República Dominicana

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA



NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN SER TOMADAS
EN CUENTA EN EL PROCESO DE REVISION Y APROBACIÓN
DE LIBRAMIENTOS DE PAGO



INDICE
Pagina

I.- NORMAS LEGALES, REGLAMENTARIAS Y ADMINISTRATIVAS 4

II.- NORMATIVAS DE CARACTER GENERAL 5

III DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS DE REVISION DE
LIBRAMIENTOS DE PAGOS

3.1 Procedimientos para Revisión Libramientos de Pago de
Servicios Personales 6

3.2 Procedimientos para Revisión Libramientos de Pago de
Servicios no Personales 9

3.3 Procedimientos para Revisión de Libramientos de Pago de
Compras de Materiales, Suministros, Maquinarias y Equipos
e Inmuebles. 11

3.4 Procedimientos para Revisión Libramientos de Pago de
Construcciones y Mejoras de Obras 12

3.5 Procedimientos para Revisión Libramientos de Pago de

Concesión de Prestamos Internos, Compras de Títulos
y Valores 13

3.6 Procedimientos para Revisión Libramientos de Pago de
Intereses, Comisiones, Amortización de Prestamos Internos
y Externos y por Rescate de Títulos y Valores. 14

3.7 Procedimientos para Revisión Libramientos para Transferen-
cias Corrientes y de Capital. 14

3.8 Procedimientos para la Revisión de las Liquidaciones de
Fondos Rotatorios y Suspensos. 15





IV.- ANEXOS:

I.- REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS SOPORTES DE
LOS LIBRAMIENTOS DE PAGO 17

II.- REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN CONTRATO PARA
SER REGISTRADOEN LA CONTRALORÍA GENERAL 20

III.- PRINCIPIOS TÉCNICOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS
PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA EJECUTADOS POR
INSTITUCIONES DEL ESTADO 23

IV.- PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO PRESUPUESTARIO
DE LOS REINTEGROS DE CHEQUES 25

V.- NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TRATAMITACION Y
REGISTRO DE LOS INGRESOS EXTRAPRESUPUESTARIOS 28

VI.- REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LIBRAMIENTOS DE
PAGO CON RECURSOS DE LOS BONOS SOBERANOS 31




MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN SER
TOMADOS EN CUENTA EN EL PROCESO DE REVISION Y
APROBACION DE LIBRAMIENTOS DE PAGO



I.- NORMAS LEGALES, REGLAMENTARIAS Y ADMINISTRATIVAS


Para la ejecución financiera de la Ley de Gastos Públicos de cada año, las unidades ejecutoras del Gobierno Central (Secretarias de Estado, Direcciones Generales, Comisiones Especiales, etc.) deben tomar en consideración el conjunto de disposiciones legales, reglamentarias y otras normativas emitidas por cualquier órgano rector del sistema de gestión financiera y de control, dirigidas a normatizar las transacciones financieras y económicas que conlleven el desembolso de fondos por parte de la Tesorería Nacional.

Entre las disposiciones que deben ser tomadas en cuenta en cualquiera de las fases del proceso para la erogación de fondos públicos en el Gobierno Central se encuentran las siguientes:

• Ley Organica de Presupuesto No.531 del 3 de diciembre de 1969.
• Ley Organica de la Contraloría General de la República No.3894 del 9 de agosto de 1954.
• Ley sobre la Camara deCuentas de la República No.130 del 2 diciembre de 1942
• El Presupuesto de Ingresos y Ley de Gastos Públicos de cada año.
• Ley 14/91 del 20 de mayo de 1991 sobre Servicio Civil y Carrera Administrativa
• Decreto No.262/98 de Reglamento sobre Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios en la Administración Pública.
• Decreto 614/01 sobre la Programación Financiera de la Ejecución Presupuestaria.
• Decreto 262/02 que establece sectores y profesiones donde las personas pueden ocupar mas de un puesto en la administración publica.
• Decreto 269-02 que crea el Sistema Nacional de Viajes al Exterior y sus tarifas.
• Decreto 646/02 que establece nuevos criterios para determinar los excedentes presupuestarios y su destino.
• Cualesquiera otras disposiciones vigentes o que pudieren surgir relativas a la gestión financiera y de control de los fondos públicos.
• Las normativas especificas presupuestarias y de control emitidas por la Oficina Nacional de Presupuesto y la Contraloría General de la República.

