Cómo
elaborar un proyecto
(Resumido de: ANDER-EGG Ezequiel y AGUILAR IDAÑEZ María
José, Cómo elaborar un proyecto. Guía pata diseñar
proyectos sociales y culturales, Editorial Lumen Humanitas, Buenos Aires) La
elaboración de un proyecto supone la capacidad de traducir las ideas en
acción. A la vez hay que pensarlos teniendo en cuenta los objetivos a
alcanzar, junto con la capacidad para integrar la información recibida y
la información elaborada Para ello hay que organizar la mente;
Ander-Egg y Aguilar, nos proponen que nos formulemos diez preguntas:
Qué..se quiere hacer.. Por qué..se quiere
hacer.. Para qué..se quiere hacer. Cuanto.se
quiere hacer Dónde..se quiere hacer
Naturaleza del proyecto. Origen y fundamentación. Objetivos,
propósitos. .Metas. localización física(ubicación
en el espacio). cobertura espacial. Cómo.se va a hacer
actividades y tareas. métodos y técnicas. Cuando..se
va a hacer calendarización o cronograma (ubicación en el tiempo)
A quiénes..va dirigido.. Destinatarios o beneficiarios.
Quiénes..lo van a hacer .Recursos Humanos. Con qué se va a
hacer ..Recursos Materiales. se va a costear.. .Recursos Financieros.
DENOMINACIÓN DEL PROYECTO El primer paso consiste en identificar el
proyecto, titularlo; haciendo referencia a la institución u organismo
responsable de la ejecución del proyecto, y, eventualmente a si forma
parte de un conjunto de proyectos.Es importante concretar las actividades a
desarrollar a través del título, sin plantear el problema
previamente ni la solución. NATURALEZA DEL PROYECTO Aquí se
plantearan los datos importantes como ser: a-Descripción del
proyecto. b-Fundamentación del mismo. c-Marco institucional. d-Finalidad
del proyecto. e-Objetivos. f-Metas. g- Beneficios. h-Productos.
i-Localización física y cobertura espacial. a-Se pretende
caracterizar y desarrollar la idea central; ampliando su título, que
hasta ahora nos brindó una información limitada, pero sin
extenderse demasiado. b-Aquí se desarrollaran las razones que
justifican su realización. Explicando la prioridad del problema,
así como la evaluación de la propuesta mas adecuada. Se
consideraran razones técnicas como políticas.
c-Información que detallara las características de la
institución donde se elabora y donde sera aprobado el proyecto
para su ejecución. Si la institución es la misma para ambos
casos, la tarea sera facil. De no ser así, es importante
detallar mas ante la institución responsable. ¿Qué
hay que tener en cuenta? • Naturaleza de la organización; •
Mandato; • Situación jurídica y administrativa; •
Instalaciones y servicios; • Estructuras organica; •
Procedimientos administrativos; • Personal; • d-Para el caso en que
el proyecto sea pequeño, se debe tener presente, que no todos tienen que
explicitar las finalidades últimas. Para formular finalidades es
necesario: -justificar el proyecto ysus objetivos, -verificar su trayectoria,
-especificar una única o compatibilizarlo con otros fines. e-Se indican
los efectos que se pretenden alcanzar con su realización. Es optar por
el positivo, promover algo. En torno a los objetivos, es que se da coherencia a
las actividades del proyecto, de aquí que sea necesario el objetivo
principal y objetivos específicos. El primero es la intención
central; los específicos complementan, aunque a veces no son necesarios.
No hay que confundir al decir: “promover”, “coordinar”,
“realizar una investigación”, que aquí se
estan explicitando medios, pero NO fines. f-En este sentido los
objetivos deben adquirir un caracter operativo y no quedar en buenas
intenciones. Indicando cuanto se quiere lograr con la realización
del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un espacio delimitado.
g-Aquí se identificara quiénes seran los
beneficiarios inmediatos y los indirectos o beneficiarios finales. Para ellos
debemos identificar con precisión los destinatarios, indicando por
ejemplo: -su situación general, -ocupación, -acceso a los
servicios. h-Constituye los resultados específicos de las actividades de
lo que se ha planificado. Depende de éstas. Los productos pueden ser:
-RESULTADOS MATERIALES, -SERVICIOS PRESTADOS.
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i-Consiste en determinar su ubicación geografica.
Pudiéndose utilizar mapas , por ejemplo. Por su parte la COBERTURA
ESAPACIAL, indicara la zona que cubrira el proyecto. O sea el
lugar en que serealizara y la zona de influencia. LAS ACTIVIDADES Y
TAREAS A REALIZAR Se debe precisar las actividades que hay que ejecutar para
alcanzar los objetivos propuestos. Un cuadro como el siguiente puede ser de
utilidad: . META PRODUCTO ACTIVIDADES TAREAS TECNICAS
Es necesario establecer un curso que fije la dinamica del proyecto.
METODOS Y TÉCNICAS A UTILIZAR Se debe también explicitar el
instrumental metodológico y técnico que se utilizara para
las diferentes actividades. La idea consistira en lograr el
óptimo en la combinación de tecnologías apropiadas y de
alto rendimiento; seleccionando la alternativa que mejor se adapte a los fines
del proyecto. Para el caso de proyectos de trabajo social, por ejemplo, la
selección de los métodos y técnicas es el de dar
preferencia a los que promuevan la participación de la gente.
DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS O CALENDARIO DE ACTIVIDADES Este ítem
es el de la “calendarización del proyecto”; que permite
juzgar si el proyecto sera factible. O sea si lo que se pretende hacer,
realmente se va a poder llevar a cabo coherentemente. Se debe tener en cuenta
que para la elaboración definitiva del calendario del proyecto, se debe
contar previamente con el calendario financiero; que asegure el suministro de
insumos para cuando sean necesarios. DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS
NECESARIOS Es imprescindible para su realización de un conjunto de
bienes, medios y servicios. Que se pueden clasificar como: a-recursos
humanos,b-materiales, c-técnicos y d-financieros. a.-Personas adecuadas
y capacitadas para la realización de las tareas. b- Es decir herramientas,
equipos, instrumentos, infraestructura física. c-Estableciéndose
las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar.
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d-Estimación de fondos que se pueden obtener y las fuentes con las que
se puede contar. Se debe hacer hincapié en los recursos financieros, ya
que de éstos dependera que el proyecto tenga curso y no sea una
mera “declaración de buenos propósitos”, tal y como
lo señalan los autores. CALCULO DE LOS COSTOS DE EJECUCIÓN Y
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Se busca especificar cada uno de los rubros,
detallando todo lo necesario como por ejemplo la cantidad de personal,
expresado en términos monetarios. El presupuesto comprende: -Costo de
personal, -Dietas o viaticos, -Locales (construcción, compra o
alquiler), -Material y equipo, -Gastos de funcionamiento, -Imprevistos (un 5%
del presupuesto total de gastos), -Beneficios (ingresos financieros,
provenientes del mismo proyecto). Para algunos casos debe hacerse un estudio de
costos: a-Directos, b-Indirectos, c-Fijos, d-Variables, e-De capital, f-Corrientes.
a-Se relacionan directamente con la prestación del servicio, inciden
inmediatamente para la realización del mismo. b-Servicios
complementarios que surgen como resultado de la ejecución del proyecto.
c-No sufren variación a corto plazo. d-Varían con el nivel de
prestación de servicios o con lamagnitud de las actividades que se
realizan. e-Costos de las inversiones realizadas. f- Estos pierden su valor,
cuando el gasto se ha efectuado. Es muy importante elaborar el presupuesto del
proyecto. Porque para saber qué cosas hacer, es preciso tener asegurado
con qué hacerlo. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTION DEL PROYECTO Su
diseño debe presentar la estructura de gestión para
ejecución del mismo; que es la columna vertebral en torno a la cual se
estructuran y secuencian las distintas actividades. Asignandoseles
responsabilidades a quienes ejecutaran y llevaran a cabo las
actividades. Sería positivo hacer figurar en el diseño: a-Un
organigrama. b-Manual de procedimientos, c-Funciones del personal del proyecto,
d-relaciones e interacciones del personal, e-Modalidades y mecanismos de
coordinación,
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f-Sistemas de evaluación interna y seguimiento, g-Canales de
información. a-Donde se ubica el proyecto dentro de la
organización ejecutante y cómo ésta se inserta. b-Se
indica como desempeñar el trabajo u cuales son las normas y
procedimientos. c-Señalar el responsable y de qué parte del
trabajo. d-Determinar los niveles de autoridad y jerarquía y de todas
las relaciones de comunicación. e-Como se coordina tanto externa, como
internamente. f-Evaluación en cuanto a responsabilidades y funciones.
g-A quién hay que informar y qué tipo de información;
así como la frecuencia. Las formas de estructurar los proyectos pueden
ser: a-Funcional, b-Porproyecto, c-Matricial. Cualquiera de las formas de
estructurarlo, va a presentar tanto ventajas, como virtudes. a-Cuando el
proyecto esta inserto dentro de un organismo ya existente. b-Crear una
unidad administrativa-operativa para cada proyecto. c-El proyecto es dirigido
por un director, con personal que pertenece a las unidades administrativas del
organismo responsable. INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO Permiten
comprobar a través de la experiencia, la progresión hacia metas.
Los indicadores nos van mostrando los cambios o resultados de una actividad;
los alcances de una meta. Deben permitir: -Comparaciones en espacio,
-Comparaciones en tiempo, -Representar valores que se puedan consensuar. Deben
reunir: a-Independencia, b-Verificabilidad, c-Validez, d-Accesibilidad. a-Cada
meta debe tener uno o varios indicadores. b-Se debe poder comprobar los cambios
que se van produciendo. c-Deben medir lo que realmente pretenden medir. En
conjunto deben reflejar la totalidad de los efectos perseguidos. d-Que los
datos se puedan obtener facilmente. FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES O
PRE-REQUISITOS PARA EL LOGRO DE LOS EFECTOS E IMPACTO DEL PROYECTO.
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Se trata de los factores externos que intervienen en el proyecto.; en los
cuales la gerencia del proyecto no tiene control, Por lo cual éstos deben
explicitarse en el proyecto. Es bueno poder identificar estos elementos que no
forman parte del proyecto, para poder mejorar su probabilidad de éxito.
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