En términos contables y financieros, dichas cuentas incobrables, deberan ser tratadas como un:
GASTO
Lo anterior tiene un:
DOBLE EFECTO
Disminuye el valor del Activo, con la consecuente disminución del capital o patrimonio.
Aumenta los Gastos, representado en el ‘Gasto por Cuentas Incobrables’, con la consecuente disminución de la Utilidad.
En Conclusión, la existencia de las denominadas ‘Cuentas Incobrables’
Disminuye el valor del Activo (en este caso, las Cuentas por Cobrar) y consecuentemente el valor del Capital
Disminuye la utilidad o ganancia del respectivo período en que estas cuentas se declaran como incobrables, por el aumento del gasto.

En consecuencia, la empresa, en la figura de sus dueños o de sus administradores, debe ser altamente cuidadosa en la administración de sus Cuentas por Cobrar. Cuidado, que debe iniciar con la planificación de sus ventas de bienes o servicios, que son los que en primera instancia originan, como ya se dijo dichas Cuentas por Cobrar.
Pero, ademas del cuidado que debe tenerse en la gestión de las cuentas por cobrar, debe tenerse el debido cuidado en el tratamiento contable que se debe dar a dichas Cuentas Incobrables, para así reflejar la situación financiera real de la empresa y, no incurrir en algún tipo de responsabilidad administrativa, civil o penal, por inducir a engaño, voluntaria o involuntariamente, a los usuarios de los EstadosFinancieros, principalmente al gobierno en la figura de las oficinas de recaudación fiscal.

TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CUENTAS INCOBRABLES
Como ha se anotó anteriormente, las cuentas incobrables o difíciles de recuperar deben ser tratadas o consideradas como un gasto. Este gasto de acuerdo con la mayoría de las legislaciones de los diferentes países es deducible, para efectos del pago del impuesto sobre la renta o, impuesto a las utilidades. En cada caso sera necesario revisar la respectiva legislación, para conocer las condiciones existentes en cada país, y los porcentajes deducibles permitidos.
La practica administrativa y contable ha introducido el concepto de las provisiones o estimaciones, para minimizar o paliar en el tiempo, el impacto que los montos dejados de cobrar pudieran tener sobre las finanzas de la empresa. Lo anterior significa que, con la creación de las provisiones, se realiza una previsión, afectando el gasto antes de que éste ocurra y creando una provisión. La provisión no significa, en absoluto, que de manera real se separe algún monto o cantidad de dinero en alguna cuenta para cubrir o “reponer” lo que se deje de cobrar. La provisión representa un concepto o partida ‘virtual’, cuyo efecto se puede explicar, razonando lo siguiente
“Al incorporar un gasto en un período determinado, se reducira automaticamente la utilidad contable, impidiendo así disponer de recursos en la distribuciónde dividendos o en otro tipo de aplicación de recursos”.
De igual manera, la partida virtual denominada ‘estimación para cuentas incobrables’ permitira presentar el activo por su monto real, al deducirle al total de las cuentas por cobrar el monto de la provisión
Es importante resaltar que, las Cuentas por Cobrar, reflejadas en el Activo Corriente, son un indicador de que ya se han registrado como ingresos los montos ahí reflejados. Esto es así por el principio de Devengado, y no precisamente porque se haya recibido el efectivo de dichos ingresos. Por otra parte, de acuerdo con diferentes legislaciones, los montos que aparecen en Cuentas por Cobrar, ya han sido afectados por el pago de impuestos, en ocasiones de doble impuesto:

Por un lado, el Impuesto General sobre las Ventas, que se declara y tributa, independientemente de si las ventas han sido al contado o al crédito.
Por otro lado el Impuesto sobre la Renta, en el que, que de igual manera, se ha considerado como ingreso el total de ventas, ya sean éstas al crédito o al contado, se hayan o no cobrado al momento de la declaración respectiva
“Los contribuyentes que no apliquen el sistema de deducción directa de las cuentas incobrables podran optar por deducir la provisión para la formación de una reserva de valuación, para imputar las cuentas incobrables que se registren en el período impositivo correspondiente. Dicha reserva no podra exceder deltres por ciento (3%) de los saldos deudores de cuentas y documentos por cobrar, al cierre de cada uno de los períodos anuales de imposición y siempre que dichos saldos se originen del giro habitual del negocio… Cuando la reserva exceda el total de los saldos deudores indicados, el exceso debera incluirse como renta bruta del período de imposición en que se produzca el mismo.”
Para que estas cuentas incobrables sean deducibles, estas deben tener su origen en operaciones del giro del negocio, ademas debera comprobarse fehacientemente que se han cumplido todos los procedimientos establecidos para cobrarlas y que no ha sido posible recuperarlas.
Cuando por cualquier circunstancia, se recuperara total o parcialmente algún cobro de estas cuentas, dicho cobro debe contabilizarse como un ingreso gravable en el período que se haya recuperado.

PORCENTAJES DE COBRO
Provisión para cuentas incobrables (métodos)
Método #1: Porcentaje sobre las ventas
Se estima el Gasto por Cuentas Incobrables en base a un porcentaje, generalmente, de las Ventas a Crédito, también se puede estimar en base al total de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el total no sea importante.
Si lo realmente perdido es mayor que lo estimado, el saldo de la Cuenta 'Provisión en Cuentas Incobrables' es deudor, hubo una sub-estimación, por lo que el nuevo Asiento de Ajuste sera por la estimación del presente año mas lasub-estimación del año anterior.
Método #2: Analisis de las cuentas por cobrar en base a la antigüedad del saldo
Se basa en hacer un analisis y estudio de todas las Cuentas por Cobrar de acuerdo a la fecha de vencimiento de las diversas facturas, el porcentaje sera mayor en la medida en que la factura tenga mayor tiempo de vencida, debido a que tiene mayor probabilidad de que sea incobrable.
Método #3: Porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar

Hay dos formas de estimar la provisión
- En base al Saldo de las Cuentas por Cobrar para la fecha de cierre (ídem al caso de Ventas pero tomando como base las Cuentas por Cobrar)
- En base al porcentaje de pérdidas reales ocurridas en el año, o sea, si en un año se pierden un 5% sería acertado pensar que en el siguiente se perdera el mismo por ciento.
Ejemplo las ventas netas anuales al crédito son de 50,000 ( solo ventas netas al crédito, no incluir de contado)
El valor total de las cuentas por cobrar es de 7,000
50,000 por el 1% igual a 500
7,000 por 10 por ciento igual 700
entonces
500 es el valor de la reserva del año porque no excede el valor de 700, que es el 10 por ciento del saldo de clientes permitido por la ley
ahora bien si en el ejemplo anterior el saldo total de cuentas por cobrar clientes al final del año hubiera sido de 4,000 al multiplicarlo por el 10% permitido nos da 400 y siendo que nuestro calculo del 1% sobre nuestras ventas