ll.- NORMATIVAS DE CARACTER GENERAL


1. Verificar que las categorías programaticas presupuestarias (Fondo, Capítulo, Programa, Subprograma, Actividades, grupos, Función, subcuenta) estén correctamente codificadas de conformidad a como se describen en la Ley de Gastos Públicos o en el Manual de Clasificadores Presupuestarios para el Sector Público.
2. Comprobar que las cuentas y subcuentas contra las cuales se gira el libramiento de pagos tenga las cuotas de compromisos y balances de fondos asignados suficientes para cubrir el pago.
3. Todo libramiento de pago debe ser elaborado en la forma o sistema que establezca para cada caso la Contraloría General de laRepública.
4. Verificar que el formulario de libramiento de pago se corresponde al establecido por la Contraloría General de la Republica para tales fines.
5. Los compromisos aprobados (asignaciones de fondos) que soportan el Libramiento de Pago no deben exceder el plazo de los 90 días a partir de la fecha de aprobación. (Circular No. 30 de fecha 8/08/01).
6. El Libramiento de Pago debe estar firmado por la (s) persona (s) identificada (s) y autorizada (s) para tales fines.
7. El Libramiento de Pago deben estar sellado y firmado por un funcionario de la Unidad de Auditoria Interna (Ver circular No. 23 de fecha 7/06/01).
8. Todo Libramiento de Pago debe contener la documentación soporte.
9. Las codificaciones presupuestarias deben responder al “Manual de Clasificadores Presupuestarios del Sector Público” aprobado por la Oficina Nacional de Presupuesto.
10. Ningún Libramiento de Pago debe ser tramitado a la Contraloría General si no se ajusta a las normas del sistema de ejecución financiera del presupuesto (Decreto 614/01) y a las demas normas de control establecidas.
11. Los Libramientos de Pago no deben contener tachaduras ni borraduras que pudiesen afectar su validez.
12. Que el formulario de Libramiento de Pago esté acompañado de las copias oficialmente requeridas.
13. No se debe recibir ningún Libramiento de Pago con datos incompletos, tachaduras o borraduras que pudieren afectar su validez.


III.- DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE REVISIÓN DE LOS
LIBRAMIENTOS DE PAGO.


3.1 Procedimientos para la revisión de los Libramientos de Pago de Servicios Personales. Verificar que:

3.1.1 Los números de referencia (Números de compromiso,de asignación, de coordinación, etc.,) se correspondan con los anexos.

3.1.2 En el caso de nóminas de personal fijo, nominal y jornales, que la fecha se corresponda con el período a pagar.

3.1.3 Se hayan aplicado correctamente los descuentos de ley establecidos (Ley 379 de Pensión y Jubilación, Ley de Seguridad Social, Ley 11-92 Impuesto sobre la Renta, Ley 57-86 de Seguro de Vida-Savica-, etc)¸ y que el valor de los cheques a emitir a nombre de los Colectores o beneficiarios de estos descuentos, se correspondan con el total de cada uno de los descuentos aplicados.

3.1.4 Que la sumatoria de la columna “Suma Neta” y la de los “Descuentos” sea igual al valor de la columna “Total Bruto”.

3.1.5 En caso de incremento en el valor de la nómina actual con relación a la anterior, verificar que el Libramiento de Pago tenga anexo las copias de las acciones de personal o decreto que justifican la variación en la nómina. De igual manera comprobar que se hayan aprobado las coordinaciones de fondos para crear o aumentar la apropiación en la tarjeta de cargo (manual o electrónica).

3.1.6 Cuando la variación es por el ingreso de nuevo personal verificar que el Libramiento de Pago contenga:

a) Una certificación de la ONAP, donde especifique que dicho personal esta apto para ese cargo en cumplimiento a la circular No. 4 del 5/2/2000;
b) Certificación emitida por la Contraloría General de la República que establezca que este personal al momento de ser nombrado no esta laborando en otra institución del Estado (Este procedimiento no aplica para las excepciones establecidas en el Art.130 de la Ley 14-91 y en el Decreto 262-02).
c) Que la nómina contenga el númerode la cédula de xención y electoral de cada beneficiario.

3.1.7 Cuando el Libramiento de Pago sea para cubrir regalía pascual, verificar que los beneficiarios hayan laborado un mínimo de tres meses dentro del año calendario; que el monto a pagar al beneficiario no sobrepase la duodécima parte de la suma de los sueldos o salarios percibidos durante el año calendario; y que el pago, cuando no sobrepase el valor de exención anual sobre los ingresos que establece el reglamento del código tributario (Art.48) esté exento de cualquier gravamen.

