Plan de Contingencia
¿Qué es un plan de contingencia?
Es un programa de procedimientos alternativos a la forma de operar 'normal' de su empresa. Esta herramienta le ayudara a que los procesos críticos de su empresa u organización continúen funcionando a pesar de una posible falla en los sistemas computarizados derivados del problema informatico Año 2000.
El plan de contingencia es parte integral de un proyecto de conversión año 2000, no lo sustituye. La contingencia sólo es aplicable, por su propia naturaleza, por un periodo de tiempo corto y bajo condiciones de emergencia.
El que su organización tenga un plan de contingencia no afecta su reputación o la de su equipo de trabajo abocado a las tareas de conversión con miras al año 2000. Al contrario, la adopción de un plan de contingencia significa que su organización es previsora y que se esta cubriendo ante cualquier eventualidad informatica que conlleve la llegada del año 2000.

El plan de contingencia es, por tanto, parte integral de un proyecto Y2K, ya que un proyecto de conversión informatica año 2000 no estara completo si carece de dicho plan.
La decisión de elaborar un plan de contingencia debe partir de este nivel directivo ya que esta en juego la supervivencia de la propia empresa u organización.

¿Por qué es necesario desarrollar el plan decontingencia?
Un proyecto de conversión informatica le ayuda a administrar el riesgo asociado a la llegada del año 2000. En la medida que tenga un mejor proyecto Y2K, Ud. minimiza el riesgo. Sin embargo ni aún el mejor proyecto Y2K posible, elimina totalmente el riesgo relacionado con la llegada del año 2000, debido a que el problema informatico implica
a. Un gran número de impactos que no pueden ser conocidos con anticipación
b. Muchos de esos impactos caen fuera del control en su empresa u organización
¿En qué casos se requiere aplicar un plan de contingencia?
Si falla alguno de sus sistemas críticos y/o
Si se contamina alguno de sus sistemas críticos con información no compatible proveniente del exterior y/o
Si falla algún sistema de telecomunicaciones o enlace y/o
Si falla alguno de sus proveedores informatico clave y/o
Si falla alguno de sus otros proveedores clave y/o
Si falla alguno de sus clientes clave y/o
Si falla algún servicio basico y/o
Si se presentan fallas encadenadas y generalizadas.
Es decir, en todos los casos que se requiera un proyecto Y2K, pero tendra mayor prioridad su desarrollo si
Su empresa u organización tiene sistemas y/o equipos críticos automatizados no compatibles con el año 2000 y aún no cuenta con un proyecto de conversión Y2K, se recomienda desarrollar un plan de contingencia a la par que inicie su proyecto Y2K, ya que en este caso es muy probable que no tenga tiemposuficiente para concluir a tiempo la conversión de dichas tareas basicas antes del 2000.
Ya cuenta con un proyecto Y2K, pero visualiza que sus sistemas y/o equipos críticos no estaran convertidos para cuando llegue el año 2000
Ya concluyó su proyecto año 2000 o esta plenamente seguro de que su proyecto año 2000 estara listo para antes de que arribe dicho año, pero no esta seguro de que sus principales clientes y proveedores tengan convertidos a tiempo sus respectivos sistemas o equipos
¿Cómo puedo hacerlo?
La siguiente guía le orienta en cómo elaborar un plan de contingencia. Esta consiste en dos partes cada una con varios pasos los cuales deben adecuarse al caso específico de su empresa u organización.
I. Desarrollo y pruebas:
Paso 1.- Identificación del problema
Paso 2.- Preparación del plan
Paso 3.- Pruebas y afinación del programa
II. Puesta en practica
Paso 1.- Ejecución en tiempo real
Paso 2.- Retorno a las actividades normales
A continuación se detallan las tareas a seguir:
I. Desarrollo y pruebas
Paso 1.- Identificación del problema
Tome conciencia
La autorización de desarrollar el plan debe darse al mas alto nivel de su empresa u organización
Debe ser coordinado por las personas idóneas
2. Jerarquice prioridades
Detectados todos los procesos críticos y los sistemas y equipos automatizados de su organización que los apoyan, incluyendo las interconexiones con sus principales proveedores y clientes,clasifique las tareas críticas en dos categorías:
a. Aquéllas que NO estaran listas para cuando llegue el año 2000 y
b. Aquéllas que se prevé estaran listas para cuando llegue el año 2000.
Revise e identifique el impacto de la infraestructura sobre las tareas críticas de la organización. En particular, ponga atención a lo siguiente:
fuentes de energía
comunicaciones
abasto de insumos
transporte
sistemas de seguridad
clima artificial
3. Efectúe un analisis de impacto
Realice un analisis sobre el impacto en su organización ante las fallas previsibles y eventuales en las tareas críticas de su empresa.
En el analisis ponga especial atención a:
Sus conexiones con los principales clientes y proveedores
El resguardo de vidas
La protección de la propiedad
El medio ambiente
Cuantifique el impacto en términos económicos y use dicho monto como punto de referencia para seleccionar el plan de contingencia..
4. Identifique alternativas de solución
Considere al menos tres opciones ante la eventual y/o previsible falla de sistemas, equipos e infraestructura que apoyan procesos críticos y automatizados. Para ello puede considerar, entre otros:
Implantar procedimientos manuales
Contratar las tareas críticas con terceros
Diferir la tarea crítica por un tiempo determinado
Otros que aseguren la viabilidad de su empresa.
