Fases para la administración, planificación y ejecución de proyectos

¿Qué es un proyecto?


Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un resultado, un producto o un servicio
único.

Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no seran o no podran ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. Temporal no necesariamente significa de corta duración; muchos proyectos duran varios años. En cada caso, sin embargo, la duración de un proyecto es limitada. Los proyectos no son esfuerzos continuos. Temporal no es aplicable generalmente al producto, servicio o resultado creado por el proyecto. La mayoría de los proyectos se emprenden para obtener un resultado duradero. Con frecuencia, los proyectos también pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales, intencionales o no, que perduran mucho mas que los propios proyectos.

La singularidad es una característica importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental de único del trabajo de un proyecto.




¿Cómo organizar unproyecto?

La organización efectiva de un proyecto requiere en general de conocimientos y habilidades de dirección en general y de organización de proyectos en particular, conocimientos de técnicas, normas y regulaciones del area de aplicación, comprensión del entorno del proyecto y habilidades interpersonales.

Cualquier proyecto esta condicionado por una triple restricción: su tematica, el tiempo de desarrollo y su costo. La calidad de un proyecto se ve afectada por el equilibrio de estos tres factores. Los proyectos de alta calidad entregan el producto, servicio o resultado requerido dentro de la tematica planteada, puntualmente y dentro del presupuesto. La relación entre estos tres factores es tal que si cambia cualquiera de ellos, se ve afectado por lo menos otro de los factores. En este sentido, la planificación de un proyecto también debe tener en cuenta los riesgos o factores de incertidumbre que pudieran suscitarse.


El costo y las necesidades de personal son bajos al comienzo del proyecto, alcanzan su nivel maximo en las fases intermedias y caen rapidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión. Al inicio del proyecto, el nivel de incertidumbre es el mas alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es mas elevado. La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.




Planificación de un proyecto

Se pueden definir cinco grupos de procesos de dirección del proyecto, que son:
(1) grupo de procesos de iniciación:define una meta y autoriza el proyecto o una fase del mismo.
(2) grupo de procesos de planificación: define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido
para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.
(3) grupo de procesos de ejecución: integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión
del proyecto.
(4) grupo de procesos de seguimiento y control: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar
las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas
cuando sea necesario para cumplir con los objetivos.
(5) grupo de procesos de cierre: formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.



Procesos de iniciación:
Se define la meta del proyecto. Se establecen descripciones claras de los objetivos, incluidas las razones por
las cuales se supone que un proyecto específico es la mejor solución para satisfacer una demanda.
Se establecen los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los límites del proyecto, el control del alcance y los métodos de aceptación. Por lo general, la participación de los interesados en el proyecto durante la iniciación mejora la probabilidad de responsabilidades compartidas y el acuerdo de todos los interesados. Tal aceptación es crítica para el éxito del proyecto. El resultado de los procesos de iniciación consiste en definir la finalidad del proyecto, identificar losobjetivos y aprobar el inicio del proyecto.


Procesos de planificación:
Se define el plan de gestión del proyecto. Se refina la tematica o alcance del proyecto y se diseña la estructura de desglose del trabajo, es decir, se definen secuencialmente las actividades que seran necesarias para producir los distintos resultados, productos o servicios que entregara el proyecto. Se definen los estandares de calidad que se pretenden alcanzar. Se plantean los costos, la infraestructura, la logística y el personal necesario para llevar adelante el proyecto y se planifica el cronograma de ejecución. Se identifican posibles riesgos y formas de superarlos. Se planean las formas de comunicación sobre el proyecto hacia los interesados. La planificación es habitualmente progresiva y continua. Si durante la ejecución de un proyecto se producen cambios, habra que ajustar la planificación. Por ejemplo, en algunos proyectos el riesgo sera mínimo o no identificable hasta que se haya realizado la mayor parte de la planificación. En ese momento, se podra advertir que los objetivos del proyecto son demasiado ambiciosos respecto a los costos programados y cronograma planteado, lo cual implica un riesgo adicional que debe ser contemplado. Sin embargo, la retroalimentación y el refinamiento de la planificación no puede continuar de manera indefinida y debe establecerse un criterio para dar por terminado el plan.

Procesos de ejecución:
Son los procesos utilizados para abordar y completar secuencialmente lasactividades definidas en el plan de gestión del proyecto. Implican integrar y coordinar la tematica del proyecto con las personas involucradas, los recursos y los tiempos planificados para la ejecución. Incluyen procesos de capacitación del personal, la adquisición de equipamiento, el aseguramiento de la calidad de ejecución, la circulación de la información. Consumen la mayor parte del presupuesto del proyecto. Los productos entregables son producidos como salidas de los procesos ejecutados según se define en el plan de gestión del proyecto. Las variaciones en la ejecución normal pueden hacer necesaria cierta replanificación. Estas variaciones pueden incluir las duraciones de las actividades, la disponibilidad de recursos y riesgos no anticipados.


Procesos de seguimiento y control:
Son procesos realizados para observar la planificación, la ejecución y el cierre del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. El rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto. Incluyen controlar los cambios y recomendar acciones preventivas como anticipación de posibles problemas.


Procesos de cierre:
Son utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado.