Burocracia

Burocracia es un término derivado de latín y francés 'bureaucratie', y significa gobierno (cratie) en la oficina (bureau). La burocracia significaba todas las reparticiones públicas en Francia del siglo XVIII, y también significó el poder y la acción de los empleados en las oficinas y cualquier otro entorno de trabajo.

Burocracia es un concepto relativo a la prevalencia desproporcionada del aparato administrativo en el conjunto de la vida pública o de las empresas privadas. Consiste en un gobierno ejercido por funcionarios, apodado 'la tiranía del funcionario', carente de imaginación. Considera el público como una masa amorfa, que se puede transformar en números y expedientes. Su razón de ser se basa en un esquema 'correcto', meticuloso e idealista. Se caracteriza sobre todo por su incapacidad para alejarse de las normas e instrucciones 'seguras' y ortodoxas, ya conocidas y experimentadas.

Burocracia también se usa peyorativamente, cuando se habla de los tramites de un proceso, por ejemplo, para abrir una empresa, para llevar un caso a la justicia, para emitir documentos originales, etc. Muchos pensadores sostienen que esta manera de ver la burocracia es característica de los laicos, e indican que la burocracia moderna es el modo mas eficiente para la administración, tanto en el ambito privado (en una empresa capitalista, por ejemplo) como en la administración pública.

Burocracia - Max Weber

La burocracia fue también parte de los estudios del economista aleman Max Weber, quien creó la Teoría de la Burocraciapara explicar cómo se organizan las empresas. Weber define la burocracia como una organización basada en normas y procedimientos normalizados, donde cada individuo tiene su especialidad, su responsabilidad y su división de tareas.

Weber dijo que en la burocracia también existe la impersonalidad, la administración, las diferencias en el nivel social y económico entre las personas y un nivel de jerarquía. Max Weber basa su teoría en siete principios: la formalización de reglas, la división del trabajo, la jerarquía, la impersonalidad, la competencia técnica, la separación de propiedades y la previsibilidad de cada funcionario.

Según Weber, las funciones principales de un sistema burocratico moderno son:
Los funcionarios que ocupan cargos burocraticos son considerados empleados públicos;
Los funcionarios son contratados en función de su competencia técnica y sus cualificaciones;
Los funcionarios cumplen tareas que estan en conformidad con las normas y reglamentos escritos;
La compensación se basa en el salario estipulado con dinero;
Los funcionarios deben cumplir las reglas jerarquicas y códigos disciplinarios que fundamentan las relaciones de autoridad.
La burocracia del Estado y de la Administración Pública

En una de sus obras, Ludwig von Mises (economista austriaco y sociólogo) dio a entender que en la burocracia del Estado no hay reconocimiento de la realidad. Desde el punto de vista burocratico, un Estado grande y poderoso representa una ventaja incuestionable. Sin embargo, la seguridad y la fiabilidad de la accióndel Estado no significa necesariamente burocracia, que a menudo es sinónimo de falta de uniformidad en los procedimientos, lentitud en los servicios y exigencias no previstas en los textos normativos.

Una característica distintiva de la administración pública burocratica es que hay una clara distinción entre lo público y lo privado, habiendo separación entre el político y el administrador público.


El término viene del francés 'bureaucratie', y este de bureau, oficina, escritorio, y -cratie, -cracia: gobierno.

'El gobierno de las normas y organización explícitas' En un sentido original, que se traslada al uso común, burocracia se asocia a ineficiencia, pereza y derroche de medios. Generalmente se percibe, en la imaginación popular, como un ente que existe únicamente para sí mismo y que sólo logra resultados que acaban ampliando las dimensiones de la burocracia. Así, comúnmente se usa de manera peyorativa.

