DEDICATORIA
A Dios por darme fuerza y sabiduría para superar
los obstáculos, y seguir adelante para cerrar este
capitulo tan importante en mi vida.
A la mejor hija por brindarme todo su apoyo
y confianza para cumplir este sueño.
AGRADECIMIENTOS
Quiero expresar mi gratitud a aquellas personas que me han ayudado, en el
camino del
estudiante, donde se presentan obstáculos y barreras, pero con la ayuda de
quienes están interesados en que alcance la meta, esa carga se hace liviana.
Al Profesor Econ. Walcelio Rodríguez, por su disposición acuciosa e
interés en mi tesis.
A mi hija por ayudarme en muchos momentos de mi carrera y darme animo en los
momentos en que los necesite.
UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA
VICERRECTORADO ACADEMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÖN DE EMPRESAS
MARACAY- VENEZUELA
LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR PARA
LA EMPRESA REDIMAK FÁBRICA DE COMPRESORES C.A.
AUTOR: Leonor Aguirre
C.I: 4.225.075
RESUMEN
La realización del estudio tuvo como finalidad la obtención de un Lineamientos
Estratégicos para la Optimización de las Cuentas por Cobrar para la Empresa
Redimak Fábrica de Compresores C.A.,
ubicada en Maracay Edo Aragua, la cual se dedica a la producción y
comercialización de compresores de aire. Este proceso investigativo se concibió
como un
proyecto factible, siendo su diseño el de una investigación de campo de
carácter descriptivo y con apoyo en una revisión documental. La población
objeto de estudio estuvo conformada por 6 elementos, mientras que la muestra
fue del tipo
censal. Los datos se recabaron mediante las técnicas de observación directa y
la encuesta, siendo la hoja de registro y elcuestionario, los instrumentos
respectivos, estando este ultimo conformado por 14 preguntas cerradas de
carácter dicotómico. Los datos captados fueron procesados con el apoyo de
cuadros de frecuencia y gráficos del tipo circular, por otra parte, la fundamentación
requerida para llevar a cabo el estudio se obtuvo de una serie de obras
especializadas en el ámbito administrativo , así como de diversos trabajos de
grado ya realizados que se utilizaron como antecedentes de la investigación. La
propuesta obtenida posee diversos objetivos específicos que se constituyeron en
el punto de partida para establecer sus componentes. Se pudo concluir que los
procesos de cuentas por cobrar no se ejecutan de manera eficiente, siendo
algunos procesos fundamentales también deficientes como la supervisión y la planificación. Por
otra parte, se recomienda poner en práctica la propuesta en base a una adecuada
comunicacion y supervisión del
personal.
Palabras Claves: Administración—Organización- Cuentas por Cobrar-Lineamientos.
Introducción
El campo empresarial actual se ha tornado altamente complejo, siendo por ello
que las organizaciones pequeñas, medianas o grandes por igual, deben estar en
capacidad de definir y ejecutar sus procesos de negocio, administrativos y
productivos, de forma eficiente y en función a adecuados principios de carácter
gerencial.
En este sentido, diversos preceptos vigentes a escala global, exigen de las
empresas un mayor nivel de adaptación y conocimiento de su ámbito competitivo;
el cual invariablemente está constituido por la competencia, los proveedores de
insumos y servicios, clientes, consumidores y usuarios, e instituciones
pertenecientes al Estado que regulan las actividades comerciales y de
producción.
En Venezuela de manera específica, impera un entorno general signado por la
incertidumbre, y en el cual deben operar las empresas con aceptables niveles de
adaptación, y en que muchas decisiones de tipo gerencial se ven condicionadas
por el comportamiento de diversos factores.
Cabeentonces destacar, que este marco de incertidumbre incide en las empresas
en general, independientemente del
sector industrial en que operen, siendo las más afectadas aquellas que no
efectúan y llevan a cabo procesos administrativos y contables de manera
eficiente , que les permita disminuir los niveles de riesgo, e incrementar el
marco de certidumbre que constituye su mercado. Un proceso fundamental a nivel
gerencial y administrativo que por su importancia, requiere ser concebido y
ejecutado de manera eficiente, es el referido a cuentas por cobrar, y en los
cuales intervienen diversos elementos tanto internos como externos a la
organización .Este proceso es fundamental para la empresa, ya que del mismo
depende la captación de los recursos financieros y por lo tanto la rentabilidad
económica de la misma, destacándose que así se dispondrá del dinero necesario
para la operatividad institucional. Cabe destacar entonces que de las cuentas
por cobrar de la empresa dependen el patrimonio y la rentabilidad del negocio en sus respectivos
mercados.
Es por ello que es fundamental que la empresa moderna, sobre todo en una
economía tan inestable como la venezolana, se establezcan Sistemas
Administrativos y Contables para mejorar los Procesos de Cuentas por Cobrar que
propicien la eficiencia de las gestiones en general y administrativas en
particular, y que genere el fortalecimiento institucional de la empresa. Este
es el caso de la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A., la cual
ha venido en los últimos años efectuando de manera poco eficiente sus procesos
de cobranza, lo que se traduce en una significativa debilidad institucional que
limita su capacidad para cumplir adecuadamente con los preceptos establecidos
en el marco de su planificación estratégica corporativa.
En función a los expuesto anteriormente es que se trabajo se orienta a la
obtención de un Sistema Administrativo y Contable para mejorar los Procesos en
el Departamento de Cuentas por Cobrar en Redimak Fábrica de Compresores C.A,
ubicada enMaracay Edo Aragua. Cabe entonces señalar que la autora para alcanzar
los objetivos planteados, ha estructurado este estudio en base a seis (6)
capítulos, los cuales se describen a continuación:
Capítulo I: El problema; en el que se definen el planteamiento del problema, la
justificación de la investigación, sus objetivos; general y específicos, Así
mismo se detallan en este capítulo los alcances y limitaciones del proceso
investigativo.
Capítulo II: Marco Teórico; donde se detalla la reseña histórica de la empresa
en estudio, su misión, visión, y objetivos. Así mismo son definidos los
antecedentes de la investigación y las bases teóricas que fundamentan el
estudio, así como
la tabla de operacionalización de las variables.
Capítulo III: Marco Metodológico; constituido por el diseño y tipo de
investigación, la población y la muestra, las técnicas e instrumentos de
recolección de la información, la validez y confiabilidad de los mismos. Así
mismo se precisan las técnicas de análisis de los datos y las fases de la
investigación.
Capítulo IV: Análisis de los Resultados; en este capítulo se detallan los
resultados derivados del procesamiento de la información obtenida con la
aplicación de los instrumentos respectivos, reflejándose el logro a los
objetivos de la investigación que fueran establecidos con anterioridad.
Capítulo V: La Propuesta; integrada por la justificación, la fundamentación y
la estructura respectiva. De igual forma, se presenta la administración de los
recursos, estudios de costos, financiamiento y factibilidad de la propuesta.
Capítulo VI: se expresan las Recomendaciones Finales derivadas del desarrollo del
estudio.
Por último se presentan las referencias bibliográficas que fundamentaron el
estudio, así como
los anexos respectivos.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
A escala mundial, diversos factores como
el proceso de integración económico-Comercial inestabilidad monetaria,
controles cambiarios, un marco político cambiante y latendencia a la
globalización, generan un entorno empresarial complejo y caracterizado por
profundos y significativos cambios. Es evidente que todos estos cambios inciden
en las organizaciones y empresas que operan en diversos sectores industriales.
En Venezuela, estas tendencias del entorno empresarial, han propiciado que las
organizaciones deban adaptarse constante y eficientemente a los cambios, con la
finalidad de mantenerse en sus respectivos mercados con aceptables estándares
competitivos, todo ello derivado de los profundos cambios propuestos por el
Ejecutivo Nacional en los últimos años en materia fiscal, bancaria y cambiaria.
En este sentido, las empresas deben garantizar la eficiencia operativa y
administrativa, lo cual se traduce en la óptima utilización de sus recursos,
materiales financieros y humanos. El uso y eficiencia de estos factores debe
evaluarse de manera periódica, objetiva y científicamente, a fin de establecer
los correctivos a que hubiere lugar.
Es importante destacar; que la eficiencia operativa puede ser establecida en
base al uso de los recursos humanos técnicos y los insumos o productos que en
general utiliza la empresa, mientras que la eficiencia de carácter
administrativo se establece en función al uso de los recursos monetarios de la
empresa, medidas a través de la solvencia financiera, la transparencia y la
capacidad para enfrentar procesos de inversión.
Resulta oportuno indicar, que cada empresa debe procurar la eficiencia así como alcanzar la
rentabilidad financiera, metas y objetivos contemplados en su proceso de
planificación estratégica corporativa. En este sentido, constantemente se
incrementa la complejidad y magnitud de los procesos que se desarrollan en las
empresas e instituciones en general, esto trae como consecuencia que las
dimensiones que actualmente caracterizan a las estructuras organizativas
modernas, las cuales están integradas por diversos departamentos y unidades
funcionales; que desarrollan actividades y responsabilidades diversas.
Estopermite que la organización alcance y el éxito gerencial en base a la
calidad de los procesos que ejecuta. Este es el norte fundamental de cualquier
empresa pública como
privada, debiendo en consecuencia cada una de ellas aplicar eficientes
principios administrativos o contables. Es importante señalar, que en los
últimos años en Venezuela la actividad industrial ha experimentado
significativos cambios, exigiendo de las empresas, independientemente del
sector mercado en que opere, de la definición y puesta en marcha de planes o
estrategias que orienten sus gestiones administrativas, contables, financieras
y productivas en general cobrando en consecuencia fundamental importancia la
definición de soluciones administrativas en estas áreas.
En este sentido, la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A, requiere del diseño y aplicación
de principios de carácter administrativo que permita su fortalecimiento a nivel
institucional, al optimizar la ejecución de una serie de procesos de carácter
operativo. Cabe destacar que esta empresa en la actualidad se dedicada a la
fabricación de compresores de aire, bombas de agua, sistemas hidroneumáticos,
escaleras de aluminio y tuberías cromadas, y cuenta con experiencia de treinta
(30) años en el mercado nacional, está a la vanguardia de las nuevas
tecnologías, con la finalidad de mantener los estándares de calidad y así poder
superar las expectativas de sus clientes.
En tal sentido, se puede destacar que la empresa en estudio realiza sus
operaciones a nivel nacional y cuenta con una amplia gama de clientes, a los
que les efectúa ventas a crédito, que consecuentemente generan cuentas por
cobrar, y cuyas gestiones de cobranza no generan los resultados esperados, por
lo que los niveles de morosidad se encuentran actualmente sumamente elevados,
alrededor del 66 %. Esta situación representa un marco problemático que afecta
a la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A y que se manifiesta en los
síntomas siguientes:
– Dificultad para establecer, definir ycontrolar las cuentas por cobrar; ya que
reiteradamente estos datos no se llevan adecuadamente, lo que incide consecuentemente
en el aspecto financiero.
– Proceso de conciliación bancaria impreciso; ya que constantemente es
necesario solicitar a las instituciones financieras estados de cuentas.
– Lentitud en la cancelación de los pasivos laborales; ya que constantemente es
requerido aligerar los procesos de cobranza para garantizar el pago.
– Dificultad para proyectar el flujo de caja neto de la empresa; lo cual
depende del
adecuado manejo de los datos referidos a cuentas por cobrar y pagar de la
empresa.
– Dificultad para establecer los ingresos por periodos, limitándose así la
capacidad financiera de la empresa.
– Ineficiente proceso de consolidación de la información contable derivada de
los procesos de ventas.
– Dificultad para elaborar los estados financieros de la organización.
– Lentitud en la cancelación de compromisos fiscales.
– Las causas que han propiciado este entorno problemático que actualmente
afecta a la organización, son diversos entre ellas:
– Deficiente proceso de supervisión de la alta gerencia sobre el personal,
particularmente en el caso de los empleados del área contable y administrativa;
lo que no permite identificar anomalías de manera oportuna, y eventualmente
establecer los correctivos a que hubiere lugar en las gestiones de cobranza.
– Ausencia de adecuados lineamientos estratégicos de cuentas por cobrar basados
en vigentes principios administrativos y gerenciales; lo que dificulta las
acciones y gestiones generales de la organización.
En este sentido, de persistir este marco problemático en la organización, se le
dificultara el logro de sus metas y objetivos organizacionales así como la eficiente
ejecución de los procesos de tipo administrativos y contables. Es por esto que
se propone el diseño de Lineamientos Estratégicos para la Optimización de las
Cuentas por Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A.El mismo
permitirá en base a sus elementos constituyentes propiciar el logro de la
erradicación de esta situación problemática y así constituirse en una
herramienta de apoyo institucional en el área administrativa y contable de la
empresa. En este contexto, la autora se plantea las interrogantes siguientes:
sCuáles son las características organizativas de la empresa Redimak Fábrica
Compresores C.A.?
sCómo se ejecutan los actuales procesos de cuentas por cobrar en la empresa
Redimak Fábrica Compresores C.A.?
sSe requieren Lineamientos Estratégicos para la Optimización de las Cuentas por
Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A. Ubicada en Maracay
Edo Aragua?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Diseñar Lineamientos Estratégicos para la Optimización de las Cuentas por
Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A, Ubicada en Maracay
Edo Aragua.
Objetivo Específicos
– Identificar las características organizativas de la empresa Redimak Fábrica
de Compresores C.A
– Describir los actuales procesos de cuentas por cobrar que se ejecutan en la
empresa Redimak Fábrica Compresores C.A.
– Definir los Lineamientos Estratégicos para la Optimización de las Cuentas por
Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A Ubicada en Maracay
Edo Aragua.