Paso 2.- Preparación del plan
Prepare el plan de contingencia
Seleccione elplan mas adecuado para su organización, tomando en cuenta lo siguiente:
a. Tiempo de elaboración (incluyendo pruebas) y
b. Costo
c. Entre otras tareas
Elabore un manual sencillo sobre el plan de contingencia y asegúrese de que lo conozca todo el personal de su organización. El manual debe contener, al menos, lo siguiente:
Objetivo(s) del plan. Defina si el plan permitira continuar la operación de tareas críticas. Por ejemplo:
a. Continuar las actividades en forma normal
b. Continuar las actividades con un deterioro aceptable en la calidad y productividad
c. Diferir las actividades por razones económicas o de seguridad.
Calcule el tiempo requerido para elaborar el plan.
Estime los recursos humanos y materiales que requiere el plan.
Tome en cuenta las fechas críticas para realizar el plan (desde fase de pruebas hasta retorno a las actividades normales).
Establezca un centro físico de información sobre el desarrollo del plan.
Defina criterios para iniciar y terminar la contingencia.
Establezca procedimientos para recuperar sistemas de información y equipos dañados
Incluya el nombre y forma de contactar al responsable del plan y, en su caso, a los integrantes del equipo de contingencia.
2. Contribuya a generar un ambiente de confianza previendo el comportamiento social ante la llegada del año 2000.
En este sentido se recomienda que
Informe periódicamente a sus empleados, proveedores y clientessobre las mediadas que su organización esta realizando para enfrentar el reto informatico del año 2000
Recopile información sobre el estado de avance de la conversión en areas estratégicas como servicios bancarios, abasto de energía, de alimentos basicos, red telefónica, etc. y hagala del conocimiento de sus empleados, clientes y proveedores.
Paso 3.- Pruebas y afinación del programa
Ensaye el plan de contingencia
En la medida que mas ensaye su plan de contingencia, aumentara la certidumbre de que las tareas fundamentales de su organización sobrevivan a la llegada del año 2000, aún cuando sus procesos críticos y los sistemas, equipos e infraestructura automatizados que los apoyan, fallen.
Oriente las pruebas de su plan principalmente a:
Preservar y proteger sus bases de datos, ya sea mediante un resguardo antes de que se presenten las fallas, o mediante una impresión periódica de las bases
Detectar oportunamente la generación de datos críticos erróneos debido al uso de fechas que involucran el cambio del año 2000
Asegurar mediante mecanismos alternativos que funcionen las tareas críticas que dependen de las interconexiones tanto al interior de su organización (es decir, entre procesos críticos y entre éstos y los procesos no críticos) como en el entorno de la misma (principales proveedores y clientes).
Realice el mayor número de pruebas para coadyuvar a un mejor entrenamiento del personal a cargo del plan decontingencia. Los ensayos pueden ser en forma de:
a. Seminarios
b. talleres de trabajo
c. en tiempo real
Considere que el 1ro. de enero sera sabado
2. Coordine las pruebas, en su caso, con el equipo encargado del proyecto año 2000 de su organización
Tenga en cuenta que el plan de contingencia no sustituye al proyecto de conversión año 2000.
Procure que un representante del grupo responsable del proyecto de conversión y/o su asesor esté presente al momento de ensayar su plan de contingencia
Asegúrese que al menos un integrante del equipo de contingencia esté capacitado para comprender el funcionamiento basico de los sistemas y equipos automatizados críticos.
II. Puesta en practica
Paso 1.- Ejecución en tiempo real
Considere los siguientes criterios durante la ejecución del plan
Recuerde que el plan de contingencia no busca resolver la causa de la falla, sino la continuidad de las tareas críticas de su empresa a pesar de la falla en los medios normales de operación.
Tenga presente que la contingencia es un trabajo de equipo, bajo una situación de emergencia y por un corto tiempo.
Ajústese a los criterios y procedimientos establecidos en su plan para recurrir a la contingencia.
Sea flexible ante cambios sobre la marcha que sean necesarios y tome en cuenta sólo lo factible.
Efectúe un monitoreo permanente.
Establezca un centro físico de información sobre el desarrollo del plan, ya sea dentro de suorganización o fuera de ella.
Asegúrese que exista una red de comunicación permanente con:
sus empleados
sus proveedores
sus clientes
Tenga siempre presente otras opciones para ejecutar, en forma normal, el desarrollo de las tareas críticas de su organización si la contingencia se extiende mas de lo previsto.
Paso 2 Retorno a las actividades normales
Recurra a los criterios y procedimientos acordados para retornar a la operación normal.
En particular, guíese por lo siguiente
Procedimientos específicos para finalizar la contingencia y regresar a las operaciones normales.
Pruebas para asegurarse de que los procesos críticos y los sistemas, equipos e infraestructura automatizados en que se apoyan, funcionan apropiadamente.
2. Guíese por los procedimientos acordados para recuperar la información y equipo dañados
Corrija los sistemas de información, las bases de datos y el equipo con componentes inmersos que hayan sido dañados
Recupere la base de datos perdidos, particularmente de clientes y proveedores
Reemplace sistemas y equipos que no tengan reparación
3. Elabore un reporte final sobre los resultados de la aplicación del plan de contingencia y envíelo al mas alto nivel de su organización.
Nota: Se puede encontrar mas información sobre planes de contingencia en los Boletines Y2K - MX dentro de esta misma pagina y en el Manual del Taller de Conversión Informatica que esta disponible como archivo PDF.