EL INFORME

El informe es la descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Se trata, en otras palabras, de la acción y efecto de informar (dictaminar).
En escritura, un informe es el documento que se caracteriza por contener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada.
Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos). Aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.
El formato de los informes puede ser simple, con títulos y subtítulos que indican los asuntos tratados, o complejos, con graficos, imagenes, tablas de contenido, diagramas, apéndices, resúmenes, notas al pie de la pagina y referencias varias.

Algo fundamental es la redacción, la cual debe ser limpia y ordenada a fin de lograr que cualquier persona que lea el informe lo pueda comprender, del mismo modo, la ortografía toma un papel fundamental, por lo que en muchos casos, es necesario que antes de entregarlo lo revise algún experto en esta materia. Finalmente, es recomendable incluir en el informe toda aquella información a la que se le de la connotación de negativa, ya que es a partir de dichos datos que pueden surgir nuevas propuestas y nuevas interrogantes en torno al tema que permitan a otras personas comenzar nuevos proyectos o investigaciones.

CARACTERISTICAS DEL INFORME
 
Las principales características que distinguen al informe escrito son:
 
• El informe es generalmente preparado a pedido de un superior o de un cliente. Excepcionalmente se escribe de propia iniciativa.
 
• El informe es leído como una obligación de trabajo por el destinatario.
 
• El informe espreparado en una situación específica y cumple una necesidad de información para tomar una decisión por parte del nivel superior.
 
• El lector del informe es generalmente un solo individuo, y a veces, un grupo estrechamente unido, por razones de trabajo o de función.
 
• El informe se caracteriza también por el uso liberal de cuadros, graficos, fotografías u otro tipo de material documental.
 
• El informe es factual: cuando se aportan opiniones personales, conclusiones, recomendaciones o solicitudes, se las denomina como tales y sus fundamentos se dan a conocer al lector.
 
• El informe contiene toda la metodología usada para reunir la información, y ademas, toda la información de detalles que sea pertinente y necesaria.
 
• El informe recurre al vocabulario y fraseología técnica, y elude las formas meramente literarias.
 
• Estas características determinan todo el proceso de elaboración de un informe, desde la etapa inicial de reunir los elementos informativos hasta la redacción y diagramación final.

ESTRUCTURA BASICA DE UN INFORME

Todos los informes, aún los cortos, se organizan sobre una estructura tripartita:
Los memorandos y las cartas se ajustan también a este esquema basico.

• Introducción: Es la parte primera del informe, donde el autor expone sucintamente al lector su propósito (justificación del mensaje), le refiere los hechos que correspondan, le señala la importancia del mismo y le añade la metodología empleada en el caso.

|Propósito |Hecho o asunto |Importancia |Metodología |

• Desarrollo o cuerpo: En esta parte del informe se presentan, analizan y discuten las posibles soluciones del problema. Cada solución es presentada con todos los elementos de juicio posibles para que pueda ser evaluada por el lector, y según su criterio y responsabilidad, acepte orechace la propuesta del autor, en este orden

Solución

Causa o razón Analisis y discusión

Demostración
(datos)

• Conclusión: Las conclusiones son deducciones lógicas derivadas de los problemas expuestos, analizados y discutidos, a partir de los hechos reales. Equivale, sencillamente a un sumario sintético de lo expuesto.

|Conclusión Recomendación (o solicitud) |

ESTRUCTURA GENERAL
1. Encabezamiento o título general: Se escribe en letras mayúsculas. Algunas veces se completa lo que trata y de donde sale.
2. Lugar y fecha: El lugar es donde se encuentra al que informa, y la fecha señala el día y el año en que se informa.
3. Número de informe: Debe ser codificado. Puede empezar del 001 y seguir progresivamente.
4. Destinatario: Se escribe el cargo de la autoridad a la que se remite el informe.
5. Asunto: Breve, y debe sintetizar sobre lo que se trata el informe. Viene a ser la sumilla de la solicitud.
6. Referencia: Se coloca el o los documentos que obliga a presentar el informe.
7. Introducción: Es de caracter formal, protocolar y breve.
8. Texto: Debe ser ordenado y completo. S e describe el hecho o actividad, pudiendo mencionar los logros, las dificultades y sugerencias, según el caso.
9. Anexo: Debe colocar esta parte en casos que así lo requieran. Se escribe la relación de documentos que se adjuntan al informe.
10. Firma, post firma y sello: Se coloca la firma de él o los responsables del informe. Como las firmas suelen ser ilegibles, es necesario escribir en forma clara el nombre y apellido del firmante informe de mayor responsabilidad, se coloca también el número del D.N.I. Si tiene sello debe ir sellado.
EMPLEO DE TABLAS Y GRAFICOS
Es de gran ayuda, a la hora de elaborar un informe, tener en cuenta que lastablas de datos, las fotos y los diagramas son una herramienta muy efectiva para explicar con mayor claridad los contenidos. Ejemplo
|Reducciones del personal de Marketing |
|  |Actual |Reducción |Diferencia |
|propuesta
|Ventas |280  |40  |240 |
|Promoción |60 |5 |55 |
|Publicidad  |27  |7 |20 |
|Administración |58 |12 |46 |
425 |64 |361 |

                                   
Los graficos y tablas analíticos se colocaran al final del informe.
Cada tabla o grafico presentara una sola idea, con el objeto de que su contenido e importancia puedan comprenderse rapida y claramente. El lector debe tener la posibilidad de enterarse en detalle de los datos numéricos o graficos a su voluntad. Si se resulta satisfecho con los datos sumarios, dejara a un lado la lectura del anexo, o en caso contrario, recurrira al analisis de las tablas finales.
Por lo general, cuando el informe se supone que tendra validez larga y sera archivado para consulta en el futuro, esconveniente agregar las tablas y graficos analíticos en el apéndice.
CLASES
Existen 33 clases de informes:
• informe escrito
• informe científico
• informe de recomendación
• informe de calidad
• informe noticiero
• informe anual
• informe de intervención
• informe del centro de trabajo
• informe del censo
• informe de viaje
• informe sobre la marcha de los trabajos
• informe de investigación
• informe de presupuesto
• informe político
• informe demografico
• informe de crédito
• informe de valoración
• informe de inspección
• informe inicial
• informe ambiental
• estudios de viabilidad
• informes sobre inmigración
• informe estadístico
• informe de policía
• informes error
• informes de sistemas de software
• informe estudiantil
• informe médico
• informe académico
• informes comunicativos
• informes examinadores
• informes analíticos
• informe administrativo

TIPOS
• Expositivo: Describe y narra los hechos y circunstancias y la situación de las personas.
• Demostrativa: Demuestra como una acción o conducta es causa de los hechos que exponen.
• Valorativa: Luego de analizar e interpretar los hechos presenta conclusiones.
FINALIDAD
Es una especie de fotografía de lo que sucede o ha sucede en una entidad, la visión de este es rigurosa y objetiva.
La ventaja del informe es que permite al lector o lectores estudiar la situación, así como todas las condiciones que lo rodean.
El informe responde siempre a una cuestión de duda planteada porque solicita el mismo.
Este documento debe ser sobrio y objetivo, donde el informante nunca expresara opiniones personales o juicios de valor, sino que debe ceñirse a la realidad de los hechos. En algunos casos es confidencial.