Justificación de la Investigación
Todo proceso de investigación obtiene su justificación en función a los
beneficios que genere, tanto a la organización objeto de estudio, como a su autor. En este
sentido, la realización del presente proceso investigativo se justifica
ampliamente, ya que a través del mismo, la empresa obtuvo una adecuada guía de
acción de carácter operativo-gerencial, basada en principios administrativos y
contables que le permitirá, elevar sus niveles de eficiencia en la ejecución de
los procesos inherentes a cuentas por cobrar, todo ello fundamentado en
adecuados y oportunos procesos establecidos en los lineamientos propuestos.
Por otra parte, lainvestigación en su fase de desarrollo generó a través del diagnostico que
contempló; una visión precisa y detallada de la empresa, en función a sus
características internas y del marco situacional que la define. De esta forma,
la propuesta obtenida se corresponde plenamente con las características y
requerimientos de la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A.
Resulta oportuno destacar, que la investigación junto con sus logros, en el
corto plazo le permitirá a la organización manejar de manera más eficiente sus
recursos financieros representados en las cuentas por cobrar, incrementándose
en consecuencia su capacidad operativa y gerencial, así como para alcanzar sus
metas y objetivos organizacionales. Así mismo es de indicar, que los resultados
obtenidos y representados por la propuesta, podrían convertirse a corto plazo
en una importante referencia para otros investigadores que estudien una
situación problemática similar a las aquí tratada.
Alcances de la Investigación
El desarrollo de la investigación tuvo como
ámbito de ejecución a la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A,
específicamente en el marco de aquellas unidades organizativas que tienen la
responsabilidad de la ejecución de los procesos de cuentas por cobrar dentro de
la institución.
Destacándose en este sentido, que la autora tuvo la responsabilidad de llevar a
cabo un análisis de las características organizativas de la empresa, además del
diseño, validación y aplicación de los instrumentos de recolección de datos, así
como de su tabulación, análisis y eventual interpretación. Resulta oportuno
resaltar que los datos obtenidos se constituyeron en un adecuado elemento
referencial que orientó el diseño de la propuesta de Lineamientos Estratégicos
para la Optimización de las Cuentas por Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica
de Compresores C.A, Ubicada en Maracay Edo Aragua. En este contexto, es de
destacarse que la investigación a través de la propuesta alcanzada en el corto
plazo estará en capacidad desolventar la situación problemática que afecta a la
empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
El marco teórico en todo proceso de carácter investigativo, representa un
esencial elemento para ubicar idóneamente al autor en el camino correcto hacia
el logro de aquellos objetivos que se hubiere planteado. En este sentido,
resulta oportuno indicar lo que al respecto establece el autor Briones, G.
(2006):
El Marco Teórico propiamente tal, es un conjunto de proposiciones referidas al
problema de investigación tomadas de una o más teorías existentes sobre el
campo donde éste se ubica (por ejemplo, tomadas de teorías del aprendizaje),
con las modificaciones que el investigador esté en condiciones o capacidad de
introducirles. En este marco, que también contienen elementos propios de un
marco conceptual y, que en todo caso, siempre debe contener los antecedentes
que se tienen sobre el problema, las proposiciones suelen tener una mayor
consistencia lógica, de tal modo que el problema resulta como derivado o deducido de ese conjunto
conceptual. (p.26)
Una vez establecida la conceptualización requerida para conformar el marco
teórico inherentes a este estudio, seguidamente se detallan sus elementos
constituyentes.
Antecedentes de la Empresa
Redimak, Fábrica de Compresores C.A.
nació en 1980 siendo una pequeña compañía la cual se dedicaba al ensamblaje de
piezas y partes de cabezales de compresores. De este modo, comienza con una
firma italiana y una firma americana
llamada (Sambor); después de dos años y debido a la situación económica que se
venía presentando en el país con respecto a la sustitución de importaciones, se
comienzan a importar solo las piezas que el gobierno permitía. Seguidamente,
Redimak se convierte en una fábrica, se compran maquinarias y comienza a
funcionar en las instalaciones donde se encuentra en la actualidad. Las
maquinarias son compradas a Sambor, conjuntamente con unas licencias para
fabricar cuatro tipos diferentes de cabezales,que cubrían una gama desde (½ hp,
hasta 10 hp); luego con el transcurrir de los años Redimak crece como fábrica y
llega a su tope máximo de producción en el año 1991-1992.
En el año 1993, la empresa entra en una profunda crisis económica donde dos de
sus tres socios minoritarios con 24% de acciones cada venden sus acciones al
socio mayoritario, reestructurando la organización, quedando como único socio el señor Antonio Cittante.
Acto seguido, entra una empresa llamada SUDEMA, cuyo dueño es el señor Antonio
Cittante aportando un capital para sacar a flote a Redimak, C.A.
De este modo se viene desarrollando la empresa y comienza a redimensionar todas
sus políticas de ventas, ya que SUDEMA es un mayor de ferretería. Ésta toma
control de todos los clientes y vendedores y es allí donde la empresa comienza
a crecer nuevamente, hasta que en el año 2001 ocurre un proceso inverso, donde
SUDEMA se sumerge en una crisis y Redimak C.A. absorbe todas las acciones e
inventarios de esta comprándola bajo la figura de otra empresa llamada
Inmobiliaria Acciali cuyo dueño es igualmente Antonio Cittante, luego FANALUM
un antiguo fabricante de escalera compra a la inmobiliaria las acciones, siendo
este hoy en día el socio mayoritario.
Misión
Satisfacer las necesidades de los clientes, mediante el suministro de los
productos fabricados y/o distribuidos de acuerdo a sus especificaciones, al
mismo tiempo cubrir las exigencias en cuanto a la calidad, servicio al cliente,
tiempo de entrega, de igual manera garantizar los estándares de eficiencia y
competitividad.
Visión
Ser la empresa líder en fabricación de compresores de aire, bombas de agua,
sistemas hidroneumáticos, escaleras de aluminio y tuberías cromadas en Venezuela,
además de seleccionar y capacitar nuestro personal con el fin de alcanzar el
perfil requerido y ofrecer las mejores oportunidades de desarrollo.
Objetivos
Ampliar la gama de clientes.
– Diversificar los productos que ofrecemos colocándolos en el mercado a
granescala.
– Ofrecer a nuestros clientes productos que satisfagan sus necesidades en
cuanto a requerimiento y calidad.
– Crecer y cumplir con las exigencias del
mercado para la obtención del
reconocimiento a escala nacional en busca de mayores ventas.
– Cumplir con los requerimientos de nuestra legislación en cuanto a la salud y
seguridad de nuestros trabajadores para mantener y/o mejorar la integridad
física, social y mental de nuestros trabajadores incrementando al mismo tiempo
su productividad.
Estructura Organizativa
Redimak Fábrica de Compresores C.A.,
posee una estructura organizativa tipo piramidal, compleja, la cual esta
dividida por áreas, y cada una de ella ejerce diversas funciones. A
continuación, se muestra dicha estructura organizativa, en la siguiente figura
1.
Descripción de las Áreas de la Empresa
– Área de Ventas, conformada por 5 trabajadores y encabezada por el Gerente de
Ventas, de los cuales 3 están encargados del Área de Almacén 1 de Producto
Terminado y dependen directamente de ésta. Se encarga de todo lo relacionado
con el mayor de ferretería el cual forma parte de Redimak C.A. y las ventas
en general.
– Área de Recursos Humanos, conformada por 4 trabajadores y encabezada por un
Jefe de Recursos Humanos, encargado de todos los asuntos en cuanto a personal
se refiere.
– Área de Administración, conformada por 3 trabajadores y en la cual no está
establecido un jefe como
tal ya que el Director de Planta planifica y coordina directamente las
actividades que en la misma se realizan.
– Área de Planta o Producción, encabezada por un Jefe de Producción que
controla ciertos procesos de manera directa y otras actividades de manera
indirecta con un número total de 24 trabajadores.
– Área de Mecánica, conformada por 2 trabajadores y encargada de la reparación
de bombas y/o compresores que ingresan por el asunto de las garantías.
– Área de Almacén 2 de Materia Prima, conformada por un trabajador el cual se
encarga de suministrar la misma a todas lasáreas productivas de la empresa.
Antecedentes de la Investigación
Los antecedentes de la investigación permiten relacionar el problema tratado
con otras investigaciones ya realizadas, se constituyen las bases fundamentales
de cualquier investigación, en este sentido Arias, (2006) define los
antecedentes de la investigación “como aquellos aportes que reflejan los
avances y el estado actual del conocimiento en un área determinada y sirven de
modelo o ejemplo para futuras investigaciones” (p 106). Es decir, los
antecedentes se refieren a trabajos y estudios previos a la temática tratada en
una investigación, que guardan alguna relación con la misma. La presentación de
antecedentes lleva como
finalidad, aprovechar las teorías y aportes existentes sobre el problema con el
fin de determinar el enfoque metodológico de la investigación. De acuerdo a lo
antes expuesto, el presente trabajo de investigación toma como referencia los siguientes antecedentes:
Ochoa. A (2009). Evaluación de los Procesos de Control Interno de las Cuentas
por Cobrar del Departamento de Crédito y Cobranzas de la Empresa Importadora de
Ferretería Vegas (INNFEVECA C.A) ubicada en Maracay – Estado Aragua. Trabajo Especial de
Grado presentado en la Universidad Bicentenaria de Aragua para optar al título
de Licenciada en Administración de Empresas. El presente estudio tuvo como
objetivo Evaluar los Procesos de Control Interno de las Cuentas por Cobrar del
Departamento de Crédito y Cobranzas de la Empresa Importadora de Ferretería
Vegas (INNFEVECA C.A) ubicada en Maracay – Estado Aragua, la cual se dedica a
la comercialización y venta de productos de ferretería, y que en la actualidad
se encuentra afectada por la deficiente aplicación controles sobre los procesos
de cuentas por cobrar, problemática que se manifiesta a través de síntomas
como; Acumulación de cuentas por cobrar y reiteradas gestiones de cobranzas
ante clientes en situación de morosidad.Este proceso investigativo fue
realizado como una evaluación, siendo el diseño el de unainvestigación de campo
de carácter descriptivo y con base en una revisión de tipo documental. Se
definió una población conformada por 17 elementos, mientras que la muestra se
tomo intencionalmente.
Los datos fueron obtenidos mediante las técnicas de observación directa y la
encuesta, específicamente a través de la hoja de registro y el cuestionario,
que así se constituyeron en los instrumentos seleccionados, el cual contenía 18
preguntas cerradas de carácter dicotómico, es de destacar que los datos
captados fueron procesados a través de la estadística descriptiva, siendo los
mismos reflejados en cuadros de frecuencia y gráficos del tipo circular. La
fundamentación requerida para llevar a cabo el estudio se obtuvo de una serie
de obras especializadas en el ámbito contable, así como de diversos trabajos de grado realizados
anteriormente y que guardan relación con el tema, constituyéndose en los
antecedentes de la investigación.
Se determinaron diversas deficiencias en los procesos ejecutados en el
Departamento de Crédito y Cobranzas de la Empresa Importadora de Ferretería
Vegas (INNFEVECA C.A), entre ellas que las políticas no se siguen formalmente y
que las herramientas de informática no son adecuadas. Sé recomienda que la alta
gerencia analice los resultados de la investigación realizada. Este estudio se
constituyó en una importante referencia para el presente trabajo, ya que guarda
relación temática con el mismo. Los aportes de este antecedente están
representados por la orientación metodológica que generó, guiando el desarrollo
de este estudio:
Escobar, N (2006), elaboró un trabajo de grado titulado: Propuesta de un
Sistema de Control de Cobranzas en la Empresa Mercantil Eléctrico, C.A. con
Sede en la Ciudad de Maracay- Edo Aragua. Trabajo Especial de Grado presentado
en la Universidad de Carabobo Esta investigación fue desarrollada como un
proyecto factible basada en una investigación de campo de carácter descriptivo,
y con apoyo en una revisión- bibliográfico-documental cuyo objetivo generalfue
proponer un sistema de control de cobranzas en la referida empresa, ello debido
a la problemática que está área atraviesa..
Para capturar los datos se estableció una población constituida por cuatro (4)
elementos, mientras que la muestra fue del
tipo censal. Los datos fueron recolectados mediante la aplicación de las
técnicas de observación directa y una encuesta, siendo los instrumentos
respectivos la hoja de registro y el cuestionario. Cabe señalar que él un
cuestionario estuvo conformado por 18 preguntas en escala de Likers y una vez
recolectados los datos mediante su aplicación, estos fueron tabulados y
procesados, determinándose las debilidades de los actuales procesos de control
de cobranza, principalmente en lo que refiere a la comunicación y falta de
responsabilidad formalmente asignada.
Este trabajo representa un adecuado antecedente para la presente investigación,
ya que ambas se desarrollan en el área temática de control de cuentas por
cobrar y persiguen alcanzar una propuesta. Sirvió como referencia metodológica a esta
investigación, sentando las bases para alcanzar la fundamentación requerida.
Tovar, J. (2006). Lineamientos de Control Interno para e los Procesos de Cuentas
por Cobrar para la empresa Grupo Líder C.A, Ubicada en La Victoria- Edo Aragua,
Trabajo Especial de Grado presentado en la Universidad de Bicentenaria de
Aragua para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública. El estudio fue
desarrollado bajo las características de proyecto factible como una investigación de campo, de carácter
descriptivo. Se estableció una población integrada por cinco (5) elementos,
mientras que la muestra fue de tipo censal.
