El objetivo de esta filosofía de origen
japonés es fomentar la calidad al grado que se convierta en una forma de
vida.
Para mejorar en aspectos de calidad existe una filosofía que
data de los años sesenta. Se le conoce como las 5
“S” (cinco eses) y en su enfoque primordial es hacia los conceptos
mas basicos y universales de la calidad: orden, limpieza y
disciplina. Al arraigarse éstos, se forma una cultura
personal de trabajo que poco a poco se convierte en una cultura organizacional
hacia la calidad.
Las 5 “S” corresponden a los conceptos en japonés (seiri,
seiton, seiso, seiketsu y shitsuke), que en
español se traducen como:
seleccionar, ordenar, limpiar, seguir los estandares y autodisciplina. Conviene analizar cada uno de ellos por separado.
1. SEIRI (Seleccionar): El arte de liberarse de las cosas.
El énfasis de esta primera “S” esta
en mantener sólo necesario, es decir, en seleccionar lo que ya no le
sirve y tirarlo o darlo a quien sí pueda servirle. Y es que sí lo mantiene, únicamente le quita espacio
y desorganiza sus cosas. Un criterio
comúnmente usado es: “sí no lo usé en el ultimo
año, seguramente no lo volveré a necesitar”. Defina lo suyo y seleccione entre sus cosas. Inicie en su casa, continúe en su oficina y siga en la
planta, los almacenes, los laboratorios, etcétera.
Cultura Abierta al Cambio.
Como se deduce, las 5 “S” implican metodología sencilla y
hasta cierto punto lógica ydemasiado obvia, Es, sin embargo, muy
poderosa, ya que representa el “prototipo” de un esfuerzo de mejora
continua en la que puede y debe- participar todo el personal de una
organización, sin importar su puesto, tipo y cantidad de
educación, conocimientos y expectativas de lo que es o debe ser la
calidad
El logro de una implementación exitosa de las 5 “S” deja a
cualquier organización con una cultura abierta al cambio. Se trata,
pues, de la plataforma perfecta hacia un cambio
cultural. Como lo manifestó Takashi Osada, “si puedes hacer las 5
“S”, puedes hacer lo que sea”.
Para ello es importante saber qué documentar y qué no, en
qué casos agrega valor y en qué otros sólo complica la
operación.
5. SHITSUKE (Autodiciplina): Convertir las cuatro “S” en una forma
natural de actuar.
Inicio de la mejora continua, esta “S” involucra dos ingredientes
importantes: disciplina y compromiso.
La primera (Disciplina) se alcanza, practicando y volviendo a practicar hasta
que, usar los estandares establecidos, se
convierta en un habito.
El compromiso va mas alla: es entusiasmo, persistencia en el
logro de los fines, tener “puesta la camiseta”, querer ser mejor
cada día, predicar con el ejemplo.En suma, es el corazón de
todos los procesos de mejora.
Esta idea no sólo se refiere a optimizar el
espacio físico, sino que también incluye nuestras actividades y
procesos ¿Cierto proceso añadevalor o únicamente la quita
tiempo? Mejore sus procesos y hagalos mas
eficientes.
¿Por qué seiri en una de las “S”
mas difíciles de aplicar? Por que los seres humanos tendemos
por naturaleza a atesorar cosas. Por
ejemplo, la mayoría no usamos la mitad de nuestro guardarropa, por que
ya no nos queda, no nos gusta o no nos sirve y sólo esta en
nuestros cajones arrugando lo que sí usamos. Otro ejemplo
típico se da en la oficina, en donde tenemos pilas enormes de papeles
cuyo contenido ya ni recordamos. Y
lo que es peor, no encontramos lo que necesitamos, por lo que debemos hacerlo
de nuevo.
Todo esta da una imagen poco agradable de nuestras
areas de trabajo, no volvemos insuficientes y siempre estamos de mal
humor. Sí es importante mantener ciertas cosas,
pero es igualmente importante liberarse de otras.
2. SEITON (Ordenar): Un lugar para cada cosa y cada
cosa en su lugar.
Dependiendo del nivel organizacional, el personal debe
dedicar cierto porcentaje de su tiempo a desempeñar actividades
operativas, pero sin olvidar la planeación, la cual sustenta la mejora
continua. Una premisa importante es que a mas
alto nivel organizacional, mayor dedicación a la planeación y
menor a la operación y viceversa.
A pesar de esta distinción, la realidad en las organizaciones es otra:
gran parte del
personal dedica su tiempo a “apagar fuegos”. No se extrañe
si, a pesar de estar en niveles medios, ocupa su tiempobasicamente en la
operación. Es mal de muchos, pero tampoco se conforme: ¡haga algo!
Así seiton se refiere a organizar. La idea es
que lo que ha decidido mantener en la primera “S” lo organice de tal forma que cada cosa tenga una ubicación clara y
así, esté disponible y accesible para que cualquiera lo pueda
usar en el momento que se necesite. No hay que olvidar que tan importante es
saber localizar algo como poder regresarlo al lugar que
le corresponde.
Recuerde que cuando tiene las cosas ordenadas de tal
forma que pueda acceder a ellas en el momento que lo requiera, entonces es
mas eficiente en el uso del
tiempo. Para lograrlo debe facilitar el sacar
y el guardar las cosas, debe asignarles el lugar adecuado dependiendo de la
frecuencia de uso y de quién o quienes lo
emplean. Cada cosa, pues, debe poder ser localizada por
cualquiera; debe ser facil de encontrar, sacar y devolver a su lugar.
Es fundamental poder detectar faltantes y saber quién los tiene.
3. SEISO (Limpiar): Hacer el trabajo mas eficiente al crear un lugar de trabajo impecable.
Mas que sólo mantener las cosas limpias, esta “S”
implica una filosofía y un compromiso de ser
responsables en todos los aspectos. El éxito de la
“limpieza” de una organización depende de la actitud y
compromiso de todo personal. Tenga presente que la calidad no es
responsabilidad del
departamento de calidad.
Limpiar no significa únicamente la acción de
tomar el trapo ysacudir el polvo. Es algo mas profundo; se trata
de identificar las causas por las cuales las cosas y los procesos no son como
deberían ser (limpieza, orden, defectos, proceso, desviaciones,
etcétera), de forma tal que se pueda tener la capacidad para solucionar
estos problemas de raíz, evitando que se repitan.
Durante esta etapa es muy común el uso de
herramientas para la calidad, tales como
lo diagramas de Ishikawa, los graficos de Pareto y los diagramas de
afinidad y de arbol, entre otras.
4. SEIKETSU (Estandarizar): Cómo mantener y controlar las tres primeras
“S”.
Para lograr esto podemos aprovechar y utilizar métodos de
control visual, procedimientos, listas de verificación. Diagramas de flujo, etcétera. Lo importante
aquí es que estas “guías” sean
visibles, accesibles y faciles de entender por todos. En
la medida en que esto sea así, las personas involucradas las podrían
seguir en forma transparente y sin cuestionamientos. Si
no estandariza, cada quien hara las cosas a su modo, evaluara
bajo su propio criterio y no se podran mantener las 5 “S”.
Al hablar de estandarización tenemos que referirnos
necesariamente a llevar sistemas y controles documentados. Con las tendencias de ISO 9000, en muchos foros se ha discutido
esto, en especial si el documentar burocratiza o no una organización.
Las Cinco Eses
Dirección de Calidad
Abril 2005
