INTRODUCCIÓN
A LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-OPERATIVOS A TRAVÉS DE LOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
DEFINICIÓN DE SISTEMA
Es un conjunto de elementos organizados que tratan de alcanzar un fin común,
una meta.
DEFINICIÓN DEPROCEDIMIENTO
Son pautas o lineamientos a seguir, estos por lo general son estándares para su
aplicación.
DEFINICIÓN DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Es un proceso en el cual se establecen una serie de
lineamientos, a través de éstos, un conjunto de elementos tratan de alcanzar
una meta común. Específicamente en este caso la meta es optimizar las
operaciones administrativas que tienen que ver con
a. Cuentas por Cobrar.
b. Cuentas por Pagar.
c. Archivos.
d. Contratos.
e. Registros Contables.
f. Ordenes de Compras.
La técnica que se utilizará serán los Diagramas de Flujo o Flujogramas mediante
los cuales se hace una representación gráfica detallada de una operación
determinada, desde el mismo momento que se inicia hasta que termina. Para realizar
la representación se usa una simbología internacionalmente reconocida donde se
tiene
El uso de esta serie de símbolos es muy común, pero existe casos donde la misma
figura puede tener diferentes connotaciones, también hay que mencionar que
existen más figuras, las presentadas en la tabla anterior son las que se
utilizarían para representar gráficamente los procedimientos administrativos y
operativos que de manera escrita existen ya en la organización. Esta
ilustración gráfica fundamentada bajo un enfoque
sistémico trata de describir de manera visual una serie de especificaciones a
través de las cuales la empresa ejecuta sus funciones. Se dice que se utiliza
la teoría de sistemas debido a que se produce una entrada, es decir inicio de
las actividades u operaciones. Luego se desarrolla o se lleva
o cabo, hasta llegar a una finalización. En todo este
proceso se produce en todo momento retroalimentación entre las partes.
PROCEDIMIENTO O SECUENCIA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO
Son básicamente tres
a. Entrada: consiste en la captura de la información o datos, recopilación y
registro.
b. Proceso
b.1. Procesamiento de los Datos: Procesar los datostratando de no cometer
errores.
b.2. Mantenimiento de Archivos: Actualización de la
información y manejo de operaciones.
c. Salida: Esto no es más que la preparación de informes.
EJEMPLO DE UN SISTEMAS DE CUENTAS POR PAGAR
Procesan y almacenan los detalles referentes a las cantidades que deben ser
pagadas, por concepto de compras, servicios, gastos etc.
Enfoque Sistémico de las Cuentas por Pagar
a. Insumos: Factura, conformada por la unidad solicitante además que la orden
de compra y establecimiento de las formas de pago.
b. Proceso: pagos a Proveedores, reposiciones de caja, pagos de servicios,
verificación de soportes de pagos etc
c. Salida: Cheque o efectivo a través del
cual se realiza el pago.
Así como estos se
pudiesen mencionar un sin número de casos tanto a nivel administrativo como a nivel operativo.
METODOLOGÍA PARA LA REPRESENTACIÓN GRAFICA DE UN
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO OPERATIVO.
1. Se debe manejar toda la información necesaria con respecto a los
procedimientos, funciones, actividades etc
2. Esta información debe ser desglosada por cada elemento que interviene en el
sistema
3. Luego se debe utilizar el computador como
herramienta de trabajo para comenzar a representar gráficamente los vínculos
que existen entre los elementos del sistema,
utilizando colores o algún tipo de referencia cuando se repitan algunas figuras , esto permitirá una mejor apreciación del diagrama. Es
recomendable ser muy ordenado, así como también tratar de no
sobrecargar el gráfico con imágenes innecesarias.
4. Cuando se considere necesario colocar algún texto, este
puede indicarse dentro de la figura de forma muy abreviada, es solo una
referencia. También pueden colocarse leyenda para garantizar
la comprensión de lo que gráficamente se quiere señalar.
APLICACIÓN PRACTICA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
REPRESENTACIONES GRAFICAS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS
Procedimientode Pago
Contabilidad: en base a un documento de cobro en original y una copia, prepara
cheque en original y recibo en original y tres copias, se archiva la tercera
copia del
recibo en un archivo permanente. El original del documento de cobro
y primera copia es archivado de forma temporal. Contabilidad envía a caja
original de cheque y original del recibo con primera y segunda
copia.
Caja: recibe original de cheque y original del recibo con
primera y segunda copia. Cuando llega el cobrador hace firmar el recibo y
entrega el cheque y segunda copia del recibo.
Cobrador: recibe el cheque y segunda copia del recibo y aplica
procedimiento de recepción de fondos según su organización.
Caja: archiva original del recibo y primera copia temporalmente, procesa una
relación diaria de pago en original y una copia junto con el recibo en original
y copia archivando la primera copia de la relación de pago y primera copia del
recibo de cobro en un archivo permanente y envía a contabilidad original de la
relación de pagos y recibo de cobro.
Contabilidad: recibe original de la relación de pago y original del recibo de cobro
conjuntamente con el original del
documento de cobro y primera copia que se encuentra en el archivo temporal y
así elabora las procedimientos contables.
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