Las técnicas de recolección de datos establecidas fueron la observación directa
y una encuesta, siendo la hoja de registro y el cuestionario los instrumentos
respectivos. El cuestionario fue de opciones cerradas de tipo dicotómico
estando constituido por 25 ítems y se aplicó a la muestra previamente establecida,
destacándose que los datos obtenidosse tabularon y se presentaron en cuadros de
frecuencias y gráficos que propiciaron su análisis e interpretación de manera
adecuada. La interpretación y análisis de los datos recabados permitieron
determinar las deficiencias que caracterizan a las gestiones de cobranza en la
organización, entre ellas la poca capacitación del personal y la carencia de adecuadas
herramientas de informática que permita el registro y procesamiento de los
datos crediticios.
Por último se diseñó una propuesta que contempla diversos aspectos de carácter
administrativo, financiero y contable, y que está constituida por diversos
objetivos específicos y en que se definen los responsables por actividades. La
relación cde este antecedente con el presente estudio se refiere a que ambos se
desarrollan en el mismo ámbito temático, y aportó importantes referencias
bibliográficas y metodológicas.
Martinez, M (2005), en su trabajo titulado Lineamientos para el control de las
gestiones de cobranza de la empresa Creaciones Matilda , S.A. ubicada en la
Victoria – Edo Aragua. Trabajo Especial de Grado presentado en la Universidad
de Carabobo para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública,
desarrollado como un proyecto factible basado en una investigación de campo y
con apoyo en una revisión de carácter documental, se orientó a la definición de
una serie de lineamientos que proporcionaran la eficiencia en el control de las
gestiones de cuentas por cobrar que son ejecutadas en la empresa Creaciones
Matilda S.A, la cual se dedica a la confección y comercialización de ropa para
damas.
Es de destacar que Mayo ejecuto un diagnostico situacional que le permitió
identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que
caracterizan a la organización. Igualmente, se apoyó en la revisión de carácter
bibliográfica-documental, cuyos resultados permitieron fundamentar teóricamente
el estudio. Se estableció una población de cinco (5) elementos y una muestra
censal, siendo las técnicas de recolección de datos la observacióny la
encuesta, utilizando como
instrumento la hoja de registro y la entrevista con guión. Se establecieron como deficiencias del
proceso de conciliación bancaria la inexistencia de manuales de normas y
procedimientos, y la ausencia de responsabilidad formal.
Se determinó que las gestiones financieras, incluyendo las referidas a cuentas
por cobrar, desarrolladas en la empresa carecen de controles oportunos y
eficientes, destacándose la falta de manuales de normas y procedimientos la supervisión
sobre estos procesos es deficiente. Los lineamientos obtenidos proporcionan la
integración comunicacional entre las unidades organizativas involucradas en el
proceso estudiado. De este estudio se toma diversos elementos de tipo
bibliográfico y referencial que proporcionaron un mejor desarrollo de la
presente investigación desde el punto de vista técnico y metodológico.
Peraza, J (2005), en su trabajo titulado Lineamientos para el control de los
procesos de cobranza de la empresa Grupo Químico C.A ubicada en Maracay– Edo
Aragua, Trabajo Especial de Grado presentado en la Universidad de Carabobo para
optar al título de Licenciada en Administración de Empresas. El estudio fue
desarrollado como un proyecto factible basado en una investigación de campo y
apoyado en una revisión de carácter documental, se orientó a la definición de
una serie de lineamientos que proporcionaran la eficiencia en el control de los
procesos de cobranza que se llevan a cabo en la empresa Grupo Químico C.A.
Es de destacar que Peraza identificó las fortalezas, debilidades, oportunidades
y amenazas propias de la organización. Así mismo se llevó a cabo una revisión
de carácter bibliográfica-documental y sus resultados permitieron fundamentar
teóricamente el estudio. Se estableció una población de cinco (5) elementos y
una muestra censal, siendo las técnicas de recolección de datos la observación
y la encuesta, utilizando como
instrumento la hoja de registro y la entrevista con guión. Una vez que se
captaron los datos con losinstrumentos respectivos, estos fueron reflejados en
cuadros de frecuencia y gráficos de tipo circular. Se determinó que el área de
cuentas por cobrar la comunicación no es eficiente y los procesos carecen de la
formalidad requerida, motivo por el cual los niveles de morosidad son elevados.
Esta investigación fue de gran importancia para el presente estudio, ya que
ambos se desarrollaronn en el área de cuentas por cobrar. Esta investigación
aportó un importante marco referencial para el desarrollo eventual de e la
propuesta inherente a este estudio.
Terán, D. (2005) Plan de Control Administrativo para la Gestión de Cuentas por
Cobrar en la Empresa Representaciones J.T. 3000 C.A. ubicada en Maracay – Edo
Aragua. Trabajo Especial de Grado para optar al título de Licenciado en
Administración de Empresas presentado en la Universidad Bicentenaria de Aragua.
Este estudio se desarrolló con la finalidad de alcanzar un plan para el control
de gestión administrativa en la referida empresa con sede en la ciudad de Maracay - Estado Aragua, y que se dedica a la
comercialización y venta de productos del
hogar. El estudio fue desarrollado como
proyecto factible basado en una investigación de campo de carácter descriptivo.
La población que se estableció constó de cuatro (4) elementos, mientras que la
muestra fue de tipo censal. Los datos se recolectaron a través de la aplicación
de las técnicas de observación directa y una encuesta. Esta última tuvo como instrumento un cuestionario que fuera conformado por
20 ítems cuyas opciones de respuestas fueron cerradas del tipo dicotómico. Una vez que se
obtuvieron los datos, estos fueron tabulados y procesados, para luego
presentarse en cuadros de frecuencias y gráficos que facilitaron su análisis e
interpretación respectiva. Se logró determinar que la empresa Representaciones
J.T. 3000 C.A carece de eficientes controles para su gestión de cuentas por
cobrar lo cual incide en el logro de sus metas y objetivos de carácter
administrativo y organizativo.
Se obtuvo unapropuesta de plan de control administrativo para la gestión de
cuentas por cobrar en la empresa Representaciones J.T. 3000 C.A, la cual está
constituida por un conjunto de objetivos específicos así como por diversas
estrategias tanto de carácter contable como administrativos. Este antecedente
al igual que el presente estudio se desarrollo en el área temática de control
de cuentas por cobrar de allí su relación entre ambas. Es necesario indicar que
este antecedente aportó diversos lineamientos de carácter metodológico que
fueron tomados en cuenta para desarrollar el estudio y la obtención de la
propuesta, de allí que se hubiere tomado este trabajo como antecedente de la investigación.
Bases Teóricas
De acuerdo a lo expuesto por Arias, F (2006) sobre los fundamentos teóricos se
explica que “las bases teóricas implican un desarrollo amplio de los conceptos
y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque adoptado, para
sustentar o explicar el problema planteado.” (p.107). En consecuencia la
definición de conceptos y bases teóricas son necesarias para unir el estudio a
la teoría, a fin de que se entiendan en la investigación todos aquellos
análisis e interpretaciones que se refieran a términos que puedan ser
desconocidos. Al respecto Tamayo, (2006) señala:
Que algunos conceptos están ligados a objetos y a los hechos que representan
“cuando se define se busca asegurar que las personas que lleguen a una
investigación determinada conozcan perfectamente el significado con el cual se
va a utilizar el término o concepto a través de toda la investigación” (p.147).
Las bases teóricas comprenden la fundamentación teórica del estudio, representadas por las ideas
expuestas de diferentes autores que han escrito sobre el tema en textos y
enciclopedias.
Lineamientos Estratégicos
Se entenderá por lineamientos al conjunto de acciones específicas que
determinan la forma, lugar y modo para llevar a cabo una política en materia de
obra y servicios relacionados con la misma.
Unlineamiento es una tendencia, una dirección o un rasgo característico de
algo. El término también puede ser utilizado como un conjunto de órdenes o directivas que
un líder realiza a sus seguidores o subordinados. Según Francés L., (2005), Los
lineamientos estratégicos “son los postulados fundamentales que plasma los
principales aspectos de la estrategia de una empresa u organización, de acuerdo
a las prácticas generalmente establecidas” (p.48).
Los lineamientos constituyen los elementos básicos para desarrollar el
pensamiento estratégico acerca de la empresa u organización. Ellos suministran
un lenguaje para expresar las ideas, que sirven para orientar la actividad
futura. De igual forma es de señalar que los lineamientos estratégicos van a
establecer el resultado final de la investigación, luego de diagnosticarse el
problema existente, formularse objetivos y realizada la recolección de los
datos apropiados.
Estrategia
Programa amplio para definir y alcanzar los objetivos de una organización, la
respuesta de la organización a su entorno con el tiempo. Una estrategia es el conjunto
de acciones que se implementarán en un contexto determinado con el objetivo de
lograr el fin propuesto. En este sentido Stoner (2006) sostiene lo siguiente:
Las estrategias son principios y rutas fundamentales que orientarán el proceso
administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea llegar. Una
estrategia muestra cómo una institución pretende llegar a esos objetivos. Se
pueden distinguir tres tipos de estrategias, de corto, mediano y largo plazos
según el horizonte temporal. Término utilizado para identificar las operaciones
fundamentales tácticas del
aparato económico. (p.59)
En otras palabras constituye la ruta a seguir por las grandes líneas de acción
contenidas en las políticas nacionales para alcanzar los propósitos, objetivos
y metas planteados en el corto, mediano y largo plazo. Las empresas toman
decisiones de diferente naturaleza a partir de la información y recursos
disponibles yen función de los objetivos a alcanzar. Conviene distinguir entre
decisiones estratégicas, tácticas y operativas. Según Porter (2006);
Decisiones estratégicas. Implican asignación de recursos importantes con
impacto a largo plazo sobre el conjunto de la empresa. Se trata de decisiones
no estructuradas con una alta complejidad e incertidumbre. Decisiones tácticas.
Su objetivo es movilizar recursos de la organización para desarrollar las
decisiones estratégicas. Decisiones operativas. Se trata de decisiones
rutinarias y repetitivas, lo que permite su programación, y en caso de
desviaciones o errores se pueden corregir rápidamente.(p.87)
Se entiende entonces que la estrategia empresarial define los objetivos
generales de la empresa y los cursos de acción fundamentales, de acuerdo con
los medios actuales y potenciales de la empresa, a fin de lograr una inserción
óptima de esta en su entorno. Las estrategias en definitiva y de acuerdo a lo
sostenido por Porter (p.2006)
Se relaciona con el ámbito de actuación de la empresa, es decir, en qué
negocios se compite, cuáles se abandonan y en cuáles se quiere entrar,
delimitan el entorno específico y fijan los límites de la misma. Persigue
adaptar la empresa a su entorno; ello requiere conocer las oportunidades y
amenazas del mismo (análisis externo) y valorar los puntos fuertes y débiles de
la empresa (análisis interno).(p.98)
La estrategia consiste, no en elegir una posición, sino en arraigar compromisos
en las formas de actuar o responder; es un concepto abstracto que representa
para la organización lo que la personalidad para el individuo
Niveles de Estrategia
En una empresa que desarrolla una sola actividad o negocio, en el contexto
además de un entorno simple y estable, se podría aceptar la existencia de un
solo nivel de estrategia. Pero es, tal vez, hoy en día, el caso menos
corriente. En un entorno turbulento se hará necesaria la identificación de dos
niveles de estrategia, pues el desarrollo de unos recursos ycompetencias
acertadas y la búsqueda concienzuda de ventajas competitivas y sinergia se hace
mucho mas imperativo dada la mayor adversidad e inestabilidad del entorno, y
las estrategias funcionales, evidentemente indispensables, deben poder
enmarcarse y coordinarse dentro de la estrategia de la actividad. Porter,
(2006) Establece tres (3) niveles de estrategia, siendo el primero de ellos:
Estrategia global o 'estrategia de empresa'. A este nivel se trata de
considerar la empresa en relación con su entorno, planteándose en qué
actividades se quiere participar y cuál es la combinación más apropiada de
éstas. En este nivel de estrategia cobran mayor importancia relativa el primer
y segundo componentes, al tratarse de acotar el ámbito de actividad y asignar
las capacidades entre los distintos negocios que configuran el ámbito de
actuación.(p 98)
Es si se quiere la mas fundamental de las estrategias y con ella la
organización empresarial persigue posicionarse en su mercado en base a sus
capacidades y a las tendencias del entorno. De igual manera Porter, (2006)
describe el segundo nivel de estrategias:
En un segundo nivel está la 'estrategia de negocio'. Esta se hace
necesaria en las empresas multiactividad. Si las empresas están suficientemente
diversificadas, se suelen identificar, en vez de simples negocios.Cada unidad
estratégica es un conjunto de actividades o negocios, homogéneos desde el punto
de vista estratégico, o sea, para la cual es posible formular una estrategia
común. (p.99)
Es importante entender en este contexto que la estrategia de cada unidad es en
sí autónoma, si bien no independiente ya que se integra en la estrategia de la
empresa pero define acciones particulares..A este nivel se trata de determinar
cómo desarrollar lo mejor posible la actividad o las actividades
correspondientes a la unidad estratégica, o sea en un entorno competitivo, cómo
competir mejor en tal o cual negocio. El problema concierne, pues,
particularmente al segundo y tercer componentes. En el cuartocomponente se pone
el énfasis en la sinergia que produce la integración acertada de las distintas
áreas funcionales dentro de cada actividad. De igual manera y para concluir con
los niveles, es importante citar una vez más al autor Porter (2006):
En el tercer nivel está la 'estrategia funcional'. A este último
nivel la cuestión es cómo utilizar y aplicar los recursos y habilidades dentro
de cada área funcional de cada actividad (producción, marketing, finanzas, etc)
o cada unidad estratégica, a fin de maximizar la productividad de dichos
recursos. Los componentes claves son el segundo y el cuarto, este último
correspondiendo al efecto sinérgico que se deriva de la coordinación e
integración correcta de las distintas políticas y acciones que se diseñen
dentro de cada área funcional. (p.102)
Cuando se trata de una empresa diversificada, ésta se concibe como un conjunto de actividades o negocios, y
además de los dos niveles anteriores es preciso añadir un nivel superior de la
estrategia que engloba las distintas estrategias de negocios y plantea el
problema de una combinación acertada de las distintas actividades. Veamos,
pues, ahora las características de esos tres niveles posibles de la estrategia
empresarial.
