El Presupuesto
1. Introducción
2. Definición de presupuesto
3. El proceso presupuestario
4. Control presupuestario
5. Elementos principales del presupuesto
6. Objetivos del presupuesto
7. Funciones del presupuesto
8. Importancia de los presupuestos
9. Ventajas que brindan los presupuestos
10. Desventajas
11. Limitaciones de los presupuestos
12. Motivos del fracaso de presupuesto
13. Clasificación de los presupuestos
14. Importancia del presupuesto en la selección de
colecciones
15. Conclusión
16. Bibliografía
INTRODUCCIÓN
El objetivo de la presente investigación es presentar un
resumen coordinado de la teoría de los presupuestos. Principios, conceptos,
términos y temas que permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas
tener una base conceptual como guía.
La forma en que se han organizado los diferentes temas
permitirá al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la
conceptualización de los presupuestos.
Aquí se tratan algunos conceptos acerca de la definición, Proceso, etapas,
control, elementos, objetivos, funciones, Importancia, ventajas, desventajas,
limitaciones, razones del fracaso y la clasificación del presupuesto.
DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO
Según Jorge Burbano (1995). El presupuesto es la estimación programada, de
manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a
obtener por un organismo en un periodo determinado.
También dice que el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los
objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias
para lograrlos.
ELPROCESO PRESUPUESTARIO
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través
de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo,
mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la
perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que
permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la
organización.
Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la
organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de
los distintos segmentos, o áreas de actividad. El proceso culmina con el
control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones
emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un
proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.
Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe
destacar dos que pueden tener la consideración de 'requisitos
imprescindibles'; así, por un lado, es necesario que la empresa tenga
configurada una estructura organizativa clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de asignación y
delimitación de responsabilidades. Un programa de
presupuestación será más eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar
adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que
contar con una estructura organizativa perfectamente definida.
El proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía mucho
dependiendo del tipo de organización de que se trate, sin embargo, con carácter
general, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integradopor
etapas:
Las etapas son las siguientes:
Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la
preparación de los presupuestos: La dirección general, o la dirección
estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las
instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y
presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de
responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica
y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo.
Elaboración de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices
recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto
considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los
objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes
correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas
que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el
comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos
planes.
Negociación de los presupuestos: La negociación es un
proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases iterativas
sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes,
programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.
Coordinación de los presupuestos: A través de este proceso se comprueba la
coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si
fuera necesario, las modificaciones necesarias y así alcanzar el adecuado
equilibrio entre las distintas áreas. Aprobación de los presupuestos: La
aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar
los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados
previstos en base de la actividad que se va a desarrollar.
Seguimiento y actualización de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto
es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control
de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder
a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las
situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que
pudieran derivarse del
nuevo contexto.
CONTROL PRESUPUESTARIO
El control presupuestario, es un proceso que permite
evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para
ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos
iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse
variaciones o desviaciones.
ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO
El presupuesto es un plan, lo cual significa que
expresa lo que la administración tratará de realizar.
Integrador
Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa.
Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del
objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento
de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la
organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por
las diferentes áreas que lo integran.
Coordinador
Significa que los planespara varios de los departamentos de la empresa deben
ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa
que debe ser expresado en unidades monetarias.
Operaciones
Uno de los objetivos primordiales del
presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener,
así como los
gastos que se van a producir. Esta información debe
elaborarse en la forma más detallada posible.
Recursos
No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la
empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de
operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:
Presupuesto de efectivo.
Presupuesto de adiciones de activos.
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO
Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe
desarrollar en un periodo determinado.
Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos
y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para
logar el cumplimiento de las metas previstas.
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure
la marcha de la empresa en forma integral.
FUNCIONES DEL
PRESUPUESTO
Planeación: que es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades,
establecer objetivos y dar una adecuada organización.
Organización: que es estructurar técnicamente las funciones y actividades de
los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.
Coordinación: Que es buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y
secciones de la empresa.
Dirección: Que es guiar las acciones de los subordinados según los
planesestipulados.
Control: Que es medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y busca
correctivos en las variaciones.
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organización, además de
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa
en unos límites razonables.
Sirven como
mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total
de acción.
Las partidas del
presupuesto sirven como guías durante la
ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y
sirven como
norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a
pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria.
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre
unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a
otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran
hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS
Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicasï‚·
mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron
asignadas.
