De: COOPER AUDITORES INDEPENDIENTES

Ref.- Informe Confidencial para la Administración
Carta A La Gerencia.

Con relación a los Procesos Administrativos, Financieros y Tributarios, realizado a BELLISIMA CÍA. LTDA. Durante el periodo 2.007, efectuamos un estudio y evaluación del sistema de control interno – contable de la Compañía en la extensión que consideramos necesaria, nuestro propósito fue evaluar dicho sistema tal como lo requieren las normas de auditoría generalmente aceptadas. Dicho estudio y evaluación tuvieron como único propósito establecer la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar observaciones y recomendaciones si es el caso.

Nuestro estudio y evaluación realizados con el exclusivo propósito descrito en el primer parrafo, no necesariamente tiene que haber revelado todas las debilidades significativas de la institución.

Basados en nuestra revisión de ciertas areas seleccionadas, hemos redactado algunas recomendaciones tendientes a mejorar el sistema de control interno y de los procedimientos de contabilidad. Dichas recomendaciones no incluyen todas las posibles mejoras que un mejoramiento potencial y que llamaron nuestra atención durante nuestra visita.

Aprovechamos la oportunidad para expresar nuestro agradecimiento por la cooperación que nos ha sido dispensada por parte del personal de la Compañía durante nuestra visita.
Quedamos atentos para cualquier aclaración adicional quepueda desear sobre el presente informe.

Saludamos a Usted muy atentamente,

COOPERS AUDITORES INDEPENDIENTES.

Dra. Shirley Mero Intriago.

Socio Coopers Auditores Independientes.

CUENTA: Caja Chica

ALCANCE: Periodo 2.007

De la revisión a las reposiciones de caja chica, se pudo apreciar que los recibos de respaldo no presentan el sello de cancelado, así también se determinó que la mayoría de las reposiciones se las realiza cuando el fondo ha sido consumido casi en su totalidad, es decir el 90%.

CONCLUSIÓN:

En la revisión efectuada a Caja Chica, se determina que los movimientos individuales no disponen de una referencia que facilite una organización secuencial de los movimientos.

No disponen de sustento para la realizar la reposición de Caja Chica

RECOMENDACIÓN:

Como norma de control interno sugerimos que en los recibos que respaldan las reposiciones de caja chica se imprima el sello de cancelado, así también recomendamos que las reposiciones se las realice una vez que el fondo se ha consumido en un 70%.

Crear políticas que le permitan determinar el límite de gastos de este fondo durante un tiempo razonable.

Para el manejo de este fondo se recomienda asignar a una persona responsable quien se encarga de realizar los pagos y comprobantes respectivos (custodio)

No se realizan arqueos sorpresivos

Con el objeto de fortalecer el control interno, recomendamos realizar arqueos sorpresivos por parte de una persona independiente a la custodia del fondo.

CUENTA: Bancos

ALCANCE: Periodo 2.007

Revisión de ConciliacionesBancarias

CONCLUSIÓN:

Se determinó que las conciliaciones bancarias no presentan evidencia de revisión y/o aprobación por parte de un funcionario responsable.

RECOMENDACIÓN:

Recomendamos que las conciliaciones bancarias sean revisadas y aprobadas por un funcionario responsable, el cual debera dejar evidencia del procedimiento de control realizado, mediante su firma en el documento, este control permitira identificar posibles errores y/o equivocaciones, y tomar las acciones correctivas necesarias.

Depuración de conciliaciones bancarias

En la conciliación bancaria de Produbanco Cta. Cte. No. 80153 correspondiente al periodo del 2.007, no se detectó las Conciliaciones Bancarias correspondientes.

Con la finalidad de mantener conciliaciones bancarias depuradas al igual que los saldos presentados en el balance, recomendamos se registren las partidas conciliatorias en el periodo completo.

CUENTA: Cuentas por Cobrar
ALCANCE: Periodo 2.007

Comisiones por Cobrar

CONCLUSIÓN:

Se observó que el anexo proporcionado por el cliente sobre las partidas en moneda extranjera, tiene diferencias en relación con el saldo presentado en balance.

RECOMENDACIÓN:

A pesar que la diferencia es inmaterial, recomendamos se efectúe una revisión y analisis de estas diferencias, a fin de que los saldos presentados en el balance a una fecha determinada sean reales, y a la vez cruce con el saldo presentado en detalle o anexo.

CUENTA: Inventarios
ALCANCE: Periodo 2.007

Toma Física de Inventarios

La Compañía Multimarcas hasta el momento no harealizado ninguna constatación Física de Inventarios, por lo tanto no se pudo determinar la razonabilidad de los inventarios.

A efectos de que nuestra firma pueda emitir una opinión respecto a la razonabilidad de la toma física de inventarios, recomendamos que en el futuro previo a llevar a cabo los inventarios físicos por parte de Multimarcas Cía. Ltda.

Recomendamos se nos informe oportunamente sobre dicho procedimiento, ademas realizar este proceso cada semestre.

Falta de seguridad en el manejo de los inventarios por parte del encargado de bodega.