Cuentas por cobrar
Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de
ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra
clase de bienes y servicios. Están constituidas por créditos a favor de las
empresas, correspondientes a las ventas, prestación de servicios y demás
operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes, documentos por cobrar,
letras por cobrar, entre otros.
Las cuentas a cobrar se incluyen en el activo circulante solamente cuando se
espera convertir en dinero durante el ciclo operativo o en un plazo inferior a
un año. Franklin (2005) en relación a este aspecto sostiene lo siguiente:
Las cuentas por cobrar son aquellos “dineros” que se adeudan a una entidad
económica o a una persona física y quepueden estar o no relacionadas
directamente con la actividad comercial, basadas en la calidad moral
(clientes), en el cobro coactivo (deudores diversos) ó por medio de una
intervención de terceras personas (documentos por cobrar) los cuáles forman
parte del activo circulante dentro de la empresa de acuerdo a su fácil
realización ó conversión a efectivo real y que son convertibles a un mediano ó
largo plazo. (p 123)
Se entiende entonces que las cuentas por cobrar son derechos legítimamente
adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese
derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y
servicios equivalente al monto adeudado. En este contexto cabe señalar lo que
Franklin (2005) sostiene:
Las cuentas por cobrar o documentos por cobrar registra los aumentos y las
disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o
prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos
de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa.(p.135)
Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene
la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su
adeudo (documentado)derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías
o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro
fundadamente esperado.
Clasificación de las Cuentas por Cobrar
La clasificación de las cuentas por cobrar obedece a su origen y plazao, por
eso es que existen muchos tipos de cuentas por cobrar Atendiendo a su origen,
las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes de ventas de
bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o servicios. Según
Chiavenato (p.2007):
Cuentas por Cobrar Provenientes de Ventas de Bienes o Servicios: Este grupo de
cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito
de bienes o servicios y que, generalmente están respaldadas por la aceptación
de una 'factura'por parte del
cliente. Son comúnmente conocidas como 'cuentas por cobrar
comerciales' o 'cuentas por cobrar a clientes' y deben ser
presentadas en el balance general en el grupo de activo circulante o corriente,
excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones
de la empresa. (p.56)
En aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea superior a un
año, pueden incluirse dentro del activo circulante, aun cuando su vencimiento
sea mayor de doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de
operaciones, en cuyo caso deberán ser clasificadas fuera del activo circulante,
en el grupo de activos a largo plazo.
Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un año, y que, como se comentó anteriormente, este hecho permita
presentar dentro del
activo circulante cuentas por cobrar con vencimiento mayor de doce meses, es
necesario que éstas aparezcan separadas de las que vencerán antes de un año. Si
se hace caso omiso de esta norma y se separan ambos grupos en una sola cuenta,
este hecho debe ser revelado mediante notas al balance. De igual manera
Chiavenato (.2007) sostiene:
De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por
cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas
a su vez en dos grupos: Cuentas por cobrar que representen derechos por cobrar
en efectivos y Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes
diferentes a efectivo. (p.56)
En cuanto a las cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobraran en
efectivo: estas se refieren a derechos que serán cobrados en dinero. El origen
de estas cuentas por cobrar es muy variado. A continuación lo que al respecto
refiere Chiavenato (.2007)
Entre ellas, podríamos citar las siguientes: Cuentas por cobrar a trabajadores:
El origen de estas cuentas por cobrar podría ser el de préstamos otorgados por
la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su propio consumo.
Intereses porcobrar. Alquileres por cobrar: Estas cuentas por cobrar
aparecen cuando la empresa arrienda un inmueble o parte de él y el canon de
arrendamiento se recibe por lapsos vencidos. Reclamaciones por cobrar a
compañías de seguros: Serán registrados en esta cuenta aquellos derechos por
cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se hagan a las compañías
de seguros. (p.62)
Todos esos conceptos generan compromisos de pago ante terceros en un plazo
determinado y que deben obedecer a gestiones de cobranza por parte de la
organización beneficiaria. Chiavenato (.2007) de igual manera detalla otros
conceptos que así mismo representan cuentas por cobrar.
Reclamaciones por cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta el
caso en que la empresa compra una mercancía de contado y, posteriormente, tal
mercancía es devuelta al proveedor por cualquier razón. Reclamaciones
judiciales por cobrar: Cualquier reclamación se esté litigando y que se tenga
un alto grado de seguridad de que la sentencia será favorable. Depósitos
en garantía de cumplimiento de contratos: Cuando la empresa es contratada para
realizar cualquier obra. Cuentas por cobrar a los accionistas: Se registra en
esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa.
(p.64)
Todas estas cuentas igualmente deberán ser cobradas en efectivo y van mas allá
de las operaciones mercantiles habituales que realiza la organización.
Chiavenato (.2007) igualmente presenta otra clasificación en este aspecto.
Dividendos pasivos por cobrar:. Cuando los accionistas deciden pagar a la
empresa una parte adicional del capital que le deben y esta cuenta deberá ser
clasificada dentro del activo circulante. Dividendos por cobrar sobre
inversiones: Cuando la empresa tiene inversiones en acciones en otras
compañías, con frecuencia éstas deciden distribuir parte de las utilidades
obtenidas entre sus accionistas. Cuentas por cobrar a compañías subsidiarias:
La compañía matriz debe registrar en esta cuenta cualquierpréstamo, anticipo,
etc., que conceda a la subsidiaria. (p.65)
En cuanto a las cuentas por cobrar no provenientes de ventas que serán cobradas
en bienes diferentes de efectivos pertenecen a este grupo aquellos derechos por
cobrar que al ejecutar su cobro, éste se producirá por medio de cualquier bien
o servicio diferente a efectivo. Entre ellos, Chiavenato (.2007) establece las
siguientes:
Reclamaciones a proveedores: Se refiere a los casos en que, después de haber
realizado una compra de mercancía y haberla pagado, tal mercancía resultó
defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo
mediante la reposición de la mercancía. Anticipos a proveedores: En
algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a
cuenta para garantizar el abastecimiento de mercancía o de la prestación del
servicio. Anticipos a contratistas: Este adelanto constituye un derecho por
cobrar, el cual será cobrado en el momento en que la obra sea recibida ya
terminada.(p.66)
Todas estas cuentas por cobrar serian canceladas es especias y no en dinero
efectivo, pero al fin y al cabo representan cuentas por cobrar y por
consiguiente activos circulantes pertenecientes a la organización
Cobranzas
La recuperación de las cuentas por cobrar viene a constituir la fase culminante
del proceso de ventas a crédito, el cual ocasiona entre otras cosas un problema
de liquidez, es decir, de aspecto financiero, debido que aunque las ventas
hayan sido planificadas, existen situaciones complejas que no pueden ser
valoradas ni previstas con resultados precisos; pero por otra parte resulta más
complejo aun pronosticar las probabilidades de los cobros originados de las
ventas a crédito efectuadas más que todo en el caso de los negocios que se
inician, los cuales necesitan fondos para la adquisición de nuevas existencias,
para así poder responder al incremento de sus ventas este hecho hace necesario
que se tenga conocimiento en forma teórica del valor del capital de trabajo
capaz decubrir esa situación financiera. Para Villaseñor, (2005) el proceso de
cobranza:
Es el cobro de una cuenta pendiente de pago como resultado de una venta
realizada a crédito. La cobranza es el factor principal en una empresa que
realiza transacciones a crédito, ya que el mismo momento que es despachada la
mercancía se origina la cuenta por cobrar, en la que se establece una serie de
procedimientos para el cobro de la misma los cuales conllevan a un mejor
control del capital financiero de la organización (p. 172)
Por lo tanto los procedimientos de cobranza deben ser diseñados de tal manera
que propendan a la recuperación de las cuentas tomando en consideración el
tiempo futuro, que por siguiente incluye el elemento riesgo, así como también
las necesidades de fondos de la empresa. En este sentido, Acedo y Acedo, (2006)
define como: “el valor de una promesa de pagar en dinero los bienes o servicios
recibidos “(p.15).
Es decir es la operación básica de cobranza puede conceptualizarse como el
conjunto de operaciones necesarias para transformar un activo exigible -
documentado o no - (Créditos) en un activo líquido (Disponibilidades). Comienza
con la existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a
cobrar, y trae como resultado el ingreso de dinero o algún título
representativo de dinero - cheque u orden de pago. Finalmente, se podría decir
que la cobranza abarca todas las operaciones que se comprenden desde el momento
en que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado, hasta que
los valores resultantes de la Cobranza son ingresados y contabilizados en la
empresa.
Políticas de Cobranzas
Las empresas para procesos de cobranzas deben definir políticas que propicien
su eficiencia y la recuperación de la deuda. Acedo y Acedo, (2006) indican
estas políticas:
Políticas restrictivas: Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos
sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza
agresiva.. Políticas Liberales. tienden aser generosas, otorgan créditos
considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro
y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el
pago de las cuentas. Políticas racionales. Estas políticas son aquellas que
deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito
y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de
la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general.
Se conceden los créditos a plazos razonables según las características de los
clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los
cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable. Estas
políticas dependen de las organizaciones y de su visión de negocios.(p.65)
Análisis de las Cuentas por Cobrar
Esta es una de las actividades más importantes en la observación de las cuentas
por cobrar y consiste en clasificarlas de acuerdo con el tiempo durante el cual
han estado vigentes. Para Villaseñor, (2005):
Este procedimiento debe realizarse en forma permanente y sus resultados se
presentan en un estado de análisis de cuentas, o a solicitud de quien esté a
cargo de la gerencia de crédito. Este procedimiento también es útil para
comprobar el saldo de las cuentas por cobrar. Este estado denominado análisis
de cuentas generalmente contiene: Nombre y dirección del cliente. Monto de la
deuda y que parte de la deuda corresponde a cada mes atrasado en los pagos, o
facturas anteriores pendientes de cancelación.(p.173)
Sobre estos aspectos referentes a análisis de cuentas son de gran utilidad para
informar a la alta dirección de la empresa el estado de atraso de las cuentas y
determinar la eficiencia de la labor de cobranza. El departamento de
contabilidad puede utilizarlo para la fijación de la reserva o provisión en la
estimación de pérdidas en cuentas por cobrar.
Procedimientos y Técnicas de Cobranzas
En cualquier sistema de cobranzas las actividades se realizangeneralmente a
través de las siguientes etapas; recordatorio, Insistencia o persecución y
Acciones o medidas drásticas. Para Villaseñor, (2005) y en relación a lo indicado
sostiene:
En cada una de las etapas mencionadas, se aplica una técnica que debe
corresponder a las actividades que se realizan en cada una de ellas; sin
embargo, antes de que una empresa inicie el procedimiento de cobranzas, debe
tener dentro de sus prácticas de control actividades como envío de estados de
cuentas mensuales a los deudores y un sistema de recordatorio del departamento
de cobranzas. (p.185)
El envío de estados de cuentas mensuales a los deudores es una de las prácticas
más comunes, tanto en crédito comercial como de consumidores. Los estados de
cuenta sirven para que el deudor pueda verificar los cargos que se le han hecho
en cuentas por sus compras, cargos financieros y los abonos por sus pagos:
Normalmente, la elaboración de estos estados de cuenta generalmente está a
cargo del departamento de contabilidad y su forma depende de los métodos de
registro que utilice la empresa. Para Villaseñor, (2005)
No obstante, deben ser controlados por los funcionarios encargados de las
cobranzas. Generalmente muestran los saldos vencidos durante meses anteriores y
una descripción de las facturas que se le han cargado en cuenta y de los pagos
del cliente, el cual contiene la mayoría de los aspectos que generalmente se
asientan en cualquier otro modelo.. (p.185)
En cuanto a la utilización del sistema de recordatorio del Departamento de
Cobranzas, en una empresa que maneja pocas cuentas por cobrar es posible
estudiar u observar cada caso en forma individual, en períodos de tiempo
relativamente cortos. Independientemente de la variedad de modelos que puedan
existir en vista de que cada empresa diseña el suyo de acuerdo a sus
necesidades es importante que se tenga en cuenta su utilidad como medio de
recordatorio y verificación de operaciones con el cliente
BASES LEGALES
Los instrumentos jurídicos que tienenrelación con el objeto de estudio son: la
Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela y el Código de Comercio.
En relación a la constitución nacional, vigente de 1999; establece en el
capítulo VII y a partir del artículo 112, los derechos de carácter económico
que rigen y regirán este tipo de actividad.
En este sentido el artículo 112 indica:
“Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su
preferencia, sin mas limitaciones que las previstas en esta constitución y las
que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad,
sanidad, protección del ambiente u otras de interés social. El Estado promoverá
la iniciativa privada, garantizando la creación y justa distribución de la
riqueza, así como la producción de bienes y servicios que sastifagan las
necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa, comercio,
industria, sin prejuicio de su facultad para dictar medidas para planificar,
racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral del país.”