3.1.8 En el caso del personal contratado, verificar que el contrato de servicio esté debidamente registrado en la Contraloría General de la República y que el Libramiento de pago se ajuste a los términos del contrato.

3.1.9 En los casos de compensación en gastos de alimentación, honorarios profesionales, dietas, especialismos, prestaciones laborales, que los valores a pagar se correspondan con los soportes y las normas específicas establecidas para cada caso.

3.1.10 En el caso de indemnizaciones especiales o prestaciones laborales, el Libramiento de Pago debera contener:

a) Certificación de Cargos desempeñados en las instituciones del Estado expedida por la Contraloría General de la República.

b) Oficio de solicitud de pago del interesado dirigido a la institución que produjo la destitución.

c) Oficio de solicitud de pago dirigido al incumbente de la Cartera firmada por el Gerente Financiero de la Institución.

d) Oficio de autorización de pago firmado por el funcionario responsable dirigida al Contralor General de la República.

e) Certificaciones de la Oficina Nacional de Administración y Personal, dondeavale que el interesado cumple con los requisitos legales para dicho pago (haber laborado por mas de diez (10) años ininterrumpidos en el sector público y que no califique para recibir la jubilación).

f) Copia de la asignación de fondos aprobada por la Oficina Nacional de Presupuesto especificando el pago.

g) Acción de personal donde conste que se ha prescindido de los servicios de la referida persona.


Ademas debera verificarse que el pago por indemnizaciones especiales o prestaciones laborales este exento o libre de descuentos.


3.2 Procedimientos para la revisión de los Libramientos de Pago de Servicios No Personales. Verificar que:


3.2.1 En el caso de servicios especiales contratados (publicidad, alquileres, auditorias y estudios especiales, servicios técnicos y profesionales, recolección de residuos sólidos, etc) que el contrato de servicio esté debidamente registrado en la Contraloría General de la República y que la solicitud de pago se ajuste a los términos del contrato (Ver art. 27 de la Ley 3894)..


3.2.2 Que se hayan aplicado correctamente los descuentos, según la naturaleza del gasto o servicio y las leyes que se apliquen al caso, (el 1.5% sobre la persona jurídica, el 10% sobre la persona física, cuando sean alquileres el 1.5% para las personas jurídica y el 20% a las personas físicas, etc.,) y que el monto del cheque a emitir a favor del Colector de Impuestos Internos por descuentos mas el valor neto a pagar a favor de la persona física o jurídica contratada sea igual al monto total del libramiento.

3.2.3 Que en los soportes del Libramiento de Pago haya una “certificación de declaración jurada o recibo de pago” quedemuestre que el beneficiario esta al día en el pago de sus impuestos.

3.2.4 Que los valores de los servicios contratados se corresponden con los precios del mercado.

3.2.5 Cuando haya mas de un beneficiario en un libramiento comprobar que la sumatoria de los valores a pagar sea igual al total del valor del libramiento.

3.2.6 Cuando se trate de Libramiento de Pago de viaticos al interior y el exterior Verificar que los valores a pagar se ajustan a las tarifas por categoría de los funcionarios establecidas por el Gobierno (Ver Decreto No. 269-02 y Disposiciones Administrativa)



3.3 Procedimientos para la revisión de los Libramientos de
Pago por compra de Materiales y Suministros, Maquinarias y
Equipos e Inmuebles. Verificar que:


3.3.1 Se haya dado cumplimiento a las disposiciones establecidas en el Reglamento
de Compras Contrataciones de Bienes y Servicios de la Administración Pública
(Decreto 262-98).

3.3.2 Que el valor de los materiales y equipos adquiridos se ajustan a los precios
previamente acordados entre las partes, a la cantidad de bienes e inmuebles
efectivamente recibidos y a los precios de mercado de cada bien o inmueble
en particular.

3.3.3 Que se hayan aplicado correctamente los descuentos, según la
naturaleza del gasto o servicio y las leyes que se apliquen al caso, (el 1.5%
sobre los ingresos brutos, el ITEBIS, etc.) y que el monto del cheque a emitir a favor del Colector de Impuestos Internos por descuentos mas el valor neto a pagar a favor de la persona física o jurídica sea igual al monto total del libramiento.

3.3.4 Que se haya anexadouna Certificación de la Dirección General de
Impuestos Internos en la que se haga constar que el suplidor esta al día en el pago del impuesto y/o la presentación del último recibo de pago.

