago de los impuestos de la empresa
esta correctamente liquidado
Los Estados financieros basicos según el decreto 2649 de
1993, los podemos clasificar, así:
1Balance General
1Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas
1Estado de Cambios en el Patrimonio o Estado de Superavit
1Estado de Cambios en la Situación Financiera
1Estado de Flujo de Efectivo.
naturaleza de los estados financieros
La que da origen a los Estados Financieros es la contabilidad, y esta se
define como “el arte de registrar, clasificar, resumir e interpretar los
datos financieros, con el fin que estos sirvan a los diferentes estamentos
interesados en las operaciones de una empresa.
Los EstadosFinancieros se preparan para presentar un
informe periódico acerca de la situación del negocio, los progresos de la
administración y los resultados obtenidos durante un periodo que se
estudia. Constituyen una combinación de hechos
registrados, convenciones contables y juicios personales.
a)Los hechos registrados se refieren a los datos
sacados de los registros contables, tales como
la cantidad de efectivo o el valor de las obligaciones.
b)Las convenciones contables se relacionan con
ciertos procedimientos y supuestos, tales como la forma de valorizar los
activos, la capitalización de ciertos gastos, etc.
c)El juicio personal hace referencia a las decisiones que puede tomar el
contador en cuanto a utilizar tal o cual método de depreciación o
valorización de inventarios, amortizar el intangible en un termino
mas corto o mas largo.
La empresa puede elaborar infinidad de estados financieros según sean las necesidades de cada momento, de cada
situación, no obstante, la norma ha considerado unos estados financieros
que ha denominado como
basicos, y en razón a ellos es preciso elaborarlos siempre.
En Colombia,
el decreto 2649 de 1993, en su artículo 22, ha establecido claramente
cuales son los estados financieros basicos:
Son estados financieros basicos
1. El balance general. 2. El estado de resultados. 3. El estado de cambios en
el patrimonio. 4. El estado de cambios en la situación financiera, y 5. El estado de flujosde efectivo.
Art. 33. Estados financieros certificados y dictaminados. Son estados
financieros certificados aquellos firmados por el representante legal, por el
contador público que los hubiere preparado y por el revisor fiscal, si
lo hubiere, dando así testimonio de que han
sido fielmente tomados de los libros.
Son estados financieros dictaminados aquellos acompañados por la
opinión profesional del contador público que
los hubiere examinado con sujeción a las normas de auditoría
generalmente aceptadas.
SECCION II
De los elementos de los estados financieros
Art.
34. Enumeración y relación. Son elementos de
los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos,
los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden.
Los activos, pasivos y el patrimonio, deben ser reconocidos en forma tal que al relacionar unos con otros se pueda determinar
razonablemente la situación financiera del ente económico a una fecha dada.
La sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la corrección
monetaria, debidamente asociados, arroja el resultado del período.
Art. 35. Activo. Un activo es la representación
financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya
utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios
económicos futuros.
Art. 36. Pasivo. Un pasivo es la representación financiera de una
obligación presente del ente económico,derivada de eventos
pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se debera
transferir recursos o proveer servicios a otros entes.
Art. 37. Patrimonio. El patrimonio es el valor residual de los activos del
ente económico, después de deducir todos sus pasivos.
Art. 38. Ingresos. Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en
forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una
combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio,
devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por
la ejecución de otras actividades realizadas durante un período,
que no provienen de los aportes de capital.
Art. 39. Costos. Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la
producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los
cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.
Art. 40. Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma
de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan
disminuciones del
patrimonio, incurridos en las actividades de administración,
comercialización, investigación y financiación, realizadas
durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de
utilidades o excedentes.
Art. 41. Corrección monetaria. La corrección monetaria representa
la ganancia o pérdida obtenida por un ente
económico como
consecuencia de la exposición ala inflación de sus activos y
pasivos monetarios, reconocida conforme a las disposiciones de este decreto.
Art. 42. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden contingentes
reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura
financiera de un ente económico.
Art. 43. Cuentas de orden fiduciarias. Las cuentas de orden fiduciarias
reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros
entes que, por virtud de las normas legales o de un
contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.
Art. 44. Cuentas de orden fiscales. Las cuentas de orden fiscales deben
reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el
balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la
elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y
otras puedan conciliarse.
Art. 45. Cuentas de orden de control. Las cuentas de orden de control son
utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas
con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de
aquél. Se usan también para ejercer control interno.
¿Qué es el Balance General?
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo
que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su
propietario, a una fecha determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información
valiosa sobre su negocio, como el estado desus deudas, lo que debe cobrar o la
disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo
Qué partes conforman el balance general:
· · Activos
· · Pasivos
· · Patrimonio
ACTIVOS
Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como
El dinero en caja y en bancos.