En este sentido, el estado venezolano así como las leyes que lo constituyen,
apoyan y propician iniciativas privadas relacionadas con actividades económicas
y comerciales, estando sus promotores respaldados por el marco jurídico
respectivo.
Por otra parte, el artículo 114 de la Constitución de la Republica Bolivariana
de Venezuela establece:
“El ilícito económico, la especulación, el acaparamiento, la usura, la
cartelización y otros delitos conexos, serán penados severamente de acuerdo con
esta ley”.
Esta norma legal establece que las empresas de los sectores productivos y
comerciales, tal como es el caso Redimak Fabrica de Comprensores C.A; debe
ajustarse a principios legales que propicien el bienestar de los usuarios,
consumidores y población en general.
En relación al Código de Comercio de Venezuela, el cual data del año 1955, este
instrumento de carácter legal establece en el marco jurídico al cual deben
apegarse las empresas que sedesenvuelven en diversos sectores productivos.
Entre los artículos a analizar destacan:
“El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus
operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no
comerciantes.”
Este artículo establece que es el Código de Comercio es instrumento legal que
rige y regula toda la actividad comercial del país, y en consecuencia debe ser
analizada, respetada e interpretada adecuadamente por los comerciantes y
empresarios.
Los artículos del 32 al 43 establecen los principios inherentes a la
contabilidad mercantil. Destacándose los siguientes:
Articulo 32
Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderán, obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el de
inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara
conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.
Establece una serie de importante procedimientos de carácter administrativo y
contable, los cuales han de seguirse cabalmente.
Articulo 33
El libro diario y el de inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido
previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares
donde los halla, o al juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde
no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada
libro nota de los que este tuviere, fechada y firmada por un Juez y su
Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampara en todas las demás
hojas el sello de la oficina.
Articulo 34
En el libro diario se asentaran, día por día, las operaciones que haga el
comerciante, de modo de que cada partida exprese claramente quien es el
acreedor y quien es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirá
mensualmente, por lo menos, los totales de esa proporciones siempre que, en
este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales
operaciones, día por día. No obstante, los comerciantespor menor, es decir, los
que habitualmente solo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán
con la obligación que impone este articulo con solo asentar diariamente un
resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que
hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de estas.
Estos artículos establecen los procedimientos de carácter administrativo para
efectuar los asientos contables.
GLOSARIO DE TERMINOS
Administración
Es una ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera
como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.
Cobranza
Proceso mediante el cual se hace efectivo una deuda.
Contabilidad
Ciencia que tiene por objeto la captación y representación en términos
cualitativos y cuantitativos, mediante un ordenado conjunto de proposiciones,
de la realidad económico-patrimonial que se da en una unidad económica en el
transcurso del tiempo, con el fin de obtener el conocimiento necesario para
orientar su gestión económica.
Cuentas por Cobrar
Representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados,
otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo
Eficiencia
Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar dispendios y errores.
Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de
recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización.
Empresa
Institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de
factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en
el mercado.
Estrategias
Las estrategias son principios y rutas fundamentales que orientarán el proceso
administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea llegar
Finanzas
Estudia el flujo del dinero entre individuos, empresas o Estados. Las
finanzasson una rama de la economía que estudia la obtención y gestión, por
parte de una compañía, individuo o del Estado, de los fondos que necesita para
cumplir sus objetivos y de los criterios con que dispone de sus activos.
Lineamientos
Conjunto de acciones específicas que determinan la forma, lugar y modo para
llevar a cabo una política en materia de obra y servicios relacionados con la
misma.
Nota de Crédito
Es el documento que el comerciante envía a su cliente, con el objeto de
comunicar la acreditación en su cuenta de una determinada cantidad, por el
motivo expresado en la misma.
Nota de Débito
Se entiende por nota de débito la comunicación que envía un comerciante a su
cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
Objetivo
Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse
los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión, tratándose de una
organización, o a los propósitos institucionales, si se trata de las categorías
programáticas. Expresión cualitativa de un propósito en un periodo determinado;
el objetivo debe responder a la pregunta 'qué' y 'para qué'.
En programación es el conjunto de resultados cualitativos que el programa se
propone alcanzar a través de determinadas acciones.
Organización
Es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo
social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados'
Proceso Administrativo
Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la
función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la
consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos.
Proceso
Es una red de actividades vinculadasordenadamente las cuales se llevan a cabo
repetidamente y que utilizan recursos e información para transformar insumos en
productos abarcando desde el inicio del producto hasta la satisfacción del
cliente
Proceso contable
Es la serie de etapas sucesivas del ciclo contable que permite transformar dato
contables en informes contables. El proceso comienza con la selección de los
hechos económicos y continuos con su anotación en diversos registros hasta
llegar a la emisión de los estados contables.
Cuadro 1
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
|OBJETIVOS ESPECÍFICOS |VARIABLES |INDICADOR |ÍTEM |TÉCNICA |INSTRUMENTO |
|Identificar las |Características |Razón Social Observación directa. |Hoja
de registro. |
|características |organizativas |Organigrama Encuesta. |Cuestionario. |
|organizativas de la empresaNs de Trabajadores
|Redimak Fábrica CompresoresSupervisión |1 |
|C.A. Comunicación |2-3-4 |
| Describir los actuales |Procesos de cuentas |Planificación |5 |Encuesta
|.Cuestionario. |
|procesos de cuentas por |por cobrar. |Metas-Objetivos |6 |
|cobrar que se ejecutan en Organización |7 |
|la empresa Redimak Fábrica Controles |8 |
|Compresores C.A Retroalimentación |9 |
|
|Definir los Lineamientos |Lineamientos |Dirección |10 |Encuesta |.Cuestionario.
|
|Estratégicos para la |Estratégicos para la |Niveles Cobran |11 |
|Optimización de las Cuentas|Optimización de las |Notificación |12 |
|por Cobrar para la Empresa |Cuentas por Cobrar |Herramientas |13 |
|Redimak Fábrica de Instrucción |14 |
|Compresores C.A.
|
Fuente: La Autora. Diseño Propio.2.010
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
El marco metodológico requiere por parte del investigador de una adecuada
definición, ya que este constituye la vía para desarrollar el proyecto de
investigación. Cabe destacar lo que sostiene al respecto Balestrini (2006):
“Toda vez que se ha formulado el problema de investigación, delimitado sus
objetivos y asumidas las bases teóricas que orientarán el sentido de la misma
de manera precisa, para indicar el tipo de datos que se requieren indagar,
deben relacionarse los distintos métodos y las técnicas que posibilitarán
obtenerla información requerida. A fin de cumplir con este importante aspecto
inherente a todo proceso de investigación se deberán elaborar el Marco
Metodológico o la metodología dentro del proyecto de investigación”. (P.113).
Seguidamente se procede a presentar de manera detallada el marco metodológico
referido al presente proceso de investigación.
Diseño y Tipo de Investigación.
La metodología constituye la base fundamental de la Investigación para lograr
el alcance y confiabilidad de la misma, representa el procedimiento ordenado
que se sigue para establecer lo significativo de los hechos y fenómenos
señalando hacía donde está orientada la investigación. De allí que, el diseño
de la metodología presenta los métodos y técnicas que se emplean para realizar
la investigación. De acuerdo Balestrini (2006), un diseño de investigación se
define como:
El plan global de investigación que integra de un modo coherente y correcto las
técnicas recogidas de datos a utilizar, análisis previstos y objetivos, el
diseño de una investigación intenta dar de una manera clara y no ambigua
respuestas a las preguntas planteadas” (p.131)
En este sentido, la investigación presente está enmarcada bajo la modalidad de
proyecto factible, este tipo de estudio implica siempre un diseño de campo. Los
proyectos factibles están sustentados en un modelo operativo de una unidad de
acción y orientados a proporcionar respuestas o soluciones a problemas
planteados en una determinada realidad organizacional, social, económica o
educativa, entre otros. Cabe entonces destacar lo que al respecto Salkind,
(2004) sostiene; “El proyecto factible se orienta a la solución de un problema,
por tanto debe generar una proposición susceptible de aplicación” (p.117).
Por otro lado, el Manual de Trabajo de Grado de Especialización y Maestría y
Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, (UPEL,
2006) señala que el proyecto factible consiste en: “la investigación,
elaboración y desarrollo de una propuestade un modelo operativo viable para
solucionar problemas requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos
sociales, puede referirse a la formación de políticas, programas, tecnologías,
métodos o procesos”. (p. 7)
En este sentido, es necesario indicar que la investigación presente se
consideró como un proyecto factible, ya que se avocó a obtener una propuesta de
Lineamientos Estratégicos para la Optimización de las Cuentas por Cobrar para
la Empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A, que será capaz de erradicar la
problemática que actualmente afecta a la organización.
Por otra parte, el presente estudio se constituyó en una investigación de
campo, ya que los datos de interés fueron recopilados de manera directa por la
propioa investigadora en el mismo escenario en que se desarrolla la situación
problemática. Vale destacar lo que al respecto el manual de la Universidad
Pedagógica Experimental Libertador (2006) establece:
Se entiende por investigación de campo, el análisis sistemático de problemas de
la realidad, con el propósito bien sea de su naturaleza y factores
constituyentes, explicar sus causas y efectos a predecir su ocurrencia haciendo
uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de
investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos de
forma directa de la realidad en este sentido se trata de investigación a partir
de datos originales o primarios. (p.5).
Destacándose entonces que el proceso de investigación se desarrolló en las
diversas unidades organizativas pertenecientes a la Redimak Fábrica de
Compresores C.A, en que tienen lugar las actividades y procedimientos
relacionados con las gestiones de cuentas por cobrar de la organización.
Así mismo, la investigación se considera descriptiva, siendo oportuno hacer
referencia a lo que al respecto sostiene Bisquerra, R. (2005), quien comenta
que:
El aspecto descriptivo de la investigación surge en la necesidad del autor de
buscar algunos datosnecesarios directamente de la realidad empírica, mediante
la aplicación de un instrumento especialmente diseñado para ello, pero sin
necesidad de constatar variables, sino simplemente observando o apreciando los
fenómenos relativos del problema, con la finalidad de hacer una descripción
objetiva de los mismos, de manera de establecer un diagnóstico que sirva de
basamento a lo que se está estudiando (p.156).
En relación al presente estudio, este se considera de tipo descriptivo debido a
que la autora obtuvo un entendimiento claro y preciso de una situación que
atañe a la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A, utilizándo para ello
diversos instrumentos para recabar los datos necesarios para diseñar la
propuesta que constituyó el objetivo fundamental de esta investigación.
Este trabajo se apoyó además en una investigación documental, puesto que se
realizó una revisión amplia de documentos y literatura diversa con el fin de
sustentar teóricamente el proceso investigativo. Al respecto la Universidad
Pedagógica Experimental Libertador (2006), establece lo siguiente en relación a
la investigación documental:
“Se entiende por investigación bibliográfico- documental; el estudio de
problemas con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su
naturaleza, con apoyo principal, de trabajos previos, información y datos
divulgados por medios impresos, audiovisuales y electrónicos. La originalidad
del estudio se refleja en el enfoque, criterios, conceptualizaciones,
reflexiones, conclusiones, recomendaciones y, en general con el pensamiento del
autor (p.6).
Resulta oportuno señalar entonces, que en el caso del presente estudio, su
autora se basó en la revisión de distintos trabajos impresos entre los que se
incluyen documentos de la empresa, variada bibliografía especializada referida
al tema así como otros trabajos que guardan relación con el presente estudio,
en este caso con el área de control de la gestión financiera.
Área de la Investigación
El desarrollo delpresente estudio tuvo como ámbito de investigación a la
empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A con sede en Maracay-Edo Aragua y
desde el punto de vista investigativo se desarrolló en el área administrativo-
contable.
Población y Muestra
La definición de estos elementos es de importancia fundamental para el estudio,
ya que establece de donde se extraerán aquellos datos necesarios para conocer
las características de la situación problemática y así eventualmente estar en
capacidad de entenderla cabalmente y posteriormente diseñar la propuesta.
Población
Representa la totalidad de los elementos que serán estudiados, entendiéndose
que existe una característica en común que las relacionan entre sí. Al respecto
Tamayo y Tamayo (2006), señalan lo siguiente: “Población es la totalidad del
fenómeno a estudiar donde las unidades de población poseen una características
común, la cual se estudia y da origen en la investigación” (p. 65).
Por otra parte el autor Trujillo (2005) la población la define así: “La
constituye las unidades de investigación que integran la totalidad del fenómeno
a investigar y puede ser entre otras; personas, maquinas, animales, tiendas,
hogares, empresa y automóviles” (p. 79).
Dicho esto, la población inherente a este estudio se constituyó por 6
elementos, los cuales representan personal del área administrativa de la
empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A., y cuyo conocimiento del tema
tratado proporcionó datos fundamentales para desarrollar el proceso
investigativo. De manera específica, la población de este estudio está
constituida de la siguiente manera:
Cuadro 2
Población
|Elemento |Cantidad |
|Gerente de Administración |1 |
|Jefe de Departamento de Crédito y Cobranza |1 |
|Jefe de Departamento de Ventas |1 |
|Asistentes |3|
|Total |6 |
Fuente. Diseño Propio. La Autora. 2.010.
Muestra
En relación a este elemento de fundamental importancia en todo proceso
investigativo, el reconocido autor Márquez (2007) la conceptualiza de la
siguiente manera.