No obstante, de acuerdo al analisis sociológico de Max Weber, el sistema tiene connotaciones mas positivas, en que es una forma de organización y administración mas racional que las alternativas, que se caracterizan como sistemas basados en aproximaciones 'carismaticas' o 'tradicionales'. Weber definió a la burocracia como una forma de organización que realza la precisión, la velocidad, la claridad, la regularidad, la exactitud y la eficiencia conseguida a través de la división prefijada de las tareas, de la supervisión jerarquica, y de detalladas reglas y regulaciones. La burocracia en si es un tipo de gobierno. Weberreconoce que las burocracias pueden causar problemas de 'papeleo', muchos trabajos burocraticos pueden resultar tediosos, ofreciendo pocas oportunidades para el ejercicio de las capacidades creativas.

La autoridad de los funcionarios y la rutina burocratica son los precios que se deben pagar por la eficacia de la técnica de la organizaciones burocraticas.


Adhocracia

Adhocracia es la ausencia de jerarquía, y es por tanto lo opuesto a burocracia. Es una palabra híbrida entre ad-hoc y el sufijo cracia. El término se usa en la teoría de gestión de organizaciones. Todos los miembros de una organización tienen autoridad para tomar decisiones y llevar a cabo acciones que afectan al futuro de la organización.

Alvin Toffler apuntó en su libro El shock del futuro que las adhocracias se volveran mas comunes y probablemente reemplacen la burocracia en el futuro próximo. También escribió que lo mas frecuente sera que lleguen como estructuras temporales, formadas para resolver un problema dado y disueltas tras ello. Un ejemplo son los grupos de trabajo interdepartamentales.

El término se usa también para describir la forma de gobierno de la novela de ciencia ficción Tocando fondo: en el reino magico de Cory Doctorow. La palabra fue acuñada en 1964 por Bennis y Slater, y Henry Mintzberg incorporó este concepto en su tipología de las configuraciones organizacionales. Para él las organizaciones adhocraticas coordinan tareas a través de la adaptación mutua de sus integrantes y estan dominadas por la presión hacia la colaboración. Sonorganizaciones orientadas hacia la innovación y el cambio. Deben permanecer flexibles ya que éstas cambian su forma interna con frecuencia.

Adhocracia es una expresión del autor Alvin Tofler, hecha popular por Robert Waterman con el libro 'Adhocracy - The Power to Change', y que corresponde al opuesto de burocracia: mientras que la burocracia dirige su enfoque hacia la rigidez de las rutinas, la Adhocracia se centra en la simplificación de los procesos y en la adaptación de la organización a cada situación en particular. Robert Waterman la define como cualquier forma de organización que elimine todos los procesos característicos de la organizaciones burocraticas, sean relacionados con la pesquisa y analisis de nuevas oportunidades, solución de problemas o logro de resultados.

Así, la Adhocracia se aplica a cualquier organización donde se rompan con las normas burocraticas tradicionales, generalmente sobresalientes en empresas en fase de desarrollo. El objetivo de la Adhocracia es la detección de nuevas oportunidades, la solución de problemas y el logro de resultados incentivando la creatividad individual como vía hacia la renovación organizacional.



Características de la Adhocracia

Las principales características de una organización adhocratica son las siguientes:

- estructura organizacional sumamente organica;
- reducida formalización de los procedimientos y comportamientos;
- especialización del trabajo basada en la competencia;
- coordinación y control realizado por los propiosequipos de trabajo;
- reducido grado de standardización de los procesos;
- alto grado de descentralización;
- alguna indefinición de tareas;
- alguna dificultad en la comunicación formal.


