PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO MERCANTIL DE UNA SOCIEDAD MERCANTIL CONSTITUIDA EN GUATEMALA

El procedimiento para constituir una sociedad mercantil lo encontramos regulado en el código de comercio, pero además es necesario auxiliarse de algunas otras leyes como el Código de Notariado y el Código Procesal Civil y Mercantil para su comprensión total, los pasos a seguir son los siguientes:
El acuerdo de los Socios y el requerimiento de los servicios del Notario: Es obvio que para que el Notarioinicie su labor para realizar la constitución e inscripción de la Sociedad Mercantil, es necesario que previamente los socios se hayan reunido y puesto de acuerdo sobre su deseo de constituir una sociedad para determinado objeto, pero además es necesario que los socios requieran los servicios del Notario para constituir la sociedad, ya que según el principio notarial de rogación del Notario no puede actuar de oficio a no ser por petición de las partes. En esta parte del procedimiento, el Notario tiene básicamente las funciones de recibir la información o los deseos de los socios (Función Notarial receptiva), así como interpretar sus deseos y asesorarlos (Función Notarial asesora).

Obligaciones Previas del Notario a la Constitución de la Sociedad Mercantil: Luego de que el Notario Constata el deseo de los socios de conformar una sociedad mercantil y de haberlos asesorado debidamente, es necesario que previamente a autorizar el contrato de constitución de la sociedad, con ciertas obligaciones que si bien no todas las estipula expresamente la ley, deben realizarse para evitar problemas posteriores, es decir que deberá hacerse antes hacerse antes de elaborar la Escritura de Constitución de sociedad lo siguiente:
Ir al Registro Mercantil a establecer si aparece inscrita o no la Razón o Denominación Social (Art. 26 coco).
En caso que los socios hayan hecho aportaciones no dinerarias hacer el justiprecio (Art. 27 coco)
En caso de las aportaciones dinerarias es necesario de el Notario antes de elaborar el contrato de la constitución dela sociedad, envíe una nota al Gerente del Banco que los socios elijan a efecto que se abra una cuenta con el Nombre de la Sociedad y el agregado en “Formación” y que luego constate que efectivamente se hizo el deposito de las aportaciones, ya que en la escritura constitutiva deberá certificar ese extremo según el Art. 92 coco (La certificación se hace transcribiendo la boleta de deposito)
Ir al Registro de la Propiedad Industrial para los efectos del Nombre Comercial. Es decir verificar que no este previamente inscrito.
Si la Sociedad mercantil se dedica a actividades que necesitan autorización especial debe de obtenerse previamente la autorización especial para el estado o la autorización competente, en determinados casos.
Realizar la Escritura de la Constitución de la Sociedad Mercantil: Posteriormente el Notario deberá realizar la escritura de la Constitución de la Sociedad Mercantil, la cual deberá llenar todos los requisitos que se estipulan en el Código de Comercio, y observar las formalidades y requisitos notariales para el efecto (Art. 29, 46, 47 y 48 Código de Notariado) Es aquí donde el Notario plasma el deseo de los socios y constituye la sociedad para luego inscribirla en el Registro Mercantil. Una vez autorizado el contrato de sociedad debe de cumplirse con el impuesto fiscal, que consiste en Q 250.00 en Timbres Fiscales que se colocan en el primer testimonio, según lo estipula el art. 5 inciso 17 de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos.
Solicitar InscripciónProvisional: Dentro del mes siguiente a la realización de la escritura, se debe solicitar al Registro Mercantil que se inscriba provisionalmente a la sociedad, para ello es necesario presentar:
Dos fotocopias del Primer Testimonio de la Escritura Pública de la Constitución de la sociedad debidamente autenticadas.
Llenar el formulario par inscripción de Sociedad en el Registro Mercantil (Formulario 002)
Realizar el pago para la inscripción en el Registro Mercantil, el cual consiste en Q250.00 de base, más el cuatro por millar, en base al Capital de la Sociedad. Este pago se hace en el Registro Mercantil con el Formulario DRI-1 ( Se la inscripción de la escritura es extemporánea se sanciona de acuerdo a lo estipulado en el art. 356 coco)
Inscripción Provisional: Luego de presentada la documentación necesario y hecha la solicitud al Registro Mercantil, el registrador examina la escritura y verifica que llene los requisitos que la ley estipula. Para esto los asesores jurídicos del Registro Mercantil hacen un análisis de la escritura, utilizando las distintas Boletas de la Calificación que existen. Art. 341 coco). Si la escritura llana los requisitos que la ley establece (o se subsanaron las deficiencias) el Registrador Mercantil hace la Inscripción Provisional y la pone al conocimiento del público por medio de un aviso por cuenta del interesado publicando en el Diario Oficial. Para ello emite una resolución donde se ordena la publicación del edicto respectivo a la Tipografía Nacional. Luego de hecha la Inscripción Provisional esconveniente realizar el trámite para realizar el trámite para obtener el Número de Identificación Tributaria (NIT) en el Ministerio de Finanzas Públicas, ya que sirve para los trámites legales posteriores. ( Si la escritura no llena los requisitos antes de denegar su inscripción provisional el Registro Mercantil en forma razonada dará audiencia por el plazo de 5 días para subsanar las deficiencias según el art. 342 coco.) En el caso de denegatoria de la inscripción provisional no obstante de haber subsanado las deficiencias, el interesado puede interponer el Recurso de Reclamo ante el Juez de Primera Instancia Civil del domicilio Art. 348 coco.
Publicar el Edicto: Después que el Registro Mercantil hace la inscripción provisional es necesario que hacer la solicitud a través de un memorial para que se certifique el edicto, y con esto el Registro Mercantil emite una resolución donde se ordenan la publicación del edicto, luego el interesado debe de ir a la Tipografía Nacional para que se publique el mismo. El aviso en el Diario Oficial deberá contener un resumen del artículo 337 coco. ( por medio de un Formulario DRI-1 en base al Arancel de publicaciones respectivo y luego la Tipografía Nacional publica el edicto en el Diario Oficial Centro América.) En el caso de Sociedades Ilimitadas es forzoso publicar todos los nombres d ellos socios. (El registrados transcurridos 60 días desde la fecha de inscripción provisional y sin que los interesados publiquen el edicto respectivo, ordenara la cancelación provisional de la sociedad de conformidad341 coco.)
Oposición: Si existe oposición a la inscripción de la sociedad se tramita en la vía incidental ante un Juez de Primera Instancia de lo Civil del Domicilio Social, según 350 coco y el art. 135 - 140 LOJ en cuanto a la oposición porque la Razón o Denominación Social o Nombre Comercial sea igual o idéntico a otro inscrito, el Registrador Mercantil resuelve y contra lo resuelto no cabe recurso alguno, según art. 350 coco.
Inscripción Definitiva: Ocho días hábiles de la publicación del edicto en caso de que no hayan objeciones de parte de los interesados o la Procuraduría General de la Nación, (o estas hayan sido resueltas favorablemente al interesado), el interesado debe hacer un memorial dirigido al registrador mercantil solicitado:
Que se adjunte la publicación del edicto al expediente.
Que se realice la inscripción definitiva.
Que estando inscrito definitivamente la sociedad se extienda por el registrador la patente de comercio de la sociedad correspondiente.
Patente de Comercio: Luego de esto el Registrador expide la Patente de Comercio respectiva, Según Art. 343 y 344 coco.