La selección de la muestra en un estudio, exige al investigador la
especificación de la forma más precisa de la población o el fenómeno a
investigar. Par ello, se fijan un grupo a estudiar, luego se busca el grupo o
sub.-grupo que implanta tales criterios, los cuales, pueden basarse en
consideraciones conceptuales, intereses personales y circunstancias, entre
otras. (p. 59).
Ahora bien, en función a la población definida; que es pequeña y por lo tanto
estadísticamente manejable; la muestra se considera censal. En este sentido, el
estudio se desarrollará en la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A.,
específicamente en las áreas administrativas involucradas con las cuentas por
cobrar, que cuenta con seis (6) funcionarios, lo que representa al 100% del
total del universo, por lo tanto se tomó el total de la población como muestra.
De modo que la población es de tipo censal, al respecto Sabino (2008), opina
que “en ocasiones es posible y práctico examinar a todas las personas o
miembros de la población que deseamos describir, a este se le llama enumeración
completa o censo” (p. 294).
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Técnicas
La reconocida autora Balestrini, M (2007) define seguidamente las técnicas de
de recolección de datos:”Estas permiten cumplir con los requerimientos
establecidos en el paradigma científico, vinculados al carácter especifico de
las diferentes etapas de este proceso investigativo y especialmente referido al
momento teórico y al momento metodológico de la investigación.” (p. 13).
Se seleccionaron la observación directa y la encuesta como técnicas a ser
implementadas en este trabajo investigativo. Enrelación a la observación
directa Sabino (2006) indica:”En este proceso, se utiliza la observación como
fuente para resolver un problema de investigación, buscando los datos que se
requieren a través de la utilización de los sentidos en forma sistemática” (p.
34).
Cabe entonces señalar en este sentido, que la autora desarrolló su
investigación de acuerdo a las percepciones obtenidas en el entorno
problemático, representado por la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A.,
mediante la técnica de la observación.
En relación a la encuesta, es oportuno señalar lo que establece el autor Arias,
F. (2.006), “es donde se tiene redactado de antemano una lista de preguntas que
se lee a cada uno de los encuestados y se procede anotar las respuestas de los
interlocutores” (p. 68).
Instrumentos
Los instrumentos seleccionados en el marco de este estudio son la hoja de
registro y el cuestionario. El primer instrumento utilizado fue la hoja de
registro, y al respecto Sierra (2005) establece “para que perdure toda la
observación es preciso que se recojan sus resultados por medio de la escritura
o de forma documental, siendo idóneo para ello la hoja de registro” (p. 102).
En consecuencia, se diseñó una hoja de registro que permitió registrar y
consolidar la información recabada a través de la observación directa.
Por otra parte y en relación al cuestionario, cabe señalarse que el mismo
representa un instrumento que recoge información de primera mano directamente
de la fuente originaria. El cuestionario es definido por Balestrini, M. (2006)
de la siguiente manera:
El cuestionario es considerado como un medio de comunicación escrito y básico
entre en encuestador y el encuestado, que facilita traducir los objetivos y las
variables de la investigación a través de una serie de preguntas muy
particulares previamente separadas de forma cuidadosa, susceptibles de
analizarse con relación al problema estudiado (p. 56).
La investigadora decidió utilizar este instrumento yaque sus características
permitieron dar lugar a las respuestas necesarias para culminar
satisfactoriamente con el presente estudio. En cuanto al cuestionario inherente
a este proceso investigativo, el mismo estuvo constituido por preguntas
cerradas diseñadas en función a los objetivos específicos de la investigación,
y que en líneas generales persiguieron obtener los parámetros para definir la
propuesta.
Con respecto a las preguntas de tipo cerrado Ander (2004), establece “las
preguntas cerradas también llamadas alternativas fijas sólo pueden ser
constituidas por un SI o un NO” (p.118). De esta manera se formulan las
preguntas necesarias para recopilar la información perteneciente al cumplimento
del objetivo de la investigación para luego ser analizadas.
Validez y Confiabilidad de los Instrumentos
Validez
Esta es una característica fundamental para un instrumento de recolección de
datos, Hernández, R (2004) aclara lo siguiente: “La validez se refiere al grado
en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir” (p. 243).
En consecuencia, se requirió establecer la validez del instrumento
(cuestionario), y para ello se utilizó el método “juicio de experto”, basandose
en las opiniones y experiencias de tres (3) especialistas, un Administrador, un
contador público y un metodólogo. A estos se les hizo llegar los objetivos
específicos que definen al estudio y los respectivos formatos para que
expresaran sus apreciaciones en base a una escala, tal como se detalla
seguidamente.
Cuadro 3
Escala de Validación
|Criterio |Puntuación |
|Deficiente |1 |
|Regular |2 |
|Bueno |3 |
|Muy Bueno |4 |
|Excelente |5 |
Cuadro 4
Validación de Instrumento
Juicio de Expertos
|ITEM |Metodologo |Administrador|Contador Público
|1 |
|2 |
|3 |
|4 |
|5 |
|6 |
|7 |
|8 |
|9 |
|10 |
|11 |
|12 |
|13 |
|14 |
|
|OBSERVACIONES ||
|
|
|
|
Fuente: Diseño Propio. La Autora. 2010
Una vez que se recogieron los formatos de mano de los expertos, se procedió a
determinar el índice de promedio conjunto, cuya fórmula es la siguiente:
IV( ( x
3ni
Cabe señalarse en este sentido, que los resultados que se alcanzaron se
detallan en el anexo respectivo.
Confiabilidad del Instrumento
Según Pérez (2006), la confiabilidad, se define como: “el mecanismo más
utilizado para obtener la validación es el juicio de expertos. Para establecer
la confiabilidad del instrumento al prueba piloto es lo recomendable”. (p.242).
Se obtuvo de la siguiente manera: una vez reajustados los cuestionarios de
acuerdo al juicio emitido por los expertos, se procedió a realizar una prueba
piloto, que según Pérez (2006),
La prueba piloto se aplica a una porción de la población distinta a la muestra
en estudio. La muestra seleccionada para aplicar la prueba piloto debe cumplir
con las siguientes condiciones:
a) Debe ser pequeña (menos de 10 sujetos)
b) Que posea las mismas características o presente mucha similitud con la
muestra o población original.
c) Debe ser desechada después de aplicarle el instrumento
d) Antes de la aplicación, los instrumentos deben ser validados mediante juicio
de expertos. (p.81).
Es importante que, una vez validado elinstrumento la investigadora realizó una
prueba piloto a 3 componentes de la población. Después de haber realizado la
prueba piloto, los resultados obtenidos de dicha prueba se sometieron a una
matriz de confiabilidad para obtener el índice de confiabilidad mediante la
metodología prueba de prueba (test retest), a lo que Rousson (2002), refiere:
“La prueba de prueba es un método estadístico para determinar la fiabilidad de
una prueba. La prueba es realizada dos veces; en el caso de un cuestionario,
esto significaría el dar a un grupo de participantes el mismo cuestionario
sobre dos ocasiones diferentes. Si la correlación entre las administraciones
separadas de la prueba es alta (~ .7 o más alto), entonces esto tiene la
fiabilidad buena de prueba de prueba”v . (p.33).
Al respecto, la prueba de prueba, es un método que repite en dos oportunidades
la prueba realizada, considerando los errores cometidos en la primera vez para
no volver a incurrir en ellos la segunda vez que se aplica la prueba, a los
mismos participantes que se les aplico la primera vez, manteniendo las
condiciones iniciales. Los resultados de la confiabilidad están contenidos en
el anexo respectivo.
Técnicas de Análisis de los Datos
Se utilizaron las técnicas tanto de carácter cuantitativo y cualitativo para
procesar los datos obtenidos con los instrumentos respectivos. En relación al
análisis cuantitativo, Sabino (2006) lo define: “Como la operación que se
ejecuta con toda la información numérica resultante de la investigación” (p.194).
En este sentido, la información obtenida se presentó en cuadros de frecuencia y
gráficos circulares, para su mejor análisis e interpretación.
En cuanto al análisis cualitativo, es oportuno resaltar lo que señala Mendoza,
J. (2005), al respecto: “por análisis cualitativo entendemos estudios que
proporcionan una descripción verbal o explicación del fenómeno estudiado, su
esencia, naturaleza o comportamiento, en contraste con la exposición ofrecida
en el análisis cuantitativo: cifras”.(p.129).
En base a este tipo de análisis, se trató de darle respuesta a las
interrogantes que se había formulado el autor y que son el fundamento de los
objetivos de la investigación.
Fases de la Investigación
El proceso investigativo referido a este estudio fue ejecutado en función al
cumplimiento de las fases que se mencionan a continuación:
FASE I
Establecimiento de la situación problemática.
FASE II
Determinación de las bases teóricas que fundamentaron el estudio mediante la
revisión bibliográfica.
FASE III
Diseño, validación y aplicación de los instrumentos de recolección de datos.
FASE IV
Análisis e interpretación de los resultados obtenidos.
FASE V
Diseño de la Propuesta y presentación de las conclusiones y recomendaciones
inherentes al estudio.
CAPÍTULO IV
DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA
Análisis de los Resultados
Después de haber aplicado los instrumentos de recolección de información a la
muestra seleccionada se presenta en este capítulo el análisis de los
resultados. En este sentido, Hernández (2004), indica que “una vez que el
investigador recoge los datos que han codificado y transferidos, así como
guardados en un archivo, procede a su análisis” (p.349). En un estudio de campo
como en este caso, se recogieron los datos suministrados, en primer lugar se
realizó un proceso de observación directa y la aplicación de una encuesta,
siendo los datos referidos almacenados en los instrumentos respectivos; una
hoja de registro y el cuestionario en función a los objetivos específicos, tal
como se detalla a continuación.
Objetivo 1
Identificar las características organizativas de la empresa Redimak Fábrica
Compresores C.A.
Cuadro 5
Redimak Fábrica de Compresores, C.A.
Características Organizativas
|OBSERVACIÓN EFECTUADA |RESULTADOS |
|Nombre de la Organización |Redimak Fábrica de Compresores, C.A.|
|Denominación Jurídica |Compañía Anónima |
|Objeto Social |Fabricación de compresores de aire, bombas de agua, sistemas
hidroneumáticos, |
escaleras de aluminio y tuberías cromadas, y cuenta con experiencia. |
|Marcas |CERMAC y MARBO |
|Fecha de Constitución |11 de Agosto de 1980 |
|Dirección |Zona Industrial San Vicente II, Calle F, Parcela F-4, Municipio Los
Tacariguas, |
Maracay – Edo. Aragua. |
|Nro. de Trabajadores |38 |
|Estructura Organizativa |Simple- Formal |
|Organigrama |Lineal-Vertical |
|Mercado |Nacional |
|Procesos de Cobranza |En líneas generales tienen a ser deficientes,
evidenciándose informalidad en algunos |
casos y falta de planificación. Los niveles de morosidad son elevados. |
|Supervisión |No es constante |
|Herramientas de Informática. |Los hardwares se consideran apropiados
mientrasque los software no garantizan la |
operatividad y eficiencia del proceso. |
|Comunicación |Se manifiesta en sentido vertical y horizontal |
|Autoridad |Se manifiesta en sentido vertical/descendente |
|Ejercicio Económico |01-01- al 31-12- |
Fuente: Diseño Propio. La Autora. 2010.
ÍTEM 1
sCuenta la organización con un departamento responsable de efectuar las
cobranzas de la empresa?
CUADRO 6
Departamento Responsable
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |6 |100 |
|No |0 |0 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 1. Departamento Responsable. Elaborado con los datos del cuadro 6.
(2.010)
Análisis
El 100% de los encuestados respondió ante esta interrogante de manera positiva,
por lo que se asume entonces que en la empresa Redimak Fábrica de Compresores,
C.A. se cuenta una unidad de carácter organizativo para llevar a cabo las
gestiones de cobranzas ante sus clientes, lo que eventualmente propiciaría la
adecuada implantación de la propuesta resultante de esta investigación. Los
datos referidos a estas repuestas están contenidos en el cuadro 6 y en el
gráfico 1.
ÍTEM 2
sEste departamento ejecuta los procesos referidos a cobranzas en base a
lineamientos o políticas formales?
CUADRO7
Lineamientos o Políticas
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |1 |17 |
|No |5 |83 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 2. Lineamientos o Políticas. Elaborado con los datos del cuadro 7.
(2.010)
Análisis
Tal y como ha quedado evidenciado en el cuadro 7 y en el gráfico 2, un
significativo 83 % de la población que fuera objeto de estudio respondió de
forma negativa, mientras que el 17 % restante indicó que en el departamento si
se ejecutan los procesos referidos a cobranzas en base a lineamientos o
políticas formales. Se entiende entonces que los procesos estudiados no se
corresponden con procedimientos formalmente establecidos, lo que incide en la
calidad de los mismos.
ÍTEM 3
sEl personal del área de cobranzas es supervisado en el cumplimiento de sus
funciones?
CUADRO 8
Supervisión del Personal
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |3 |50 |
|No |3 |50 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 3. Supervisión del Personal. Elaborado con los datos del cuadro 8.
(2.010)
Análisis
Ante la formulación de la preguntainherente a este ítem, el 50 % de la
población que fuera objeto de estudio, indicó que el personal del área de
cobranzas no es supervisado en el cumplimiento de sus funciones. Por su parte
el otro 50 % respondió de manerapositivs, tal y como lo reflejan el cuadro 8 y
el gráfico 3. Se asume entonces que la supervisión o no es constante o no
abarca a todos los trabajadores del área de cobranzas de la empresa Redimak
Fábrica Compresores C.A.