Habiendo examinado la cuenta Inventario de mercadería de la Empresa “MULTIMARCAS CÍA. LTDA.” Se encontró que en la bodega de la misma donde se guardan las pacas de pañales de las siguientes marcas y presentaciones:

• Pañalín Recién Nacido
• Pañalín Pequeño
• Pañalín Mediano
• Pañalín Grande
• Pañalín Extra Grande
• Panolini Recién Nacido
• Panolini Pequeño
• Panolini Mediano
• Panolini Grande
• Panolini Extra Grande
• Pequeñín Recién Nacido
• Pequeñín Pequeño
• Pequeñín Mediano
• Pequeñín Grande
• Pequeñín Extra Grande
• Económico Recién Nacido
• Económico Pequeño
• Económico Mediano
• Económico Grande
• Económico Extra Grande

Destinados para la venta, el encargado de este lugar no lleva un control adecuado en la salida e ingreso de mercadería, incumpliendo con lo estipulado en el Reglamento Interno de la Empresa en lo referente al manejo de la mercadería que ingresa o sale de bodega, específicamentecon los artículos:

1. Art. 121.- Todas las pacas de pañales que salen de bodega debe ser registrado en una tarjeta detallando el nombre de la persona que se lleva y la fecha en que ocurre.

2. Art. 125.- Todas las tarjetas que se utilice en el control de salida e ingreso de mercadería deben ser numeradas, con la numeradora manual que posee la empresa.

La falta de precaución en el manejo de la mercadería y el desconocimiento en cuanto al Reglamento Interno de la Empresa, provoca que el bodeguero no aplique las disposiciones antes mencionadas por lo que ocurren estos problemas.

A pesar de que no se lleva un adecuado control en la bodega no se ha producido una pérdida significativa de mercadería, pero si esto no se corrige es probable que se dé un faltante considerable para la empresa, ocasionando pérdidas económicas considerables.

CONCLUSIÓN:

← No se lleva un control eficiente de la bodega.
← El señor Bodeguero no cumple con lo dispuesto en el Reglamento Interno de la Empresa.

RECOMENDACIÓN:

← Es importante que la persona encargada de esta dependencia (bodeguero) realice un manejo apropiado de los documentos y tarjetas que sirven para registrar la mercadería.
← Dar a conocer a los empleados ellos Reglamentos que posee la empresa, para que ellos los puedan aplicar y no tener estos inconvenientes.

Crédito Fiscal IVA

Se observó que el crédito fiscal por concepto de retención IVA, no se considera como crédito en el mes que se originó la retención, sino se lo considera en meses posteriores.

A efectos decumplir con las disposiciones emanadas en los principios contables, se recomienda se compense o utilice como crédito tributario para la empresa en el mes en que se efectuó la retención, evitando futuras observaciones por organismos de control.

CUENTA: Activo Fijo
ALCANCE: Periodo 2.007

Diferencia en Depreciación

CONCLUSIÓN:

Se comprobó que no realizan calculos de la depreciación a ningún Activo Fijo de la Empresa, por lo tanto tampoco hay porcentajes de depreciación.

RECOMENDACIÓN:

Se sugiere establecer requisitos, políticas para la depreciación de Activos Fijos de la Empresa.

Registro de Compras

Observamos que existen compras de mercadería que no se registran en el período correspondiente.

CONCLUSIÓN:

En los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre no se encontró documentos de soporte, que respaldan las transacciones como: (facturas de las compras, comprobantes de egresos, comprobantes de retención)

RECOMENDACIÓN:

Se recomienda realizar el analisis correspondiente, y si el caso lo amerita proceder con el ajuste; adicionalmente es necesario que para el futuro la Compañía realice los registros contables en el período correspondiente, esto permitira cumplir con los Principios Contables.

Toma Física de Activos Fijos

La Compañía no ha realizado un inventario de activos fijos.

Capitalización de Activos Fijos

No existen políticas para la capitalización de activos fijos.

CUENTA: Cuentas por Pagar
ALCANCE: Periodo 2.007

Declaración del IVA

Observamos que se registró en el mes de abril/01/1999 crédito tributariopor una compra realizada, por un valor de 309 millones, sin embargo esta compra se utilizó como crédito tributario en el la declaración de junio.

A efectos de obtener un beneficio financiero, recomendamos que se haga uso del crédito tributario en la declaración del IVA en el momento en que se haya pagado dicho impuesto, el cual estara reflejado en el DUI.

Diferencias en registros

Existen diferencias en retenciones en compras, entre lo declarado en el formulario de declaración del IVA y lo presentado en el mayor auxiliar, así tenemos el siguiente detalle:

Mes de enero

Según Mayor 448
Según Formulario 640
_______________

Diferencia 192

Mes de Mayo

Según Mayor 282
Según Formulario 90
_______________

Diferencia 192

Recomendamos realizar un analisis, y si el caso lo amerita proceder con los ajustes y/o correcciones pertinentes.

Se recomienda adjuntar a todo movimiento contable el respaldo suficiente, esto permitira dar cumplimiento a los Principios Contables, y adicionalmente evitarse observaciones por parte de los organismos controladores.

