¿Qué es
facturación electrónica?
La facturación electrónica es la versión digital del
proceso tradicional de facturación con documentos físicos, en
este proceso se utilizan soportes informaticos en lugar de soportes
físicos (ejemplares y copias en papel) para su generación,
gestión y almacenamiento. La facturación electrónica
garantiza, al igual que la facturación tradicional, la autencidad de los
documentos emitidos mediante procedimientos de firma digital lo cual le
proporciona validez legal y tributaria.
¿Para qué sirve la facturación
electrónica?
La facturación electrónica tiene el mismo objetivo que la
facturación tradicional, es decir generar un documento con validez legal
y tributaria del valor a cancelar por la provisión de un bien o
servicio, sin embargo proporciona incomparables ventajas en lo referente a la
gestión informatica, emisión, entrega y almacenamiento de
la factura por medios electrónicos tales como el correo
electrónico y/o la consulta a través de internet.
¿Cómo funciona la Facturación
electrónica?
El calculo de los valores como cantidades, rubros y costos se realiza
exactamente de la misma forma que para una factura tradicional, para el caso
del servicio eléctrico proporcionado por CENTROSUR, estos valores son
generados en el sistema informatico de comercialización SICO,
luego estos valores en lugar de salir a un medio físico, es decir en
lugar de ser impresos en un formato pre impreso de factura, son enviados a un
repositorio de digital de datos en dondeposteriormente se procede a su firma
con un certificado digital o electrónico otorgado por el SRI, con lo
cual se cifra el contenido y se añade el sello digital que autentifica
al documento emitido.
Una factura electrónica se construye en 2 fases:
1. Se crea la factura tal
y como se ha
hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
2. Posteriormente se procede a su firma con un
certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura
y añade el sello digital a la misma
Al terminar obtenemos una factura que nos
garantiza
que la persona física o jurídica que firmó la factura es
quien dice ser (autenticidad) y
que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
Beneficios de facturación electrónica
Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su
facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de
facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje,
búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede
fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro. Entre algunos de los múltiples
beneficios se pueden citar
Gran ahorro en gasto de papel, la factura electrónica es
ecológica.
Facilidad de procesos de verificación y auditoría
Mayor seguridad
Agilidad en el almacenamiento y disponibilidad de la información
Reducción de tiempos de tramite y gestión
Reducción de errores en el proceso de generación de la factura
Contabilidad automatizada
Facilidad para el calculo de declaraciones de impuestosOportunidad en la
información, tanto en la recepción como en el envío.
Facilidad en los procesos de auditoria.
Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
Menor probabilidad de falsificación.
Agilidad en la localización de información.
Eliminación de espacios para almacenar documentos
históricos.
Procesos administrativos mas rapidos y
eficientes.
Reducción de costes.
Mejora de la eficiencia.
Aumenta la seguridad documental.
Reducción en tiempos de gestión.
Mayor agilidad en la toma de decisiones.
Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y
almacenamiento.
Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (time stamp o
sello del
fechador).
Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión
Obtención de sellos en serie y folios de serie ante la Secretaría
de Hacienda y Crédito Público, con previa obtención de la
Firma Electrónica Avanzada.
Contabilidad automatizada.
¿Cómo acceder a la Facturación
Electrónica?
El primer paso a seguir es realizar la Actualización
y Registro de Datos del cliente.
Una vez registrado el cliente, se puede tener el acceso a
la Consulta de Facturas para revisar sus facturas.
En Ecuador
A partir de mayo de 2009 Ecuador
cuenta con el marco legal para emitir facturas
electrónicas. La resolución puede descargarse del
Sitio Web del
Servicio de Rentas Internas.
A partir del
año 2014 se encuentra disponible un software que se integra a todo ERP.
Mayor información en Facturación
Electrónica Ecuador.