3.3.5 Que los valores de los servicios contratados se corresponden con los precios
del mercado.

3.3.6 Cuando haya mas de un beneficiario en un Libramiento de Pago, comprobar
que el valor del mismo es igual a la sumatoria de los valores a pagar a cada uno de los beneficiarios.

3.4 Procedimientos para la revisión de los Libramientos
de Pago de Construcciones y Mejoras de Obras. Verificar que:


3.4.1 Que el Contrato esté registrado en la Contraloría General de la
República, en cumplimiento del articulo 27 de la Ley No. 3894, de
Contabilidad General del Estado.

3.4.2 Que el proyecto u obra contratada cumpla con las normas técnicas que se
describen en el Anexo III de este Manual.

3.4.3 En el caso de Libramientos para el pago de avance inicial para obras nuevas,
verificar que el porcentaje de avance (%) para la obra acordado entre las
Partes se ajuste a los establecidos por disposiciones legales o administrativas.

3.4.4 Que la adjudicación del Contrato se haya otorgado conforme a los
procedimientos legales y reglamentarios vigentes.

3.4.5 Que se hayan aplicado correctamente los descuentos dispuestos por Ley
(1.5% de ISR, el % de garantía de ejecución, el 1x 1000 del CODIA, el 1% del
valor de la obra para el fondo de pensiones y jubilaciones de trabajadores de la construcción, etc. ) y que el valor total de descuentos mas el valorneto pagar al contratista sea igual al monto total del libramiento.

3.4.6 Que el monto del Libramiento de Pago no sobrepase el valor de la
cubicación.

3.4.7 Que el monto correspondiente a la supervisión de la obra, ya sea el
caso de que sea privada o por la propia institución, forme parte del monto
acordado en el contrato de la obra.

3.4.8 Cuando los gastos de imprevistos sobrepasen el monto estimado en el
presupuesto de la obra, el valor de la diferencia debera ser reconocido a
través de un addendum o una disposición administrativa contenida en el
mismo contrato, pero debidamente justificada.

NOTA: Los requisitos que debe cumplir un contrato para ser registrado en la Contraloría General se describen en el Anexo II de este Manual.

3.5 Procedimientos para la revisión de los Libramientos de
Pago por Concesión de Préstamos Internos, Compra de Títulos y
Valores. Verificar que:

3.5.1 Que la transacción haya sido autorizada por un funcionario o instancia
competente autorizada por Ley.



3.5.2 Que la tasa de interés a pagar o a percibir se corresponda a los precios del
mercado interno o externo.


3.6 Procedimientos para la revisión de los Libramientos de Pago de Intereses, Comisiones, Amortización de Préstamos Internos y
Externos y por Rescate de Títulos y Valores. Verificar que:


3.6.1 Que los valores a pagar se corresponden a los montos, tasas convenidas y
tipo de cambio en el mercado.

3.6.2 Que estén identificados número y nombre del préstamo, la entidad
beneficiaria del pago, fecha de firma, fecha de vencimiento depago.


3.7 Procedimientos para la revisión de las Solicitudes de Libramientos de
Pago de Transferencias Corrientes y de Capital:


3.7.1 Verificar que el valor de la transferencia o aporte a la institución pública o
privada beneficiaria, tenga su apropiación en la distribución administrativa
de la Ley de Gastos Públicos.

3.7.2 En los casos de transferencias o aportes a través de fondos especiales
no presupuestarios, verificar que las mismas hayan sido aprobadas por un
funcionario con autoridad para tales fines.

3.7.3 Verificar que contenga anexo el detalle pormenorizado de cómo se aplicaran
los recursos solicitados. (Ver circular emitida por la Contraloría General de la
República número 0014 de fecha 7/11/2000).

3.7.4 Verificar que la sumatoria de los valores de la transferencia o aportes a los
beneficiarios sea igual al total del valor del Libramiento de Pago.


3.8 Procedimientos para la revisión de las Liquidaciones de Fondos Rotatorios y Suspensos. Verificar que:


3.8.1 Cuando sea el primer Libramiento de Pago para Apertura de Fondos Rotatorios y/o de Suspensos, que el mismo haya sido autorizado previamente por la Contraloría General de la República.

3.8.2 Que los desembolsos realizados se ajustaron a los montos, tipos de gastos
previstos en la aprobación y a las normativas específicas aprobadas para
estos fines.

3.8.3 Que la sumatoria de los valores o cheques liquidados sean igual al total del
valor de la solicitud de libramiento para reposición.