Cuando a un alto directivo de una burocracia maquinal se le pregunta por el funcionamiento o la estructura de la organización, lo primero que hace es exhibir orgulloso un completo organigrama que muestra la precisión y la planificación que impera en la organización. Ahora bien, cuando se le hace la misma pregunta a un directivo de una adhocracia, éste comenzara por dar explicaciones ambiguas del funcionamiento de su organización para pasar probablemente a dibujar sobre el papel toda red de complejas interacciones entre personas, puestos y departamentos.
Este tipo de estructura debe poseer poca formalización de comportamientos pero debe contar con alto grado de especialización horizontal, donde se tienda a agrupar multidisciplinariamente los especialistas en unidades funcionales para propósitos específicos, con mecanismos de coordinación claves en y entre estos equipos, que funcionen con un esquema descentralizado. Este tipo de estructura impone actuar con una buena coordinación, y a la vez hace difícil muchas veces poder definir un grafico de la organización.
Parametros de diseño

En la adhocracia lo mas importante es la innovación, es decir, romper con las pautas establecidas. Por ello la organización innovadora no puede contar con ninguna forma de normalización para la coordinación de las actividades creativase innovadoras. Así pues, evita las principales características de la burocracia, en particular, las divisiones del trabajo, la diferenciación de unidades, los comportamientos formalizados y la importancia a tribuida a los sistemas de planificación y control. La coordinación debe surgir a través de la interacción.
Cambian su forma interna con frecuencia, los puestos se transforman, cambian las responsabilidades, se desmontan complejas estructuras organizativas, vuelven a montarse nuevas formas y al cabo de un tiempo vuelven a cambiar. Es por esta razón que las organizaciones que adoptan este tipo de configuración no suelen poseer un organigrama formal pues cambiara demasiado deprisa como para ser de utilidad. De todas las configuraciones estructurales, la adhocracia es la que menos respeta los principios clasicos de gestión, especialmente la unidad de mando. Para desarrollar innovaciones complejas y sofisticadas la adhocracia tiene que contratar y conferir poder a expertos profesionales cuyos conocimientos y habilidades han sido desarrollados a fondo en programas de preparación. Pero a diferencia de la burocracia profesional, la adhocracia no puede recurrir a la normalización de habilidades para la coordinación de las tareas de estos expertos, puesto conduciría a la normalización en lugar de a la innovación, lo que debe hacer es concebir los conocimientos y habilidades existentes como base a partir de las cuales poder construir otros nuevos.
Adhocracia operativa

Se encarga de innovar y solucionar problemas directamente en nombrede sus clientes. Sus equipos trabajan a veces con contratos. Para cada adhocracia operativa hallamos una burocracia profesional correspondiente que realiza un trabajo similar pero con una orientación mas limitada. Al encontrarse ante un problema de un cliente, la adhocracia operativa inicia un esfuerzo creativo para dar con una solución novedosa. Predominan los procesos de pensamiento divergente orientado a indagar en lo desconocido, en busca de la innovación.
Los trabajos administrativos y de operaciones suelen combinarse en un sólo esfuerzo. En el trabajo de un proyecto de ad hoc, resulta difícil diferenciar la planificación y el diseño del trabajo de la ejecución del mismo. Por ello no se suele distinguir entre sus niveles medios y su núcleo de operaciones. Los directivos de línea media y los de staff de apoyo pueden ocupar su lugar justo al lado de los especialistas de operaciones en los equipos de proyectos.
Adhocracia administrativa

La adhocracia administrativa se aventura en proyectos para servirse a si misma, a diferencia de la operativa, distingue claramente entre su componente administrativo y su núcleo de operaciones, este último queda separado del resto a fin de que el componente administrativo restante pueda estructurarse a modo de adhocracia. Este separación puede producirse de tres modos distintos
Cuando una organización siente la necesidad de ser innovadora pero necesita un núcleo de operaciones en forma de burocracia maquinal. Dicho núcleo puede establecerse como una organización aparte.
El núcleo de operacionespuede ser eliminado por completo siendo contratado a otra organizaciones. La organización realiza el trabajo de innovación y desarrollo, mientras que la producción se contrata con empresas de fabricación independientes.
Automatización del núcleo de operaciones. En este caso se trataría de un núcleo de operaciones capaz de auto gestionarse, que no precisa supervisión directa ni ningún otro control directo procedente del componente administrativo.
Condiciones de la adhocracia

