OBJETIVO
Establecer las instrucciones contables y administrativas que deberán seguirse para la programación y toma física del inventario de los bienes muebles del activo fijo de la Universidad y el tratamiento administrativo y contable aplicable a los sobrantes y/o faltantes.
ALCANCE
Las disposiciones de este procedimiento se aplicarán a todos los bienes muebles del activo fijo de la Universidad, independientemente de su ubicación, cuantía, uso o valor y modalidad de su adquisición.
DISPOSICIONES GENERALES
Las contenidas en el Boletín PNP- Control de Activos Fijos – Normativa General.
DE LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso.

La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad.
La Gerencia de Servicios, establecerá un programa permanente de inventarios parciales anualmente, los cuales deberáncubrir todos los renglones del activo fijo en un período de tres (3) años.
Al concluir el tercer año se comienza de nuevo con los renglones inventariados el primer año y así sucesivamente. Los renglones a ser inventariados cada año, serán seleccionados por la Gerencia de Servicios – Departamento de Bienes y Servicios.

Pasos para la Realización del Inventario.

Para la realización del Inventario, deberá disponerse de un plan de acción específico, condiciones de trabajo adecuado e información base para verificar su existencia y condición. Para ello se requiere
1. Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las fechas y horarios en los cuales se hará el conteo físico por áreas (Ejm. Edif. Rectorado, Edif. la Arboleda, Cendeco, etc), y el personal (propio y/o contratado) a cargo del mismo.
2. Suspender temporalmente la movilización interna de equipos. Las excepciones deben ser tratadas de manera especial.
3. Generar reporte con la información registrada en el sistema de activos fijos mediante el cual se identifiquen todos los activos fijos y estructurar un formato con la siguiente información
1. Información según Sistema de Activos Fijos
1.1. Descripción Activo
1.1.1. Nombre
1.1.2. Tipo
1.1.3. Sub-Tipo
1.1.4. Marca
1.1.5. Modelo
1.1.6. Serial
1.2. Ubicación (Organización,Área Geográfica)
1.3. Custodio
1.4. Cuenta contable bajo la cual está registrado cada Renglón
1.5. Cantidad
1.6. Valor en libros
2. Conteo físico
2.1. Cantidad (Existencia según conteo físico
2.2. Faltantes
2.3. Sobrantes
2.4. Observaciones (estado de conservación, condiciones de utilización, seguridad, etc.)

3. En el acto de la toma de inventario, a cada unidad del activo fijo que no disponga de etiqueta de identificación permanente, se procederá a colocarle una etiqueta temporal a los efectos de elaborar su etiqueta de identificación permanente. Esta etiqueta contendrá el código (numérico o alfanumérico) mediante el cual se identifica el respectivo activo en el Módulo de Activo Fijo. Dicha etiqueta deberá ser de un material resistente a las condiciones ambientales, preferiblemente de metal.

4. Una vez que se haya terminado el conteo físico de cada renglón se conciliará con las cifras reflejadas en los libros contables (Módulo de Activo Fijo). En caso de que surja alguna diferencia, sobrante o faltante, se hará una nueva verificación y si dicha diferencia se ratifica, se procederá de la siguiente manera
4.1. En el caso de faltantes, la Gerencia de Servicios deberá, con apoyo del custodio y de la Gerencia de Seguridad, determinar las causas que originaron el faltante.
4.2. En el caso desobrantes, la Gerencia de Servicios deberá, con apoyo del custodio, y de la Gerencia de Finanzas, determinar la procedencia de los mismos. La Gerencia de Servicios analizará los resultados y presentará los casos al Vice-Rector Administrativo
La Gerencia de Servicios, en ambos casos, analizará los resultados y previa discusión con la Gerencia de Seguridad y de Finanzas, presentará los casos al Vice-Rector Administrativo.
El Vice-Rector someterá los casos, tanto de faltantes como de sobrantes a la aprobación del Consejo Superior, tal como se establece en el literal h del artículo No.12 del Acta Constitutiva y Estatuto de la Universidad Metropolitana. Una vez que se haya obtenido la aprobación del Consejo Superior se procederá de la siguiente manera
1) Faltantes
(1) Se prepará un registro contable firmado por el custodio del renglón o renglones faltantes.
(2) Este registro debe ser aprobado por el Gerente de Servicios.
(3) Cuando el monto de los faltantes exceda la cantidad de Bs.500.000 , además del custodio y el Gerente de Servicios, deberá ser firmado por el Vice-Rector Administrativo.
(4) Si el monto del faltante o la sumatoria de los faltantes, excede la cantidad de un millón de bolívares (Bs.1.000.000 ), entonces deberá ser firmado por el Rector de la Universidad.
 Los registros contablesserán los siguientes:
Ajuste de Inventario Dr. xxxx
1.20 Sub-Cuenta - Detalle (Inventario) Cr xxxx

Ganancias y Pérdidas Dr. xxxx
Ajuste de Inventario Cr xxxx
2) Sobrantes
(1) Se hará una revisión para localizar las facturas respectivas y efectuar los registros contables por el precio de costo.
(2) De no obtener las facturas que amparen las compras correspondientes, se compararán los precios a la fecha de adquisición con renglones similares y se registrarán al precio de mercado de la fecha de adquisición o al costo, el que sea más bajo.
(3) De no conocer la fecha de adquisición, se registrarán al costo o precio de mercado el que sea mas bajo a la fecha del registro, para lo cual se deberá solicitar información a los proveedores de tales bienes. Este precio al costo o mercado, el que sea mas bajo, se disminuirá en una cantidad razonable por concepto de depreciación, según las condiciones de operatividad del equipo del cual se trate.
 Los registros contables serán los siguientes:

1.20 Sub-Cuenta - Detalle (Inventario) Dr. xxxx
Ajuste de Inventario Cr xxxx

Ajuste de Inventario Dr. xxxx
Ganancias y Pérdidas Cr xxxx

Para procesos de desincorporación y disposición de activos fijos, debe aplicarse el contenido del boletín PNP-4.3.3.
VIGENCIA
A partir de su aprobación.