3.8.4 Que los cheques liquidados estanprenumerados y se encuentran organizados en secuencia numérica y debidamente soportados.

3.8.5 Que en el proceso de adquisición de bienes y servicios por el fondo rotatorio, se haya dado cumplimiento a los procedimientos establecidos por el Decreto 262-98.

3.8.6 Comprobar la correcta reclasificación objetal de los desembolsos liquidados en los formularios diseñados para tales fines.






Es responsabilidad del Departamento de Control Previo (Contabilidad) de esta Contraloría General y de las Unidades de Auditoria Interna verificar que los libramientos de pago se ajustan a las normativas legales, generales y administrativas que se correspondan en función a la naturaleza y tipo de gasto.






































ANEXO I

REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS SOPORTES
ANEXOS A LOS LIBRAMIENTOS



1.- COTIZACIONES :

Deben presentar las generales del suplidor tales como:

• RNC
• Dirección
• Teléfono
• Condición de pago
• Fecha de elaboración
• Selladas y firmadas por la persona responsable
• Escritas a computadoras y/o maquina
• Sin alteraciones en su contenido
• Ser elaboradas previa emisión de la orden de compra.
• ITBIS transparentado.


2.- ORDEN DE COMPRAS

• Deben especificar el nombre del suplidor, dirección, teléfono y RNC
• Estar prenumeradas.
• Tener fecha de elaboración
• Deben estar firmadas y selladas por los responsables.
• Establecer las condiciones de pago.
• Valores en letras y números
• Cantidad, precio y descripción del artículo y/o servicio
• Sin alteraciones en las informaciones de la misma.
• ITBIS transparentado.

3.- FACTURAS

• Debenreflejar nombre del cliente
• Estar prenumeradas.
• Deben estar timbradas.
• Contener las generales del suplidor: RNC, fecha, dirección y teléfono.
• Selladas y firmadas por las personas responsables
• Escritas a computadora y/o maquina
• Especificar cantidad, valor y descripción del artículo y estar totalizadas.
• Sin alteraciones en su contenido.
• ITBIS transparentado.


4.- RECEPCION, ENTRADA DE ALMACEN O CERTIFICACION DE
SERVICIOS RECIBIDOS

• Contener cantidad y descripción del artículo.
• Fecha de recepción
• Nombre del suplidor
• Nombre del empleado o funcionario que recibió los bienes o servicios
• Firma y sello de almacén





5.- APERTURA DE FONDOS ROTATORIOS Y DE SUSPENSOS


(Sujeta a cambios por propuesta definitiva de Normativas de Fondos Rotatorios por el Programa de Administración Financiera Integrada).

Toda apertura de fondos debe :

• Ser solicitada al Contralor General de la República mediante un oficio.
• La institución solicitante procede a elaborar el formulario B-28 y enviarlo a la Contraloría General de la República con la asignación de fondos anexa, aprobada por la ONAPRES.

Toda Institución que recibe anticipos de fondos, debe depositarlos en una cuenta aperturada para tales fines en el Banco de Reservas de la República Dominicana y realizar sus pagos mediante cheques a la orden de los beneficiarios.



















ANEXO II

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN CONTRATO PARA SER REGISTRADO EN LA CONTRALORÍA GENERAL


1. El Contrato debera ser remitido a la Contraloría General de la República en original, firmado por las partes y debidamente notarizado.

Quedan excluidos derequisito de notarización, los contratos cuyos montos no superen la suma de RD$2,000.00 (dos mil pesos 00/100).

2. El mismo debe establecer fecha de inicio y de término.

3. Certificación del Registro Nacional de Contribuyentes(RNC) de la empresa o persona física adjudicataria del contrato.

4. Requeriran un Poder del Presidente de la República, aquellas inversiones de capital cuyos contratos excedan el valor establecido en la Ley de Gastos Públicos (Art. 11, parrafo I que actualmente establece el monto de RD$500,000.0).
5. Certificación del Colegio Dominicano de Ingenieros, Arquitectos y Agrimensores (CODIA) a favor del representante de la compañía adjudicataria del contrato o de la persona física en cuestión.

6. El mismo debe establecer el monto o porciento (%) maximo de reajuste al contrato a través de adicionales.

7. Pólizas de garantía de construcción que asegure el monto otorgado como
avance inicial al mismo o el monto total de la obra en el caso que corresponda.