Las condiciones del entorno son la mas importantes para esta configuración. La adhocracia esta situada en un entorno a la vez dinamico y complejo ya que es la única organización que es la vez organica y esta descentralizada.
Organizaciones basadas en laboratorios. Tanto en laboratorios de investigación como las empresas situadas en sectores de alta tecnología que se ven muy influidas por sus esfuerzos de investigación tienden a adoptar estructuras adhocraticas. Incluso los hospitales y universidades, cuyo trabajo clínico y educativo las acerca al ideal de burocracia profesional, tienden a configurarse como adhocracias cuando se orientan hacia la investigación innovadora.
Cuando se combinan un entorno dinamico y complejo con organizaciones de tamaño pequeño surge un híbrido entre la estructura simple y la adhocracia operativa al que llamaremos adhocracia emprendedora.
Las empresas multinacionales con interdependencia entre sus líneas de productos que se enfrentan con un entorno que, ademas de diversificado en el ambito regional, es de una crecientecomplejidad y dinamismo, tienden a configurarse como un híbrido entre la forma divisional y la adhocracia administrativa que denominamos adhocracia divisional.
La segunda condición tiene que ver con la edad, concretamente la juventud. Seran las organizaciones jóvenes las que dispongan de una estructura organica y estén ansiosas de proyectos nuevos, dado que aún se estan abriendo camino.
Existen fuerzas de todo tipo que presionan la adhocracia hacia la burocratización a medida que va pasando el tiempo. En el caso de la adhocracia operativa, su éxito suele conducirla hacia condiciones mas estables, es decir, a repetir determinados proyectos y a atender a determinadas contingencias que son las que dominan mejor transformandose en una burocracia profesional. Las adhocracias administrativas tambie´n acusan la presión hacia la burocratización de sus estructuras, pero en este caso hacia las de tipo maquinal. Esto sucede cuando las organizaciones “se cansan” de innovar al ser incapaces de mantener por mas tiempo las ambigüedades y el estrés continuo propio de las adhocracias. Cuando esto sucede las organizaciones deciden estandarizar sus productos o realizar innovaciones menos sofisticadas, mas imitativas, buscando entornos mas estables propios de cualquier burocracia.
Debido a esta tendencia ha surgido una variante llamada adhocracia provisional, que consiste en reunir a especialistas de distintas organizaciones para realizar un proyecto único. Un comité de expertos provenientes de diversas organizaciones públicas y privadas para analizar y aportarsoluciones a la afluencia masiva de inmigrantes o una unidad multidisciplinar creada por un ayuntamiento para elaborar un plan estratégico para su ciudad serían ejemplos de adhocracia provisional.
Problemas de la adhocracia

Reacciones humanas ante la ambigüedad

A muchas personas, especialmente a las creativas, no les gusta ni la rigidez estructural ni la concentración del poder, pero no todo el mundo comparte esos valores. Muchas personas necesitan orden y prefieren la organización maquinal o profesional. Los directivos de las organizaciones innovadoras dan cuenta de la ansiedad aparejada a los proyectos que desaparecen progresivamente, la confusión en cuanto a no saber quien es el jefe, la falta de claridad en las definiciones de los puestos de trabajo o la fuerte competencia por conseguir recursos, reconocimientos y competencias.
Problemas de eficiencia

Causas de ineficiencia en este tipo de organizaciones son:
Su elevado coste de comunicación en la toma de decisiones, unas decisiones que tratan de problemas complejos y mal estructurados y que hay que adoptar de forma participativa, es decir, con la colaboración de todos aquellos expertos en temas relevantes para la cuestión.
Desequilibrio entre distintas cargas de trabajo. Resulta practicamente imposible mantener ocupado con regularidad al personal de una estructura de proyectos. El trabajo necesario para solucionar problemas desconocidos no esta bien planificado, de modo que se necesitan períodos de intenso esfuerzo que se alternan con otro de espera no productiva.