Las cuentas por cobrar a los clientes
Las materias primas en existencia o almacén
Las maquinas y equipos
Los vehículos
Los muebles y enseres
Las construcciones y terrenos
Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las
siguientes categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros
Activos.
ACTIVOS CORRIENTES
Son aquellos activos que son mas faciles para convertirse en
dinero en efectivo durante el período normal de
operaciones del
negocio.
Se entiende por activos corrientes aquellos activos que son
susceptibles de convertirse en dinero en efectivo en un periodo inferior a un
año. Ejemplo de estos activos ademas de caja y
bancos, se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y los inventarios.
Los activos corrientes
son de gran importancia en toda empresa puesto que es con ellos que la empresa
puede operar, adquirir mercancías, pagar Nómina, adquirir Activos
fijos, y pagar sus pasivos ente otros aspectos.
El activo corriente es un factor importante del
Capital de trabajo, toda vez que éste se determina restando el pasivo
corriente al activo corriente. El capital de trabajo depende del volumen de
activoscorrientes que tenga la empresa. Si no se tienen activos corrientes
suficientes, la empresa puede presentar dificultades de liquidez, lo cual
afecta su relación con proveedores y acreedores, e incluso con los
mismos socios. El activo corriente es el que determina la Capacidad de pago que
tiene la empresa, un aspecto tenido muy en cuenta
tanto por las entidades financieras como
por los proveedores. A un banco o a un proveedor le
interesa mas la capacidad de pago de una empresa que el monto de sus
activos fijos, lo cual se debe a que al banco le interesa mas que la
empresa le pague a que le entregue sus activos fijos como pago por la deuda. (Los
Activos fijos por lo general se utilizan para respaldar las deudas, pero es el
activo corriente el que debe pagar la deuda. Claro esta que el
activo corriente en buen parte es generado por los activos fijos, por lo que
indudablemente también son importantes
Algunos activos que se consideran corrientes
Caja y bancos. Naturalmente que estos son activos corrientes puesto
que ya son dinero en efectivo. En este grupo no debe
incluirse los CDT que se tienen en una entidad financiera puesto que estos se
consideran una inversión, y no se pueden considerar efectivo hasta tanto
no venza el plazo pactado, plazo que si es inferior a un año se
considera activo corriente, de lo contrario sera activo no corriente.
Estos activos son
a. Caja
Es el dinero que se tiene disponible en el
cajón delescritorio, en el bolsillo y los
cheques al día no consignados.
b. Bancos
Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.
c. Cuentas por Cobrar
Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía
deben los clientes, letras de cambio los préstamos a los operarios y
amigos. También se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya
sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que
le deben a usted no han cumplido con los plazos
acordados.
d. Inventarios
Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias
primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa.
En empresas comerciales y de distribución tales como tiendas,
graneros, ferreterías, droguerías, etc., no existen inventarios
de materias primas ni de productos de proceso. Sólo se
maneja el inventario de mercancías disponibles para la venta, valoradas
al costo.
Existen varios tipos de Inventarios
a. Inventarios de Materias Primas
Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la
elaboración del
balance, valoradas al costo.
b. Inventario de Producción en Proceso
Es el valor de los productos que estan en proceso de elaboración.
Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario
agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados
hasta el momento de realización del balance. Por ejemplo, la mano
de obra seapagada como
sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por
unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada,
desbastada, bordado, estampado, etc.
Inventario de Producción Terminada
Es el valor de la mercadería que se tiene disponible para la venta,
valorada al costo de producción
Activos Fijos
Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que
le sirven para desarrollar sus actividades.
- - Maquinaria y Equipo
- - Vehículos
- - Muebles y Enseres
- - Construcciones
- - Terrenos
Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o
de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la
fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes
son de reciente adquisición se utiliza el valor de compra.
Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este
desgaste recibe el nombre de “depreciación”
La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste
que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado
para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida
útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por
el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que
ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como
según señala un elemental principio económico, no puede
haber ingreso sinhaber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su
uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.
Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y
reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los
ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo
genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante
la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al
uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que
efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.
Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto
de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el
desgaste del
activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva
que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de
trabajo de la empresa.
OTROS ACTIVOS
Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos fijos, tales
como los gastos
pagados por anticipado, las patentes, etc.
PASIVOS
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una
empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes
categorías.
Pasivos corrientes,
pasivos a largo plazo y otros pasivos.
Los pasivos corrientes
hacen referencia a los pasivos que la empresa debe pagar enun plazo igual o
inferior a un año.