9. Las contrataciones de bienes y servicios por parte del Gobierno se efectuaran conforme las disposiciones contenidas en el Reglamento de Compras y Contrataciones de la Administración Pública emitido mediante el Decreto 262-98.

8. En caso de alquiler o arrendamiento, debe anexarse un documento que
certifique la propiedad del bien. De igual manera deben aplicarse los descuentos establecidos por Ley.

9. Los contratos suscritos con el Estado Dominicano seran registrados por el periodo convenido entre las Partes, siendo la excepción los contratos celebrados por concepto de servicios prestados con personas físicas, los cuales no podran tener una vigencia mayor de docemeses (circular No.41 de fecha 16/11/01 del CGR).

10. Aquellas entidades públicas que ameriten la contratación de firmas de auditorias privadas, debelan solicitar la aprobación correspondiente a la Contraloría General de la República(circular No.4 de fecha 19-01-01 del CGR).

11. Toda solicitud de registro y/o renovación de contratos, debera indicar la imputación objetal del gasto, conforme al Manual de Clasificadores Presupuestarios del Sector Publico.

12. Todos los contratos de obras públicas deberan ser tramitados a la Contraloría General, acompañados de la documentación justificativa siguiente:

a) Presupuesto elaborado por el Departamento Técnico de la institución, firmado por el analista de costos, el contratista y el Director del Departamento de Presupuesto de la entidad. que avale el cumplimiento de las Normas Técnicas contenidas en el Anexo III de este Manual.
b) Cronograma de ejecución de desembolsos
c) Poder otorgado por el Presidente de la República cuando el costo de la obra supere el monto de RD$500,000.-
d) Póliza de avance inicial.
e) Certificación de pago de impuestos emitida por la Dirección General de Impuestos Internos.






































ANEXO III

NORMAS TECNICAS QUE DEBEN CUMPLIR LOS PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA EJECUTADOS POR INSTITUCIONES DEL ESTADO.




En atención al artículo 4 de la Ley No. 3894 de fecha 4 de agosto del 1954, y con el propósito de que las Instituciones del Estado ejecutoras de proyectos de infraestructura, cumplan con los requisitos que permitan un uso optimo de los recursos asignados para dichos proyectos, la Contraloría General de laRepublica ha preparado para su implementación el presente MANUAL.

Los principios Técnicos de Administración de Proyectos requieren que toda obra con una trayectoria considerada normal, en los niveles de planificación, adjudicación, ejecución y terminación, deben cumplir con los siguientes requisitos:

1.- Estudio de Factibilidad

2.- Planificación de recursos

3.- Confección de los estudios técnicos que requiere el proyecto

4.- Confección del conjunto de Planos

5.- Forma de asignación (Grado a Grado, Concurso o Sorteo).

6.- Presupuesto General confeccionado por la Institución,
debidamente numerado, que incluya las especificaciones
técnicas del proyecto y analisis de costos en que se basó.

7.- Si el proyecto requiere equipamiento, someter un mínimo
de 3 cotizaciones de los mismos.


8.- Contrato numerado que especifique claramente:

a) Número de Codia del Contratista

b) Nombre del Proyecto


c) Fecha de inicio del Proyecto

d) Fecha estimada de término del Proyecto y
penalidades por atrasos

e) Valor Presupuestado

f) Valor maximo de reajuste de presupuesto

g) Forma de pago

h) Valor Mínimo de la 1era. cubicación

i) Si el contratista fuere una compañía constructora, anexar al
contrato documentos constitutivos de la misma.

j) Dar cumplimiento al artículo 27 de la ley 3894 referente
a los registros de los contratos en la Contraloría General
de la República.

Asimismo, debera exigirse previa firma del contrato unapóliza de garantía de anticipo, y treinta(30) días después, una Póliza de fiel cumplimiento.

9.- Cronograma de ejecución de actividades (ruta crítica).

10.- Flujograma de desembolsos .

11-. Póliza de vicios ocultos, pago de seguro social y pago de Ley 6/86 previo a la devolución de la garantía al contratista (Valores Retenidos).

12.- Control de pagos de las cubicaciones








ANEXO IV

PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO PRESUPUESTARIO
A LOS REINTEGROS DE CHEQUES

Los reintegros se originan en las devoluciones de cheques realizadas por las instituciones a la Contraloría General y enviadas por ésta al Tesorero Nacional para ser depositados en el fondo donde se originó el desembolso. Estos valores vuelven entonces al mismo objeto y la misma cuenta presupuestal de donde se habían girado.

