UNIDAD EDUCATIVA FRANCISCANA “SAN ANDRES”

TEMA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Tercero de bachillerato Físico – Matematico

1.- EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En muchos países el tema de los archivos ya sean físicos o digitales los consideran practicamente como el cerebro de un a compañía o empresa, los países como Canada, Estados Unidos, Alemania, entre otros tiene personal calificado para este tipo de trabajo y ellos tienen normas, procedimientos, reglas, estandares y políticas para el correcto y adecuado manejo, capacitando constantemente personal.

Se ha detectado q la mayoría de empresas a nivel general no tiene un correcto manejo y control de los documentos. Muy pocas son las compañías que tienen conocimiento de cual es el debido tratamiento que se deben dar a dichos documentos. Es importante realizar el estudio para implementar los procesos del sistema de administración de documentos durante el proyecto.

Se han tenido problemas siempre con la documentación desde su inicio,durante el desarrollo y cierres de proyectos, todo se debe a que la documentación no tiene un lineamiento claro y específico para cada uno de los documentos del proyecto.


Este tema es de mucho interés para las empresas que estan dedicadas al negocio de estudios de factibilidad, ingeniería, gerenciamiento de proyectos. El objetivo principal es tener una directriz clara para los archivos físicos y digitales completamente actualizados.


2.-LA PROPUESTA

Esta programada para realizar paso a paso un manual de procedimientos correctamente organizados y bien definidos en la compañía, los mismos que nos lleve a ser mejores que la competencia.

Con el manual de sistema de administración de documentos podra mejorar su calidad de servicio, esto a producido la necesidad de buscar optimizar los recursos requeridos en los procesos estratégicos y principales durante las diferentes fases d un proyecto, de manera que la compañía de a conocer a sus clientes que es eficiente y eficaz en todos sus departamentos.

Esta investigación es conveniente para la correcta gestión empresarial de cada uno de los departamentos la que debe partir del analisis de las actividades en relación a los archivos electrónicos y digitales, que son las organizadoras de las mismas y que buscan la optimización en la ejecución de este tema y que a la larga tendra un impacto positivo sobre los costos presupuestados.

3.-OPERACIONALIZACION

En el presente estudio lo que se busca como fin es tener mayor información de los sistemas de control de documentos existentes para uso y beneficio de la empresa, porlo cual se lograra obtener una mayor eficiencia en su utilización.

3.1.- Variable independiente

Mejorar el sistema de administración de documentos, optimizando tiempos, reduciendo costos innecesarios

Variable independiente | Descripción | Indicadores |
Implementar un sistema de control de documentos | Investigar los diferentes sistemas de control de documentos existentes en diferentes empresas | Ofrecer un sistema de calidad eficienteNo existe un conocimiento apropiado para la utilización dicho sistema |

3.2.- Variable dependiente

* Información clara y precisa del manejo de documentos
* Estudio de campo para determinar oportunidades e implementar un sistema de calidad de la documentación

Variables dependientes | Descripción | Indicadores |
* Información clara y precisa del manejo de documentos * Estudio de campo para implementar un sistema de calidad de la documentación | * Recopilar y analizar información precisa de la distribución de documentos * Analizar información precisas del sistema | * Se desconoce por parte de la empresa el sistema de control de documentos * No existe conocimiento de sistemas de control de documentos |


4.- OBJETIVOS

4.1.- Objetivo general

Elaborar un manual de procedimientos para la administración de documentos para el proyecto a futuro, regular y mejorar el tema de la gestión documental de la empresa

4.2 Objetivos específicos

Implementar procedimientos, reglas en el manejos de documentos durante para el proyecto a futuro

5.- MARCO REFERENCIAL

Este procedimiento tiene que vercon todos los documentos que son parte del sistema de gestión de calidad y q se encuentran detallados de documentos.

La labor de la administración de documentos debe ser completamente organizada y ordenada, debido a que si no se cumplen los requerimientos de estos estamentos del estado, el contrato para la adjudicación de proyectos pueden ser o aprobados o rechazados, siendo este ultimo lo mas crítico por que no se estaría realizando una buena gestión de calidad y por ende no seria buena la reputación de cualquier compañía.

Es responsabilidad del coordinador de control de documentos, controlar y distribuir todos los documentos del sistema, guardando estos en medios electrónicos y en forma impresa.

6.- SISTEMA DE HIPÓTESIS

Hi: Crear un manual de procedimientos para la administración de documentos nos ayuda en forma rapida y con eficiencia a encontrar la información requerida,

Hi: Permite una evaluación completa y calificación del sistema de administración y control de documentos

Hi1: El adecuado control y manejo de los documentos ayuda a la eficiencia de las compañías sujetas a un buen sistema de control de documentos

Hi2: La conservación de los documentos depende mucho de el area en donde su guarde los documentos

Hi3: La organización de los documentos según el modelo de cada empresa facilita la búsqueda de los documentos importantes y requeridos por los clientes y personal de la empresa

Hi4: Garantizar la recuperación cuando haya alteraciones para preservar el dato original

7.- METODOLOGIA

Lo mas importante de esta investigación es laobtención de información requerida, la misma que debe ser lo mas real posible.

Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades o tareas referentes al manejo, uso y control de los documentos

7.1.-Tipo de investigación

Descriptiva

Estructurar el plan general de investigación, es necesario para el investigador, ya que de esta manera alcanzara las respuestas necesarias a las hipótesis planteadas .Este tipo de investigación permite obtener información valida, y sobre todo una información que se pueda interpretar facilmente.

7.2 Población y muestra

Para mi investigación tomaremos a nuestros clientes para realizar encuestas y d esa manera determinar que la elaboración del manual de procedimientos para la administración de documentos es realizable.

7.2.1 Población

Para nuestro estudio de investigación nuestra población sera de 10 clientes

7.2.2.- Muestra

Esta sera representada por la misma población de clientes debido a q son pocas las personas que nos ayudaran a desarrollar las encuestas.

7.3 Recolección de datos

Con los 10 clientes q nos ayudaran y nos serviran de muestra. se procedera a encuestarlos y seguidamente se procedera con la recolección de datos que nos ayudara a entregar el informe respectivo.

RESULTADOS

Los resultados seran propuestos mediante la recopilación y tabulación de datos. De acuerdo con los resultados de dicha tabulación se determinara si el manual de procedimientos para la administración de documentos es factible para la utilización en el sistema de documentación y control de cada empresa

9 ANEXOS