Laï‚· dirección de la firma realiza un estudio un
estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros elhábito de
analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
De manera periódica se replantean las políticas si después de
revisarlas yï‚· evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los
objetivos propuestos.
ï‚· Ayuda a la planeación adecuada de los costos producción.
Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado
de losï‚· recursos.
Se crea la necesidad de idear medidas paraï‚· utilizar con
eficacia los limitados recursos de al empresa, dado el costo de los mismos.
Es elï‚· sistema más adecuado para establecer 'costos promedios' y
permite su comparación con los costos reales, mide le eficiencia de la
administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para
actuar con mayor efectividad.
Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones
y actividadesï‚· de la empresa.
DESVENTAJAS
Susï‚· datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de
quienes los determinaron.
Es sólo una herramienta de laï‚· gerencia. 'Un
plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no
para que la suplante'.
Su implantación y funcionamiento necesitaï‚· tiempo, por tanto, sus beneficios
se tendrán después del
segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que
participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS
Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes
Están basados en estimaciones.
Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
Su ejecución no es automática, se necesita que el
elementohumano comprenda su importancia.
Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la
administración. Es una herramienta que sirve a la administración para que
cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.
El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organización. Debe establecerse con la
plena participación de los individuos responsables de su realización, a los que
se les debe delegar la autoridad adecuada.
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus
actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos
de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para
el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los
recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o
indirectamente ayudan al plan de operaciones.
MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTO
Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del
momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
Cuando no está definida claramente la responsabilidad
administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden
su papel en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles
jerárquicos de la organización.
Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan
resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el
logro de las metas presupuestadas.
Cuando no existe un sistema contable que genere
confianza y credibilidad.
Cuando se tiene la 'ilusión delcontrol' es decir,
que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y
se olvidan de actuar en pro de los resultados.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la
presupuestación (sic).
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
1. SEGÚN LA FLEXIBILIDAD
Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Sonï‚· aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes
necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan
de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector
público.
Flexibles oï‚· variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de
actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna.
Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.
2. SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO
A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de laï‚·
organización en el ciclo de operaciones de un año.
Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.
A largo plazo: Este tipo de presupuestosï‚· corresponden a los planes de
desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
3. SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA
De operación o económicos: Tienen en cuenta laï‚· planeación detallada de las
actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y,
su contenido se resume en un Estado de Ganancias y
Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar
Presupuestos deï‚· Ventas: Generalmente son preparados por meses,
áreasgeográficas y productos.
Presupuestos de Producción: Comúnmente seï‚· expresan en unidades físicas. La
información necesaria para preparar este presupuesto
incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad
de los materiales.
Presupuesto deï‚· Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias
primas y/o mercancías que se harán durante determinado
periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto de Costo-Producción: Algunas vecesï‚· esta información se incluye
en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el
precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
Presupuesto deï‚· flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan
sido completados. El presupuesto de flujo muestra los
recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividadesï‚· de
la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos
y puede ser concebido como el 'presupuesto de
presupuestos'.
Financieros: En estos presupuestos se incluyenï‚· los rubros y/o partidas que
inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de
Capital o erogaciones capitalizables.
Presupuesto de Tesorería: Tiene en cuenta lasï‚· estimaciones previstas de
fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos
porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización
necesitapara desarrollar sus operaciones. Se formula
por cortos periodos mensual o trimestralmente.
Presupuesto de erogaciones capitalizables: Es elï‚· que controla, básicamente
todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las
diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se
requieren para llevarlas a cabo.
4. SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA EN EL CUAL SE UTILIZAN
Presupuesto del Sector Público: Son los queï‚· involucran los planes,
políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del
Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y
en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos
para gastos e inversiones.
El sector publico ejecuta una gran cantidad de operaciones de
ingresos y gastos para desarrollar sus actividades, de modo que para
estudiarlas y apreciar su significado es preciso darle forma a la multitud de
datos estadísticos que reflejan su sentido y alcance. Para ordenar estas
informaciones, existe un conjunto de métodos de
clasificación presupuestaria única y universalmente aceptada, pues los enfoques
del análisis
fiscal pueden ser diversos y requerir distintas formas de distribución de los
datos.
Lo anterior significa que es posible preparar distintas cuentas gubernamentales
en las que aparecen clasificados los ingresos y gastos de acuerdo con diversos
criterios.
Presupuestos del Sector Privadoï‚·
Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.