Los pasivos de una empresa se clasifican en aquellos pasivos a largo plazo y
los pasivos a corto plazo, esto es aquellas deudas que son exigibles en un
corto plazo, que son los que se conocen como pasivos corrientes.
1. 1. Pasivos corrientes
Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un
año.
a. a. Sobregiros
Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance.
b. b. Obligaciones Bancarias
Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los
bancos y demas entidades financieras.
c. c. Cuentas por pagar a proveedores
Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito
a proveedores.
d. d. Anticipos
Es el valor del
dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
e. e. Cuentas por pagar
Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como
los préstamos de personas particulares. En el caso de los
préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe
tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
f. f. Prestaciones y cesantías consolidadas
Representa el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa
le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el
momento
g. g. Impuestos por pagar
Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance.2. 2. Pasivo
a largo plazo
Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un
período mayor a un año, tales como obligaciones bancarias, etc.
3. 3. Otros pasivos
Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categorías de
pasivos corrientes y
pasivos a largo plazo, tales como
el arrendamiento recibido por anticipado.
a. a. Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de
realización del
balance. Este se clasifica en
· · Capital
Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su
empresa.
· · Utilidades Retenidas
Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa.
Las utilidades retenidas hacen referencia a la parte de los
dividendos no distribuidos entre socios o accionistas.
Cuando se determina la utilidad de un año determinado, se procede a
distribuirlas entre los socios de la empresa, y en algunos casos, la asamblea
de socios o de accionistas decide no distribuir todas las utilidades, dejando
parte de ellas o incluso todas, retenidas.
Una de las razones por las que se retienen las utilidades, es
para proteger la liquidez de la empresa. Al no
entregar todas las utilidades a los socios, la empresa puede incrementar su
capital de trabajo para realizar inversiones o para pagar obligaciones
financieras disminuyendo así los costos financieros.
Utilidades del
Período Anterior
Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresaen el período
inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que
aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias.
· · Reserva legal.
Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse.
En Colombia, las sociedades anónimas, limitadas, extranjeras y las
sociedades en comandita por acciones, estan obligadas por ley, a crear
una reserva para proteger el patrimonio de la sociedad en caso de
pérdidas.
Según el código de comercio, en el caso de las sociedades
anónimas, la reserva debe ser igual al 50% del capital suscrito, y se
conformara por el 10% de las utilidades de cada periodo [ 1] .
Para el caso de las sociedades en comanditas por acciones, limitadas y
extranjeras (Código de comercio, artículos 350[2], 371[3], y
476[4] respectivamente), dice la norma, que se deberan aplicar las
mismas reglas que para las sociedades anónimas
En razón a lo anterior, se debe destinar el 10% de las utilidades
líquidas para la reserva legal, hasta que se cumpla con el tope del 50%
exigido por la ley. Una vez alcanzado ese valor, ya no es obligatorio seguir
apropiando el 10%, pero en el momento que el valor de las reservas se vea
disminuido, debe procederse nuevamente a destinar el 10% hasta alcanzar de
nuevo el 50% del capital suscrito para el caso de las sociedades por acciones,
y del capital aportado y/o pagado en el caso de las sociedades limitadas.
La reserva legal, por estar originadaen un mandamiento
legal, es naturalmente de caracter obligatorio. La obligación de
calcular la reserva legal desaparece cuando se ha alcanzado el 50% de que trata
el código de comercio, o cuando no existe utilidad o se ha presentado
pérdida, casos en los cuales no habra base para aplicar el 10%
correspondiente a la reserva, y en su lugar, se procede a dar aplicación
a las reservas para enjugar las pérdidas presentadas, lo cual significa
entones que las reservas se veran disminuidas en el valor aplicado
contra las pérdidas.
Objetivo de la reserva legal
El objetivo que la ley le ha asignado a las reservas es el de proteger el
capital de la sociedad ante eventuales pérdidas. Por tal
razón, el único uso que se le puede dar a las reservas, el para
enjugar las pérdidas que sufra la sociedad.
Las reservas, al ser una partida creada y exigida por la ley, no estan
sometidas a la voluntad del empresario. Éste no
puede disponer de ellas para un fin diferente al de
enjugar pérdidas que es el que le ha definido la ley, de modo tal que no
se pueden distribuir ni capitalizar, etc.
La sociedad puede disponer según su libre albedrío, de la parte
de las reservas que excedan del 50%. En tales circunstancias,
la empresa puede proceder a capitalizar las reservas, a distribuirlas, o a
darles cualquier otro uso que considera pertinente.
El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operación
El Activo es igual a PASIVOS mas PATRIMONIO.