Décimo Tercer Sueldo por Pagar

CONCLUSIÓN:

Observamos que en los roles de pago no se incluye el bono por responsabilidad, valor que sumado al sueldo basico constituyen la base para el pago del décimo tercer sueldo.

RECOMENDACIÓN:

A fin de evitarse posibles errores y/o equivocaciones, disponer de información útil, recomendamos que el bono de responsabilidad se incluya en los roles de pago.

CUENTA: Ventas

ALCANCE: Periodo 2.007

Revisión de FacturasCONCLUSIÓN:

Existen anomalías en las facturas originales, las mismas que deberían ser entregadas al cliente y no se lo ha ejecutado.

Las Facturas de Ventas no tienen la Autorización respectiva del SRI.

Algunas facturas de ventas no presentan evidencia de la firma de la persona que prepara la factura, así como también de la persona que recibe la, misma.

RECOMENDACIÓN:

Con la finalidad de mejorar el control interno, recomendamos poner en practica lo observado.

Anulación de Factura

Se comprobó que las facturas que a continuación se detallan han sido anuladas, sin embargo se toman en cuenta los valores en todos los balances de la empresa.

← No. 008 correspondiente al 13 de febrero del 2.007
← Nº 009 correspondiente al 26 de febrero del 2.007
← Nº 010 de correspondiente al 09 de marzo del 2.007
← Nº 011 correspondiente al 10 de marzo del 2.007
← Nº 012 correspondiente al 18 de marzo del 2.007
← Nº 013 correspondiente al 22 de marzo del 2.007

A efectos de evitarse observaciones por parte de los organismos controladores, recomendamos que las facturas anuladas sean archivadas con el juego completo tal como lo determina la Ley.

CUENTA: Gastos
ALCANCE: Periodo 2.007

Gasto Viaticos:

Se determinó que la Compañía realiza gasto de viaticos por un valor demasiado alto.

Con la finalidad de evitar glosas fiscales en el futuro, recomendamos se contabilice como una cuenta por cobrar, consideramos que estos pagos, los cuales han sido registrados en los resultados de la Compañía, noconstituyen deducibles de impuesto a la renta para el año de 2.007.

CUENTA: Nomina
ALCANCE: Periodo 2.007

De la revisión efectuada en los libros contables se desprende que la empresa no contiene todos los contratos de trabajo y no cuenta con las respectivas Hojas de Vida

Es necesario e indispensable contar con las respectivas Hojas de Vida para un manejo adecuado del personal y de sus respectivos pagos del personal.

Diferencias en Aportes al IESS

Se observó una diferencia de S/. 3.577.914 entre el saldo presentado en balance y el valor por pagar al seguro social por fondos de reserva al 31-dic-99.

Con el propósito de presentar cifras reales en los balances de la Compañía, recomendamos realizar el analisis respectivo, en el caso de no haber pagado en su totalidad se debe realizar evitando multas e intereses, si se debe a un error de registro se debe efectuar los correspondientes asientos de ajuste.

Bono de Responsabilidad

Se determinó que los bonos de responsabilidad no han sido entregados a los funcionarios de la Compañía, por lo tanto no se consideraron para el aporte del seguro social, y para fondos de reserva.

Con la finalidad de evitar glosas fiscales por parte de entes controladores, se sugiere para registros futuros considerar para el aporte al IESS. Como se registró en los resultados de la Compañía, se debió considerar como un gasto no deducible para efectos de la determinación del impuesto a la renta.

Registro de factura

El gasto de viaticos realizado en la empresa por los directivos no respalda con ningún documentoo factura.

Con el propósito de cumplir con los Principios Contables, recomendamos que esta observación se considere en el futuro.

La Factura del 03 de septiembre no tiene numeración, no tienen comprobante de egreso, compran el 12 de septiembre y emiten el cheque el 03 de septiembre, por un valor de $ 1.817,48

Pago de facturas

En este rubro constatamos que la Compañía no cuenta con políticas para realizar el pago de facturas, en el mes de abril 04, se realiza el pago de la factura No. 30115 por un valor de $ 2.923,69, realizando la compra el día 05 de abril, lo que significa que se ha emitido un cheque sin tener el respaldo que es la factura; la cual no cumple con los requisitos estipulados en la Ley.

En los casos en que las facturas no son legales, recomendamos aplicar la Ley; cuyo resumen es preparar una liquidación de servicios o compras, la aplicación de este procedimiento evitara glosas fiscales a la Compañía.

La factura N º 30400, se encuentra alterado el valor que es de $ 4.627,76, debiendo ser el valor correcto por $ 4.617,76

Con el propósito de cumplir con los principios contables, se sugiere registrar las transacciones en el período al cual corresponden, de lo contrario se esta sobre o subvaluando los resultados del ejercicio.

En el mes de julio el 05 la factura no tiene el número, esta corresponde a compras de mercaderías por un valor de $ 6.261,92.

RECOMENDACIÓN:

Es importante respaldar con la debida documentación y facturas en el momento de realizar una compra.

ELABORADO POR: JMG
SUPERVISADO POR: MCFJ