La función de la Biblioteca Universitaria se apoya en un
conjunto de recursos constituidos básicamente por colecciones, personal
einstalaciones; cuyo sostenimiento depende del presupuesto. El presupuesto no solo es
un elemento imprescindible para el funcionamiento presente de la Biblioteca
Universitaria, sino que condiciona su futuro y refleja el interés de la
Universidad por este servicio fundamental para la docencia y la investigación.
La financiación de la Biblioteca debe adecuarse a los objetivos de la
Universidad para que los servicios bibliotecarios resulten un
instrumento eficaz del
desarrollo académico y científico de la institución.
El sistema de financiación adoptado debe garantizar el
presupuesto necesario, el empleo óptimo de los recursos y la gestión ágil y
eficiente.
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO EN LA SELECCIÓN DE COLECCIONES
La importancia del presupuesto de la biblioteca es un factor contundente que
condiciona el presente y el futuro de la misma, han pasado los tiempos en los
que se afirmaba que se carece de presupuesto por decisión de autoridades
superiores, actualmente, nadie niega la importancia de estos recintos y solo alguien
fuera de todo contexto académico y político negaría recursos para éstas, un
aspecto importante es su habilidad como gestor no dude en insistir y tener
todas las pruebas documentales que testifiquen que se realizó todo el esfuerzo
necesario para conseguir lo que se requería.
El presupuesto debe ser adecuado a los objetivos de la institución con el único
propósito de que los servicios bibliotecarios resulten un
instrumento eficaz del
desarrollo académico y científico de la misma. El presupuesto para el gasto
corriente de funcionamiento y el de inversión en desarrollo de colecciones,
sistemas de información yotros aspectos que requieran de desarrollarse, deben
ser constituidos y presentado en forma de programas que permitan su medición
mensual, bimestral, semestral o anual.
Recuerde, reportar resultados, esto, siempre es conveniente como expediente a
favor de su dependencia o unidad de información ya que si solo ha ejercido el
presupuesto que le destinan y no tiene productos, se pone en duda en otorgarle
uno nuevo sobre todo si este es cuantioso y sin la fundamentación adecuada.
La biblioteca es un organismo que no solo pide sino que también genera ingresos
como una empresa productiva prestando servicio a través de las salas
telemáticas donde los alumnos de pre-grado pueden disfrutar de Internet,
impresión, copia, trascripción, entre otros servicios esto a un menor costo, lo
cual es un gran cambio en la imagen habitual que se puede tener de no ser solo
un espacio que siempre requiere apoyo sino que también genera recursos que le
permiten subsistir dignamente para solucionar algunos problemas económicos.
CONCLUSIÓN
Los presupuestos son herramientas que utilizan con el propósito de controlar y
manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se hace
imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho
presupuesto esto genera a su vez un mayor control y una mayor eficiencia a la
hora de ponerlo en práctica, ya que una clasificación adecuada genera un
equilibrio perfecto y a su ve una herramienta eficaz para la administración.
Las clasificaciones deben hacerse de una manera balanceada, puesto que una
inclinación a nivel contable dañaría la información para la formulación
yejecución de los programas, es preciso que cada una tenga un
desarrollo a un nivel y medida justa para su mayor comprensión y manejo tanto
en el ámbito fiscal como
a nivel de programación y administración. Estas son de gran ayudan pues dotan
de información a tiempo para la toma de decisionesy en algunos casos como
es la clasificación por objeto de gastos que sirven de auxiliar para mantener
un control adecuado de los gastos evitando en muchos casos las malversaciones
de fondos y los gastos injustificados.
Las clasificaciones permiten detallar los sectores tanto público como los
privados, los gastos y las funciones y estas a su ve sirven a los propósitos
múltiples que incurren en el presupuesto; si es posible integrar cada una de
estas divisiones se estaría generando un presupuesto moderno que cumple con los
propósitos y las metas trazadas por las instituciones y los gobiernos.
Las clasificaciones económicas permiten identificar cada renglón de los gastos
y de los ingresos según su naturaleza económica, esto hace posible investigar
las influencias que ejercen en las finanzas públicas sobre el resto de la
economía nacional, esto hace permisible las gestiones del gobierno y facilita
las decisiones a tomar, debido a que se tiene a mano una forma más fácil de
analizar y concluir con detalles el estado económico en que se encuentra un
país.
BIBLIOGRAFÍA
BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeación y
Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogotá. Segunda
Edición.
SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teoría y aplicaciones.
Universidad Distrital. Bogotá. 1989.
Yeni Alburjas Solimando