Los cheques pueden ser devueltos por diferentes causas:

a) Cancelación del empleado
b) Renuncia o fallecimiento del empleado
c) Por no presentarse el beneficiario a cobrar el cheque
d) Por tener el cheque mas de seis meses emitido
e) Por duplicidad
f) Por error en el nombre
g) Por error en el monto
h) Por cruce de nóminas
i) Otras

Los reintegros se dividen en vigentes y miscelaneos.

Reintegros Vigentes:

Son aquellos que corresponden al año actual y los que provienen de fondos especiales, aunque estos correspondan a años anteriores.



Reintegros Miscelaneos

Son aquellos cheques que fueron emitidos en años anteriores, cuyo período de vigencia caducó, por lo que no pueden ser reembolsados. Excepto en los casos de fondos especiales.

A través de los recursos reintegrados se pueden solicitar pagos de dos formas:
1-Por reintegro
2- Por balance de reintegro.

Pago por Reintegro: Es cuando estos fondos son utilizados para pagar gastos por cualquier concepto. Cuando se refiere a pagos de servicios personales debe efectuarse en la misma tarjeta que corresponda al cheque reintegrado y por tanto no lleva descuento de ley pues ya han sido descontado.

Pasos a seguir:
1- Que el pago esté aprobado por la Contraloría General de la
República.
2- El formulario de solicitud (como se llama el formulario o que numero tiene?)debe estar aprobado por la Contraloría General de la República.
3- Dicho pago estara compuesto por un original y 5 copias..
4- El mismo debe tener anexa una copia del reintegro.
5- Se debe indicar en la casilla de observaciones si el pago es por reintegro o
por balance de reintegro.
6- Indicar, ademas, el número del reintegro y el mes a pagar, tomando en
cuenta que dicho mes es el mismo que se esta reintegrando.

Pago por Balance de Reintegro: Son aquellos en los cuales se utilizan dichos fondos con la finalidad de retribuir una deuda sin tomar en consideración que sea el mismo número de tarjeta . Debe considerarse que los fondos correspondan a una misma cuenta y objeto .

Para este tipo de pago habran de cumplirse todos los requisitos que en el pago por reintegros, su única diferencia radica en que a este tipo de pago se le aplican los descuentos de Ley y el balance puede utilizarse para paga pagar cualquier mes del año que no exceda el mismo.

Debe utilizarse para casos o eventos imprevistos.

REQUISITOS:

• Solicitarse a nombre de la institución.
• Debe estar reclasificado en el formulario A-11
• Debe ser liquidado en base a loscomprobantes justificativos del gasto ejecutado.
• Los cheques deben ser detallados en el formulario A-10, mantener una secuencia numérica y estar debidamente soportados.
• Los sueldos deben estar segregados de los gastos.















ANEXO V


NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TRAMITACIÓN Y REGISTRO DE LOS INGRESOS EXTRAPRESUPUESTARIOS.

1- Las entidades del Gobierno Central que generen ingresos extra presupuestarios por cualquier concepto, deberan depositarlos en la cuenta República Dominicana de la Tesorería Nacional el mismo día o a mas tardar a las 12:00 meridiano del día siguiente. La copia del depósito acompañado del Formulario No. 3590 de “Reporte de Ingresos Extrapresupuestarios de Entidades del Gobierno Central no Recaudadoras” sera remitida a la Tesorería Nacional el mismo día o a mas tardar a las 12:00 meridiano del día siguiente.

2- La Contraloría General autorizara la apertura de un fondo especial en la Tesorería Nacional a nombre de cada institución generadora de ingresos extra presupuestarios, a fin de que las mismas puedan hacer uso de esos recursos.

3- La Tesorería Nacional enviara a la Oficina Nacional de Presupuesto y a esta Contraloría General un informe diario de los depósitos realizados con cargo a cada fondo especial.

4- Las instituciones generadoras de los ingresos extra presupuestarios deberan mantener actualizada la contabilidad de los referidos fondos.