ÍTEM 4
sMantiene el personal del área de cobranzas comunicación formal para la
ejecución de sus funciones con el resto de la organización?
CUADRO 9
Comunicación Formal
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |1 |17 |
|No |5 |83 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 4. Comunicación Formal. Elaborado con los datos del cuadro 9. (2.010)
Análisis
El personal del área de cobranzas no mantiene comunicación formal para la
ejecución de sus funciones con el resto de la organización, según lo expresado
por el 83 % de los encuestados. Por otra parte, el 17 % restante respondió de
manera positiva, lo que se traduce en que la unidad de cobranzas no existen
criterios uniformes para la ejecución de sus funciones. Cabe señalar que se
requiere de acuerdo a lo importante del proceso estudiado, que el mismo se
lleve a cabo con la participación de todas las unidades involucradas.
Objetivo 2
Describir los actuales procesos de cuentas por cobrar que se ejecutan en la
empresa Redimak Fábrica Compresores C.A.
ÍTEM 5
sLos procesos de cobranza de la empresa son planificados?
CUADRO 10Planificación del Proceso
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |6 |100 |
|No |0 |0 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 5. Planificación del Proceso. Elaborado con los datos del cuadro 10.
(2.010)
Análisis
De acuerdo a lo expresado por el 100 % de los encuestados manifestó que los
procesos de cobranza de la empresa son planificados. Ver cuadro 10 y gráfico 5.
A pesar de las respuestas la autora entiende que en el área de cobranzas no se
planifica realmente, si no más bien se establece una lista de tareas.
ÍTEM 6
sEsta planificación contempla la definición de objetivos y metas tomando en
cuenta al personal que labora en el área de cobranzas?
CUADRO 11
Objetivos y Metas
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |1 |17 |
|No |5 |83 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 6. Objetivos y Metas. Elaborado con los datos del cuadro 11. (2.010)
Análisis
Tal y como ha quedado evidenciado en el cuadro 11 así como en el gráfico 6, la
planificación efectuada en la empresa Redimak Fábrica Compresores C.A ,no
contempla la definición deobjetivos y metas tomando en cuenta al personal que
labora en el área de cobranzas, habiéndolo indicado así el 83% de los
encuestados.Por otra parte el 17 % respondió de forma positiva. Esto dificulta
entonces la obtención de una planificación acorde con las necesidades del área
de cobranzas.
ÍTEM 7
sSe organizan los procesos de cobranza de acuerdo a las funciones de cada
trabajador?
CUADRO 12
Organización
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |3 |50 |
|No |3 |50 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 17 .Organización. Elaborado con los datos del cuadro 12. (2.010)
Análisis
Luego de haber procesado los datos alcanzados con este ítem, se determinó que
el 50 % de los encuestados considera que los procesos de cobranza no se
organizan de acuerdo a las funciones de cada trabajador. Por su parte el otro
50 % respondió de manera positiva. Estos datos están contenidos en el cuadro 11
y en el gráfico 17, y evidencia la ausencia de otro importante principio de
carácter administrativo en la ejecución de los procesos de cobranzas.
ÍTEM 8
sSe implementan criterios de control en los procesos de cobranza ejecutados en
el departamento?
CUADRO 13
Control
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |1 |17 |
|No |5 |83|
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 8 .Control. Elaborado con los datos del cuadro 13. (2.010)
Análisis
En la empresa Redimak Fábrica Compresores C.A., y de acuerdo a lo expresado por
el 89 % de los encuestados, no se implementan criterios de control en los
procesos de cobranza allí ejecutados. Por su parte el 17 % restante respondió
de manera afirmativa. La no aplicación de este principio administrativo en el
marco del proceso estudiado impide que el mismo sea eficiente, siendo esto un
factor a tomar en cuenta al momento de diseñar la propuesta que constituye el
objetivo de esta investigación. Ver el cuadro 13 y el gráfico 8
ÍTEM 9
sAl no alcanzarse lo establecido en la planificación se le efectúa
retroalimentación al personal del área?
CUADRO 14
Retroalimentación
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |2 |33 |
|No |4 |67 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 9 .Retroalimentación. Elaborado con los datos del cuadro 14. (2.010)
Análisis
Se desprende de los datos captados con este ítem, y de acuerdo a lo expresado
por el 67 % de los encuestados, en el área de cobranzas de la empresa Redimak
Fábrica Compresores C.A., no se efectúa retroalimentación al personal cuando no
se alcanza lo establecido en la planificación.Por su parte el 33 % respondió
afirmativa. Esta constituye unasignificativa debilidad que impide la eficiencia
en las gestiones de cobranzas. Estos datos están reflejados en el cuadro 14 y
en el gráfico 9.
Del Objetivo
Definir los Lineamientos Estratégicos para la Optimización de las Cuentas por
Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A
ÍTEM 10
sSe cuenta en los procesos de cobranza con una dirección motivadora?
CUADRO 15
Dirección Motivadora
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |1 |17 |
|No |5 |83 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 10. Dirección Motivadora. Elaborado con los datos del cuadro 15.
(2.010)
Análisis
En los procesos de cobranza de la empresa Redimak Fábrica Compresores C.A., no
se cuenta con una dirección motivadora, de acuerdo a lo expresado por el 83 %
de los componentes de la población que fuera objeto de estudio. Por su parte el
17 % restante respondió de manera afirmativa, tal y como está reflejado en el
cuadro 15 y en el gráfico 10.Se evidencia una vez más y en el marco del proceso
estudiado, la ausencia de otro principio administrativo en la empresa Redimak
Fábrica Compresores C.A.
ÍTEM 11
sLos actuales niveles de mora en las cobranzas de la empresa son bajos?
CUADRO 16
Niveles de Mora
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |0 |0 |
|No |6 |100|
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 11. Niveles de Mora. Elaborado con los datos del cuadro 16. (2.010)
Análisis
En la empresa Redimak Fábrica Compresores C.A., los actuales niveles de mora en
las cobranzas de la empresa no son bajos, habiéndolo expresado así el 100 % de
los componentes de la población que fuera objeto de estudio. Estos datos están
contenidos en el cuadro 16 y en el gráfico 11, y ponen de manifiesto la
ineficiencia con que se llevan a cabo las gestiones referidas a cobranzas en la
empresa Redimak Fábrica Compresores C.A.
ÍTEM 12
sSe les notifica a los clientes sobre el vencimiento de su deuda?
CUADRO 17
Vencimiento de Deuda
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |1 |17 |
|No |5 |83 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 12. Vencimiento de Deuda. Elaborado con los datos del cuadro 17.
(2.010)
Análisis
Al observarse el cuadro 17 así como el grafico 12, se puede apreciar que el 83
% de los componentes de la población objeto de estudio respondió ante la formulación
de este ítem, de manera negativa. Por su parte el 17 % restante, indicó que no
hay notificación a los clientes sobre el vencimiento de su deuda Se entiende
entonces que la empresa no le hace un seguimiento constante a la situación de
los clientes, lo que incide en el hecho de que los niveles de mora sean
elevados.
ÍTEM 13sEn los procesos de cobranza se cuenta con herramientas de informática
adaptadas a los requerimientos?
CUADRO 18
Herramientas de Informática
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |0 |0 |
|No |6 |100 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 13. Herramientas de Informática. Elaborado con los datos del cuadro 18.
(2.010)
Análisis
Las herramientas de informática que se utilizan para los procesos de cobranza
en la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A. no se adaptan a los
requerimientos establecidos, habiendo sido esto expresado por el 100 % de los
encuestados. Hay que destacar que esto se refiere al software, incidiendo esto
en la calidad del proceso, ya que no se almacena adecuadamente la información.
ÍTEM 14
sEl personal de nuevo ingreso al área de cobranzas es instruido en las
características de sus funciones y responsabilidades?
CUADRO 19
Nuevos Ingresos
|ALTERNATIVA |FRECUENCIA |% |
|Si |2 |33 |
|No |4 |67 |
|TOTAL |6 |100 |
Fuente: Elaborado con las respuestas del Cuestionario. 2.010
Gráfico 14. Nuevos Ingresos. Elaborado con los datos del cuadro 19.
(2.010)Análisis
El personal de nuevo ingreso al área de cobranzas de la empresa Redimak Fábrica
de Compresores C.A., no es instruido en las características de sus funciones y
responsabilidades, esto de acuerdo a lo expresado por el 67 % de los
encuestados. De igual manera, es necesario indicar que el 33 % respondió de
manera afirmativa. Se entiende entonces que no todos los trabajadores del área
de cobranzas recibieron la instrucción requerida exige la importancia del
cargo. Ver cuadro 19 y el gráfico 14.
Conclusiones del Diagnóstico
Culminado el proceso de análisis e interpretación de los datos capturados con
los instrumentos respectivos, a continuación se procede a indicar las
conclusiones establecidas.
Del Objetivo 1
Identificar las características organizativas de la empresa Redimak Fábrica
Compresores C.A.
– La empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A es de carácter privado, está
ubicada en la ciudad de Maracay- Edo Aragua, y se dedica a la fabricación de
compresores de aire, bombas de agua, sistemas hidroneumáticos, escaleras de
aluminio y tuberías cromadas.
– La comunicación de la empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A, e
manifiesta en sentido vertical y horizontal, mientras que la autoridad lo hace
en sentido vertical descendente.
– La organización está definida en un estructura simple y formal, estando
representada en un organigrama vertical lineal. Destacándose que la empresa
Redimak Fábrica de Compresores C.A cuenta con una unidad organizativa
responsable de llevar a cabo los procesos de cobranzas de la misma.
– En los procesos de cobranzas llevados en la organización no se aplican
lineamientos o políticas formalmente establecidas por una parte y por otra,
este mismo proceso carece de la supervisión requerida lo que impide que se
alcancen los resultados esperados.
Del Objetivo 2
Describir los actuales procesos de cuentas por cobrar que se ejecutan en la
empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A.
– En la empresa Redimak Fábrica Compresores C.A. losprocesos y gestiones de
cobranza no obedecen a una planificación establecida, lo cual se desprende del
hecho de que no establecen objetivos y metas. Otro importante aspecto o
principio administrativo que no es tomado en consideración generalmente es el
que se refiere a la organización, lo que impide que no se efectúen dichos
proceso de manera efectiva.
– Otra debilidad significativa que caracteriza a las cobranzas en la empresa
Redimak Fábrica de Compresores C.A., es la carencia de controles que permitan
determinar los niveles cobrados en un período determinado.
– La retroalimentación representa otro proceso ausente en la cobranzas que se
llevan a cabo que impide que el trabajador del área sepa de los avances del
proceso.
Del Objetivo 3
Definir los Lineamientos Estratégicos para la Optimización de las Cuentas por
Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A
– La dirección en el área de cobranzas de la empresa no es motivadora, lo que
genera un clima laboral poco propicio para que el personal cumpla sus
funciones.
– Las herramientas de informática en lo que respecta al software no se adaptan
a las necesidades y requerimientos de la organización, y que demanda este
importante proceso de carácter administrativo. En consecuencia la propuesta
debe tomar en consideración este aspecto en su diseño.
– El personal de nuevo ingreso al área de cobranzas de la empresa Redimak no
cuenta con la instrucción requerida para familiarizarse con las características
del cargo.
CAPITULO IV
LAPROPUESTA
LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR PARA
LA EMPRESA REDIMAK FÁBRICA DE COMPRESORES C.A.
Justificación de la Propuesta
La propuesta de lineamientos estratégicos para la optimización de las cuentas
por cobrar para la empresa Redimak Compresores C.A., justifica su eventual
puesta en marcha en esta organización de carácter empresarial, ya que cuenta
con las características requeridas e idóneas desde el punto de vista
administrativopara constituirse en una fundamental fortaleza, al propiciar la
necesaria eficiencia en la ejecución de los procesos inherentes a cuentas por
cobrar. En este sentido, es importante indicar que esta propuesta integrará
comunicacionalmente a aquellas unidades organizativas de la empresa Redimak
Compresores C.A. involucradas en los procesos referidos a cuentas por cobrar.
Por otra parte, la propuesta al establecer lineamientos estratégicos claros y
precisos para llevar a cabo los procesos de cobranza, facilitará de manera
significativa la ejecución de los mismos en un marco de eficiencia, derivado de
una mejor comunicación así como de la necesaria supervisión y planificación.
La propuesta alcanzada así como su eventual puesta en marcha en la organización
Redimak Compresores C.A., generará el incremento de los niveles de cobranzas
alcanzados, y por ende de recursos financieros obtenidos de los procesos de
venta y comercialización de los productos que elabora y comercializa,
consolidándose así la organización en el mercado en el cual opera. Se entiende
entonces que a través de la propuesta y al incrementarse la captación de los
recursos financieros, Redimak Compresores C.A., podrá responder oportunamente a
los proveedores de insumos y servicios.
De igual manera la propuesta incluye responsables de ejecución, lo cual
permitirá establecer deficiencias que pudieran surgir en la realización de los
procesos de cuentas por cobrar, en base al personal involucrado facilitándose
así la supervisión, planificación y la necesaria retroalimentación para la
optimización de los mismos.
Fundamentación de la Propuesta
Con el objetivo de alcanzar una adecuada estructuración de la propuesta de lineamientos
estratégicos para la optimización de las cuentas por cobrar para la empresa
Redimak Compresores C.A., y alcanzar los objetivos establecidos para erradicar
la situación problemática que la afecta, se llevó a cabo una revisión
bibliográfica que generó la fundamentación necesaria. En este contexto,
cabedestacar que se revisaron y analizaron diversas obras pertenecientes a
autores reconocidos en el área administrativa, particularmente en lo
concerniente a lineamientos y cuentas por cobrar, habiéndose tomado de las
respectivas obras un conjunto definiciones y principios, que le proporcionaron
un mejor entendimiento de la problemática estudiada a la autora y así diseñar
una adecuada propuesta.