5- La utilización de los referidos fondos estara sujeta al cumplimiento de los procedimientos siguientes:

a) Tramitación de la “Solicitud de asignación de fondos(SAF)” a la Oficina Nacional de Presupuesto, la cualprocedera a autorizarla en función de la disponibilidad existente en el fondo especial.
b) Una vez aprobada la asignación por la ONAPRES, institución interesada preparara el “Libramiento de Pago” y lo remitira a la Contraloría General de la República, para su aprobación luego de verificar el cumplimiento de las normas de control presupuestarios.
c) El libramiento de pago aprobado sera remitido por la Contraloría General a la Tesorería Nacional para la emisión del cheque a favor de la institución.

d) El cheque emitido por la Tesorería Nacional debera ser depositado en la cuenta bancaria que utilizaba la institución para el manejo de los ingresos extra presupuestarios. En caso de no existir dicha cuenta, la institución solicitara a la Contraloría General la apertura de una cuenta corriente operacional para el manejo exclusivo de esos recursos.

e) La Contraloría General de la República no podra autorizar un nuevo libramiento con cargo al fondo especial, si previamente no ha sido liquidado en parte o totalmente el libramiento anterior aprobado. En primer caso debera verificarse que el efectivo disponible en la cuenta mas la parte de los comprobantes suman el total del fondo especial.

f) Debe entenderse como liquidación de libramiento la presentación, para verificación y registro, de los documentos soportes justificativos de los gastos o inversiones realizados con los ingresos extra presupuestarios.

g) Las Unidades de Auditoría Interna quedan responsabilizadas de velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos emitidas por esta Contraloría. De igual manera deberan asegurarse de que el Departamento de Contabilidad de cada institución realice laconciliación mensual de la cuenta bancaria correspondiente.

h) El incumplimiento de estas disposiciones por parte de las entidades del Gobierno Central, conllevara la suspensión temporal de las autorizaciones de libramientos a la institución incumplidora.





































ANEXO VI



REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LIBRAMIENTOS DE
PAGOS CON RECURSOS DE LOS BONOS SOBERANOS


1- Verificar que las obras han sido aprobadas mediante un acta levantada por la Unidad del Programa de Mediano Plazo de Financiamiento Externo, en la cual se hace constar que las obras son de infraestructura física productivas y de alta prioridad y que han sido evaluadas, validados los costos-beneficios y los calculos de la tasa interna de retorno de las mismas.(Decreto 981-01, artículos 1,3,7)

2- Verificar que las unidades Ejecutoras y los montos solicitados estén contenidas dentro de la programación de desembolso, preparada por la Unidad del Programa de Mediano Plazo de Financiamiento Externo.

3- Los libramientos de pago para establecer los beneficiarios, se haran de la manera siguiente:

Pagos a Favor de los Contratistas:

INSTITUCIÓN OBRA

Sec. De Obras Públicas y Comunicaciones Carretera Santiago-Navarrete
“ “ “ “ Puente Duarte Nuevo
“ “ “ “ Autovía del Este
“ “ “ “ Carret. Santiago-San José de las M
“ “ “ “ Ampliación Autopista Las Américas

Oficina de Ingenieros Supervisores de
Obras del Estado Expreso Vial Las Américas desde el Puente Juan Carlos hasta el Peaje.


Pagos a Favor de las DependenciasEjecutoras:

Sec. De Obras Públicas y Comunicaciones Plan Nacional de Pavimentación de
Calles en Pueblos, barrios, caminos
Vecinales y carreteras pequeñas.

“ “ “ “ Aportes de Contrapartidas de
Préstamos Externos del BID y del
Banco Mundial.

Oficina de Ingenieros Supervisores de
Obras del Estado. Construcción, Reconstrucción Pavimen tación de calles en barrios, pueblos, caminos vecinales y carreteras.

INDRHI Obras de riego y canales, aprobadas.

INAPA Obras de acueductos y alcantarillados

INVI Proyectos habitacionales aprobados.

CFI Proyectos Zonas Francas aprobados.

CDE Obras de Infraestructura Eléctricas aprobadas.


4- Descuentos a aplicar cuando el libramiento es a nombre de los Contratistas:

a) Descuento del 1.5% a favor de la Dirección General de Impuestos Internos.

b) Descuento del 1 por Mil a favor del CODIA.

c) Cualquier otro descuento de ley.










5- Documentos que deben anexar cuando los libramientos son a nombre de las dependencias Ejecutoras:

a) Documentación precisa y transparente del uso dado a los recursos.
b) Copia de los cheques entregados a favor de los Contratistas donde se contemplen los descuentos mencionados en el numeral 4.
c) Avance alcanzado en la obra con dicho desembolso.

6- En ambos casos mencionados anteriormente deben anexar copias de las cubicaciones y de los contratos entre las partes.

7- Todo desembolso subsiguiente al inicial, debera ser justificado con una descripción del avance de la obra logrado con el desembolso anterior y con la liquidación de los soportes del mismo.