Entre los autores considerados cabe mencionar; Chiavenato, Franklin y Porter,
que orientaron a la investigadora en aspectos tan fundamentales como cuentas
por cobrar, gestiones de cobranzas, así como en la definición de procedimientos
y técnicas en esta área. Por otra parte, la propuesta también obtuvo fundamentación
en toda la información recabada con los instrumentos de captura de información,
el cual fue aplicado a fuentes de primera mano, y que generaron una perspectiva
precisa de la problemática que en cuentas por cobrar afecta en la actualidad a
la la empresa Redimak Compresores C.A.
Objetivos de la Propuesta
General
Generar la optimización de los procesos de cuentas por cobrar para la empresa
Redimak Compresores C.A.
Específicos
– Establecer los lineamientos para la ejecución de los procesos referidos a cuentas
por cobrar en la empresa Redimak Compresores C.A.
– Describir los procedimientos para la ejecución de las cuentas por cobrar en
la empresa Redimak Compresores C.A.
– Definir un marco operativo idóneo para el control de los procesos de cuentas
por cobrar en la empresa Redimak Compresores C.A.
Estructura de la Propuesta.
La propuesta de lineamientos estratégicos para la optimización de las cuentas
por cobrar para la empresa Redimak Compresores C.A, posee una estructura que
obedece a los objetivos específicos que la definen. A continuación se describe
la estructura de la presente propuesta;
Objetivo 1
Establecer los lineamientos para la ejecución de los procesos referidos a
cuentas por cobrar en la empresa Redimak Compresores C.A.
Lineamientos
– Esresponsabilidad exclusiva del área de administración llevar a cabo las
gestiones de cobranzas ante los clientes de la empresa.
– Llevar un registro detallado en herramientas de informática de las deudas que
mantengan los clientes con la empresa.
– Revisar constantemente los registros de deudores de la empresa.
– Las gestiones de cobranzas se orientaran a aquellas facturas cuya antigüedad
de emisión se ubique en 30 días y cuyo saldo deudor supere los Bs. F 1.000.
– Deberá contactarse al deudor al siguiente día de vencerse la factura a manera
de recordatorio.
– Los únicos trabajadores autorizados para recibir y procesar abonos por parte
de los clientes deudores son los adscritos al área de administración de la
empresa.
– Si transcurridos cinco (5) días luego de vencerse la factura, el cliente no
ha cancelado, deberán efectuarse gestiones de cobranzas.
– En caso que hubieren trascurrido un mes y el cliente no pague, se cargaran
intereses de mora por 10 % y de manera inmediata se le suspenderán los
créditos.
– Todo cliente que transcurrido 60 dias no hubiese cancelado su respectiva
factura será remitido al departamento legal de la empresa.
Objetivo 2
Describir los procedimientos para la ejecución de las cuentas por cobrar en la
empresa Redimak Compresores C.A.
PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS
Fuente: Diseño Propio. La Autora. 2010.
Objetivo 3
Definir un marco operativo idóneo para el control de los procesos de cuentas
por cobrar en la empresa Redimak Compresores C.A.
Lineamientos
– Toda la información referida a las gestiones de cobranzas efectuadas debe ser
archivada de manera detallada y ordenadamente, de manera tal que pueda se
ubicada de forma rápida y oportuna.
– La información de las cuentas por cobrar debe ordenarse de manera cronológica
por antigüedad y ser registrada en una herramienta de carácter informático.
– Efectuar análisis diarios de las cuentas vigentes y las vencidas, y emitir
reportes respectivos detallando la situación.
– Apoyarse para losprocesos para los procesos de cobranzas en el indicador de
las cuentas por cobrar, cuya fórmula es la siguiente:
VENTAS
Rotación de las Cuentas por Cobrar =--------------------
Cuentas por Cobrar
– Efectuar asientos contables en la medida que se generen los cobros
respectivos
– Diseñar e implantar formatos para llevar registro de los montos cobrados.
– Analizar los periodos de vencimiento de las cuentas por montos y porcentajes
y efectuar los registros en el formato siguiente.
Cuadro 20
Formato para Análisis de Cuentas por Cobrar
|Fecha : De ___________ A _____________ |
|ANTIGUEDAD |MONTO DE LA CUENTA |PORCENTAJE |
|Menos de 30 dias |
|30 a 60 dias |
|60 a 90 dias |
|Más de 90 dias |
|Total de Cuentas por Cobrar |
Fuente: Diseño Propio. La Autora. 2010.
Administración de la Propuesta
La propuesta de lineamientos estratégicos para la optimización de las cuentas
por cobrar para la empresa Redimak Compresores C.A. alcanzada una vez culminado
el proceso investigativo, demandará para implantación de la utilización de
recursos diversos, entre los que se encuentran los de tipo humano y
financieros. Los humanos están constituidos por el personal de administración
involucrados en el desarrollo de la propuesta, y por su parte los financieros
estarán representados por losrecursos económicos que serán requeridos para
adquirir entre otros elementos los concernientes a la herramienta de
informática. La responsabilidad de administrar estos recursos recaerá sobre la
Gerencia General.
Estudios de Costos y Financiamiento
Los costos requeridos para ejecutar la propuesta de lineamientos estratégicos
para la optimización de las cuentas por cobrar para la empresa Redimak
Compresores C.A., se ubica en Bs. F 15.500, y los mismos se detallan a
continuación
Cuadro 20
Costos de la Propuesta
Bs. F.
|CONCEPTO |COSTOS Bs. / Bs. F. |
|Herramienta de Informática |8.500.000 |8.500 |
|Papelería |2.000.000 |2.000 |
|Archivos |5.000.000 |5.000 |
|TOTAL |15.500.000 |15.500 |
Fuente: Diseño Propio. La Autora. 2010.
Estos recursos serán aportados por la empresa Redimak Compresores C.A., no
requiriéndose en consecuencia financiamiento externo.
Factibilidad Económica
Los recursos financieros para llevar a cabo la presente propuesta en el marco
de la empresa Redimak Compresores C.A., ascienden a Bs F. 15.500, destacándose
que tal cantidad está disponible en la institución, habiendo manifestado la
alta gerencia de la misma que dispuesta a aportarlos, lo que indica que la
propuesta es viable desde el punto de vista económico.
Factibilidad Psicosocial
La puesta en marcha de la propuesta proporcionara una serie de importantes
beneficios tanto a nivel del personal, fundamentalmente del área de almacén y
administración, así como a nivel de la organización en general, motivo por el
cual los trabajadores han manifestado su total apoyo a su desarrollo dentrode
la empresa Redimak Compresores C.A., y por lo tanto no se ha detectado ningún
viso de resistencia al cambio, lo que permite establecer que existe
factibilidad psicosocial .de la propuesta.
CAPITULO VI
RECOMENDACIONES FINALES
Una vez culminado el proceso investigativo que derivó en el diseño de la
propuesta de lineamientos estratégicos para la optimización de las cuentas por
cobrar para la empresa Redimak Compresores C.A., la autora está en capacidad de
emitir las recomendaciones siguientes:
aœ“ Presentar ante la alta gerencia de la empresa Redimak Compresores C.A un
detallado informe con las características y componentes de la propuesta de
lineamientos estratégicos para la optimización de las cuentas por cobrar, con
la finalidad de que se facilite su entendimiento y eventual puesta en marcha de
la organización.
aœ“ Implantar la propuesta en la empresa Redimak Compresores C.A., de acuerdo a
las características que la definen y en función a los principios que se han
establecido, apoyándose para ello en una comunicación de carácter formal que
permita transmitir al personal del área administrativa sus componentes.
aœ“ Adiestrar al personal del área administrativa en las características de los
procesos que ejecuta dentro de la organización inherente a cuentas por cobrar.
Este proceso debe ejecutarse de manera periódica o cuando así se amerite de
acuerdo a las necesidades de la organización Redimak Compresores C.A y persigue
garantizar la perfecta identificación del personla del área con sus
responsabilidades.
aœ“ Generar información oportuna referida a cuentas por cobrar de manera tal
que se disponga de una adecuada visión de la situación de las cobranzas en
general. Es este sentido es importante actualizar contablemente todos los datos
derivados de las cobranzas
aœ“ Medir la incidencia de la puesta en marcha de la propuesta en la empresa
Redimak Compresores C.A., y de ser requerido eventualmente implantar los
correctivos a que hubiere lugar.
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Sede en la Ciudad de Maracay- Edo Aragua. Trabajo Especial de Grado
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Aragua, Trabajo Especial de Grado .Universidad de Bicentenaria de Aragua
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de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. Editorial FEDUPEL.
Caracas-Venezuela.
aœ“Villaseñor, I (2005) Fundamentos de Administración Financiera. Editorial
Perason.Mexico- Dto Federal.
ANEXOS
ANEXO A
Instrumento de Validación
Maracay, 1 de Noviembre de 2009
Sr.
Presente.-
A continuación se presenta el instrumento de validación y el formato de
cuestionario a ser aplicado por la Bachiller Leonor Aguirre, titular de la
Cédula de Identidad No. V-4.225.075, en el marco del proceso de investigación
del Trabajo Especial de Grado titulado Lineamientos Estratégicos para la
Optimización de las Cuentas por Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de
Compresores C.A Ubicada en Maracay Edo Aragua, y cuyos objetivos específicos
son:
– Identificar las características organizativas de la empresa Redimak Fábrica
de Compresores C.A.
– Describir los actuales procesos de cuentas por cobrar que se ejecutan en la
empresa Redimak Fábrica Compresores C.A.
– Definir los Lineamientos Estratégicos para la Optimización de las Cuentas por
Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de Compresores C.A., Ubicada en Maracay
Edo Aragua.
Sin otro particular al cual hacer referencia, se despide de Ud.
Atentamente,
___________________
Br. Leonor Aguirre
C.I. V: 4.225.075
ANEXO: Cuestionario e Instrumento de Validación.
|ÏTEM |CUESTIONARIO |SI |NO |
|1 |sCuenta la organización con un departamento responsable de efectuar las
cobranzas de la empresa? |
|2 |sEste departamento ejecuta los procesos referidos a cobranzas en base a
lineamientos o políticas formales? |
|3 |sEl personal del área de cobranzas es supervisado en el cumplimiento de sus
funciones? |
|4 |sMantiene el personal del área de cobranzas comunicación formal para la
ejecución de sus funciones con el |
resto de la organización? |
|5 |sLos procesos de cobranza de la empresa son planificados? |
|6 |sEsta planificación contempla la definición de objetivos y metas tomando en
cuenta al personal que labora en |
el área de cobranzas? |
|7 |sSe organizan los procesos de cobranza de acuerdo a las funciones de cada
trabajador? |
|8 |sSe implementan criterios de control en los procesos de cobranza ejecutados
en el departamento? |
|9 |sAl no alcanzarse lo establecido en la planificación se le efectúa
retroalimentación al personal del área? |
|10 |sSe cuenta en los procesos de cobranza con una dirección motivadora? |
|11 |sLos actuales niveles de mora en las cobranzas de la empresa son bajos? |
|12 |sSe les notifica a los clientes sobre el vencimiento de su deuda? |
|13 |sEn los procesos de cobranza se cuenta con herramientas de informática
adaptadas a los requerimientos? |
|14 |sEl personal de nuevo ingreso al área de cobranzas es instruido en las
características de sus funciones y |
responsabilidades? |
Validación de Instrumento
Juicio de Expertos
|ITEM |Metodologo |Administrador |Contador Publico |
|1
|2
|3
|4
|5
|6
|7
|8
|9
|10
|11
|12
|13
|14
Escala de Validación
|Criterio |Puntuación |
|Deficiente |1 |
|Regular |2 |
|Bueno |3 |
|Muy Bueno |4|
|Excelente |5 |
ANEXO B
Constancia de Validación
Constancia de Validación
Quien suscribe, Dr. José Herrera, metodólogo en ejercicio mediante la presente
hago constar que las Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos del
Trabajo Especial de Grado titulado Lineamientos Estratégicos para la
Optimización de las Cuentas por Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de
Compresores C.A., Ubicada en Maracay Edo Aragua, elaborado por la Bachiller
Leonor Aguirre C.I.; V-4.225.075, y aspirante al título de Licenciada en
Administración de Empresas reúne los requisitos necesarios y suficientes para ser
considerados válidos y confiables, y por lo tanto para ser aplicados en el
logro de los objetivos que se desean obtener.
Constancia que se expide a solicitud de la parte interesada a los cuatro días
del mes de Noviembre del año dos mil diez.
Atentamente,
________________________________
Dr. José Herrera
7.115.318
Constancia de Validación
Quien suscribe, Lic María Herrera, Administradora en ejercicio mediante la
presente hago constar que las Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
del Trabajo Especial de Grado titulado Lineamientos Estratégicos para la
Optimización de las Cuentas por Cobrar para la Empresa Redimak Fábrica de
Compresores C.A., Ubicada en Maracay Edo Aragua, elaborado por la Bachiller
Leonor Aguirre C.I.; V-4.225.075, y aspirante al título de Licenciada en
Administración de Empresas reúne los requisitos necesarios y suficientes para
ser considerados válidos y confiables, y por lo tanto para ser aplicados en el
logro de los objetivos que se desean obtener.
Constancia que se expide a solicitud de la parte interesada a los cuatro días
del mes de Noviembre del año dos mil diez.
Atentamente,
